Акт сверки Excel

В выпуске «Прогрессивного бухгалтера» № 3, апрель 2019 г., мы рассмотрели возможности отчета «Акт сверки» в «1С». Но бывают случаи, при которых акт длиной с «Войну и мир» и непрост в понимании. В этом случае на помощь придет Excel.

  • Почему Excel
  • Как подготовиться к сверке
  • Сортировка данных в акте
  • Дальнейший отбор и сверка

Почему Excel

Перевод бухгалтерского учета в специализированные программы можно сравнить с переходом из каменного века к веку железному. В современных условиях было бы невозможно вести учет обложившись кипой бумаг или же делая расчеты в различных файлах. Но есть вещи, которые не теряют свою полезность, несмотря на прогресс. Вот и в некоторых вопросах старый добрый Excel не потерял своей полезности в плане сверки данных больших актов, хотя во многих других случаях функциональность «1С» все больше оставляет его «без работы».

Несколько лет назад нам нужно было выровнять взаиморасчеты с поставщиком за три года. 52 548 строк – это были продажи и премии, курсовые разницы и возвраты, взаимозачеты… Сверяли месяц, но итог не шел. У сотрудника уже замылился глаз, тогда эту стопку бумаги передали мне, сказали – осталась неделя. Мне стало скверно, потому что поняла: я неделю его только листать буду, не то что сверять.

Но когда кажется, что выхода нет, к нам приходит вдохновение и свежие мысли. Я запросила акт сверки поквартально в формате Excel и вывела за те же периоды и в том же формате наш. Скопировала данные в один файл и приступила к сортировке и сверке.

Как подготовиться к сверке

Для сверки нам нужно получить 2 колонки – дебет и кредит. Для этого форматируем акт следующим образом: копируем данные из акта сверки – нам нужны только колонки: дата, документ, дебет, кредит – шапка и сальдо не требуются, вставляем их на другой лист книги, далее снимаем объединение ячеек – жмем правой кнопкой по выделенному фрагменту (весь наш акт) и выбираем «Формат ячеек», во вкладке «Выравнивание» убираем все из пункта «Объединение ячеек».

Удаляем пустые столбцы, если строки получились слишком широкими, их высоту можно изменить через «Автоподбор высоты строки».

Получаем следующее:

Далее нам требуется установить фильтр надо всеми столбцами. Для этого выделяем нужные нам столбцы, во вкладке «Главная» в правом углу экрана кликаем «Сортировка и фильтр», выпадает список функций, выбираем «Фильтр».

После этого ставим фильтр надо всеми столбцами.

Сортировка данных в акте

Древние римляне говорили: «Разделяй и властвуй» – в нашем случае тоже можно применить этот метод. Если в вашем акте не только продажи, но и другие операции, то сделайте в фильтре текстовый отбор и разложите их на отдельные листы книги Excel. Допустим, мы хотим сверить только «Поступления товаров и услуг», корректировки сверим потом. Через настраиваемый фильтр отбираем ПТУ и копируем на отдельный лист.

После этого делаем отбор в столбцах с нашими данными, только в поле содержит вбиваем «прих».

Далее выделяем столбец с суммами и делаем сортировку по возрастанию.

Дальнейший отбор и сверка

Появляется окошко, в нем жмем «Сортировка».

Суммы выстроятся в порядке возрастания. Тоже самое делаем для данных нашей организации. В следующий столбец забиваем формулу: в пустой ячейке ставим знак равно (=), следом выбираем ячейку с суммой из первого столбца, далее ставим знак минус (-) и выбираем ячейку с суммой из второго столбца, щелкаем клавишей «Enter». Чтобы протянуть формулу для всех ячеек столбца, наводим курсор на правый нижний угол ячейки с уже рассчитанной разницей (неважно, равна она 0 или нет), у нас появляется черный крестик, мы, нажав и не отпуская левую кнопку мыши, протягиваем формулу на все последующие ячейки в столбце. Так у нас появился столбец расчета, в котором мы видим, по каким строкам у нас идет разница в суммах.

Далее ставим фильтр на столбец расчета и отбираем ячейки в которых есть расхождения.

Для удобства можно выделить их другим цветом, записать на листке номер ячейки и снять отбор.

Далее мы идем к строке, в которой пошел «минус» и смотрим, в чем причина разногласий. Сравнивая номера и даты документов, мы поймем, внесено ли у нас на неверную сумму или же просто нет документа.

На первый взгляд может показаться, что нужно сделать слишком много отборов и сортировок. Но в условиях многостраничных актов сверки, мы, потратив на это 15 минут, сэкономим несколько дней и освободимся от нудной кропотливой работы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *