Факсимиле юридическая сила

Содержание

Как известно, время – деньги. В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле.

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1.

Правовая основа 📌 Реклама Отключить

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако ­Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются также некоторые международные конвенции, участницами которых выступает Россия. Так, в Будапештской конвенции о договоре перевозки грузов по внутренним водным путям (КПГВ) от 22.06.2001 г. установлено, что подпись грузоотправителя на транспортном документе может быть проставлена от руки, в виде факсимильной печати, пробита или проштемпелевана, проставлена в виде символов или нанесена при помощи любого другого механического или электронного средства, если это не запрещается законодательством государства, где выдается транспортный документ.

📌 Реклама Отключить

Когда можно использовать факсимиле

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии дейст­венного механизма установления достоверности документов, ­подписанных ­с использованием факсимиле подписи ­соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

📌 Реклама Отключить

Фрагмент документа

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские ­показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Судебно-арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения ­подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, ­подписанный факсимильным способом.

В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих ­доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

Аналогичная позиция изложена в определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2008 г. по делу № 653/08, которая в силу правил ст. 16 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации является обязательной при проверке кассационной инстанцией законности обжалуемых судебных актов.

📌 Реклама Отключить

Проиллюстрировать данную ситуацию также можно следующим примером.

Пример 1

ООО «Ромашка» сдало в аренду ООО «Арго» нежилое помещение. При этом между сторонами был подписан договор аренды, а также составлен акт приема-передачи помещения. Когда срок договора закончился, стороны решили его пролонгировать, при этом было заключено дополнительно соглашение о повышении ставки арендной платы. ООО «Арго» заключило указанное соглашение путем проставления факсимиле (при этом в соглашении не было предусмотрено использование факсимиле) и продолжило платить аренду по старой ставке. В связи с тем, что нарушаются условия договора, ООО «Ромашка» подало в суд на арендатора, требуя взыскания неоплаченной части аренды. Тем не менее требования арендодателя удовлетворены не были по причине отсутствия оригинальной подписи арендатора. Суд признал дополнительное соглашение об установлении более высокой арендной ставки незаключенным в связи ­с несоблюдением письменной формы сделки.

Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это лишь редкое исключение из правил. Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (то есть выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора. Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет правовые последствия.

📌 Реклама Отключить

Судебно-арбитражная практика

Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07

Арбитры указали на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, проблема снимается.

Кроме того, необходимо учитывать специфику отношений между контрагентами.

Постановление ФАС ДО от 03.05.2007 г., 25.04.2007 г. № Ф03-А51/07-2/893 по делу № А51-13268/2006-24-417

На спорных документах имелась подпись продавца, выполненная путем факсимиле, которое, как подчеркнул суд, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи и использование которого допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. В этой связи суд пояснил, что в рассматриваемом случае использование факсимильной подписи было обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в т.ч. и географической отдаленностью участников сделки, что, по мнению суда, не противоречило названной норме ГК Р

Использование факсимиле при совершении иных сделок

Вышеуказанные условия использования факсимиле касаются договоров, заключенных в письменной форме. Но как быть при совершении других сделок?

📌 Реклама Отключить

Руководствуясь той же статьей ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в законе либо ином нормативном акте. Так, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г. по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что само по себе обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

📌 Реклама Отключить

Итак, если о применении факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция отражена более ярко, то о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не говорится.

Ведь согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.

При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм. В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.

📌 Реклама Отключить

Так, согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные ­документы, ­на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива.

📌 Реклама Отключить

Судебно-арбитражная практика

В постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 г. № Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п. 6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г. № Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г. № Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле). Сославшись, в частности, на ст. 160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Кроме того, нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 Трудового кодекса. Руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

📌 Реклама Отключить

Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе. Данная норма установлена пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г. № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г. № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя ­подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе ­собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г. № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), но в нормативном порядке иной, кроме ­собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

📌 Реклама Отключить

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, ­расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г. № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

📌 Реклама Отключить

А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 г. № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».

📌 Реклама Отключить

Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим указанием Банка России от 21.06.2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собст­венноручной ­подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

📌 Реклама Отключить

На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

📌 Реклама Отключить

Как избежать неблагоприятных последствий

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

📌 Реклама Отключить

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие ­существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

📌 Реклама Отключить

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Мнение

Елена Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии ­Управляющих Документацией:

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, могу сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись ­генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной ­переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать ­факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  • специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
  • двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

Что такое ФАКСИМИЛЕ ?

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Ниже рассмотрим следующие вопросы:

  • факсимильная печать и подпись условие в договоре с клиентом
  • что это такое факсимильная печать
  • действительна ли факсимильная печать на документах и в каких можно использовать
  • валютный контракт использование факсимильной подписи
  • возможно ли подписание договора факсимильной подписью
  • доверенность на использование факсимиле образец
  • если договор подписан факсимильной подписью
  • законное использование факсимиле
  • можно ли на договорах с самозанятыми ставить факсимильную подпись директора ооо
  • можно ли на дополнительных соглашениях ставить факсимиле
  • можно ли подписать договор факсимильной подписью
  • можно ли факсимиле подписывать договора, приказы, ставить на письма, на гос.контракты
  • положение об использовании факсимиле в организации образец
  • разрешено ли подписовать договора поставки по факсимиле по закону
  • факсимиле на договорах и на каких документах можно ставить
  • факсимиле образец подписи, факсимильная подпись можно ли применять и как прописать в договоре
  • факсимильные условия договора

Примечание: Если у вас остались вопросы — задайте их нашему юристу

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле, нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений. к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  • «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
  • «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
  • «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  • специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
  • двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать ­существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

Образец пример приказа на использование факсимиле


к меню

Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации …

  • доверенности;
  • трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
  • счет-фактураж
  • векселя;
  • документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.

Примечание: Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

к меню

Вексель и факсимиле

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

к меню

Трудовой договор и факсимиле

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса: Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности.
Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Доверенность и факсимиле

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

к меню

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

    Факсимиле в договорах и ПУД

    Вопрос: Правомерно ли использование факсимиле в договорах и первичных учетных документах (далее- ПУД) — актах передачи имущественных прав, актах выполненных работ, оказанных услуг, накладных?

    Ответ: В договорах – можно, если это предусмотрено соглашением сторон, в ПУД – нет.

    Обоснование:

    1. Факсимиле в договорах

    Законодательство позволяет использовать при заключении договоров факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иной аналог собственноручной подписи лишь в случаях, предусмотренных законодательством либо соглашением сторон <*>.

    Поскольку законодательство не определяет случаи, в которых возможно указанное воспроизведение подписи, подписание договора факсимильными подписями будет правомерно только если это предусмотрено соглашением сторон. При этом, по нашему мнению, включение в договор, который будет подписываться факсимильными подписями, такого соглашения не будет являться надлежащим соглашением о возможности подписания договора факсимильными подписями. Это связано с тем, что данный договор будет подписываться факсимильными подписями, а указанное соглашение, которое по сути, также является сделкой, должно быть заключено в письменной форме и подписано собственноручными подписями сторон <*>. Ведь поскольку соглашение является сделкой, оно может быть подписано факсимильными подписями, только если стороны об этом договорились в письменной форме, скрепив эту договоренность собственноручными подписями <*>.

    Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь. «Согласно пункту 2 статьи 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Применительно к указанной норме выполнение одной стороной подписи на договоре, в котором факсимильным способом воспроизведена подпись второй стороны с отражением этого условия в его тексте, свидетельствует о ее согласии с этим и не противоречит действующему законодательству, поскольку при заключении сделки стороны вправе устанавливать порядок ее удостоверения.

    Однако мы все же рекомендуем скреплять собственноручными подписями обеих сторон соглашение о подписании договора факсимильными подписями. Данная рекомендация основана на том что, как мы сказали выше, соглашение о подписании договора факсимильными подписями, по сути, является сделкой <*>. Поэтому оно, как и другие сделки, должно быть подписано собственноручными подписями сторон <*>. А для того, чтобы подписать такое соглашение факсимильными подписями, нужно заключить еще одно соглашение и подписать его собственноручными подписями. Выходит «бесконечная история».

    Исходя из сказанного, подписание договоров факсимильными подписями имеет смысл использовать, когда у сторон длительные договорные отношения, и они периодически заключают договоры. В таком случае стороны могут заключить соглашение о подписании факсимильными подписями всех договоров, которые будут заключаться между ними, подписав это соглашение собственноручно. Если же это единичный договор, смысла в таком оформлении нет, поскольку соглашение нужно будет все равно подписывать собственноручно, а те же две подписи можно проставить и в договор.

    2. Факсимиле в ПУД

    Как мы отметили выше, о возможности использования факсимиле при совершении сделок идет речь в положениях ГК. При этом стороны вправе использовать данный порядок совершения сделок, только если они заключили между собой соответствующее соглашение.

    В связи с этим возникает вопрос, можно ли применить эти нормы к ПУД?

    Далее мы разберемся с вопросом применяются ли указанные выше положения ГК к ПУД и, соответственно, можно ли использовать факсимиле при оформлении ПУД.

    Так, в положениях ГК, предусматривающих возможность использования факсимиле, речь идет исключительно о совершении сделок с использованием факсимильной подписи. Следовательно, данные нормы ГК можно применить к ПУД только если ПУД являются сделками. Однако, по нашему мнению, ПУД сделками не являются. ПУД – это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций. Они отражают факт выполнения условий сделок. Сделками же являются договоры, соглашения и иные аналогичные документы (далее – договор).

    ПУД можно рассматривать как договор в случаях, когда договор между сторонами не заключен, а ПУД содержит все существенные условия договора. Вместе с тем в таких случаях ПУД не только выступают в качестве договора, но и являются первичными учетными документами, подтверждающими факт совершения хозоперации. Следовательно, требования, установленные законодательством для ПУД, как в случаях, когда ПУД не является договором, так и в случаях, когда он является таковым, должны соблюдаться.

    Далее мы рассмотрим, какие требования предъявляются законодательством к ПУД и позволяют ли они проставлять в ПУД факсимильную подпись.

    В настоящее время порядок оформления ПУД установлен Законом N 57-З от 12.07.2013 «О бухгалтерском учете и отчетности». Статьей 10 данного закона предусмотрено, что каждый ПУД должен содержать в числе иных сведений подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. При этом в законе не уточнено что имеется в виду под подписями. По нашему мнению, слово «подписи» здесь следует понимать, как именно собственноручные подписи. Факсимильные же подписи собственноручными не являются, это лишь аналог подписи. Такой вывод следует из п. 2 ст. 161 ГК. В данной норме факсимильное воспроизведение подписи отнесено именно к аналогам подписи. Иные нормы закона и иного законодательства, например, Инструкции о порядке заполнения ТТН и ТН, утв. Постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 <*>, также не предусматривают возможность проставления аналога подписи в виде факсимильного ее воспроизведения в ПУД.

    Отметим, что есть практика квалификации контролирующими органами ПУД, пописанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы. Последствиями такой квалификации может быть доначисление налогов, уплата пени за их недоплату, привлечение организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

    Квалификация ПУД, подписанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы не является бесспорной. Однако, во избежание споров с контролирующими органами и судебных разбирательств, не рекомендуем оформлять ПУД с использованием факсимильного аналога подписи.

    Отметим, что некоторым организациям разрешено оформлять ПУД путем факсимиле. Однако, в законодательстве их такое право прямо не закреплено. На практике, такое право предоставляется определенным организациям, например, письмами Минфина. К таким организациям относится лишь небольшой круг организаций. По имеющейся у нас информации – это, например, операторы сотовой связи, Белтелеком. В случае, если организация направляет Вам ПУД с факсимильной подписью, рекомендуем до принятия их к учету запросить у этой организации документ (письмо Минфина или иной документ), который подтверждает ее право на такое оформление.

    Приведенные обоснования и выводы применимы как к ТТН и ТН, так и к актам передачи имущественных прав, актам выполненных работ, оказанных услуг. Это связано с тем, что требование об обязательном включении в ПУД подписей ответственных лиц являются общими, то есть должны применяться независимо от вида ПУД. Иное может быть предусмотрено Президентом. Однако, в отношении указанных видов ПУД иное не предусмотрено.

    Отметим, что некоторые специалисты высказывают мнение, что использование факсимиле в ПУД является правомерным, если стороны заключили соглашение об этом, например, включили соответствующее условие в договор. Однако, мы не рекомендуем руководствоваться этим на практике, поскольку, как мы указали выше, требования законодательства к ПУД не позволяют использовать в них факсимильные подписи.

    Вывод: Законодательство допускает использование факсимильной подписи при совершении сделок, если стороны заключили об этом соответствующее соглашение. При этом, по нашему мнению, данное соглашение должно быть заключено в письменной форме путем собственноручного подписания его сторонами.

    В ПУД допускаются только собственноручные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозоперации и (или) правильность ее оформления. Это связано с тем, что ПУД – это документ, который предназначен для подтверждения факта совершения хозоперации и должен соответствовать требованиям Закона о бухучете об обязательном включении в него подписи. Факсимильная подпись, по сути, не является подписью, а является ее аналогом. Следовательно, подписание ПУД факсимильными подписями не допускается.

    Иногда руководители в силу занятости не имеют возможности подписать документ. В такой ситуации на помощь приходит факсимиле. Однако не всегда это допустимо, а в некоторых случаях даже противозаконно. Нельзя использовать факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

    В соответствии с Гражданским кодексом *(1) при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

    Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены. Таким образом, следуя буквальному толкованию закона, использование факсимиле допускается по договоренности между сторонами правоотношений. Как правило, при совершении гражданско-правовых сделок.

    Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами:
    — наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;
    — наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;
    — факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений (налоговые, административные и пр.);
    — наличие специального правового регулирования, когда законом предписано наличие личной подписи;
    — недобросовестное использование факсимиле с целью получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счет контрагентов (третьих лиц).

    Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете
    Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда. В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

    В этой связи автор считает бессмысленными споры о возможности использования факсимильного клише в документах первичного бухгалтерского учета.

    Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

    Президиум ВАС РФ*(4) указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. В настоящее время судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Данная правовая позиция стала практикообразующей*(5).

    Кроме того, судьи справедливо указывают*(6), что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучете, тогда как гражданское законодательство к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям не применяется*(7).

    Из вышеизложенного следует, что применять факсимиле в бухгалтерском учете и в области налоговых правоотношений не следует.

    Использование факсимиле в иных сферах

    Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

    Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее. Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства. А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

    Также высшие судьи считают, что отсутствие между сторонами соглашения об использовании аналога собственноручной подписи в виде печатной формы (факсимиле), оформленного в соответствии с Гражданским кодексом в письменной форме, указывает на необходимость наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку как обязательное требование об идентификации распорядителя счета*(10).

    В другом случае суд указал на необходимость применения нормы специального законодательства*(11). Так, не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства *(12) и не соответствующим требованиям специального законодательства.

    Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требования к форме вексельного обязательства*(13). В связи с дефектом формы векселя отпадает и обязательство авалиста.

    Необходимо отметить, что в рамках гражданско-правовых споров суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон, отказывая в защите недобросовестной стороне. В одном из определений *(14) ВАС РФ указал, что частичная оплата поставленного по соответствующим накладным товара, принятого с использованием факсимиле подписи, свидетельствует о прямом последующем одобрении предпринимателем соглашения и соответственно подтверждает осведомленность предпринимателя об оспариваемом соглашении.

    В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

    В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора. Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были. В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

    Факсимиле в трудовых отношениях

    В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя. Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).

    Наличие документооборота с факсимильной подписью руководителя не будет иметь принципиального значения, если стороны соблюдали условия данного договора и он соответствовал их волеизъявлению. Однако если между сторонами возникнет спор о наличии трудовых отношений, то документы, подписанные факсимиле, суд может не принять в качестве доказательства.

    Так, суд правомерно пришел к выводу, что если приказ, трудовой договор и должностная инструкция от имени работодателя подписаны путем проставления факсимильной подписи генерального директора, то трудовые отношения между работником и работодателем отсутствуют*(19).

    Из вышесказанного можно сделать вывод, что законная сфера применения факсимиле — гражданско-правовые отношения на основании соглашения сторон. Все иные области применения клише вне рамок нормативного регулирования. Следует также обратить внимание, что использование и порядок хранения клише внутри организации должны быть урегулированы локальными нормативными актами с целью ограничения доступа к ним посторонних лиц, а также незаконного или несанкционированного использования.

    ИТОГ——————————————————————

    ┌─────────────────────────┐
    ┌────┤ Факсимиле ├──────┐
    │ └─────────────────────────┘ │
    ▼ ▼
    Нельзя подписывать Можно подписывать
    ┌───┐ ┌───┐
    │ х │ │ v │
    └───┘ └───┘
    ┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐
    │- доверенности │ │договоры поставки (при │
    │- платежные документы │ │наличии соглашения об │
    │- первичные документы │ │использовании факсимильной │
    │бухгалтерского учета │ │подписи) │
    │- договоры поручительства │ │ │
    │- векселя │ │ │
    └─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *