Акт сверки это первичный документ или нет?

Является ли акт сверки расчетов первичным документом?

Документами, подтверждающими наличие кредиторской или дебиторской задолженности, являются документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то есть первичные учетные документы, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств).

К первичным учетным документам, свидетельствующим об имевшей место хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед учреждением, в частности, относятся счета, товарные накладные, акты приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и др.

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 N Ф01-2768/2016, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами
  • Как выполнить сверку расчетов с контрагентами
  • Как оформляется акт сверки расчетов с контрагентами
  • Как взыскать задолженность через суд при игнорировании акта сверки

Рано или поздно в каждой торговой организации возникают ситуации, когда данные бухгалтерского учета по задолженностям не совпадают с данными партнеров. Такое возможно и при самом тщательном подходе к ведению бухгалтерии. Проверить правильность отражения кредиторской и дебиторской задолженности можно в процессе осуществления инвентаризации, которая должна проводиться ежегодно в преддверии формирования отчетности по итогам года.

Сверка расчетов с контрагентами, проводимая более одного раза в год, позволит компании вовремя определить имеющиеся расхождения с партнерами и, соответственно, избежать возможного кризиса обоюдных неплатежей.

Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами

Акт сверки (в дальнейшем АС) представляет собой документ, содержащий информацию о взаиморасчетах между компаниями за конкретный период. Организация, реализующая продукцию, отражает в нем дебиторскую задолженность контрагента и величину поступивших от него денежных средств. Покупатель в свою очередь вносит в акт имеющуюся кредиторскую задолженность. Далее проводится сверка задолженностей и их устранение.

Документ должен быть подписан и продавцом, и покупателем. Если они используют в своей деятельности печати, то их оттиск также должен быть в акте.

Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичной документации. Законодательством не установлена единая форма этого документа. Соответственно, организации могут воспользоваться своей формой, в которой будут использованы реквизиты первичного документа. Они перечислены в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Как правило, АС расчетов содержит подписи руководителя компании и ее главбуха.

Сформирован документ может быть путем последовательного занесения операций в разрезе каждого контрагента. Однако более удобным способом является отражение хозяйственных операций по договорам. В этом случае, обнаружив несовпадения, организации сразу будут иметь информацию о том, по какому из договоров есть проблемы.

Сверка расчетов производится в денежном выражении.

Акт сверки дает возможность избежать ошибок в ведении бухучета и налогового учета при условии, что он формируется вовремя и правильно.

Если в результате проведении сверки расчетов с контрагентом расхождений не было выявлено, то это свидетельствует о правильности и своевременности отражения всех операций с компанией-партнером в БУ. Другими словами, все проведенные взаиморасчеты, отгрузка продукции, оказание услуг и другие хозяйственные операции не были продублированы или забыты.

Следует отметить, что АС расчетов не является основанием для возникновения прав и обязанностей. Как показывает судебная практика, взыскание задолженности с контрагента невозможно только на основании данного документа. Он должен быть подкреплен первичной документацией. Данный момент регламентируется решениями Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016.

Случается и так, что АС расчетов (при условии, что он правильно сформирован) не содержит сведений об имеющейся перед партнером задолженности, хотя в учете таковая присутствует. Это может свидетельствовать о том, что задолженность уже прощена и не будет взыскиваться. В такой ситуации акт является доказательством того, что задолженность была погашена или списана. При этом целесообразно провести дополнительную проверку данных БУ и на ее основании произвести списание долга.

Документ может быть использован для подтверждения задолженности. При согласии должника с содержащимися в акте сведениями срок исковой давности обнуляется, а отчет начинается заново. Данный момент регулируется 203 статьей Гражданского кодекса РФ и 20 пунктом Постановления Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.2015. Другими словами, период, отведенный законом для взыскания задолженности, увеличивается. В течение этого времени нельзя списать долг как безнадежный.

При подписании акта сверки после истечения срока исковой давности по задолженности, сформированной позднее 1 июня 2015 года, исчисление периода исковой давности начинается сначала. Регламентирующими документами являются: второй пункт 206 статьи Гражданского кодекса РФ, ФЗ № 42 от 08.03.2015.

Согласно первому пункту 183 статьи Гражданского кодекса РФ и 123 пункту Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015, АС расчетов может быть использован для подтверждения работы лиц, действующих от имени организации, но не уполномоченных на это. Допустим, что накладная была подписана работником организации, не имеющим права на это. При этом акт сверки расчетов, в котором отражена данная торговая операция, содержит подпись уполномоченного лица. В этом случае товар считается принятым правильно.

Порядок проведения сверок расчетов с контрагентами

Проверка расчетов с контрагентом должна начинаться после того, как будет установлен временной промежуток, за который планируется анализировать сведения, вносимые в акт.

В процессе проведения инвентаризации компания должна осуществлять сверку расчетов с партнерами по состоянию на последний календарный день отчетного года. Результат проверки фиксируется в акте сверки взаиморасчетов.

В акте содержаться данные БУ обоих контрагентов, участвующих в сверке.

Компания, инициирующая процесс сверки, должна поставить в известность контрагента о необходимости ее проведения и формирования акта.

Далее фирма-инициатор определяет величину образовавшегося долга и направляет эти сведения своему партнеру.

При согласии контрагента с суммой задолженности фирма-инициатор формирует АС. После этого документ на бумажном носителе визируется руководителем организации в двух экземплярах и передается контрагенту для последующего подписания.

При возникновении разногласий касательно величины задолженности партнеры выполняют следующий алгоритм действий:

  • Бухгалтер фирмы-инициатора заносит данные в свою часть акта. Далее он отправляет документ организации-контрагенту. Для этого могут быть использованы либо факс, либо электронная почта.
  • Бухгалтер фирмы-партнера заносит в документ свои учетные данные. Так определяются расхождения.
  • Та организация, которая допустила ошибку, должна внести в акт корректировки.
  • Компания, инициирующая сверку расчетов, формирует новый документ, в который заносит уже правильные данные. Акт сверки расчетов оформляется в двух экземплярах.
  • Документ подписывается руководителями каждой компании и заверяется печатями.

Кто отвечает за акт сверки расчетов с контрагентами

Любая из сторон может выступать инициатором осуществления сверки задолженности с контрагентом. Законодательство РФ не обязывает организации проводить сверку с партнерами, но дает им такое право. Соответственно, регулировать процесс проведения сверки и устанавливать периодичность ее проведения целесообразно в договорах между контрагентами.

Обязанность по составлению АС расчетов и направлению их контрагентам не всегда ложится на сотрудников бухгалтерского отдела организации. Руководитель может делегировать эти полномочия другим сотрудникам, например тем, кто непосредственно работает с партнерами фирмы.

Зачастую БУ в компаниях ведется с помощью специализированных программ. В них расчеты с контрагентами учитываются на отдельных субсчетах ─ карточках. Если все операции внесены в программу вовремя, то выгрузка оборотов по каждой карточке не представляет труда. Соответственно, вопрос о том, кто должен составлять АС расчетов, не вызывает споров.

Конечным результатом сверки расчетов с контрагентом является правильно составленный акт. Он должен быть проверен сотрудниками бухгалтерии. Стоит отметить, что сверка расчетов с контрагентами может выступать как часть инвентаризации.

Акт, составленный в результате сверки, может быть:

  • подписанный без разногласий;
  • подписанный с разногласиями.

Как правильно оформить акт сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов является двусторонним документом, используемым в БУ для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами. Составляется он в произвольной форме. Акт в обязательном порядке должен содержать следующие сведения: наименование организаций, участвующих в сверке, их юридические адреса; номера договоров между компаниями (включая приложения и дополнения, содержащие условия взаиморасчетов), даты их подписания; форму расчетов между фирмами; даты и время предоставления отгрузочной документации в бухгалтерию, время предъявления ее в банк.

Проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.

Акты сверки, предоставленные фирмой-инициатором контрагенту, должны отражать данные по графику погашения задолженности на установленный период за отгруженный товар. Другими словами, в акте должны быть указаны суммы по датам и основания для оплаты. В качестве оснований могут выступать номера договоров и их даты, номера отгрузочных документов и их даты, сведения по просроченной задолженности, величина неустойки по просроченным счетам.

В документе необходимо выразить просьбу к контрагенту ознакомиться и подтвердить данные по имеющемуся долгу и по порядку его погашения. При возникновении разногласий попросить партнера указать их причины.

Акты формируются в двух экземплярах. Один из них регистрируется в специальном журнале. Фирма организует его хранения, что дает возможность контролировать своевременность и полноту погашения долга. Другой экземпляр передается контрагенту с занесением в журнал сведений о времени и дате его отправки.

Получив от контрагента подтвержденный АС (возражения по нему), организация-инициатор фиксирует его в специальном журнале, где отражаются дата и время его получения. Нередки ситуации, когда контрагент признает задолженность не в полном объеме или не признает вообще, или не дает ответ.

Как правило, задолженности контрагентов на их счетах отражаются зеркально. Однако довольно часто имеют место расхождения, особенно когда осуществляются взаимозачеты. Кроме того, расхождения могут возникать по причине неправильного ведения аналитического учета. Не стоит забывать, что организации фиксируют в БУ суммы на основе первичной документации, поэтому они считаются верными. Регламентирующим документом является 73 пункт ПБУ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.

АС расчетов составляется на основании следующих счетов: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Важным моментом является запрет на сальдирование дебиторской задолженности кредиторской. Недопустима и обратная ситуация. Даже по разным контрактам с одним и тем же партнером. Исключением могут стать ситуации, в которых обе фирмы согласились на взаимозачет.

Решением Госкомстата РФ № 88 от 18 августа 1998 г. установлена форма акта инвентаризации (№ ИНВ-17). Этот документ содержит в себе результаты всех сверок с контрагентом.

После проведения сверки расчетов с контрагентом фирма:

  • направляет дебитору напоминание о необходимости произвести оплату;
  • готовит исковое обращение в судебные органы;
  • производит списание долга, поскольку закончился срок исковой давности (в дальнейшем СИД).

Как произвести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете организации

Ситуация 1: организация приобретает материальные ценности.

  • Необходимо уточнить, не была ли проведена документация в ином периоде, например следующем за периодом сверки. Если у компании отсутствуют документы, по которым возникли расхождения в АС расчетов, стоит перейти к следующему этапу.
  • Уточнить у работника организации, осуществляющего взаимодействие с контрагентом, передал ли он документы по закупке сотрудникам бухгалтерского отдела. Если не передал, то необходимо их забрать и провести проверку на соответствие данным контрагента, содержащимся в акте. После этого их надо отразить в БУ.
  • При отсутствии документов стоит перейти к следующему шагу.
  • Сформировать запрос контрагенту на предоставление дубликатов недостающих документов. Когда они будут получены, провести их проверку и отразить в БУ.

На любом из этапов может произойти одна из следующих ситуаций:

  • Фирма-партнер раньше времени отразила дебиторскую задолженность. Допустим, по договору права собственности переходят покупателю во время приемки товара. Работники организации-покупателя приняли товар в месяце, следующем за проведением сверки. Покупатель вправе подписать акт сверки с расхождениями, в котором будут указаны их причины.
  • Если документы были отражены контрагентом позднее положенного срока, покупатель может подписать акт, составленный поставщиком.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Как оптимизировать налог на прибыль: законные схемы
  • Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
  • Бухгалтерия интернет-магазина: нюансы и подводные камни

Ситуация 2: организация является покупателем услуг.

Алгоритм действий будет аналогичен тому, который рассмотрен для первой ситуации. Однако существует один нюанс. Датой оказания услуг, соответственно, и датой формирования дебиторской задолженности является то число, когда покупатель подписал акт выполненных работ.

Исключением является предоставление коммунальных услуг, стоимость которых рассчитывается на основе показаний учетных приборов. Датой формирования АС будет дата оказания услуги.

Как провести сверку расчетов с контрагентами, если документов нет в учете контрагента

Ситуация 1: организация реализует продукцию. В поступившем от контрагента акте сверки не отражены документы продавца по отгрузкам в адрес покупателя.

Продавец должен убедиться, что он отразил выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями, прописанными в договоре. Если все сделано правильно, то стоит проверить, передавались ли документы контрагенту.

Если документы были своевременно отправлены партнеру, необходимо внести неотраженный документ в АС. Акт должен быть подписан с расхождениями.

При обнаружении проблем необходимо их устранить. Далее документ либо будет включен в АС расчетов, либо продавец согласится с суммами, предоставленными покупателем.

Ситуация 2: организация выполнила работу, но отражение оплаты за нее отсутствует в акте сверки, присланном заказчиком.

Порядок действий в этом случае будет следующим:

  • Необходимо проверить дату, которой заказчик подписал акт выполненных работ.
  • При отсутствии экземпляра акта, подписанного обеими сторонами, необходимо уточнить был ли акт отправлен заказчику.
  • После этого делаются выводы. Обороты могут быть добавлены в акт сверки заказчика, который подписывается с разногласиями. Либо организация соглашается с суммами, предоставленными контрагентом.

Нами рассмотрены далеко не все случаи, в которых могут возникнуть расхождения в актах сверки расчетов. Однако ясно, что причины отсутствия документов в АС различны. Это могут быть и неправильное интерпретирование условий договора, и забывчивость работников любого из контрагентов.

Как составить напоминание об оплате после сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие дебиторской задолженности, то покупателю надо напомнить о необходимости проведения оплаты. При этом должны быть указаны следующие сведения: номер договора и его дата (с приложениями), величина долга (в том числе просроченного) по каждой поставке, сроки и порядок оплаты, возможные санкции при несвоевременной оплате.

Бывают ситуации, когда контрагент задолженность признает, а от пени отказывается. В этом случае целесообразно договориться о возможности применения рассрочки или отсрочки платежей.

Принятое решение должно быть подтверждено подписанием соглашения, в котором будет содержаться график погашения долга. В текст документа можно внести фразу: «…указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа». Тогда должник не сможет интерпретировать дополнительное соглашение как изменение условий договора, которое позволяет не выполнять обязательства в течение какого-то периода.

Как грамотно оформить расхождения по итогам сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие неучтенной задолженности организации перед поставщиком, то необходимо сделать исправительную запись по дебету счетов учета материалов, товаров и кредиту счетов расчетов. Запись должна вноситься на основе первичной документации. НДС при этом принимают в обычном порядке (Дт 19).

Последняя запись должна быть внесена в конце того налогового периода, в котором было выявлено расхождение.

Что касается кредиторской задолженности, то ее исправление проводится такими же проводками сторно.

При обнаружении расхождений до утверждения годовой отчетности (например, неучтенная задолженность за июль 2015 г. выявлена 25 февраля 2016 г.), необходимо внести операцию в БУ в декабре отчетного года. При выявлении расхождения составления годового отчета (например, 1 апреля 2016 г.), делается исправительная запись уже в 2016 г.

Согласно статье 81 Налогового кодекса РФ в налоговый учет необходимо вносить исправления в том периоде, в котором было обнаружено расхождение.

Видео: упрощенная система налогообложения для ИП:

Сверка расчетов отражает сложившееся положение и является обоснованием правильности внесения операций в БУ. Иногда контрагент не желает составлять АС расчетов. В этом случае формально нарушения закона не происходит. Конечно, при условии, что обязательства по проведению сверки расчетов не прописаны в действующем договоре между организациями. Уклонение от составления акта может свидетельствовать о желании контрагента что-то скрыть. Поэтому целесообразно внимательно проверить все операции с ним, а в будущем, возможно, отказаться от взаимодействия с таким партнером.

Списание задолженности по результатам сверки расчетов с контрагентами

По инициативе главбуха руководитель фирмы может принять решение о признании задолженности безнадежной. В этом случае необходимо произвести ее списание.

Согласно второму пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ к безнадежным относятся:

  • долги, по которым истек СИД;
  • долги, взыскание которых невозможно в связи с решением государственного органа или с ликвидацией должника.

Списание дебиторской задолженности осуществляется за счет резерва по сомнительным долгам, или она относится к расходам компании.

Формируя резерв, фирма заблаговременно уменьшает свою налогооблагаемую базу. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Согласно одиннадцатому пункту ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденных Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, отчисляемые в резерв суммы включаются в состав операционных расходов в последний календарный день отчетного периода.

Резерв формируется по расчетам за проданный продукт отдельно по каждому сомнительному долгу. Величина резерва не должна превышать 10 % от выручки компании, полученной в отчетном периоде. При величине резерва, не покрывающей сумму долга, признанного безнадежным, разницу относят к внереализационным расходам.

Неиспользованная часть резерва должна быть перенесена на период, следующий за отчетным. Величина нового резерва при этом исправляется на сумму остатка предыдущего периода.

Согласно четвертому пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ расчет резерва зависит от сроков возникновения задолженности:

Срок возникновения долга, дней

Сумма резерва

> 90

Полная сумма задолженности, выявленной при проведении инвентаризации

45–90 (включительно)

50 % от суммы задолженности, выявленной при проведении инвентаризации

< 45

Не увеличивает сумму создаваемого резерва

Если формирование резерва по сомнительным долгам не предусмотрено учетной политикой организации, следует поступать так.

Задолженность, которая подлежит списанию, не обнуляется, а отражается по Дт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на протяжении пяти лет со дня списания. Такой период обусловлен тем, что финансовое положение должника может измениться. В этом случае он сможет исполнить свои обязательства.

В случае погашения задолженности делается запись по Кт 007.

Акт сверки хозяйственных операций и расчётов – документ, учитывающий товарно-денежные отношения между 2 организациями, которые долгое время сотрудничают друг с другом. Если одна фирма регулярно поставляет продукцию или выполняет необходимые работы, а вторая перечисляет за указанные услуги денежные средства, то иногда во время этого обмена образуются задолженности, обнаружить и проверить которые можно через составление акта сверки.

Государственные законы нашей страны не обязывают 2 организации составлять документ, но по собственной инициативе предприниматели регулярно проверяют попадающие под учёт данные. Полученная информация оформляется в виде акта.

Польза от сверки для бизнеса

Грамотно и своевременно оформленные бумаги при взаимодействии с контрагентом позволяют предотвратить появление неточностей в хозяйственных операциях. Если в обеих организациях всё верно подсчитали, а затем увидели, что в акте сверки есть одна и та же задолженность – как по бумагам компании, так и в данных вашего партнёра по бизнесу, то это свидетельствует о том, что все хозяйственные операции проведены правильно, без удвоения сумм платежей или пропущенных отгрузок товара.

Акт сверки полезен не только для регулирования и проверки бухгалтерии и точности оплаты налогов. Вдруг случилась такая ситуация, что крупный оптовый покупатель забыл или не хочет оплачивать заказанный товар. Но перед этим он подписал акт, который документально подтверждает его задолженность. Тогда с этим документом можно смело обращаться в суд, где ваша правота будет доказана.

Есть ещё одна полезная функция у акта сверки. С его помощью устраивают взаимозачёты. Представим, что у обеих компаний образовались задолженности друг перед другом.

В таком случае легче не переводить денежные средства через банковские счета, а сделать взаимозачёты.

Основой для этого является акт сверки, который показывает задолженности, при этом из 2 сумм в зачёт выбирается меньшая.

Порядок выполнения сверки

Обычно подсчёт задолженностей или пропущенных платежей осуществляется бухгалтерами обеих компаний. В реальности они вряд ли найдут время, чтобы лично встретиться и вместе, за одним столом проводить проверку хозяйственных операций. В обычной практике сотрудник бухгалтерии организации, совершающей платежи, информирует другую фирму и начинает проводить сверку. Затем распечатывает информацию на бумаге и отправляет к контрагенту. Если тот согласен с указанной суммой, то ответственные лица, в том числе бухгалтер другой организации, ставят подписи под документом, и сверку можно считать завершённой.

Если возникают возражения, то контрагент вносит корректировки в исходный расчёт и вместе с другой бухгалтерией выявляет расхождения. В итоге все довольны, а исправленный акт опять идёт на подпись и печать к директорам обеих организаций. Для учёта хозяйственных операций не существует определённого образца документа – каждая фирма разрабатывает свой вариант.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *