Электронное хранение документов

Содержание

1 В каком свойстве хранится дата документа?
10.1 Дата
10.2 ДатаДок
10.3 ДатаДокумента
10.4 Нет правильного ответа
2 Ключ может быть произвольного типа…
6.1 у структуры
6.2 у соответствия
6.3 у массива
6.4 ни у одного из вышеперечисленных
3 Значения каких реальных полей таблицы документа определяют его хронологическую позицию среди других документов?
5.1 Значения свойств «Дата» и «Ссылка»
5.2 Достаточно значения свойства «Дата»
5.3 Значения свойств «Дата» и «Время»
5.4 Достаточно значения свойства «Номер»
5.5 Достаточно значения свойства «Ссылка»
5.6 Значения свойств «Дата» и «Номер»
4 Какой метод документа обеспечивает вызов события проведения документа?
6.1 Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение), где Записать — метод объекта документа
6.2 Провести(), где Провести — метод объекта документа
6.3 Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение), где Записать — метод формы доку-мента
6.4 Провести(), где Провести — метод формы документа
5 Использование конструктора запросов позволяет:
2.1 Сформировать текст нового запроса
2.2 Сформировать программный код, содержащий создание объекта встроенного языка Запрос, текста запроса и получение результата выполнения запроса
2.3 Отредактировать текст имеющегося запроса
2.4 Верны ответы 1 и 3
2.5 Все вышеперечисленное
6 На закладке «Таблицы и поля» конструктора запросов задают:
10.1 Источники данных запросов, в качестве которых могут выступать реальные и виртуальные таблицы
10.2 Набор полей из таблиц — источников данных запроса.
10.3 Поля в виде произвольного выражения
10.4 Верны ответы 1 и 2
10.5 Верно все вышеперечисленное
7 Вложенный запрос может использоваться:
18.1 В качестве таблицы-источника данных
18.2 В качестве операнда операций сравнения «В» или «НЕ В» при задании параметров виртуальной таблицы
18.3 В качестве операнда операций сравнения «В» или «НЕ В» при задании конструкции языка запросов «ГДЕ»
18.4 Верны ответы 1, 2 и 3
8 При использовании возможности организации универсального обмена данными процесс разрешения коллизий:
27.1 По умолчанию платформой не определяется
27.2 По умолчанию принимаются изменения, зарегистрированные в вышестоящей базе (по топологии)
27.3 По умолчанию принимаются изменения, зарегистрированные с более поздним временем
27.4 По умолчанию принимаются изменения, зарегистрированные в нижестоящей базе (по топологии)
27.5 По умолчанию принимаются изменения, зарегистрированные с более ранним временем
9 В процедуре, которая будет вызываться при подключении к базе данных через СОМ, нельзя использовать:
10.1 ДокОбъект=Док.СоздатьДокумент()
10.2 Форма.Открыть();
10.3 Запрос=Новый Запрос;
10.4 Нет правильного ответа
10 Основным назначением регистров накопления является:
2.1 Накопление в разрезе измерений произвольной информации
2.2 Накопление числовой информации в разрезе измерений с последующей возможностью получения остатка на определенный момент времени.
2.3 Накопление числовой информации в разрезе измерений с последующей возможностью получения оборотов за определенный период.
2.4 Верны ответы 1, 2 и 3
2.5 Верны ответы 2 и 3
11 Для получения информации об остатках накопленных средств в конфигурации можно использовать:
6.1 Регистры накопления с видом «Остатки»
6.2 Регистры накопления с видом «Обороты»
6.3 Верны ответы 1 и 2
12 Новые виды характеристик можно вводить:
8.1 Только в режиме конфигуратора
8.2 Только в режиме 1С:Предприятие
8.3 В режиме конфигуратора или в режиме «1С:Предприятие
13 Информация, хранящаяся в регистре накопления:
17.1 Всегда привязана к оси времени
17.2 Не привязана к оси времени
17.3 Привязана к оси времени если установлен режим записи — «Подчинение регистратору»
17.4 Привязка регистра накопления к оси времени определяется пользователем в режиме 1С:Предприятие
14 Уникальность записей в таблице движений регистра накопления определяется:
24.1 Полем «Ссылка»
24.2 Комбинацией значений измерений регистра
24.3 Полем «Период» и комбинацией значений измерений регистра
24.4 Полями «Регистратор» и «Номер строки»
24.5 Полями «Период», «Регистратор» и «Номер строки»
15 Предопределённый элемент справочника…
29.1 не удаляется в режиме 1С:Предприятия, расширяет возможности программного оперирования со справочником.
29.2 содержит предопределённые свойства, изменить которые может только администратор.
29.3 пользователь может создать в режиме 1С:Предприятие, но корректировать не сможет.
16 Объект конфигурации Перечисление…
46.1 прикладной объект, значения которого задаются в Конфигураторе.
46.2 может хранить различные типы значений.
46.3 для него может быть заданы форма списка и выбора.
46.4 верны все указанные ответы.
46.5 верны ответы 1 и 3
17 Для каких объектов конфигурации возможен ввод предопределенных значений?
49.1 Справочники.
49.2 Документы.
49.3 Планы видов характеристик, планы счетов, планы видов расчета.
49.4 Все вышеперечисленные.
49.5 Справочники, планы видов характеристик, планы счетов, планы видов расчета.
18 Каким может быть тип данных ресурса у регистра сведений?
56.1 Один из примитивных типов данных
56.2 Только ссылочные типы
56.3 Хранилище значений
56.4 Составной тип данных
56.5 Верны все перечисленные ответы
56.6 Верны ответы 1 и 2
19 В системе компоновки данных можно использовать следующие наборы данных:
60.1 набор данных — запрос
60.2 набор данных — объект
60.3 набор данных — объединение
60.4 верны ответы 1,2
60.5 верны ответы 1,3
60.6 верны ответы 1,2,3
20 Как могут быть связаны между собой регламентные и фоновые задания?
68.1 Регламентное задание может породить фоновое задание.
68.2 Регламентное задание в обязательном порядке порождает фоновое задание.
68.4 Фоновое задание в обязательном порядке порождает регламентное задание.
68.5 Нет никакой взаимосвязи.
21 Основной реквизит формы…
4.1 не может присутствовать у общих форм
4.2 обязательно присутствует у всех форм, входящих в список «Формы» объекта
4.3 может присутствовать или отсутствовать у любых форм
4.4 присутствует только у основных форм
22 Чтобы создать двухпозиционный переключатель необходимо:
27.1 Создать в форме элемент управления «Переключатель». В окне свойств задать свойство «Количество позиций» равным «2».
27.2 Создать в форме два элемента управления «Переключатель». Для одного из них в окне свойств установить флаг «Первый в группе». Для каждого из переключателей задать выбираемое значение
27.3 Создать в форме два элемента управления «Переключатель». Для одного из них в окне свойств установить флаг «Первый в группе». Для каждого из переключателей задать выбираемое значение. Проверить, чтобы для остальных переключателей порядок обхода был непрерывным вслед за первым в группе
27.4 Верны ответы 1 и 3
23 Какой вид может иметь иерархия справочника?
4.1 Иерархия групп
4.2 Иерархия элементов
4.3 Иерархия групп и элементов
4.4 Верны ответы 1 и 3
4.5 Верны ответы 2 и 3
4.6 Верны все указанные ответы
24 Можно ли в один элемент управления «Поле ввода» вводить значения разных типов?
72.1 Нельзя
72.2 Можно, если для него задан составной тип значения
72.3 Можно, если для него задан составной тип значения, а также свойство «Выбирать тип»

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

  • однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
  • составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

  • в графе «Примечание» (Пример 1);
  • в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

  • описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
  • описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
  • номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
  • в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
  • наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
  • наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
  • опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
  • вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
  • порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

  • приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
  • не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

  • наименование организации (полное, сокращенное);
  • номер фонда;
  • номер описи электронных дел, документов;
  • номер дела по описи;
  • отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
  • крайние даты документов электронного дела;
  • дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

  • опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
  • опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

  • в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
  • режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

  • С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
  • С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

  • Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
  • Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
  • Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
  • Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Бесплатная
консультация
экспертаОльга Сергеева Руководитель проектов Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления

ГОСТ устанавливает свод правил, по которым ЭД (электронный документ) отправляются в архив. Он подразумевает, например, ежегодное проведение экспертизы, в результате которой ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. Актуальные ЭД вносят в новую опись, которая представляет собой, по сути, акт приема-передачи, и оставляют храниться дальше.

Составление такой описи также регулируется правилами, из-за элементарного устаревания описанной технологии хранения неприменимыми для современных коммерческих организаций. Например, опись должна быть оформлена в двух экземплярах, ее порядковый номер нужно проставлять в архиве, указывая номер фонда, она при этом должна описывать носители, на которых документация направляется в архив и пр. Учитывая, что хранилища сегодня – это высокотехнологичные дата-центры, соблюдение подобных правил сложно себе представить.

Порядок передачи ЭД в электронный архив

Очередность действий для передачи ЭД в архив, также описанная ГОСТом, призвана обеспечить его целостность и сохранность, но также некоторые ее пункты можно признать устаревшими:

  • Структурное подразделение или сотрудник, который ведет подготовку ЭД к передаче, сохраняет их в необходимые форматы и записывает на цифровые носители, оформляя обложку;
  • На документы с длительным сроком хранения необходимо подготовить описи, которые передают в архив на бумаге;
  • Архивариус* должен просканировать полученные электронные носители антивирусом;
  • Каждый из предоставленных файлов должен быть легко читаем;
  • Описи должны включать в себя записи о приеме-передаче, которые подписали архивариус и сотрудник, готовивший ЭД к передаче.

*Архивариус должен иметь навыки работы с ЭД и опыт использования антивирусных программам.

Не менее важно соблюдать требования к документам, которые будут отправлены в архив:

  • Необходима конвертация ЭД в PDF/A-1;
  • Учетная единица на цифровом носителе – контейнер, представляет собой zip-архив, содержащий ЭД в сжатом виде;
  • ЭД систематизируют в дела и после объединяют в контейнеры с учетными номерами из архивного шифра;
  • Если контейнер находится на цифровом носителе, то номер наносят физически, а если в информационной системе, то добавляют как объект метаданных.

Также существуют законодательные нормы о том, что в архив нужно сдавать два экземпляра электронных документов. Размещать эти экземпляры необходимо на двух разных носителях. Помимо этого в архив должно быть вложено все ПО для чтения и записи вложенных в архив документов.

Выдача электронной документации

ЭД из архива можно получить только путем копирования. Достоверность такого файла определяется специальным ПО. При выдаче действие архивариуса должно быть отражено на бумаге в отведенном для этого журнале. Доступна возможность передачи ЭД по локальной сети. В этом случае архивариус заносит соответствующую запись в электронный журнал. В обоих случаях в журнале отражается следующая информация:

  • Учетный номер выдаваемого электронного документа;
  • Дата выдачи документа;
  • ФИО сотрудника, который запросил бумаги из архива;
  • Структурное подразделение сотрудника, который запросил документ.

Все предоставления документов подлежат записи, чтобы в организации велся учет движения документации.

Уничтожение ЭД

По истечению срока хранения ЭД в архиве производится уничтожение. На текущий момент современные технологии позволяют восстановить даже удаленные или отформатированные файлы с электронных носителей, поэтому уничтожение информации с носителей производится путем уничтожения самих электронных носителей. Например, если у файлов на флешке закончился срок хранения, то такой носитель можно поместить в печь. С такого носителя восстановить файлы точно не получится.

Электронный архив: плюсы и минусы

Электронный архив, по сути, имеет те же достоинства, что и весь электронный документооборот:

  • с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
  • они всегда доступны: в любое время можно получить файл, распечатать, переслать и скопировать;
  • облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
  • сильно упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая ставку НДС 0%.

При наличии системы электронного документооборота и введении правил хранения, можно автоматизировать архивирование документации, проходящей через ЭДО – получить готовый перечень документов с приложениями и преобразовать его в архив «по нажатию одной клавиши, что значительно сократит трудозатраты на сканирование и упорядочение документации.

В кратчайшие сроки внедрим СЭД, ЭДО и создадим электронный архив документов

Конечно, для организации электронного архива потребуется лицензионное программное обеспечение, которое позволит работать с файлами, сможет защитить документы от вирусов и несанкционированного доступа. Также потребуется покупка электронных носителей, на которых будут храниться все данные. При этом все же остается и риск утраты данных. Его можно снизить, соблюдая нормы и правила информационной безопасности, но полностью не исключить.

Если, взвесив все за и против, вы все же решили использовать технологию безбумажного документооборота, обратитесь к нашим специалистам. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.

Варламова Л. Н., доцент РГГУ, Карягина И. А.

  • нормативные документы РФ, содержащие рекомендации по форматам хранения электронных документов

  • национальные стандарты, описывающие специфику применения форматов хранения электронных документов

  • разновидности PDF/A как основного формата хранения электронных документов, рекомендованного нормативно-методической базой РФ

«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», разработанные Росархивом/ВНИИДАД2, рекомендуют при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации производить их конвертацию в формат PDF/A-1, который далее называют форматом архивного хранения. Согласно рекомендациям контейнер электронного документа должен представлять собой сжатую zip-папку. Туда необходимо включить сам электронный документ в формате архивного хранения (PDF/A-1), а также метаданные документа (в формате XML), включая электронные подписи. При этом проверка наличия и состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится при приеме электронных документов в архив организации, потом через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в три года.

Приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221 были утверждены «Требованиями к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»3, в которых отмечалась необходимость обработки посредством данных систем не только общей служебной информации, но и информации ограниченного распространения. Согласно Требованиям, система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: PDF, RTF, DOC, TIFF.

Приказом Минкомсвязи России N 186 и ФСО России N 258 от 27.05.2015 были утверждены «Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде»4. Согласно этим требованиям, файл электронного документа, а также файл электронного образа документа с графическими элементами регистрационных данных и отметок об ЭП, внедренными в него, должен иметь формат PDF/A-1, соответствующий международному стандарту ISO 19005-1:2005.

Таким образом, очевидно при отсутствии единой государственной политики по организации хранения электронных документов и специальной нормативной базы, регламентирующей форматы хранения этих документов, при решении вопросов о долгосрочном хранении ЭД предпочтение отдается формату PDF/A-1.

Помимо нормативных документов министерств и ведомств, рекомендации по форматам хранения электронных документов содержатся и в национальных стандартах.

ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»5 устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Согласно стандарту электронное сообщение является XML-документом, а также необходимым дополнительным файлом, который передается из одной системы управления в другую. В стандарте также описывается структура сообщения, порядок его передачи. Согласно стандарту электронное сообщение и его составные части могут быть независимо подписаны электронными подписями и другими аналогами собственноручной подписи или зашифрованы. Однако порядок применения электронной подписи или шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами (например, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»6).

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»7 содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме и описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно (заслуживающим доверия образом) хранящие электронную информацию. В стандарте описаны средства, с помощью которых в любое время можно доказать, что содержание конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания внутри системы или с момента импорта. Стандарт рекомендует создавать отдельный документ, регламентирующий хранение информации в электронном виде, в том числе содержащий сведения о допустимых форматах файла, методах сжатия информации и сроках ее хранения. Стандарт определяет «доверенную систему» как систему, «которая позволяет рассматривать всю сохраняемую в ней в электронном виде информацию как достоверные и точные копии изначальной информации независимо от ее первоначального формата»8. Согласно стандарту электронная информация может храниться в двух формах: в виде графических образов либо в виде объектов данных. Чаще всего графические образы получаются в результате обработки бумажных документов (например, сканирование). Объекты данных используются для хранения информации в «первоначальном» формате, при этом для извлечения содержащейся в них информации может потребоваться оригинальное программное обеспечение. Однако стандарт дает весьма общие рекомендации по выбору формата хранения электронных документов, не называя их.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»9 сосредотачивается на обеспечении сохранности ЭД. Согласно стандарту, долговременная сохранность это «период времени, в течение которого электронные документы поддерживаются в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства)»10. Нечитаемость документа может наступить вследствие порчи носителя или его морального устаревания. Чтобы документ не стал нечитаемым, нужно осуществлять периодический перенос информации с одних носителей на другие, более новые, а также правильно выбирать форматы хранения. Стратегия долговременной сохранности должна поддерживать те же характеристики документов, что и в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а кроме того, документ должен быть правильно интерпретируемым и идентифицируемым, причем обеспечение аутентичности считается ключевой задачей. Организации, стремящиеся обеспечить долговременный доступ к аутентичным документам, должны обратить внимание на следующие три ключевые аспекта своей стратегии: передача/прием на хранение и ответственное хранение; среда хранения; управление доступом и защита информации. Пока электронные документы находятся в среде их создания, их трудно защитить от изменений, поэтому нужно предусмотреть механизмы ограничения доступа к электронным документам и защиты их от порчи, случайного или умышленного искажения. При передаче на хранение может потребоваться переформатирование — миграция. При переформатировании стандарт рекомендует использовать механизм циклического избыточного кода CRC11 (контрольных сумм CRC) — распространенного метода обеспечения надежности электронной передачи данных или хэш-дайджестов12.

Стратегия долговременной сохранности должна решать проблему зависимости от конкретного программного обеспечения. Если конкретные электронные документы могут быть использованы только при помощи определенного программного приложения, то обеспечение долговременного доступа к этим документам может оказаться проблематичным. В стандарте обращено внимание на то, что после передачи электронных документов на хранение, следует думать об их миграции из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, в меньшее число «стандартизованных» форматов. Стандарт не рекомендует выбирать коммерческие (проприетарные) форматы. К числу заслуживающих внимания технологически нейтральных форматов, рекомендованных стандартом, относятся PDF/A-1, XML, TIFF и JPEG.

Выбор оптимального формата хранения определяется видом информации, характеристиками технических средств хранения, особенностями доступа к данным и используемым программным средствам. Вышеназванные форматы делятся на текстовые и графические форматы и могут использоваться для хранения электронных документов. Особняком стоит формат PDF/A, который был создан специально для долгосрочного хранения электронных документов. В соответствии с международным стандартом ISO 19005-1:2005/Cor.1:2007 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения»13 различают специальную разновидность формата PDF — PDF-А (archives). Именно ему мы и уделим особое внимание.

В действительности PDF/A является подмножеством формата PDF, из которого исключены некоторые особенности, не подходящие для долговременного хранения электронных документов. Ключевой элемент воспроизводимости этого формата состоит в требовании, чтобы документы в формате PDF/A были на 100 % самодостаточными. Вся информация, которая необходима для того, чтобы документ каждый раз отображался в неизменном виде, должна быть внедрена в файл. Сюда входит (не ограничиваясь только этим) всё содержимое документа (текст, растровые изображения и векторная графика), шрифты и информация о цвете. Важно отметить, что документы форматов семейства PDF/A не могут использовать информацию из внешних источников (как то шрифтовые программы или гиперссылки), в них запрещено внедрение кода на javaScript14 и команд на запуск исполняемых файлов, также не разрешено шифрование15. Так как документ формата PDF/A должен включать все шрифты, которые он использует, файл PDF/A часто будет большего размера, чем его PDF-эквивалент, не содержащий внедрённых шрифтов. Это может быть нежелательно при хранении большого числа небольших документов, содержащих одни и те же шрифты, так как один и тот же шрифт будет внедрен в каждый из файлов. Однако при хранении большого числа небольших документов в одном архиве, из-за свойств алгоритмов сжатия, разница между использованием PDF с внедренными шрифтами и без них — незначительна.

Считается, что документ, который хранится в формате PDF/A, из-за того, что в нём не содержатся такие непостоянные вещи, как гиперссылки и мультимедийный контент, можно будет открыть в любой операционной системе через достаточно длительное время с помощью любого приложения, поддерживающего соответствующий формат. При этом «целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована» и не заявляется как особенность формата16. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение электронных документов, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано. Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. Необходима верификация на соответствие требованиям формата для каждого конкретного документа, и, если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (правда с некоторыми оговорками).

Следует отметить, что в широком профессиональном сообществе часто не делают различий между форматами PDF/A-1, PDF/A-2 и PDF/A-3. Как правило, в различных методических рекомендациях указывается только PDF/A как рекомендуемый формат для осуществления долговременного хранения, но если обратить внимание на ссылки на стандарты, то можно отметить, что разработчики методических документов ссылаются на первый стандарт формата PDF/A-1. Рассмотрим все три формата подробнее.

Первая версия формата PDF/A-1 стандартизирована ISO 19005-1:2005, «Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)»17 и актуализирована в 2015 году.

Стандарт PDF/A — 1 определяет два уровня соответствия для PDF-файлов:

• PDF/A-1a — соответствие Уровню A,

• PDF/A-1b — соответствие Уровню B.

РPDF/A-1b ставит целью обеспечение надёжного воспроизведения внешнего вида документа. PDF/A-1a включает все требования стандарта PDF/A-1b, а также дополнительно требует, чтобы структура документа была включена в файл, ставя при этом целью обеспечение возможности поиска и преобразования содержимого документа.

Таким образом, стандарт PDF/A-1 определяет два уровня соответствия: уровень соответствия «а» удовлетворяет всем требованиям спецификации; уровень «b» является более низким уровнем соответствия, «охватывающим требования этой части ISO 19005 относительно визуального появления электронных документов, но не их структурных или семантических свойств»18.

Формат PDF/A-2 был стандартизирован ISO 19005-2:2011 «Document management ― Electronic document file format for long-term preservation — Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)»19 и актуализирован в 2016 году. Особенностью формата является его ориентация на PDF 1.7, используемого для длительного хранения информации, представленной визуально в виде страниц.

Стандарт PDF/A-2 определяет три уровня соответствия: уровень соответствия «a» удовлетворяет всем требованиям спецификации; уровень «b» является более низким уровнем соответствия, «охватывающим требования этой части ISO 19005 относительно визуального появления электронных документов, но не их структурных или семантических свойств»20. Для PDF/A-2 был введен промежуточный уровень соответствия — уровень «u», который представляет соответствие уровня «b» с дополнительным требованием, заключающимся в том, чтобы весь текст в документе имел эквиваленты Unicode21.

Основное различие между PDF/A-1 и PDF/A-2 заключалось в использовании более поздней версии PDF. Добавленные возможности соответствуют требованиям ISO 32000-122 и включают:

— улучшения базового формата PDF (повышение его доступности),

— сжатый объект и потоки XRef23, (для меньших размеров файлов),

— поддержку встраивания вложенных файлов в формате PDF/A, переносимых коллекций и пакетов PDF,

— поддержку прозрачности изображений,

— поддержку сжатия JPEG 2000 для изображений24.

Формат PDF/A-3 стандартизирован ISO 19005-3:2012 «Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files»25 и актуализирован в 2018 году.

PDF/A-3 добавляет единственную и очень важную функцию к предшественнику PDF/A-2. Если PDF/A-2 допускал вложение других файлов, пока вложенные файлы были действительными файлами PDF/A, то PDF/A-3 позволяет встраивать файлы любого формата (включая XML, CSV, CAD, изображения, бинарные исполняемые файлы и т. д.) в единый файл PDF/A. Эта новая функция предназначена для расширения функциональности PDF/A от формата зафиксированного «бумажного документа» (пусть и подходящего для использования в долгосрочной перспективе) до полноценного архивного формата, ориентированного на хранение электронного документа в неизменном виде, который может иметь и поддерживать связанные с ним файлы и электронную подпись.

Как и в PDF/A-2, стандарт PDF/A-3 определяет три уровня соответствия: уровень соответствия «a» удовлетворяет всем требованиям стандарта; уровень «b» является более низким уровнем соответствия, удовлетворяющим требованиям, которые должны быть минимально необходимы для обеспечения того, чтобы визуальный внешний вид соответствующего файла сохранялся в течение длительного времени. При этом в стандарте отмечается, что файлы, соответствующие стандартам уровня «b», могут не иметь «достаточно богатой внутренней информации, чтобы обеспечить сохранение логической структуры документа и текстового контента в естественном порядке чтения»26, что обеспечивается соответствием более высокому уровню «a». Промежуточный уровень соответствия, уровень «u» способен соответствовать всем дополнительным требованиям.

PDF/A-3 позволяет встраивать файлы любого типа, но накладывает требования, отличные от обычных, определенных в ISO 32000-127 для PDF 1.7. Согласно положениям стандарта файлы, соответствующие этим требованиям, называются «связанными» файлами. Для их создания и поддержания должна быть сделана явная связь между каждым встроенным файлом, содержащим PDF-документ, объектом или его структурой (например, изображение, страница или логический раздел) в PDF-файле. Для связанных файлов должны быть предусмотрены типы MIME28. Однако PDF/A-3 требует использования специальных приложений, если тип MIME неизвестен.

Существует мнение специалистов, что версия формата PDF/A-3 не направлена на расширение формата PDF/A-2 с целью поддержки встраивания файлов любого типа. В этом контексте интересны материалы вебинара от вендора Luratech, который занимается созданием программных продуктов и решений для преобразования документов с оптическим распознаванием символов, а также программного обеспечения для поставщиков услуг сканирования и долгосрочного архивирования в формате PDF/A-329. По мнению ведущего вебинара, в файле PDF/A-3 встроенные файлы не должны считаться «архивируемыми». Другими словами, источник или дополнительный материал рассматриваются только как краткосрочные или временные. То, что в долгосрочной перспективе должно рассматриваться как «архивированное», является только основным контентом PDF с его видимым отображением страницы. Отсюда вытекает утверждение, что PDF/A-3 обеспечивает «гибридное архивирование», т. е. каждая ревизия документа сопровождается хранением файла PDF/A-3 с встроенным исходным файлом обработки текста, а сам документ должен быть готов к архивированию при каждом прекращении редактирования, т. е. архивироваться перманентно.

Члены рабочей группы NDSA (National Digital Stewardship Alliance) в статье «New NDSA Report: The Benefits and Risks of the PDF/A-3 File Format for Archival Institutions» пришли к выводу, что формат PDF/A-3 служит «важным бизнес-потребностям, не связанным с сохранением документов в долгосрочной перспективе»30. Согласно статье юридическое лицо, такое как корпорация, обязано «архивировать определенные категории документов на определенный период для исполнения правительственных распоряжений»31. Эти документы начинают жизнь в редактируемой форме и на определенном этапе считаются окончательными, если промежуточные черновики сохраняются как PDF/A-3 с внедренной встраиваемой формой. При этом документ архивируется на любом этапе, упрощая управление документами. Эти бизнес-потребности стимулируют разработку инструментов для создания файлов PDF/A-3. Некоторые из них, безусловно, будут использованы в архивах. Согласно мнению авторов статьи: «сложность формата PDF свидетельствует о том, что PDF/A-3 может быть наиболее подходящим для использования в контролируемых рабочих процессах, но не может быть подходящим выбором в качестве формата долгосрочного хранения общего назначения»32. Тем не менее, предлагаемое PDF Association33 создание бесплатного инструмента для проверки PDF с открытым исходным кодом может снизить риски долгосрочного сохранения, связанные со сложностью формата PDF/A в качестве формата связывания.

На наш взгляд, отсутствие таких надежных инструментов проверки, конвертация PDF-файлов в PDF/A-3 в рабочих процессах оперативного документооборота оправдано, но является довольно ненадежным методом долгосрочного хранения документов. Для того чтобы детально разобраться в этом вопросе, необходимо провести специальное исследование, не менее значимое, чем проведенное экспертами РГГУ в 2013 году. Научный доклад РГГУ «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения» установил, что PDF/A-1 (ISO 19005-1) и PDF/A-2 (ISO19005-2:2011) обладают высокой степенью надежности и обеспечивают долгосрочность хранения информации34.

Исходя из проведенных сравнений между форматами PDF и его производным PDF/A, можно утверждать, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов, в свою очередь как PDF/A (с учетом потенциально большего размера единичного документа) гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая ПО-просмотрщиком, что в целом соответствует концепции архива электронных документов.

В нижерасположенной таблице приведено сравнение форматов семейства PDF/A.

Сравнительная таблица форматов семейства PDF/A

Название

Расширение

Стандартизирован

ISO 19005-1:2005

ISO 19005-2:2011

ISO 19005-3:2012

Дата создания

Дата последних обновлений

Открытость

Да

Да

Да

Назначение формата

Формат для долговременного хранения документов

Формат для долговременного хранения документов

Архивный формат, ориентированный на хранение документа в неизменном виде

Наличие бесплатного программного обеспечения

Да

Да

Да

Самодостаточность документа (сам документ содержит все необходимое для его корректного отображения)

Да, но мало возможностей

Да

Да, но на практике это может не работать

Возможность полнотекстового поиска

Да, но при наличии текстового слоя

Да, но при наличии текстового слоя

Да, но при наличии текстового слоя

Устойчивость при множественных репликациях

Да

Да

Нет

Возможность конвертации из других форматов

Да

Да

Да

Различия между PDF/A-1 и PDF/A-2 связаны в первую очередь с тем, что они основаны на разных поколениях базовой спецификации PDF. Файл PDF/A-3 может содержать любой другой тип файла, встроенный в него, и единственным дополнительным требованием, устанавливаемым стандартом в отношении цели долгосрочного хранения электронных документов, является то, что совместимый читатель PDF/A-3 не должен отображать встроенные файлы, а должен просто поддерживать их. В стандарте не говорится о том, может ли встроенный контент считаться существенным для полного понимания или использования первичного документа, внешний вид которого нужно сохранить. Поэтому поспешное принятие PDF/A-3 как основного формата долговременного хранения может привести к тому, что «архивное учреждение приобретет встроенный контент в формате, который оно не ожидало, и чья связь с основным документом может быть не понятна».35

Вместе с тем форматы семейства PDF/A по-прежнему остаются лучшими форматами для осуществления долговременного хранения электронных документов. Стандарты PDF/A пытаются максимизировать независимость устройства, автономность и самодокументирование. В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»36 передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A-1. Этот же формат рекомендует и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»37.

Несмотря на то, что в 2011 году был опубликован стандарт ISO 19005-2:2012, вводящий формат нового поколения PDF/A — PDF/A-2, который существенно расширил возможности формата, т. к. стало доступным вложение других файлов, что позволило считать PDF/A-2 архивным форматом, ориентированным на хранение документа в неизменном виде, который может быть связан с файлами других форматов, и использовать электронную подпись, в нормативно-методических документах РФ это, к сожалению, не нашло свое отражение. Новый формат семейства PDF/A — PDF/A-3, разработанный в 2012 году, также не включен ни в один нормативно-методический документ, регламентирующий вопросы хранения электронных документов.

В связи с тем, что формат PDF/A-1 уже морально и технологически устарел, а формат PDF/A-3 на данный момент недостаточно проработан и проверен, на наш взгляд, наиболее подходящим для долговременного хранения электронного документа целесообразно считать формат PDF/A-2.

1 Окончание. Начало см. Делопроизводство, 2018, № 3.

2 «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» (Проект) / Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) // http:www.archives.ru.

3 Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций от 02.09.2011 №221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения». // http:www.pravo.gov.ru.

4 Приказ Федеральной службы охраны от 27.05.2015 №258 «Об утверждении требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». // http:www.pravo.gov.ru.

5 ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению». ― М.: Стандартинформ, 2013.

6 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ Об электронной подписи (ред. от 30.12.2015).

7 ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». ― М.: Стандартинформ, 2011.

8 Там же.

9 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» ― М.: Стандартинформ, 2012.

10 Там же.

11 CRC (Cyclic redundancy check) ― циклический избыточный код, алгоритм нахождения контрольной суммы, предназначенный для проверки целостности данных.

12 Хэш-дайджест

Дайджест данных ― длина результата некоторых основных бит односторонней хэш-функции, которая принимает данные как входные. Он служит в качестве уникального и в большинстве случаев сжатого представления исходных данных.

Хэш ― структура данных, массив, идентификаторами элементов которого являются не целые числа, а данные других типов (обычно строки).

14 JavaScript («JS» для краткости) ― это полноценный динамический язык программирования, который применяется к HTML документу, и может обеспечить динамическую интерактивность на веб-сайтах.

17 Там же.

18 Там же.

20 Там же.

21 Unicode («уникальный код») ― стандарт кодирования символов, включающий в себя знаки почти всех письменных языков мира.

22 ISO 32000-1:2008 Document management ― Portable document format ― Part 1: PDF 1.7. // http: www.iso.org.

23 XRef (Externally Referenced Files) ― алгоритм использования внешних ссылок, который позволяет использовать групповой подход к анимации, где моделирование, материалы и анимация могут обрабатываться отдельными файлами разных художников.

26 Там же.

27 ISO 32000-1:2008 Document management — Portable document format — Part 1: PDF 1.7. // http: www.iso.org.

28 MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) ― многоцелевые расширения интернет-почты.

29 Luratech. // http:www.luratech.com.

31 Там же.

32 Там же.

33 PDF Association //http:www.pdfa.org.

34 «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения. Научный доклад». РГГУ, 2013// http:www.archives.ru.

35 Luratech // http:www.luratech.com.

36 Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» // http:www.pravo.gov.ru.

37 ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». ― М.: Стандартинформ, 2012.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *