Документы для авансового отчета

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету?

Вопрос:

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету? Нужно ли прилагать приказ на командировку и заявление на выдачу денег? Какие документы подтверждают расходование суточных?

Ответ:

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, в том числе по командировке, законодательством не установлен.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой

(Источник — Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}).

Например, подтверждать расходы могут следующие документы.

Расходы на проезд:

Расходы на проживание:

  • в гостинице — чек ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг);
  • в арендованной квартире — договор аренды и платежный документ (Письмо Минфина от 15.01.2016 N 03-03-07/803)

Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется (Письмо Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770) (Источник — «Расходы в бухгалтерском и налоговом учете» (Крутякова Т.Л.) («АйСи Групп», 2017) {КонсультантПлюс}).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019)

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Если подотчетное лицо оплатило расходы своей банковской картой, то принять к учету авансовый отчет можно. Для этого к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату. Такими документами могут быть, например:

При оплате подотчетным лицом услуг к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие как оплату, так и оказание услуг.

Если исполнитель применяет кассовый аппарат, то к авансовому отчету нужно приложить чек ККТ и документы, подтверждающие оказание услуг (например, акт приемки-сдачи оказанных услуг).

Если исполнитель имеет право работать без кассового аппарата, то нужно приложить:

  • либо БСО (квитанцию, билет, проездной документ, талон, путевку, абонемент и т.п.), которые могут использоваться в расчетах при оказании услуг населению;
  • либо другие первичные документы, подтверждающие оплату и оказание услуг, содержащие все необходимые реквизиты.

Также рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:

Готовое решение: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как оформить и представить авансовый отчет по командировке (КонсультантПлюс, 2019)

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

  • Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
  • Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
  • Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
  • Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
  • Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
  • Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
  • Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

  • Название документа;
  • Дата (число, месяц, год) составления;
  • Полное наименование продавца;
  • Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
  • Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
  • Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

  • Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
  • Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
  • Адрес;
  • Индивидуальный налоговый номер;
  • Вид и стоимость услуги;
  • Сума;
  • Дата оплаты;
  • Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

«Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

  • Невыдача кассового или товарного чека;
  • Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
  • Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
  • Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
  • Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
  • Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
  • Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Р.И. Рябова, консультант ИПБ, преподаватель Центра подготовки бухгалтеров МГУ, советник налоговой службы II ранга

Документальное подтверждение расходов

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные первичными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 января 2006 г. в соответствии с изменениями, внесенными в ст. 252 НК РФ Законом № 58-ФЗ, затраты могут быть оформлены и другими документами в соответствии с обычаями делового оборота, применяемого в иностранном государстве, на территории которого произведены указанные расходы. Кроме того, в качестве обоснования затрат могут быть приняты и иные документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (таможенные декларации, приказ о командировке, проездные документы и т.д.).

📌 Реклама Отключить

Требования налоговых органов к оформлению первичных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации основаны на положениях Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Первичные учетные документы согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

📌 Реклама Отключить

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, в составе учетной политики утверждает организация.

Можно ли изменить типовую форму первичного документа?

Если из унифицированных форм первичной учетной документации организацией удалены существенные реквизиты, то расходы не могут быть признаны документально подтвержденными и, следовательно, учтены для целей налогообложения прибыли (письмо УМНС России по г. Москве от 18.02.2004 № 26-08/10738).

УФНС России по г. Москве письмом от 12.04.2006 № 20-12/29007 разъясняет возможность использования в качестве первичного документа чека ККМ.

📌 Реклама Отключить

Если в чеке отсутствуют необходимые реквизиты (например, наименование и количество приобретенного товара), то дополнительно к чеку ККМ необходимо иметь товарный чек.

В первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации (письмо УФНС России по г. Москве от 14.12.2005 № 20-12/93198).

Минфин России письмом от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 разъясняет порядок заполнения путевых листов.

Форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

📌 Реклама Отключить

Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Отвечая на вопрос о том, возможно ли в самостоятельно разработанной форме путевого листа не отражать информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

📌 Реклама Отключить

Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

О возможности признания расходов по первичным документам, составленным в условных единицах.

Согласно ст. 317 ГК РФ денежные обязательства должны быть выражены в рублях.

В денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, «специальных правах заимствования» и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

📌 Реклама Отключить

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации – в рублях (ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете»).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).

По совокупности цитируемых документов считается, что первичные документы должны составляться в рублях.

До недавнего времени арбитражная практика по данному вопросу отсутствовала.

В настоящее время автору известно одно постановление кассационного суда на эту тему. Приведем его.

📌 Реклама Отключить

Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.02.2007 № Ф08-951/2007-386А

Рассматриваемый спор возник по двум вопросам: о заполнении первичных документов и счетов-фактур в иностранной валюте и о дате,

на которую следует брать курс Банка России для определения рублевого эквивалента.

Решение налоговой инспекции о доначислении НДС и пеней мотивировано тем, что в нарушение ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете» и п. 1 ст. 172 НК РФ первичные учетные документы общества содержат стоимостные показатели услуг в долларах США (счет-фактура и акт сдачи-приемки услуг). В связи с этим, по мнению инспекции, общество необоснованно предъявило НДС к вычету.

Не согласившись с решением налоговой инспекции, общество обратилось с заявлением в арбитражный суд.

Арбитражный суд первой инстанции признал решение налоговой инспекции недействительным.

📌 Реклама Отключить

Налоговая инспекция обратилась в суд с кассационной жалобой.

Кассационный суд отметил следующее.

Материалы дела свидетельствуют, что общество (заказчик) и ЗАО «(исполнитель) заключили договор, по условиям которого исполнитель обязуется оказать услуги по поиску и подбору лиц, заинтересованных в аренде нежилых помещений в торговом центре, а заказчик – оплатить исполнителю вознаграждение. Договором предусмотрено, что если размер арендной платы в договоре аренды определен в иностранной валюте – долларах США, то размер вознаграждения исполнителя рассчитывается в долларах США. Сумма вознаграждения включает НДС. В случае если размер вознаграждения исполнителя определяется в долларах США, то оплата осуществляется в рублях по курсу Банка России на дату осуществления платежа.

📌 Реклама Отключить

Согласно представленным договорам аренды сумма арендных платежей выражена в долларах США, включая НДС.

Заказчик и исполнитель составили акт сдачи-приемки оказанных услуг. Исполнитель выставил счет-фактуру. В данных документах стоимость услуг определена в долларах США с выделением НДС.

Действующее законодательство не содержит запрета на оформление актов выполненных работ и счетов-фактур в иностранной валюте. Согласно п. 7 ст. 169 НК РФ в случае, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.

При таких обстоятельствах следует признать, что у налоговой инспекции отсутствовали законные основания для принятия оспариваемого решения.

Довод налоговой инспекции о том, что перерасчет стоимости услуг должен осуществляться по курсу доллара США на момент составления акта, подлежит отклонению, поскольку стороны в договоре согласовали иную дату определения курса валюты, что не противоречит п. 2 ст. 317 ГК РФ.

📌 Реклама Отключить

При указанных обстоятельствах основания для отмены или изменения обжалуемого судебного акта отсутствуют.

Экономическое обоснование расходов

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты, если они произведены для деятельности, направленной на получение дохода.

Статья 252 НК РФ стала предметом рассмотрения в Конституционном Суде РФ, который вынес определение от 04.07.2007 № 320-О-П «Об отказе в принятии к рассмотрению запроса группы депутатов Государственной Думы о проверке конституционности абзацев второго и третьего пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации».

Суд признает, что глава 25 НК РФ устанавливает определенную соотносимость доходов и расходов и связь расходов именно с деятельностью организации по извлечению прибыли. В то же время обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата, учитывая рисковый характер предпринимательской деятельности.

📌 Реклама Отключить

Конституционный Суд РФ считает, что нормы, содержащиеся в абзацах втором и третьем п. 1 ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.

Арбитражная практика говорит о том, что налоговые органы в своей контрольной работе используют положения ст. 252 НК РФ для признания затрат экономически не обоснованными.

При разрешении споров, связанных с признанием расходов, суды руководствуются следующим постановлением.

Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»

📌 Реклама Отключить

В постановлении говорится:

«Установление судом наличия разумных экономических или иных причин (деловой цели) в действиях налогоплательщика осуществляется с учетом оценки обстоятельств, свидетельствующих о его намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Судам необходимо учитывать, что налоговая выгода не может рассматриваться в качестве самостоятельной деловой цели. Поэтому если судом установлено, что главной целью, преследуемой налогоплательщиком, являлось получение дохода исключительно или преимущественно за счет налоговой выгоды в отсутствие намерения осуществлять реальную экономическую деятельность, в признании обоснованности ее получения может быть отказано.

Обоснованность получения налоговой выгоды не может быть поставлена в зависимость от способов привлечения капитала для осуществления экономической деятельности (использование собственных, заемных средств, эмиссия ценных бумаг, увеличение уставного капитала и т.п.) или от эффективности использования капитала».

📌 Реклама Отключить

В постановлении содержатся:

– понятие необоснованной налоговой выгоды;

– примерный перечень обстоятельств, наличие которых может свидетельствовать о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды;

– перечень обстоятельств, которые сами по себе не свидетельствуют о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды.

Суды, рассматривая такие споры по совокупности всех обстоятельств, принимают решения как в пользу налогоплательщиков, так и в пользу налоговых органов.

Приведем последние решения по данному вопросу.

Определение ВАС РФ от 15.10.2007 № 12342/07 «Об отказе в передаче дела в Президиум ВАС РФ»

В Определении говорится о том, что расходы в виде арендных платежей могут учитываться в целях налогообложения прибыли, даже если договор не прошел государственную регистрацию.

📌 Реклама Отключить

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.08.2007 № А65-8046/2006-СА2-11

Суд признал правомерным вывод налогового органа о наличии согласованных действий общества и его учредителей, направленных на необоснованное получение налоговой выгоды.

Учредители передали обществу исключительные права на свои товарные знаки в качестве вклада в уставный капитал. Стоимость вклада в уставный капитал заявителя оценивается по цене, многократно превышающей его стоимость по данным учета передающей стороны.

В последующем между новым правообладателем исключительного права на товарные знаки – заявителем и его учредителями заключаются лицензионные договоры на право использования учредителями своих товарных знаков на производимую ими продукцию, для которой соответствующий товарный знак зарегистрирован.

📌 Реклама Отключить

При этом учредители уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на уплаченные заявителю учредителями денежные средства за пользование ранее им же принадлежавшими товарными знаками по лицензионным договорам.

В результате завышенной оценки стоимости товарных знаков при передаче их в уставный капитал заявителя суммы амортизации у заявителя оказываются завышенными, что приводит к образованию у него убытков и исключает уплату налога на прибыль.

В итоге действия заявителя и его учредителей изначально были направлены на получение необоснованной налоговой выгоды в виде уменьшения налоговых платежей по налогу на прибыль у учредителей заявителя и ориентированы на возникновение у заявителя убытка, исключающего уплату налога на прибыль.

Постановление ФАС Поволжского округа от 04.09.2007 № А65-19675/2006-СА1-19

📌 Реклама Отключить

Налоговый орган по результатам проверки сделал вывод о том, что расходы, связанные с посещением руководителем общества выставки в Голландии, являются необоснованными и экономически не оправданными. Налоговый орган считает, что поездка в Голландию имела туристическую цель, а обществом не представлены документы, подтверждающие производственную необходимость данной поездки: пригласительные будущих партнеров, письма, документы по переговорам.

Суд признал недействительным решение налогового органа, исходя, в частности, из следующего.

Согласно финансовым условиям стоимость посещения выставки включает в себя: визовую поддержку, страховку на все время пребывания, авиаперелет Москва – Амстердам – Москва, трансферт, проживание в отеле, завтраки в отеле, обзорную экскурсию по Амстердаму, проездной билет на время работы выставки, входной билет на выставку, каталог выставки.

📌 Реклама Отключить

Указанными документами, а также отчетом руководителя о выполнении служебного задания, авансовым отчетом, авиабилетом, командировочным удостоверением, актом сдачи-приемки работ по договору поручения, рекламными буклетами подтверждаются производственный характер и экономическая оправданность командировки руководителя на международную выставку.

Кроме того, решением налогового органа обществу вменена неуплата налога на прибыль вследствие занижения налоговой базы путем включения в расходы стоимости микроволновой печи.

Включение данных сумм в расходы налоговый орган также посчитал необоснованным и экономически не оправданным, поскольку указанное имущество не используется в качестве средств труда для получения прибыли.

Суд признал решение налогового органа и в этой части недействительным.

📌 Реклама Отключить

Согласно ст. 223 ТК РФ обеспечение санитарно-бытового обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда возлагается на работодателя. В этих целях в организации по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, устанавливаются аппараты (устройства) для обеспечения работников горячих цехов и участков газированной соленой водой и др.

Поскольку микроволновая печь предназначена для организации нормальных условий труда (для приема пищи работниками в течение рабочего дня), затраты на ее приобретение правомерно учтены обществом при исчислении налога на прибыль в соответствии с подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.09.2007 № А66-1154/2007

Основанием для принятия решения налоговой инспекции о доначислении налога на прибыль послужили выводы о том, что маркетинговые услуги не связаны с производственной деятельностью общества.

📌 Реклама Отключить

Как установил суд, проведенные исследования позволили обществу увеличить объем реализации производимой им продукции, а также принять решение о выпуске ее новых видов.

Суд сделал вывод о том, что у налогового органа отсутствовали основания для исключения произведенных налогоплательщиком затрат из состава расходов, связанных с осуществляемой им деятельностью.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.09.2007 № А05-1642/2007

Постановлением отказано налогоплательщику в удовлетворении заявления о признании недействительным решения налогового органа.

Судебные инстанции, оценив в совокупности представленные сторонами доказательства и доводы сторон, пришли к выводу о том, что расходы общества на оплату консультационных услуг являются экономически не обоснованными и не подтверждена их связь с производственной деятельностью. Доказательства, подтверждающие использование этих услуг, и положительный эффект, полученный от их использования для производства и финансово-экономической сферы, представленные акты приемки консультационных услуг и отчеты к ним содержат обобщенные сведения, не позволяющие установить объем, стоимость этих услуг, цель их оказания, а также подтверждение их использования в производственной деятельности.

📌 Реклама Отключить

Постановление ФАС Уральского округа от 30.05.2007 № Ф09-4088/07-С3

Основанием для доначисления налога на прибыль, соответствующих пеней и штрафа послужили выводы инспекции о занижении обществом налоговой базы в связи с неправомерным включением в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, затрат по приобретению питьевой воды, кулеров и одноразовых стаканов.

Согласно пунктам 7 и 49 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и другие расходы.

В соответствии со статьями 22, 223 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда, обеспечивать санитарно-питьевое и лечебно-профилактическое обслуживание своих работников, что также предусмотрено Законом РФ от 17.07.1999 № 181-ФЗ «Об основах охраны труда».

📌 Реклама Отключить

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 24.05.2007 № Ф04-2201/2007(34277-А46-40)

Суд отказал в удовлетворении заявления налогоплательщика о признании недействительным решения налогового органа о необоснованном включении в состав расходов консалтинговых услуг, исходя из следующего:

– лицо, оказавшее консалтинговые услуги, было зарегистрировано в качестве юридического лица 11 июня 2002 г., в связи с чем оно не могло 1 февраля 2002 г. заключить договор о предоставлении консалтинговых услуг;

– с даты регистрации данной организации в качестве юридического лица и до подписания акта выполненных работ 17 июля 2002 г. прошел один месяц, за который фактически не могли быть исполнены все формы консалтинговых услуг, которые были перечислены в договоре;

– налогоплательщиком (заказчиком) при проведении выездной налоговой проверки, равно как и при рассмотрении дела в суде, не представлен отчет о проделанной работе со ссылкой на его утерю;

📌 Реклама Отключить

– невозможно установить, какие именно работы были фактически выполнены исполнителем и к какой группе расходов при налогообложении прибыли относится выплаченная сумма;

– в материалах дела не представлены доказательства участия исполнителя услуг в организации приобретения налогоплательщиком федерального имущества.

Учитывая несоразмерность и нецелесообразность понесенных налогоплательщиком расходов на оплату консалтинговых услуг, суд признал решение о доначислении налога на прибыль законным.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.05.2007 № А44-2421/2006-9

Признавая правомерным включение обществом процентов по кредитным договорам в состав расходов при исчислении налога на прибыль, суд отклонил довод налогового органа о том, что, поскольку кредитные ресурсы были направлены на исполнение обязательств общества перед бюджетом – на уплату налогов, данные расходы не соответствуют предусмотренному п. 1 ст. 252 НК РФ критерию направленности на получение дохода.

📌 Реклама Отключить

Суд указал, что уплата налогоплательщиком налогов за счет заемных средств не запрещена налоговым законодательством, она свидетельствует о добросовестном ведении предпринимательской деятельности, предотвращает отрицательные последствия для налогоплательщика, возможные при несвоевременной уплате налогов (пени, штрафы, арест имущества, приостановление операций по счетам), которые в свою очередь негативно влияют на ведение предпринимательской деятельности, направленной на получение дохода.

Постановление ФАС Центрального округа от 16.05.2007 № А-62-188/2007

Налогоплательщиком были представлены оформленные в соответствии с установленным порядком ведения бухгалтерского учета документы, подтверждающие размер расходов, оприходование товара, принятие его к учету, использование его в производственной деятельности. Экономическая обоснованность произведенных расходов налоговым органом не ставилась под сомнение.

📌 Реклама Отключить

Суд пришел к выводу, что налогоплательщик правомерно уменьшил налоговую базу по налогу на прибыль на расходы по оплате товара несмотря на то, что поставщик товара отсутствует по юридическому адресу, не отчитывается перед налоговым органом и находится в розыске, поскольку возможность уменьшения полученных доходов на суммы произведенных расходов не поставлена в зависимость от надлежащего исполнения поставщиками своих налоговых обязанностей. При этом судом учтено, что отсутствие регистрации упомянутого поставщика в качестве юридического лица налоговым органом не установлено.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.05.2007 № А56-27539/2006

Суд признал правомерным начисление обществом амортизации в целях исчисления налога на прибыль по приобретенной им мебели (диванам), отклонив доводы инспекции о том, что данное имущество не могло использоваться в предпринимательской деятельности, поскольку площадь арендуемых обществом помещений недостаточна для размещения всей приобретенной мебели.

📌 Реклама Отключить

Суд указал, что данный вывод инспекции носит предположительный характер, сделан на основании сопоставления размера арендуемой обществом нежилой площади и количества приобретенного имущества, инвентаризация имущества и осмотр помещений инспекцией не проводились.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 № А05-11584/2006-31

Затраты сотрудников на оплату услуг такси, которыми они пользовались в командировке, могут быть учтены при исчислении налога на прибыль. Доводы налогового органа о том, что такси не относится к транспорту общего пользования, а также что услуги были оказаны не по доставке работников к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а по перевозке до аэропорта, судом были отклонены.

Суд указал, что, хотя спорные затраты нельзя отнести к командировочным расходам, перевозка сотрудников осуществлялась в производственных целях. Следовательно, затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, перечень которых в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ не является исчерпывающим.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами — важная тема для бухгалтера. Какими документами оформляется выдача наличных денег под отчет, а какими — перевод подотчетных средств на карту, какие первичные документы используются при расчетах с подотчетниками — прочтите в статье.

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами 2015–2016

Итоги

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи. Данное заявление обязательно должно быть завизировано руководителем.

ВАЖНО! Прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следует проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников, как компенсируются расходы работников в этих командировках см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО, скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами 2015–2016

Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.

Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника. В заявлении обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ.

Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.

Скачать бланк отчета и посмотреть образец заполнения можно в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.

Реквизиты, на которые надо обратить внимание, принимая счет-фактуру, см. в статье «Какие обязательные реквизиты у счета-фактуры в 2015 году?».

Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.

Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.

В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:

  • Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.
  • Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ РФ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.
  • Денежные средства выданы без заявления работника.
  • Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.
  • Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:

  • подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;
  • затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;
  • организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *