1С документооборот

1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

  • Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
  • Регистрация входящей и исходящей документации.
  • Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
  • Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
  • Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
  • Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
  • Контроль трудового времени работников.
  • Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Доступные версии программы 1С: Документооборот

Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

  • Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
  • КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
  • ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
  • Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

Внутренняя документация

Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

Поиск необходимой информации

Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

  • по реквизитам;
  • по спискам;
  • с помощью полнотекстового поиска;
  • по штрих-кодам.

В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

Электронные подписи

Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

Процессы для работы с договорами

Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

Обработка файлов

Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

Встроенная почта

Другое название — «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

Бизнес-процессы и поручения

Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

  • Рассмотрение — Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
  • Исполнение — Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
  • Согласование — Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
  • Утверждение/Подписание — Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
  • Регистрация — Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
  • Ознакомление — Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

Управление проектами

Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

Трудовое время

Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

Учет отсутствующих работников

Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

Контроль исполнения

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

  • контроль сроков выполнения проектов;
  • расчет рабочего времени по видам должностей;
  • проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

Программный форум

Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

Управление правами доступа

Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

  • Управление
  • Работа с договорами и сопроводительными документами
  • Управление процессами
  • Проектная работа
  • Встроенный почтовый клиент
  • Совместная работа
  • Контроль рабочего времени
  • Преимущества 1С:Документооборот

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.

    Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

    Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

    Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.

    1. Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.

    2. Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.

    3. Скорость обработки. Входящие документы, заявки, заказы, обращения от клиентов или контрагентов, внутренние приказы или инструкции — любая документация при использовании СЭД обрабатывается намного быстрее. Это помогает улучшить работу даже тех служб, которые не связаны непосредственно с ведением документооборота: склада, производства, логистики и т.п.

    4. Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.

    5. Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.

    Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.

    Управление

    Это — основная подсистема с базовым функционалом:

    • организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;

    • использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;

    • формирование организационно-распорядительной документации;

    • контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;

    • сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;

    • формирование архивов, поиск;

    • контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).

    Работа с договорами и сопроводительными документами

    Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:

    • проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;

    • Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;

    • Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;

    • формирование многосторонних договоров (с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;

    • инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;

    • формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.

    Управление процессами

    При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.

    В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.

    Проектная работа

    В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:

    • Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;

    • Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;

    • Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;

    • Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.

    Встроенный почтовый клиент

    Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную). Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно. Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).

    Совместная работа

    Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:

    • подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;

    • бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);

    • форум — используется для коллективного обсуждения задач, процессов, документов. Возможно выделение разных уровней прав доступа для разных категорий сотрудников.

    Контроль рабочего времени

    1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля. Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:

    • Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;

    • Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);

    • Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;

    • Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.

    Преимущества 1С:Документооборот

    Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.

    Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации. Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия. Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.

    Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.

    Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.

    Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.

    Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным).

    Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management). При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями. Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов. После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка. При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления.

    Компания «Бизкейс» выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.

    Анализ данных и KPI
    Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

    Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы «1С:Документооборот» и других. Консолидированная отчетность.

    Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

    Узнать подробности о расширении возможностей
    «1С:Документооборот» — новое решение для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов обработки внутренних и официальных документов как коммерческих, так и государственных предприятий, причем, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного.

    Программа «1С:Документооборот», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами. Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

    Программа может применяться на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

    Программный продукт является «детищем» программы «1С: Архив 3», уже много лет применяемой в большом количестве организаций.

    Новые возможности

    Программное обеспечение создается на базе программы «1С: Предприятие 8.2». Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.

    Имеющиеся функциональные возможности — наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

    Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

    С помощью программы «1С Документооборот» можно:

    • осуществлять работу с помощью веб-браузеров
    • уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
    • улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
    • обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
    • наладить работу пользователей с документами.

    Обработка документации
    В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.

    Хранение и доступ к документации 1С

    Для организации хранения документов применяется структура папок с возможностью ограничения доступа к ним.

    Структура папок может быть создана на основе организационной структуры учреждения либо по видам документации. Для каждой папки можно установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию — из этой папки.

    Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот

    В программе можно производить регистрацию входящих и исходящих документов предприятия. При этом номер документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

    Регистрация корреспонденции осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной практике.

    Регистрация корреспонденции включает в себя этапы:

    • рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
    • постановка исполнителей в известность
    • контроль соблюдения сроков документа
    • создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.

    Обработка документов со сканера в 1С:Предприятие 8.3 / 8.2

    Программа позволяет загружать любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка сканером интерфейса TWAIN.

    Электронная почта

    Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо из электронного почтового ящика.

    Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2

    Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных на компьютерах пользователей.

    Работа с документацией производится на «рабочем столе», где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а также поменять местами его элементы.

    Пользователь программы «1С:Документооборот» может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.

    После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его версия, где указывается, кто, когда и во сколько ее создал.

    В карточке документа перечисляется список версий, пользователь вправе удалить лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости он может сравнить версии файлов часто используемых форматов — doc, trf, html, txt, odt.

    Страницы: 1 2Следующая →

    Для планирования и управления временем пользователей в программе «1С:Документооборот» предусмотрен календарь. По своему функционалу он схож с календарем Outlook.

    Рассмотрим календарь на примере программы «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1». Перейти к календарю можно сразу при открытии программы с рабочего стола.

    Рис.1 Календарь на рабочем столе

    «Мой календарь» доступен также в разделе меню «Главное» и «Совместная работа».

    Рис.2 Мой календарь

    В разделе меню «Совместная работа» можно посмотреть календари других сотрудников – пункт меню «Все календари».

    Рис.3 Все календари

    В открывшемся окне, выбрав пользователя, мы можем увидеть его производственный календарь.

    Рис.4 Производственный календарь пользователяРис.5 Выбор пользователей календаря Смотрите бесплатно
    видеозаписи прошедших
    мероприятий

    Открыв календарь, можно увидеть информацию о занятом и свободном времени, мероприятиях, отсутствиях и другие личные записи. Используя кнопки вверху календаря, можно настроить отображение его данных – за день, неделю, две недели, месяц, отобразить план дня.

    Рис.6 Информация о занятом и свободном времени

    При выборе варианта отображения календаря «План дня» намеченные события отображаются в виде дерева значений.

    Рис.7 План дня

    Каждый пользователь может увидеть свой календарь и с помощью кнопки «Создать» внести в него данные. Внести изменения в календарь можно также по щелчку мышкой на нужной дате в календаре.

    Рис.8 Внесение изменений

    Нажав кнопку «Еще» и выбрав команду «Настройки календаря», можно выполнить некоторые его настройки.

    Рис.9 Настройки календаря Рис.10 Изменение времени

    Например, установка галочки «Быстрое редактирование» позволяет вносить изменения непосредственно в календаре. При нажатии мышкой на ячейку всплывает строка, куда вносится информация о мероприятиях.

    Рис.11 Быстрое редактирование Рис.12 Наименование

    Щелкнув мышкой на ячейке календаря, можно внести изменения или дополнить дату информацией.

    Рис.13 Дополнение даты информацией

    В настройке мероприятия можно установить напоминание, указать, что мероприятие занимает весь день, и сделать настройку повторения, указав частоту повторения. Например, ежедневное или еженедельное совещание.

    Рис.14 Установка напоминания Рис.15 Настройка повторения Бесплатная
    консультация
    эксперта Андрей Бирюков Руководитель проектов Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

    В настройке пользователь может указать временные интервалы, когда он занят или свободен. Для этого, нажав кнопку «Еще», необходимо выбрать команду «Создать занятость».

    Рис.16 Создание занятости

    Чтобы в открывшейся форме настроить доступность, указываем дату, время и состояние.

    Рис.17 Настройка доступа

    В дальнейшем при создании мероприятия программа автоматически сможет подобрать время, удобное всем участникам.

    Кроме непосредственного внесения данных в календарь, можно использовать механизмы типа мероприятий в разделе «Совместная работа» или «Главное».

    Рис.18 Совместная работа Рис.19 Создание записи

    Например, указав участников мероприятия (на закладке «Участники»), у выбранных пользователей эти сведения будут отображены в их личном календаре.

    Рис.20 Участник мероприятия

    При создании мероприятия можно увидеть свободное время участников. То есть календарь подскажет при автоматическом подборе времени, когда сотрудники свободны – кнопка «Подобрать время».

    Рис.21 Подбор времени

    Далее будут отображены варианты времени, когда выбранные сотрудники свободны.

    Рис.22 Варианты свободного времени

    Или, перейдя на закладку «Планировщик», можно посмотреть сетку занятости сотрудников и выбрать удобное время.

    Рис.23 Планировщик мероприятия

    Сохранив мероприятие, проверим календарь. Наше событие отобразилось в указанной дате.

    Рис.24 Отображение события

    Как видим, работа с календарем в программе «1С:Документооборот» не вызывает сложности. Понятный интерфейс программы позволяет пользователю быстро приступить к работе. Настройка и заполнение производственного календаря не отличается от других конфигураций 1С.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *