Факсимильные подписи

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.

Содержание журнала № 4 за 2011 г.В.А. Полянская, экономист

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия» ООО «Смелость»
А.Е. Зуе­ва Н.П. Сокольский

Соглашение
об использовании факсимиле

Настоящее соглашение об использовании факсимиле составлено между сторонами договора от за N в в экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

1. В целях избежания задержек и простоев при исполнении обязательств, в связи с необходимостью оформления документации, Стороны в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ допускают при совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

2. Стороны признают равную юридическую силу подписи собственноручной и подписи факсимиле на следующих документах: .

3. Действие настоящего соглашения не распространяется на:

— оформление финансовых документов;

— налоговую отчетность;

— запросы в государственные органы;

— заявления в государственные органы;

— на бухгалтерскую отчетность;

— первичные учетные документы;

— платежные документы;

— доверенности;

— .

Сторона 1

Сторона 2

Образец собственноручной подписи

Образец оттиска факсимиле

4. При утере средства факсимильного воспроизведения или при его замене на другое по другим причинам необходимо известить другую Сторону в течение .

Реквизиты и собственноручные подписи Сторон

На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации?

1 декабря 2010

Договор

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).

Трудовой договор

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Отметим, что не только указанная статья ТК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при подписании трудового договора, но и вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.
Большинство специалистов придерживается мнения, что использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, ссылаясь при этом на ст. 67 ТК РФ, которая предусматривает именно подписание сторонами документа, т.е. проставление собственноручной подписи (смотрите, например, «Сделай подобное» (А. Будневич, «Расчет», N 7, июль 2008 г.); «Еще раз о трудовом договоре, но с точки зрения кадрового делопроизводства. Тематический обзор» («Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 8, август 2007 г.); «Факсимиле — все в силе?» (И. Резепов, «Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2007 г.); Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.)).
Вместе с тем трудовое законодательство не содержит и прямого запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора. В этой связи можно заключить, что специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможен. При этом возникает вопрос о необходимости закрепления соответствующих полномочий за лицом, которое проставляет подпись при помощи штампа, однако порядок предоставления права проставлять подпись руководителя (и вообще любую чужую подпись) на документах действующим трудовым законодательством не предусмотрен. Кроме этого, в случае использования факсимиле руководителя при оформлении трудового договора, по нашему мнению, достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора с каждым конкретным работником именно на таких условиях.
В то же время, если в нарушение требований ТК РФ работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с работником либо вообще не оформит его в письменной форме, трудовые отношения между работником и работодателем возникнут, если работник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а трудовой договор в таком случае будет считаться заключенным (ст. 16 ТК РФ, часть вторая ст. 67 ТК РФ). Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет. Такой вывод подтверждается судебной практикой (смотрите, например, решение Московского районного суда г. Твери от 02.06.2006 N 2-1186/06; решение Арбитражного суда Красноярского края от 18.04.2007 N А33-1212/2007; постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 N А52/4534/2003/2).
Следовательно, использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Однако, на наш взгляд, применение штампа вместо собственноручной подписи на трудовых договорах может повлечь определенный риск неблагоприятных последствий для работодателя, например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства.

Счет-фактура

По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура — документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации. Кроме того, с 2 сентября 2010 г. данный пункт дополнен положением, согласно которому счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, от 04.06.2008 N 03-07-11/214, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.07.2005 N А19-2073/05-5, ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2005 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А13-6464/04-19, от 27.09.2004 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2, от 16.01.2008 N Ф09-11118/07-С2, от 19.04.2007 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.06.2005 N Ф04-3163/2005).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Также рекомендуем ознакомиться с определением ВАС РФ от 19.02.2010 N ВАС-755/10, в котором указано, что факсимильная подпись не является копией подписи, а служит способом выполнения оригинальной личной подписи и что действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако при выборе второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.

Бухгалтерские документы (накладные, акты и т.п.)

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
К сожалению, понятие личной подписи в Законе о бухгалтерском учете не раскрыто. Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404.
Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.09.2004 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, неприменимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
В заключение отметим, что если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Цитата (Журнал для Клиентов Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт» Ноябрь 2014 ’11 (119)):В каких случаях можно использовать факсимиле?
Несмотря на возможность использования факсимильной подписи в хозяйственной деятельности любой организации, существуют ограничения, при которых использование такой подписи не допускается. В данной статье разберёмся, в каких случаях можно применять факсимиле и какие ошибки при его использовании могут повлечь серьёзные юридические последствия.
Применение факсимильной подписи при заключении договора
Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати.
Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица. Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации. Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи:
1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя;
2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле.
Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки
1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами2. Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно.
В ГК РФ содержится одно единственное упоминание о факсимильной подписи: в ч. 2 ст. 160 ГК РФ закреплено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Следовательно, возможность использования факсимиле при подписании договора должна быть закреплена в соответствующем соглашении, которое, в свою очередь, стороны подписывают собственноручно. Только после оформления такого соглашения они могут подписать договор с помощью факсимиле, иначе письменная форма сделки не является соблюдённой в силу ст. 160 ГК РФ.
Кроме того, правоприменительная практика сложилась таким образом, что стороны вправе предусмотреть условие о возможности использования факсимильной подписи непосредственно в тексте самого договора3.
Такой же позиции придерживалось МНС России. Так, в Письме от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» МНС России разъяснило, что порядок использования факсимильного воспроизведения подписи не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.
Арбитражные суды при отсутствии такого соглашения признают договоры незаключёнными по причине несоблюдения требований к форме договора4.
Таким образом, использование факсимильной подписи основывается на принципе взаимного согласия сторон.
Рекомендации
Прежде чем заключить договор и подписать его факсимиле, составьть соглашение об использовании факсимильной подписи. В соглашении можно применить следующую формулировку: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью». Отдельное соглашение об использовании факсимиле будет являться приложением или дополнением к основному договору.
Или другой действенный вариант: в тексте договора отдельным пунктом укажите на возможность использования факсимиле при подписании документов.
Также по условиям использования факсимильной подписи целесообразно предусмотреть следующую информацию:
1) документы, которые могут быть подписаны факсимиле (к примеру, заявки, заказы, промежуточные отчёты, гарантийные и информационные письма, справки, дополнения и изменения к договору);
2) перечислить уполномоченных лиц, подписи которых будут использоваться;
3) образцы оттисков факсимиле.
При наличии письменного соглашения либо отдельного указания в условиях договора на подписание документов посредством факсимиле можете смело применять такую подпись-клише.
А как же обстоит дело с трудовым договором?
Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству5.
Для сведения. С 21 октября 2014 года начинает действовать Федеральный закон от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Этим законом внесены изменения в ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в соответствии с которыми инвалиды по зрению в некоторых случаях вправе использовать факсимильную подпись в банках. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с её факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.
Риск использования факсимиле на первичных документах
Официальная позиция контролирующих органов по вопросу признания легитимными первичных документов, подписанных с использованием факсимиле, изложена в Письмах Минфина России от 26.10.2005 № 03-01/10/8-404; УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@. Так, использование факсимиле не допускается на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Также необходимо иметь в виду, что законодательство о бухгалтерском учёте и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Между тем судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В основном арбитры придерживаются мнения контролирующих органов, что подтверждается судебными актами: Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010; Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 15АП-4381/2012-НР по делу № А32-36163/2010.
Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012 обратил внимание, что апелляционным судом со ссылкой на ч. 2 ст. 160 ГК РФ верно указано на отсутствие норм действующего законодательства, устанавливающих запрет на использование штампа-факсимиле при подписании договоров подряда, актов формы КС-2 и справок формы КС-3.
Интересная оценка доказательствам дана в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2012 по делу №А40-59141/11-111-489. Суд указал, что соглашение о применении штампа-факсимиле может следовать из конклюдентных действий. Само по себе отсутствие в договоре ссылки на возможность применения факсимиле без учёта иных обстоятельств не может являться формальным основанием для признания накладных не имеющими юридической силы. В данном случае на накладных имеется печать покупателя. Более того, сторонами подписан акт сверки, в котором отражена спорная задолженность. В результате суд обязал покупателя погасить остаток задолженности за полученный товар.
Таким образом, с учётом сложившейся судебной практики подписание первичных документов посредством проставления факсимиле чревато спорными ситуациями с контрагентами и налоговыми инспекторами.
Возможно ли использование факсимиле в счёте-фактуре?
В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС6.
ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков7.
Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.
На каких документах законодательно запрещено использовать факсимиле?
На налоговых декларациях (расчётах)8.На векселях9.На доверенностях, платёжных поручениях10. Однако существует позиция, согласно которой на доверенности можно ставить факсимиле, если это оговорено в договоре11.На заявках для участия в торгах в целях обеспечения государственных нужд и документах, входящих в состав заявки12.На банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати13. 1. Ст. 161 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ.
2. П. 1 ст. 160 ГК РФ.
3. Решение Арбитражного суда Московской области от 05.08.2009 по делу № А41-10396/09; Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 06.07.2012 по делу № А41-45103/11; Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2013 по делу № А41-21619/10
4. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу № А32-13609/2010; Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 06.07.2012 по делу № А41-45103/11; Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2013 по делу № А41-21619/10
5. Решение Лесосибирского городского суда Красноярского края от 10.02.2012 № 2-19; Решение Железнодорожного районного суда города Барнаула от 04.03.2011 по делу № 2-137/11; Решение Октябрьского районного суда города Томска от 12.01.2011 по делу № 2-32/11.
6. Письма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 № 19-11/004827.
7. Постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.07.2012 № А27-5495/2011, ФАС Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012.
8. Письмо Минфина РФ от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2011 по делу № А56-66090/2010.
9. Ст. ст. 1, 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341; Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164; Определение ВАС РФ от 21.04.2009 № 1877/09 по делу № А69-2237/06-11.
10. Письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13 и МНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@; Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.2012 по делу № А27-16194/2011.
11. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.12.2013 по делу № А21-10989/2012; Постановление ФАС Уральского округа от 07.07.2010 № Ф09-5384/10-С3 по делу № А76-14975/2009-63-224.
12. Письмо Минэкономразвития России от 11.06.2010 № Д22-839.
13. П. 7.2 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И.
Где разрешено использовать факсимильную подпись?
На приглашениях, поздравлениях и других документах, которые не влекут финансовые последствия.На договорах, дополнениях и изменениях к договорам, но только в том случае, если стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.
Приказ о применении факсимильной подписи
Руководителю организации необходимо самостоятельно решить вопрос об использовании своей факсимильной подписи в документообороте компании. В случае если руководитель примет решение в пользу факсимиле, то оно должно быть отражено в локальных нормативных актах организации путём издания соответствующего приказа. Такой приказ составляется в произвольной форме.
Пример приказа
ПРИКАЗ №11/14
О применении факсимильной подписи директора ООО «Ромашка»
Петровым П.П.
С целью эффективного документального оборота в ООО «Ромашка»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Использовать в случае необходимости факсимильную подпись, имеющую равную юридическую силу наряду с собственноручной подписью, в следующих случаях:
1) при заключении договоров на общую сумму, не превышающую 1 млн руб. в год, или в связи с разовой поставкой на сумму, не превышающую 100 тыс. руб.;
2) при оформлении кадровых документов, в том числе трудовых договоров, приказов о приёме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и др.;
3) при ведении деловой переписки, в том числе при направлении информационных писем, приглашений, справок.
2. Изготовить штамп-факсимиле с подписью директора ООО «Ромашка» Петрова П.П. в срок до ______.
3. Назначить ответственным за хранение, приём-передачу факсимильной
подписи главного бухгалтера Иванову И.И.
4. Контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле оставляю за собой.
ДиректорП.П. Петров
«___» __________ 201 г.
Подробный порядок использования факсимиле, в том числе перечень документов, которые разрешено визировать посредством факсимиле; перечень лиц, которые могут использовать факсимиле; порядок хранения и уничтожения факсимиле, — целесообразно зафиксировать в инструкции, которую руководитель компании также утверждает своим приказом.
Таким образом, факсимиле является удобным средством использования собственноручной подписи, но отнюдь не безопасным, так как ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве применение факсимиле не регламентировано. Но если правильно соблюдать ряд ограничений при использовании факсимиле, то риск наступления неблагоприятных юридических последствий минимален.
Антоновская Ксения
Эксперт-юрист экспертно-консультационного отдела компании «Что делать Консалт».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *