Для чего нужен документооборот?

Содержание

Документы создаются на компьютере, а потом мы переносим их обратно на бумагу. Зачем, если можно хранить и обмениваться ими в электронном виде? Проблема в том, что не все знают, как это делается, и чем это на самом деле выгодно.

В этой статье мы займемся именно тем, что объясним всё про электронный документооборот — коротко и без беллетристики. Что такое электронные документы, кому нужно ими обмениваться и как начать это делать прямо сейчас?

Три простых определения

  • Электронный документ — это обыкновенный файл, созданный в текстовом редакторе или отсканированный в PDF — к примеру, договор.
  • Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организовать процесс отправки документов между компаниями, задать принципы и правила их создания, хранения и учета.
  • Система электронного документооборота (СЭД) — это та самая программа, при помощи которой отправляются документы. И не только: с ее помощью они еще и согласуются, утверждаются и сохраняются в электронном архиве.

Кому нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот предельно удобен и крупному, и среднему, и малому бизнесу — при условии, что объем корреспонденции в организации очень велик.

Если вы заключаете несколько сделок в год, то отправить бумажные документы не составит труда. Но если у вас по нескольку сотен контрактов в месяц, обмен электронными документами действительно будет выгоден.

  • Крупной компании он поможет сэкономить деньги на рисках, связанных с ошибками в документах и их потерей, избавит от начисления пеней, судебных издержек, штрафов из налоговой и прочих неприятностей. Ведь на это могут уходить сотни рублей в год.
  • Среднему и малому бизнесу — сократить время заключения сделок, чтобы деньги по договору поступали прямо в день его отправки. Так можно обеспечить себе стабильный доход, который не будет зависит от скорости доставки документов.

Для всех, кто заключает много сделок и знает, что такое проблема с отправкой документов через службы доставки и почту, возвратные письма, ЭДО — достаточно полезная вещь.

Пример

Компания работает с оборотом и отслеживает сроки получения документов, так как контрагенты платят только по оригиналам актов выполненных работ. Ежемесячно на отправку оригиналов уходит около 10 тысяч рублей. Есть цель: сэкономить эти деньги, чтобы потратить их на что-то более полезное. Для этого и нужен электронный документооборот.

Как он должен быть организован, и что нужно сделать?

  1. Заключить договор с оператором электронного документооборота.
  2. Поставить на компьютере в бухгалтерии модуль интеграции.
  3. Получить электронную подпись (ЭЦП) на руководителя.
  4. Внести изменения в шаблон договора с контрагентами, чтобы документы, подписанные в электронном виде, приравнивались к оригиналам.
  5. Отправлять и получать документы в электронном виде.

Расходы с 10 тысяч рублей в месяц, уходивших на бумагу, печать и курьерские услуги, резко снижаются до 3 тысяч рублей в год, которые платятся государственному оператору ЭЦП за продление электронной подписи.

Экономия почти тройная!

Но ведь есть еще и внутренний документооборот — разнообразные приказы, заявки, отчеты, служебные записки… В процессе работы все это надо согласовывать и подписывать, а еще по закону всю эту гору бумаги нужно хранить. Сколько места освободится в офисе, если убрать все эти шкафы с папками?

Как начать пользоваться электронным документооборотом прямо сейчас

Некоторые компании полагают, что электронный документооборот — это поставить галочку в 1С, что акт получен бухгалтером в электронном виде (например, в отсканированной форме), и сформировать платежку. Это в корне неверно. Ведь такой подход фактически ничего не меняет:

  • Документы продолжают отправляться в бумажном виде.
  • Никуда не исчезает необходимость их физически хранить — скан акта нужно распечатать и подшить в нужную папку.
  • Тратятся человеко-часы на печать, отправку, получение, подпись, архивирование документов.

Таким образом, документооборот на 99% остается бумажным — и экономии денег, времени и места, соответственно, никакой.

Версия «Medium”

Второй подход уже включает некоторую долю автоматизации: для взаимодействия с контрагентами можно использовать провайдера ЭДО.

Что это такое? Это облачный сервис в Интернете, который напоминает продвинутую электронную почту. Только вместо писем — электронные документы, подписанные электронно-цифровой подписью(ЭЦП).

Таких сервисов много. Достаточно зарегистрировать в системе свою компанию, купить подписку и можно вести цифровой документооборот между предприятиями.

Этот подход более похож на то, что понимается под электронным документооборотом. Но у него есть свои проблемные места:

  • Нужно приучать своих контрагентов к обмену электронными документами, а также побуждать их регистрироваться в системе, что не всем придется по душе.
  • За пользование системой и хранение ваших документов в ней взимается абонентская плата. Кроме того, исходящие документы обычно платные: за отправку одного документа надо отдать где-то 6-8 рублей.
  • Никак не решается проблема с внутренним документооборотом: приказы по-прежнему пылятся в папках, заявки и изменения бюджета согласуются по несколько дней.

Таким образом, документооборот лишь на 50% становится электронным — провайдер ЭДО решает проблему только с внешней корреспонденцией. Причём исключительно в том случае, если все ваши заказчики согласятся пользоваться системой.

Версия «Full”

Полноценное решение — внедрение системы электронного документооборота. Своя СЭД — это возможность хранить абсолютно все документы компании в электронном формате.

Кроме того, большинство систем электронного документооборота позволяют автоматизировать управление процессами — то есть, вести все внутренние процессы работы с документами на компьютере, а иногда и без участия человека.

Это наиболее удобный вариант. Как это работает? Единожды купив лицензию, поставив и настроив программу, вы сможете решить целую массу проблем:

  • Вести внешнюю корреспонденцию в том виде, в котором она удобна контрагенту — электронном или бумажном.
  • Автоматизировать движение документов внутри фирмы: согласование, утверждение, подпись, отправку, архивирование.
  • Автоматизировать смежные процессы: например, одним нажатием кнопки формировать заявки на отпуск или командировку, отправлять их руководителю на согласование, а потом бухгалтеру — на оплату. Или генерировать справки 2-НДФЛ без привлечения отдела кадров и бухгалтерии.
  • Вести подробную отчетность по данным из документов для принятия решений руководителем.

Таким образом, документооборот становится на 99% электронным — и это позволяет экономить и деньги, и время.

Плюсы, минусы и подводные камни

Разумеется, у внедрения СЭД есть свои преимущества и недостатки. Несправедливо о них умолчать — ведь мы обещали рассказать всё об электронном документообороте. Среди минусов СЭД можно выделить следующие:

  • Первичные затраты на внедрение. Нужно заключить договор с компанией-разработчиком СЭД, купить лицензию на систему в необходимой комплектации и для необходимого количества сотрудников. Возможно, придется купить оборудование, на котором она будет работать, а также оплатить услуги по установке и настройке — если вы не справитесь с этим самостоятельно. Желательно также купить электронно-цифровую подпись и ежегодно ее продлевать.
  • Обучение персонала. Тех сотрудников, которые будут взаимодействовать с СЭД — бухгалтера, менеджеров, высшее руководство — надо обучить работе с программой. Придется потратить либо деньги, чтобы это сделали сотрудники компании-интегратора, либо время, чтобы научиться самим.
  • Изменение взаимоотношений с контрагентами. Вашим заказчикам и партнерам придется привыкать, что вы настроены обмениваться электронными документами вместо бумажных. Придется вносить изменения в договоры, уточняющие, что цифровые копии приравниваются к оригиналу, побуждать контрагентов присылать вам подписанные электронные документы.

Однако, время показывает, что трудности, связанные с внедрением СЭД, быстро окупаются. За счет чего?

  • Во-первых, за счет экономии денег на отправке, бумаге и печати.
  • Во-вторых, за счет экономии времени на оформлении документации, что позволяет сконцентрироваться на основном бизнесе.
  • Немаловажно и сокращение рисков возврата и потери документов: штрафы и повторная отправка оригиналов тоже «съедают” средства.
  • Наконец, создание электронного архива документов компании значительно сокращает время поиска нужных бумаг и актуализации их статуса.

Кроме того, далеко не всегда приходится нести крупные первичные затраты — ведь вы можете самостоятельно установить систему и обучить сотрудников без привлечения внешних экспертов.

Так работает электронный документооборот — выгодно для компании и удобное для ее сотрудников. Наиболее подходящий вариант — собственная СЭД, которую вы можете приобрести уже сейчас.

Многие предприниматели по старинке обмениваются бумажными счетами и актами, хотя давно есть альтернатива — электронный документооборот. Не понимают, как это работает, экономят, боятся нового — причин много, но последствия предсказуемы: письма теряются, сотрудники ленятся, в конце квартала все нервничают.

У нашего партнера Николая, руководителя контент-маркетингового агентства, проблема — консервативные клиенты. Они пересылают бумажные документы по почте и требуют того же в ответ: однажды письмо вернулось отправителю, его повторно послали с курьером, но и он не смог вручить акты. Выяснилось, что адрес не тот, но на какой надо было отправлять — никто внятно ответить не мог. «На тот, который в договоре указан» — ок, но так и делали! И все бы ничего, но в декабре товарищи появятся на горизонте с требованием «передать хотя бы скан», что тоже давно выполнено. Кто-то потерял, подумаешь…

Особенно часто такие сложности случаются в компаниях, представительства которых разбросаны по стране, у каждого свои подрядчики и клиенты. В итоге отчеты и счета пересылают из офиса в офис, и, когда документы попадают в центральный, собрать их воедино и систематизировать крайне сложно.

Узнали себя в одной из сторон конфликта? Пора отказаться от привычного в пользу новых технологий и показать пример контрагентам. Эта статья поможет вам разобраться в том,

  • что такое электронный документооборот и когда его можно применять
  • как он ускоряет и упрощает работу компании
  • какие программы можно использовать и сколько это стоит
  • зачем нужна электронная подпись, какой она бывает и как ее получить
  • как документально оформить ЭДО с государственными органами
  • как документально оформить ЭДО с контрагентами

Что такое электронный документооборот и когда его можно применять

Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.

Его можно использовать для:

  • сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
  • отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.

Подготовка и сдача годовой отчетности

Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.

Как электронный документооборот упрощает работу компании

  • электронный документ быстрее заполнить и отправить, чем бумажный, при необходимости его можно продублировать или откорректировать;
  • документы хранятся в электронном архиве, с которым можно работать, находясь за пределами офиса. К тому же, риск их случайного повреждения или уничтожения ниже, чем при традиционном способе ведения документооборота;
  • электронные документы проще защитить: ограничить доступ для конкретных пользователей, создать резервные копии;
  • расходы на обеспечение документооборота ниже: не придется регулярно закупать бумагу, обслуживать принтеры и тратиться на услуги курьеров. за 2016 год российский бизнес сэкономил 14 250 000 рублей, используя ЭДО.

Что мешает вам перейти на ЭДО

Затраты на внедрение. Кажется, если документов немного, проще подготовить бумажные варианты и передать их контрагенту. Давайте прикинем: 5 клиентов, по 2 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 1 000 в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на что-то более важное. При использовании ЭДО на те же 10 документов в месяц в среднем уходит 250 рублей.

Необходимость обучения сотрудников. Современные системы похожи на почтовые сервисы и просты в освоении, в них реально разобраться за несколько часов. Чтобы подстраховаться, можно составить чек-лист по использованию программы.

Электронная подпись. Её вам выдадут в течение трех дней за 1 000 рублей, срок действия — год. Чтобы подписывать документы, нужна специальная программа (, ), работающая на Windows и Mac OS. Альтернативный вариант — веб-сервисы, например, «Контур.Крипто», в котором можно бесплатно создать и проверить ЭП, подписать пакет документов и зашифровать их.

Контрагенты не используют ЭДО. Все больше бизнесменов осознают удобство электронного документооборота — вы можете помочь партнерам и клиентам сделать этот шаг быстрее, рассказав о преимуществах такого способа. Использовать один сервис не обязательно — в системах ЭДО доступен роуминг, работающий по тому же принципу, что и у мобильных операторов. Многие не догадываются об этой особенности.

Есть опасения по поводу того, что документ будет принят. гласит, что все заинтересованные лица, в том числе — контролирующие органы, обязаны принимать документы с электронной подписью. Печатный вариант документа с электронной подписью имеет

Невозможно обменяться документами на месте. Например, привезли товар на склад — нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор груз передал, а заказчик получил. У крупных компаний есть опыт применения ЭДО экспедиторами, но для большинства пока удобнее традиционный документооборот.

Какие программы можно использовать и сколько это стоит

Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).

Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.

Synerdocs Контур.Диадок

Если вы пользуетесь системой интернет-отчетности Контур.Экстерн, то у вас уже есть доступ в Диадок. Чтобы начать им пользоваться, откройте вкладку «Первичка» и выберите пункт «Все документы».

E-COM СБИС 1С-Софт
Стоимость отправки документов 6,8 рублей за штуку (2 050 рублей за 300 экземпляров) 7 рублей за штуку (4 200 рублей за 600 экземпляров) 8 рублей за штуку (4 000 рублей за 500 экземпляров) 10 рублей за штуку (500 рублей за 50 экземпляров) 12,5 рублей за штуку (от 250 рублей за 20 исходящих экземпляров, но первые 90 дней бесплатно
Тестовая версия
Стоимость интеграции с 1С/год от 1 000 документов — бесплатно 11 800 рублей от 12 500 рублей от 6 000 рублей 16 800 рублей
Отправка документов в роуминге
Цена сертификата ЭЦП 1 600 рублей от 1 000 до 3 000 рублей Нет информации от 900 до 1 500 рублей от 2 000 рублей

Когда выбрали программу, важно отладить процессы:

  1. Утвердить порядок электронного документооборота.
  2. Назначить ответственного за его ведение.
  3. Организовать электронный архив.
  4. Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.

Мы в Фингуру считаем, что за ЭДО будущее, поэтому дарим каждому клиенту, заказавшему бухгалтерский учет, программу 1С:УНФ со встроенным документооборотом.

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО, какой она бывает и как ее получить

Согласно закону №63-ФЗ она бывает простой, усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной. Выбор зависит от ваших задач.

Простая подпись — это коды доступа из SMS, логин и пароль от почты. Ее используют на сайтах госслужб или для внутреннего документооборота, в некоторых случаях нужно будет подтвердить личность, предоставив копию паспорта.

Усиленной неквалифицированной ЭЦП можно подписывать документы с компанией-контрагентом, которая использует ЭДО.

Усиленная квалифицированная подпись используется для работы с ФНС, ПФР и участия в торгах.

Сдача отчетов для расчета пенсий (ПФР)

Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как бумажный с собственноручной подписью (ст. 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Именно усиленную квалифицированную подпись в первую очередь проверяют в государственных органах.

Чтобы получить сертификат на электронную подпись для ЭДО, нужно обратиться в один из Стоимость зависит от типа и сертификата, в среднем квалифицированная ЭЦП обходится порядка 2 000 рублей.

На изготовление ЭЦП уходит около трех суток с момента подачи заявления. Срок ее действия — один год.

Как документально оформить ЭДО с государственными органами

Большинство госорганов перешли на электронный документооборот: ИП и юрлица могут оперативно взаимодействовать с налоговой службой, пенсионным фондом и фондом социального страхования.

Чтобы отправлять электронные документы в Фонд социального страхования, нужно заключить договор с оператором электронного документооборота, установить ПО, совместимое с ПО ФСС, получить ключ электронной подписи и заключить договор с ФСС о подключении к электронной системе. После этого страхователь считается участником системы ЭДО с ФСС и может подавать отчетность в электронном виде

Обмениваться документами с ФНС можно через любого оператора ЭДО. Каждый документ нужно подписывать квалифицированной электронной подписью.

Чтобы отправлять электронные документы в ПФР, сначала нужно заполнить заявление, в котором указано, что отчетность будет приходить в электронной форме, затем подписать соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Без этого соглашения ПФР электронные отчеты не принимает (бывают исключения, но они связаны с несовершенством программы в ПФР). На текущий момент в ПФР большинством организаций подается всего один вид отчета — СЗВ-М. В планах у государства, чтобы этот отчет начала принимать ИФНС вместо ПФР. В этом случае с ПФР не нужно будет заключать соглашение, так как сдавать им ничего не придется.

Все бланки можно скачать с . Соглашение в двух экземплярах и заявление в трех экземплярах нужно подписать и подать в отделение Пенсионного фонда, рассматривать обращение могут от двух недель до месяца. О принятом решении ведомство сообщит в письменном виде.

Образец заявления о подключении к ЭДО. Источник: clubtk.ru

В Фингуру есть отдел, сотрудники которого оформляют электронные подписи и подключают компании к контролирующим органам. Клиенту остается только подписать документы.

Как документально оформить ЭДО с контрагентами

Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:

  • вид электронной подписи
  • порядок подписания электронных документов
  • действия сторон, если контрагент откажется принимать документ.

А также зафиксировать, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.

Кроме того, в сервисе ЭДО нужно указать, какой платформой пользуется контрагент, выслать ему приглашение и написать оператору, чтобы он настроил обмен друг с другом.

Форма соглашения есть у провайдеров, но можно оформить его самостоятельно в произвольной форме.

Пример заполнения соглашения об обмене электронными документами. Источник: nalog-nalog.ru

Подведем итоги

Электронный документооборот помогает:

  • сократить время, затрачиваемое на подготовку, обработку и сбор первичных документов, повысить производительность труда сотрудников;
  • снизить затраты на бумагу, канцелярию, почтовые и курьерские услуги;
  • хранить документы в единой базе, доступной в любой момент;
  • минимизировать риск повреждения или уничтожения документов.

Мы в Фингуру считаем, что за ЭДО будущее, поэтому дарим каждому клиенту, заказавшему бухгалтерский учет, программу 1С:УНФ со встроенным документооборотом.

Ключевые слова для это статьи:
Электронный документооборот, ЭДО, оператор ЭДО, ЭДО с контрагентами, бухгалтер эдо

О.Г. Подолина, независимый консультант
П.Н. Кочеткова, менеджер по работе с клиентами, компания «ИнтерТраст»

Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.
Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.

Задачи службы ДОУ организации

Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.

Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.

Электронный документооборот для руководителя компании

Для руководителя всю работу с документами можно разделить на две большие группы:
• принятие решений;
• контроль исполнения решений.

При принятии решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ.

Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.

СЭД также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определенному вопросу.

В одной организации резко повысилась исполнительская дисциплина, когда к каждой еженедельной оперативке стал готовиться отчет о ее состоянии, содержащий информацию о том, сколько документов у каждого на исполнении, сколько исполнено в срок, а сколько – с нарушением. Была также организована подготовка справки о состоянии дел по каждому документу на исполнении. Это позволило сосредоточить внимание руководителя на вопросах, действительно требующих внимания.
Ручная подготовка такой справки – весьма трудоемкий процесс, да и цена любой ошибки очень высока. В любом случае при подготовке справки пройдет довольно много времени с момента сдачи последней справки до момента выдачи готовой сводки о состоянии исполнительской дисциплины. При наличии системы электронного документооборота такую сводку можно составить в любой момент одним нажатием кнопки «Сформировать отчет».

Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.

Электронный документооборот для секретаря

Организация работы с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции трудоемки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много времени.

Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота (СЭД)? Главное преимущество, по отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, – возможность легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?», «Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.

При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.

Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.

Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.

Третий выигрыш секретаря: снижается время подготовки, согласования и утврждения итоговых документов, контроля исполнения решений.

На заметку!
Если всю работу с документами перенести в систему электронного документооборота, контролировать процессы работы с документами станет гораздо легче.

Электронный документооборот для финансово-бухгалтерских служб

Все чаще СЭД функционируют совместно с системами упраления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учетными системами. Различия между ними основываются на методах обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц предопределенной структуры. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты) может храниться в структурированном, подобном табличному виде. Основное деление потока информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса – структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют учетные системы, в том числе ERP, с неструктурированными – СЭД или, по зарубежной классификации, системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management).

Обратите внимание!
Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это – возможность избежать финансовых санкций.

Для передачи товара покупателю накладная на отгрузку товара (документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия) должна быть распечатана, подписана и согласована со всеми необходимыми инстанциями. Покупатель расписывается в получении на бумажном документе, на нем ставят печати, указывают сведения о доверенности, вносят записи об отклонениях по качеству и количеству товара, т. е. отражается история совершения сделки и все сопутствующие этому реквизиты. В дальнейшем документ может понадобиться именно в таком виде для целей судопроизводства или для контрольных органов. В то же время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д., поэтому документ (в данном случае – накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных учетных данных. При этом важнейшим для учета является тот факт, что один и тот же бумажный документ по мере его прохождения между участниками сделки порождает несколько учетных действий, для контроля правильности которых требуется обращение к нему или его актуальной копии. Так, при отгрузке клиенту с доставкой своим транспортом товар сначала списывается в резерв, и лишь после получения подписанной накладной с фактически довезенным количеством (кроме сбоя, брака и т. п.) проводится списание товара с учета. На документе подобные корректировки будут выполнены, например, исправительной записью, заверенной печатью и подписью. Для оперативного отражения изменений в реквизитах, например в количестве, требуется своевременная доставка копии документа с итоговыми сведениями в учетное подразделение, что не всегда (особенно в территориально распределенных компаниях) можно обеспечить. Решением таких задач является электронный документооборот, однако, будучи отделенным от учетной системы, он не позволяет учетному работнику оперативно отслеживать изменения по документу и связь этих изменений с отражением их в учетных записях. Интеграция СЭД, содержащей образы первичных учетных документов в актуальном состоянии и историю их изменения, с учетной системой, в которой эти документы отражаются на учетных регистрах, обеспечивает решение этой проблемы. Наиболее характерным образцом интеграции СЭД и учетной системы является электронный архив первичных финансово-бухгалтерских документов.

Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб. СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Выигрыш для организации в целом. Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Электронный документооборот для конструкторских и технологических служб

Разработка конструкторской документации все чаще ведется с использованием специализированных программ. Чертежи – не просто листы ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в СЭД может быть реализован архив конструкторско-технологической документации.

Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом. Необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии. Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз, как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.

Электронный документооборот для юристов

Задачи юриста организации многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и согласовывает договоры, занимается получением лицензий и разрешений, отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это – работа с документами.

Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы и возможности выполнять ее быстрее и качественнее. СЭД позволяет:
• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа и гарантированно обновляться;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое «блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.

Юристам было дано задание согласовать договор. Очень важно сделать это вовремя – задержка с согласованием может привести к потере клиента. Но еще важнее, чтобы в договоре были отражены все спорные вопросы и, если дело дойдет до рассмотрения в суде, интересы организации были бы защищены. Чтобы проверить качество согласования документов, потребуется проанализировать ход дел по серии аналогичных договоров. Если это делать вручную – предстоит очень трудоемкая работа. Система электронного документооборота позволяет сгруппировать документы по нужным критериям, проследить связи между ними, что существенно снижает трудоемкость данного анализа.

Важно знать!
Снижение срока согласования договоров (при сохранении высокого уровня их проработки и подготовки) – необходимое условие успешной деятельности в современном мире, привлечения и сохранения клиентов.

Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.

Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.

Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные, когда они организованы в электронную библиотеку.

Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД. Юристы могут снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.

Коротко о главном

Организация рациональной работы с документами – основная задача службы ДОУ. Руководители и специалисты различных подразделений могут не знать и даже не догадываться о том, что их работа может быть организована иначе и лучше. И задача руководителя делопроизводственной службы – организовать внедрение системы электронного документооборота. Особенно важно провести пропаганду новых методов работы, так как понимание преимуществ СЭД приходит не сразу.

Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.

Наш совет!
При внедрении СЭД важно довести до сознания людей новую трактовку автоматизации: внедрение системы будет означать не сокращение потребности в персонале, а возможность выполнения работы на другом качественном уровне.

Когда приходит понимание внедрения СЭД?

Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разной степенью внедрения электронного документооборота.

Уровень развития

Разработка плана организации работы с документами

Разработка плана внедрения электронного документооборота

Нулевой

В компании отсутствует понимание необходимости организации работы с документами

В компании отсутствует понимание важности электронного документооборота. Соответственно, у персонала отсутствует необходимый опыт и квалификация. Какая- либо ответственность не определена

Начальный / спонтанный

Руководство признает необходимость совершенствования работы с документами, однако план мероприятий не разработан. Отдельные элементы плана вводятся по мере необходимости, поэтому результаты непоследовательны и спонтанны. Вопросы работы с документами обсуждаются в службе делопроизводства, но не бизнес-руководством. Организация работы с документами проводится без привязки к реальным задачам организации. Риски, связанные с документами, не отслеживаются и не контролируются

Руководство знакомо с электронным документооборотом, но конкретных планов по его внедрению нет. Проблемы по работе с документами обсуждаются от случая к случаю. Документооборот только бумажный

Повторяющийся, интуитивный

Необходимость совершенствования работы с документами понятна руководству, но работа ведется без четкого плана службой делопроизводства с привлечением при необходимости бизнес- специалистов. Изменения происходят только по запросу руководства вне рамок формального процесса работы с документами

В организации существует общая осведомленность об электронном документообороте. Но его применение ограничивается электронной почтой. Решение возникающих вопросов ориентировано на краткосрочные цели

Определенный

Процедуры и ответственность за разработку плана совершенствования работы с документами понятны, документированы и доступны всем. Процесс хорошо определен, и вероятность успешного планирования высока. Реализация процесса совершенствования во многом зависит от индивидуальных исполнителей, регулярных проверок качества процесса нет

Необходимость развития электронного документооборота ясна и принята всей организацией, ответственность за отдельные работы четко определена. Процедуры, приемы и применяемые средства определены, документированы, внедрение системы электронного документооборота производится по разработанному плану. Цели и задачи электронного документооборота регулярно пересматриваются

Управляемый и измеримый

Управление документами является стандартным процессом, отклонения от которого будут заметны для руководства. Определена ответственность за процесс на высшем уровне, обеспечивается его мониторинг и оценка эффективности. Процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации

Внедрение электронного документооборота полностью поддержано формальными методиками и процедурами. Обеспечивается возможность количественного измерения характеристик процесса работы с документами. Обучение определено, документировано и последовательно применяется в рамках всей организации. Определены и применяются внутренние «лучшие практики». Сам процесс работы с документами учитывает требования бизнеса и ориентирован на достижение стратегических целей. Организовано общее хранилище документов, позволяющее использовать эту информацию в системах принятия решений и информирования руководства

Оптимизированный

Эффективно поставленный документооборот дает ощутимые преимущества. Процессы работы с документами оптимальны, обеспечивают эффективность бизнес-процессов

Электронный документооборот внедряется последовательно для всех документоориентированных процессов, его важность для бизнеса постоянно подчеркивается. Персонал обладает достаточной квалификацией по работе с системой электронного документооборота. Процессы регулярно пересматриваются и совершенствуются. Для оценки процессов используются количественные и качественные характеристики. Система электронного документооборота интегрирована с другими информационными системами, автоматически формируется информация для принятия управленческих решений, отслеживаются их результаты

Пройдя все ступени развития, электронный документооборот становится частью корпоративной культуры. Как показывает практика, для достижения полного внедрения СЭД необходимо пройти все стадии, перепрыгнуть по ступенькам не удастся.

Оценка эффективности внедрения СЭД

Итак, мы рассмотрели выгоды от внедрения СЭД для разных отделов компании, но только качественные выгоды. Возможно ли как-то количественно оценить экономический эффект от внедрения СЭД?

Существуют две противоположные точки зрения на этот счет. Сторонники первой считают, что оценивать эффективность внедрения СЭД можно и нужно. А их противники придерживаются мнения, что эта затея пустая, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным результатам очень сложно, если вообще возможно.

В основном это объясняется тем, что все положительные изменения происходят на качественном уровне, который плохо поддается количественной оценке.

Некоторые количественные оценки результатов внедрения СЭД все же возможны, но это становится реальным только тогда, когда организация достигнет достаточно высокого уровня развития автоматизации процессов документооборота – на 4-й и 5-й стадиях развития (согласно классификации «Уровни развития организации»).

От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.

Отделу ДОУ представляется редкая возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.

Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», №1, 2011

Электронный документооборот: кому и зачем он нужен и сколько это стоит? С каждым годом информационные потоки все больше «уходят» в интернет, но бухгалтерский учет по-прежнему ассоциируется у многих с разнообразными «бумажками». Однако на сегодня любой бизнесмен имеет возможность практически полностью отказаться от бумаг и перейти на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим преимущества работы с электронным документооборотом и порядок перевода обмена данными в этот формат

Обязательный и добровольный электронный документооборот

Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения. Ведь крупные и средние компании давно уже сдают отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды в электронном формате.

Касается эта обязанность и многих малых бизнесменов. Например, декларацию по НДС практически все (кроме налоговых агентов) должны сдавать онлайн. А для отчетности, направляемой в ФСС, «порог», после которого работодатель обязан переходить на электронную отчетность – это всего 25 работников, включенных в форму.

Поэтому с понятием электронный документооборот так или иначе знакомы почти все бизнесмены. Вопрос только в том – как перевести «в онлайн» взаимоотношения не только с контролерами, но и с контрагентами.

Электронный документооборот и его преимущества

Основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия. Причем «прямое» снижение затрат (на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и т.п.) – это далеко не все.

Использование электронного документооборота существенно ускоряет протекание всех бизнес-процессов – как формирования и согласования документов внутри компании, так и обмена информацией с контрагентами. Следовательно – повышается оборачиваемость ресурсов, и бизнес начинает работать более эффективно.

Кроме того, переход на электронный документооборот повышает дисциплину сотрудников: ведь теперь руководители в любой момент могут проконтролировать, как идет работа над тем или иным документом.

Электронный документооборот и его недостатки

Многие бизнесмены опасаются, что, переведя данные в электронный формат, они могут потерять их из-за сбоев программы или других форс-мажорных обстоятельств.

Но при серьезных «форс-мажорах» (например – при пожаре) точно так же могут пострадать и бумажные документы.

А если говорить именно о «компьютерных» проблемах (заражение вирусами, дефекты жесткого диска и т.п.), то застраховаться от них поможет резервное копирование.

Копию всей информационной базы нужно делать ежедневно и хранить не просто на отдельном носителе, а в другом помещении. Тогда в самом худшем случае будет утрачена информация, введенная за один день.

Также возможны сложности, связанные с «человеческим фактором». Рядовые сотрудники, которые годами работали «на бумаге» не всегда легко переходят на новые формы документооборота.

В этом случае поможет организация обучения и различные формы стимулирования, например – премии за ускоренное освоение электронного документооборота.

Что необходимо для организации электронного документооборота и сколько это стоит

«Виртуальные» документы, так же, как и обычные, нужно заверять. Для этого используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В статье 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ указано, что существует три «уровня сложности» цифровой подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Простая подпись – это пароль, который позволяет только определить отправителя документа. О защите информации здесь речи не идет, т.к. нельзя проверить, был ли документ впоследствии изменен.

Усиленная подпись формируется с помощью криптографических средств и гарантирует защиту от исправлений.

Однако ее «неквалифицированный» вариант во многих случаях не имеет юридической силы. Чтобы применять такую ЭЦП, нужно заключать отдельное соглашение с каждым контрагентом. И все равно – при налоговых спорах или судебных разбирательствах возможны проблемы.

Поэтому лучше всего применять усиленную квалифицированную подпись, которую выдают удостоверяющие центры (УЦ), аккредитованные в Минсвязи. Такая электронная цифровая подпись «по умолчанию» приравнивается к собственноручной подписи руководителя компании.

Стоимость сертификата ЭЦП для бизнесменов начинается от 2,5 — 3,0 тыс. руб. Обычно он выдается на год, затем подпись необходимо обновлять.

Когда документ сформирован и подписан – его нужно отправить контрагенту. Конечно, для этого можно воспользоваться и «простой» электронной почтой, но чаще всего, чтобы защитить информацию, бизнесмены прибегают к услугам специализированных операторов электронного документооборота.

Стоимость пересылки зависит от выбранного тарифа. Это похоже на оплату банковских услуг: чем больше документов входит в «пакет», тем дешевле обойдется отправка каждого из них.

В среднем один исходящий документ будет стоить бизнесмену от 5 до 15 руб., входящие – бесплатно.

Порядок перехода на электронный документооборот

Перед тем, как перейти на электронный документооборот нужно тщательно проанализировать существующий порядок работы с информацией и, при необходимости – устранить недостатки.

В противном случае вы можете «автоматизировать хаос», и переход на электронный документооборот не улучшит организацию работы, а только добавит проблем.

Если же с документооборотом все в порядке, то далее необходимо сделать следующее.

  1. Провести переговоры с контрагентами. Ведь переход на электронный документооборот при взаимоотношениях между бизнесменами – дело полностью добровольное. Поэтому не исключено, что ваши партнеры захотят продолжать работать «по старинке».
  2. Разработать регламент электронного документооборота. Следует иметь в виду, что сразу перевести всех контрагентов на обмен данными в онлайн-формате вряд ли удастся. Поэтому в течение определенного (возможно – весьма длительного) времени у вас будут действовать два регламента -«электронный» и «бумажный»
  3. Выбрать удостоверяющий центр для получения подписи.
  4. Выбрать оператора электронного документооборота. Здесь также нужно учитывать, через кого собираются работать (или уже работают) ваши контрагенты. Дело в том, что существует порядок обмена данными между клиентами разных операторов (по аналогии с роумингом в мобильной связи). Но на сегодня он реализован далеко не для всех операторов электронного документооборота.

Кому выгоден переход на электронный документооборот

Даже небольшие компании могут снизить свои затраты, если перейдут на электронный документооборот. Выше мы говорили, что электронная подпись стоит около 3 000 руб. в год, а отправка одного документа через оператора электронного документооборота обойдется не более, чем в 15 руб.

Стоимость «обычного» (не заказного) письма, посылаемого внутри РФ, составляет около 30 руб. Поэтому, чтобы окупить затраты на покупку ЭЦП, достаточно, чтобы организация отправляла 200 документов в год (200 х 15 = 3 000).

А если речь идет о средних и крупных компаниях, формирующих тысячи и десятки тысяч документов в год, то здесь выгода от внедрения электронного документооборота будет несомненной.

Вывод

Электронный документооборот позволяет существенно снизить текущие затраты на «бумажную» работу. Даже небольшие организации, которые формируют несколько сотен документов в год, уже могут получить выгоду от перехода на электронный документооборот.

Но в итоге выгода не ограничится лишь экономией на бумаге и почтовых расходах. Т.к. все процессы в компании после внедрения электронного документооборота ускорятся, то это приведет к повышению эффективности бизнеса в целом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *