Форматы электронных документов

«Прежде всего, отметим, что у документов различают форматы физические и технические. Под физическим форматом имеется в виду форма существования документа в природе: бумажный, электронный и др. Под техническим форматом в случае с электронными документами подразумевается формат файла электронного документа». .

Существует множество различных форматов файлов. В целом, их можно разделить на «однопрограммные», то есть контролируемые и поддерживаемые только одним программным разработчиком, и «многопрограммные», которые поддерживаются несколькими разработчиками и могут обрабатываться различными программами.

Перечислим основные форматы (см. таблицу 1):

  • 1. Текстовые форматы. Они чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются: однопрограммные форматы Microsoft Word и WordPerfect.; формат RTF (Rich Text Format), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (Portable Document Format), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы Adobe Acrobat.
  • 2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:
    • — векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:
    • — формат DXF (Drawing Interchange Format), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,
    • — формат ЕРS (Encapsulated PostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,
    • — формат CGM (Computer Graphics Metafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).
    • — растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек — пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:
    • — формат ВМР (Bitmap) — относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;
    • — формат TIFF (Tagged Image File Format), широко применяемый во многих программных приложениях;
    • — формат GIF (Graphics interchange Format), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.
  • 3. Форматы баз данных создаются при помощи специальных программных средств — систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать связи между элементами информации базы данных, выполнять различные операции с информацией базы данных (поиск, индексирование, выполнение различных математических операций, генерация отчетов и справок и т.д.). Примерами СУБД являются Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

Например, база данных о покупателях может содержать поля с именами покупателей, адресами и сведениями о покупках. Эти поля могут быть организованы в отдельные таблицы (например, одна таблица для всех полей с именами покупателей).

Базы данных можно конвертировать в текстовый формат, но при этом будут утрачены связи между полями и таблицами (например, может получиться десять страниц имен, десять страниц адресов и тысяча страниц сведений о покупках, то есть бессвязная информация).

4. Форматы электронных таблиц. Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами.

Например, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Некоторые программы могут импортировать и экспортировать данные других источников, в том числе программ, предназначенных для такого обмена данными (например, формат DIF (Data Interchange Format)). Файлы электронных таблиц можно преобразовать в текстовые файлы, но значения и взаимосвязи между числами при этом будут утрачены.

  • 5. Видео- и аудио-форматы. Эти форматы содержат движущиеся изображения (например, цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаще всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы QuickTime и MPEG (Motion Picture Experts Group)
  • 6. Языки разметки, также называемые форматами разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла. К ним относятся:
    • · SGML (Standart Generalized Markup Language), который используется во многих странах мира в государственных органах и является международным стандартом;
    • · HTML (Hypertext Markup Language), который используется для отображения почти всей информации в сети WorldWideWeb;
    • · XML (Extensible Markup language) — относительно простой язык, основанный на SGML — и получивший популярность при управлении информацией и обмене ею.

Таблица 1. Наиболее распространенные форматы файлов.

Тип формата

Основные форматы

Примеры файлов

Описание

Текстовые форматы

Векторная графика

PDF, RTF, TXT, однопрограммные форматы (например, Microsoft Word, Word Perfect)

DXF, EPS, CGM

Корреспонденция, отчёты, записки, сообщения электронной почты, сохранённые в текстовом формате.

Архитектурные планы, сложные иллюстрации

Созданные или сохраненные в виде текста (могут содержать и графику)

Хранят изображение в виде геометрических фигур

Растровая графика

TIFF, BMP, GIF, JPEG

Графика веб-страниц, простые иллюстрации, фотографии

Хранят изображение как набор пикселей. При изменении масштаба изображение искажается

Файлы баз данных

Однопрограммные форматы

Адресные книги, списки рассылки

Создаются в системах управления базами данных

Форматы электронных таблиц

Видео- и аудио- форматы

Однопрограммные форматы, DIF

QuickTime, MPEG

Финансовый анализ, статистические калькуляции

Короткие видеозаписи, показываемые на веб-сайте, записи интервью

Хранят числовые значения и калькуляции

Содержат движущиеся изображения и звук

Языки разметки

SGML, HTML, XML

Текст и графика, помещённые на веб-сайте

Содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла или множества файлов

«Каждый из форматов файлов имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы (World Perfect, Microsoft Word, RTF и др.) удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы (РDF, TIFF и др.) позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами.

Формат MS Word, например, весьма удобен при редактировании документа и групповой работе с ним, однако файл MS Word хранит много скрытой информации (прежде всего, о сделанных в файле изменениях) и, следовательно, весьма небезопасен с точки зрения утечки служебной информации. В ряде случаев, таких, например, как коммерческое предложение или проект контракта, скрытая информация позволяет установить, каковы были исходные предположения, кто оказал на текст наибольшее влияние. При групповой подготовке документа анализ правки дает возможность узнать не только фамилии людей, ее сделавших, но и кто какой именно вклад внес в итоговый вариант». .

«В России федеральные органы исполнительной власти самостоятельно устанавливают форматы для определенных видов электронных документов, используемых при взаимодействии с другими организациями и гражданами. Например, согласно требованиям Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ныне — Федеральной службы по финансовым рынкам), файлы определенных видов документов должны быть представлены в формате RTF. Минфином России, в свою очередь, установлено, что документы статистической отчетности представляются страховыми (страховыми медицинскими) организациями в виде набора текстовых файлов в формате XML» .

«Правительство Москвы установило основные форматы электронных документов, используемые в электронном документообороте». .

Электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа, создается с использованием растровых графических форматов (BMP, JPEG, GIF или PNG) или гибридных текстово-растровых форматов (PDF, DjVu).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов, создается с использованием форматов PDF, DOC, RTF, HTML.

Если при использовании электронного сообщения требуется обеспечить поиск по содержательной части по ключевым словам, то электронная копия бумажного документа, содержащая информацию, предназначенную для распознавания текста и сохранения в текстовом формате, создается в формате с разметкой текста (PDF, DjVu, DOC, RTF, HTML) или простом текстовом формате (ТХТ).

Электронный оригинал, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающий необходимость автоматизированной интеграции информации, создается в формате файла XML.

Чем примечателен формат XML? Расширяемый язык разметки (Extensible Markup Language) содержит в себе не только данные, но и несет информацию, описывающую эти данные. Он применим к любому компьютерному приложению, независим от технического обеспечения и операционных систем и позволяет передавать большие объемы информации без необходимости трудоемкого преобразования структур данных.

Предшественниками XML являются стандартный общий язык разметки SGML, который был утвержден Международной организацией по стандартизации в качестве стандарта еще в 1980-х годах, и его упрощенная версия — гипертекстовый язык разметки HTML.

Формат XML принят органами стандартизации Интернет-сообщества в лице консорциума World Wide Web и организации UDDI.org. В настоящее время компании Microsoft, IBM, Oracle, а также ряд небольших фирм по производству программного обеспечения оперативно переключились на использование XML в своей продукции и практически реализуют идею стандартизации форматов документов на основе XML.

Формат PDF, созданный фирмой Adobe Systems Inc., весьма популярен при обмене документами и широко используется для документов сети Интернет, потому что он позволяет сохранить оригинальный внешний вид документов и затрудняет внесение изменений в документ. По оценке компании Adobe, уже полмиллиарда людей загрузили ее бесплатную программу просмотра PDF-файлов, многие предприятия выбрали данный формат в качестве стандарта для передачи и хранения документов, а немало независимых разработчиков предлагают продукты, поддерживающие PDF, причем некоторые бесплатно.

Однако компания Adobe не несет обязательств и в будущем предоставлять бесплатный доступ к своим программам. Более того, в новых версиях программ Adobe зачастую неправильно представляются файлы предыдущих версий. Вот почему появилась модифицированная версия формата PDF, названная PDF-Archive (PDF-А). Она рассматривается за рубежом в качестве одного из двух основных форматов, которые могут в будущем использоваться для архивного хранения электронных документов. Вторым форматом является рассмотренный выше XML.

Формат PDF-А, как и XML, имеет свои преимущества и недостатки при архивном хранении электронных документов. В частности, формат PDF-А особенно удобен для архивного хранения электронных документов потому, что сохраняет внешний вид оригинального бумажного документа. Ею удобство подтвердил опыт судебных дел по двум крупнейшим банкротствам в истории США — корпорации Enron и компании Global Crossing. Они создали огромное количество документов в формате PDF, и перед федеральными судебными органами встала задача по обеспечению сохранности и архивному хранению этих документов. Это во многом послужило импульсом к разработке проекта международного стандарта по архивированию PDF-документов.

Однако возможности использования указанного формата в электронных архивах ограничены: например, формат PDF-А не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.

«Следует отметить, что ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Уже сегодня непросто воспроизводить документы, созданные в текстовых процессорах AmiPro, Word Perfect на современном оборудовании» . Легко ли будет, например, использовать архивный документ в формате MS Word 97 лет через 10-15?

Скорее всего, разнообразие форматов будет сохранено. Поэтому архивные службы разрабатывают нормативные условия для архивного хранения электронных документов различных форматов, прежде всего, наиболее распространенных PDF

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

Из всего вышесказанного следует, что электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Формат документа зависит от области применения, сферы деятельность той или иной организации, от правового статуса документа.

документооборот редактирование защита

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

  • СЧФ — счет-фактура;
  • СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
  • ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155

XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Часть 1. Законодательство.

Полный переход на новые форматы первичных документов не за горами, операторы активно работают над их поддержкой. Я решила собрать как можно больше информации на эту тему и объединить всё в серии статьей: начну с описания законодательной базы, продолжу советами о применении новых форматов и закончу размышлениями о будущем.

Вспоминаем старые форматы

Какие форматы мы считаем старыми и почему?

1. Форматы первичных учетных документов, утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ содержат соответственно формат товарной накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). С 1 июля 2017 года этот формат теряет свою силу в соответствии принятием Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329.

2. Форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, утвержденные Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@. В этом приказе утрачивают силу только некоторые части:

● Абзац второй пункта 1 и приложение №1, которые содержат формат счета-фактуры. Отменяет их Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, который при этом утверждает новый формат – универсального передаточного документа (УПД), но об этом расскажем дальше.

● Абзац третий пункта 1 и приложение №2, содержащие формат корректировочного счета-фактуры. Их отменяет Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-158189@, одновременно утверждающий формат корректировки универсального передаточного документа (УКД).

Важно! Стоить помнить, что использовать старый формат счета-фактуры с 1 июля 2017 года будет нельзя, но те, которые были отправлены до этой даты, можно будет представлять в налоговую, например, в рамках камеральных проверок, до 31.12.2020 г. Старые форматы первичных учетных документов можно будет использовать, но уже как неформализованные, то есть представлять в налоговый органы их придется в виде бумажных копий.

Разбираем новые форматы

Первичные учетные документы

Отдельные форматы первичных учетных документов теперь утверждаются двумя приказами:

1. Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@.

2. Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно, и в то же время являются рекомендуемыми. Такой вывод можно сделать из Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329, который прямо говорит о том, что старые форматы отменяются в связи с принятием приказов по форматам ДПТ и ДПРР.

УПД и УКД

Как я уже писала, формат УПД и УКД заменят форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры. С ними надо разобраться подробнее.

Электронный формат УПД официально называется «формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» и утверждается Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.

Формат УКД – «формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру» – утвержден Приказом ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@.

Подробнее об УПД

Формат УПД выполняет 3 функции:

1. Счет-фактура – СЧФ.

2. Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – СЧФДОП.

3. Документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – ДОП.

В данном случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.

Аналогично и формат УКД выполняет 3 функции:

1. Корректировочный счет-фактура – КСЧФ.

2. Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – КСЧФДИС.

3. Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – ДИС.

Функции электронного формата и статусы печатной формы УПД отличаются. Следующая таблица поможет вам разобраться, какие формы бумажных документов соответствуют разным вариантам электронных.

Функции электронного формата УПД/УКД

Соответствие с печатной формой

УПД с функцией СЧФ

Форма счета-фактуры, утвержденная Приложением № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

УПД с функцией СЧФДОП

Статус 1 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (счет-фактура и передаточный документ или акт).

УПД с функцией ДОП

Статус 2 в рекомендуемой форме УПД, утвержденной Письмом ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ в Приложении № 1 (только передаточный документ или акт).

УКД с функцией КСЧФ

Форма корректировочного счета-фактуры, утвержденная Приложением № 2 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

УКД с функцией КСЧФДИС

Статус 1 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной Письмо ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@ (корректировочный счет-фактура и соглашение или уведомление об изменении стоимости).

УКД с функцией ДИС

Статус 2 в рекомендуемой форме УКД, утвержденной Письмо ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@ (только соглашение или уведомление об изменении стоимости).

Получается, что на бумаге нормативно-правовой акт, утверждающий счет-фактуру, остался прежним, а для УПД и УКД появились письма с рекомендуемой печатной формой. В электронных же форматах счет-фактура перешел в формат УПД, а корректировочный счет-фактура – в формат УКД.

Важно! Форматы УПД и УКД являются обязательными только в части счетов-фактур. То есть для обмена электронными счетами-фактурами с 1 июля 2017 года обязательно нужно будет использовать формат УПД (для корректировочных – УКД) с функциями СЧФ или СЧФДОП (для УКД – КСЧФ или КСЧФДИС). Такой вывод можно сделать из п. 9 и абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ.

Вместо заключения

В этой статье я разобрала нормативно-правовые акты, которые утверждают, рекомендуют или отменяют форматы электронных первичных учетных документов и счетов-фактур. Получается, что все старые форматы нашли свое отражение в новых, а первичные документы даже несколько раз. На схеме как раз виден переход.

Составные части формализованных документов

Прошлые форматы первичных учетных документов содержали в себе так называемые титулы: титул продавца и титул покупателя. В новых форматов от этого термина ушли, но сама схема работы осталась прежней: одна сторона отправляет файл информации продавца (исполнителя), а другая при необходимости файл информации покупателя (заказчика).

В таблице ниже вы можете увидеть, какие файлы формируются в зависимости от случаев применения документов.

Вид формализованного документа

Что формирует отправитель

Что формирует получатель

УПД (функция СЧФ – только счет-фактура)

Файл информации продавца

УПД (функция ДОП – только первичный учетный документ)

Файл информации продавца

Файл информации покупателя, если требуется его подпись

УПД (функция СЧФДОП – первичный учетный документ и счет-фактура)

Файл информации продавца

Файл информации покупателя, если требуется его подпись

УКД (функция КСЧФ – только корректировочный счет-фактура)

Файл информации продавца

УКД (функция ДИС – только документ об изменении стоимости)

Файл информации продавца

Файл информации покупателя, если требуется его подпись

УКД (функция КСЧФДИС – корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости)

Файл информации продавца

Файл информации покупателя, если требуется его подпись

Документ о передаче товаров при торговых операциях

Файл информации продавца

Файл информации покупателя

Документ о передаче результатов работ

Файл информации исполнителя

Файл информации заказчика, если требуется его подпись

Сформированные файлы будут отличаться в зависимости от вида документа, но суть остается прежней: все основные сведения о товарах и сторонах заполняются отправителем. Получатель же при необходимости, если от него требуется подпись, формирует файл со своей информацией: принят ли груз, есть ли претензии, данные о подписанте и доверенностях.

Кстати, это уже следующая особенность – необходимость формирования ответного файла. Как видно из таблицы, законодатель дает право не запрашивать подпись контрагента по некоторым видам документов. И действительно в ряде сделок, например, по оказанию услуг, подпись заказчика может не понадобиться. Если у вас именно такой случай, смело полагайтесь на введенные форматы.

Новые возможности исправления и корректировки

Ранее исправлять и корректировать можно было только счета-фактуры. Возможности новых форматов в этом плане шире.

Всего мы имеем три электронных формата первичных учетных документов, которые подробно разобрали в прошлой статье. Если раньше товарную накладную или акт исправлять было нельзя, то с появлением новых форматов это стало возможно. Схема работы такая же, как и со счетами-фактурами: в правильном документе нужно указать номер исходного документа и номер исправления.

Исправленный документ о передаче товаров

С корректировками ситуация немного другая, поскольку они используются для указания стоимостных изменений и влияют на расчет НДС. Выставить корректировку можно будет только к УПД.

Особенности подписания

Пожалуй, самые интересные нововведения произошли в части подписания формализованных документов и, если углубляться, по этой теме можно написать отдельную статью. Но сейчас мы коснемся самых основных изменений.

1. Теперь первичные документы, счета-фактуры и УПД можно подписывать несколькими подписями. О том, реализовано ли это технически, абонентам лучше узнать у своих операторов ЭДО, но новые форматы разрешают ставить несколько квалифицированных ЭП.

2. Просто поставить одну или несколько электронных подписей недостаточно, нужно указать информацию о подписанте, причем эту информацию нужно указывать как при подписании файла продавца (исполнителя), так и при подписании файла покупателя (заказчика), если его подпись требуется:

● область полномочий, например, лицо, совершившее сделку или ответственное за подписание счетов-фактур, имеет закрытый перечень значений в зависимости от формата;

● статус – то есть работником какой организации является подписант – тоже имеет закрытый перечень значений;

● основание полномочий (доверия) – информация о документе, на основании которого лицо имеет право подписывать документ;

● основание полномочий (доверия) организации – необязательное поле, заполняемое только тогда, когда подписант является работником иной уполномоченной организации.

Отметим, что к оформлению информации о подписанте теперь нужно относиться внимательнее. Например, в ситуации, когда за все действия отвечает одно лицо в вашей организации, подпись будет одна, область полномочий – «5», а статус – «1». Но если вы указали в УПД с функцией СЧФДОП (первичный документ и счет-фактура) в поле «Область полномочий» лицо, ответственное за подписание счетов-фактур, это значит, что должно быть и другое лицо, которое отвечает за свершение сделки и ее оформление.

В этой и предыдущей статьях мы рассмотрели теоретические основы работы с новыми форматами. Несмотря на множество изменений, суть осталась одна: по-старому можно работать как с первичными учетными документами и счетами-фактурами, так и с новым документом УПД.

Новые форматы при этом открывают более широкие возможности, дают гибкость, которой не было ранее. Кроме того, на официальных выступлениях представители ФНС обещают унифицировать еще больше документов, например, акты о расхождениях и договоры. Вероятно, это будут рекомендованные электронные форматы, а обязательными в ближайшем времени, как и раньше, останутся только счета-фактуры.

Новые форматы открывают более широкие возможности, дают гибкость, которой не было ранее.

Но все это в будущем, а сейчас нужно научиться использовать новые электронные акты, накладные, счета-фактуры и УПД, поэтому в следующей статье мы рассмотрим, как правильно встроить рассмотренные форматы в процессы вашей компании, и каковы особенности работы с ними.

Часть 3. Сквозные процессы

Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.

Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:

● универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;

● универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;

● документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;

● документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.

Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.

Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.

Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП. Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.

С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.

Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.

Особенности работы с новыми форматами

Стандартный процесс выглядит следующим образом: документы формируются в учетной системе, возможно, согласовываются, оправляются контрагенту, после чего мы ждем его ответа. С приходом новых форматов все остается так же, но при автоматизации процесса следует помнить о некоторых вещах.

Как работать с учетной системой

Во-первых, все уже используемые интеграционные решения нужно переводить на работу с новыми форматами.

Во-вторых, в учетной системе (для примера возьмем 1С) разделяются счета-фактуры и реализация товаров (услуг, имущественных прав). И даже если вы формируете один УПД с функцией СЧФДОП, карточки документов в 1С все равно будут разными, это можно увидеть на следующей схеме:

А так выглядит формирование комплекта отдельных документов:

То есть необходимо учитывать следующие моменты:

● в каких случаях будут формироваться УПД, а в каких – документы о передаче товаров, если вам нужно разделять их применение;

● откуда брать номер и дату документа, подписи (кстати, в соответствии с форматом номер и дата УПД берутся именно из счета-фактуры);

● если отправляется комплект из двух документов, то они должны быть связаны между собой.

Запомните. Документ о передаче товаров должен содержать товары, а документ о передаче результатов работ – соответственно работы или услуги.

Все те же самые моменты нужно учитывать и при получении входящих формализованных документов.

Например, вариант реализации загрузки и выгрузки первичных документов из учетной системы может быть таким:

Формализованный документ

Карточки документов в 1С (исходящие)

Карточки документов в 1С (входящие)

Документ о передаче товаров

Реализация товаров

Поступление товаров

Документ о передаче результатов работ

Реализация услуг

Поступление услуг

УПД с функцией ДОП

Реализация товаров/услуг/товаров+услуг (для входящих при поступлении товаров и услуг можно определять по номенклатуре)

Поступление товаров/услуг/товаров+услуг (можно определять по номенклатуре)

УПД с функцией СЧФДОП

Реализация товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему

Поступление товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему

Не стоит забывать об исправлениях и корректировках – в учетной системе для них есть отдельные карточки.

Если говорить о визуальном представлении, то можно добавить в общие настройки и (или) в настройки карточки документа выбор, как выгружать реализацию и счет-фактуру: одним УПД или комплектом из двух документов, при этом оба из них могут быть отправлены в одном сообщении и связаны между собой.

В итоге для бухгалтера, работающего с учетной системой, ничего не изменится. Он как работал с реализацией товаров и услуг (в разных учетных системах эта сущность может называться по-разному) и счетом-фактурой, так и будет с ними работать. А те, кто обрабатывают сам документ, просто будут видеть один универсальный передаточный документ. Все преобразования сделает интеграционное решение.

Кто должен подписывать новые первичные документы?

Пропустим процесс согласования, так как он останется прежним. Сразу коснемся подписания. Раньше формализованные документы предполагали только одну электронную подпись. Теперь подписантов может быть больше – об этом мы уже говорили. Это означает, что для каждого подписанта нужно приобретать отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи, выделять рабочее место с возможностью просмотра документов и со средством криптографической защиты информации. Это может быть как веб-клиент оператора ЭДО счетов-фактур, так и внутренняя система, например, СЭД, если сотрудник участвует в согласовании.

Но установка и настройка рабочего места для каждого подписанта могут быть нецелесообразными, если, например, нужна подпись сотрудника склада, а таких сотрудников и складов в компании много. Еще один вопрос при множественном подписании – большая текучка кадров, ведь каждый раз нужно приобретать новые сертификаты ЭП. В этом случае будет проще оставить схему с одним подписантом.

Также не стоит забывать, что использовать множественное подписание нужно корректно:

● после подписания изменять документ нельзя, так как он утратит юридическую силу, и придется создавать новый, то есть проще документ сначала согласовать, а потом подписывать;

● если, например, входящий документ подписал только ответственный за оформление, это еще не значит, что документ считается полностью принятым, ведь остались еще другие ответственные (см. таблицу 5.28 формата УПД);

Зато есть плюс для тех, кто работает с удаленными бухгалтериями или складами. Теперь их подписи можно указать отдельно и ответственность, например, за оформление свершившегося события и за саму сделку, будут разделены.

Чтобы использовать все возможности подписания документов в новых форматах, нужно уточниться у вашего оператора ЭДО, поддерживает ли он их.

Практика использования новых форматов еще не устоялась. С течением времени станет понятно, какие из форматов первичных документов будут пользоваться популярностью, а какие нет; насколько актуально множественное подписание со всеми его возможностями; действительно ли используются все нововведенные поля? А пока нужно внимательно учитывать все требования форматов и максимально использовать их возможности.

Анастасия Щепина

Что меняется

До 1 января 2020 года электронные первичные документы, формы УПД и счета-фактуры можно создавать по двум форматам:

1 января 2020 года приказ 155 утратит силу, создавать счета-фактуры и УПД можно будет только в новом формате. В старом формате они не будут соответствовать требованиям закона (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документы в старом формате, который вы выставили до 1 января 2020 года, ФНС будет принимать до конца 2022 года. В 2023 году приёмные комплексы перестанут обрабатывать электронные счета-фактуры и УПД со счётом-фактурой в старом формате. Вы сможете представить только печатную форму документа.

Что нового в формате

Изменения, связанные с маркировкой

В электронных формах УПД по новому формату можно зафиксировать коды товара. Для прослеживаемой импортной продукции выделены поля под регистрационный номер партии товара и его количество.

В одном документе могут быть либо прослеживаемые, либо маркируемые товары, так как в названии файла указывается соответствующий префикс.

Изменения, связанные с закупками

Федеральное казначейство санкционирует все расходы получателей бюджетных средств. Чтобы отслеживать оплату по закупкам, в документах указывается, в частности, информация по контракту.

В формате по приказу 155 это был только идентификатор госконтракта (таблица 5.9). В новом формате УПД появился новый блок (таблица 5.10), куда заносятся дата и номер госконтракта, номер лицевого счета продавца, наименование территориального органа Федерального казначейства и другие реквизиты.

Изменения, влияющие на обработку документов

С первичными документами в новом формате проще работать пользователям ЭДО и контролирующим органам. Участники сделки могут договориться о структуре информационных полей и заполнять документы по этой структуре. Стало удобнее отражать дату оказания услуг, выполнения работ или поставки товаров. Характеристику, сорт, артикул и код товара вынесли в отдельные поля — теперь система ЭДО может автоматически обработать эти данные.

Все изменения в формате и требования по заполнению отражены в приказе 820.

Как перейти на новый формат

Изменения формата УПД поддерживают операторы ЭДО и разработчики учётных систем. Чтобы работать в актуальном формате, пользователям нужно до 1 января 2020 года установить обновления.

Если вы обмениваетесь документами через Контур.Диадок, то ваши шаги будут зависеть от варианта интеграции.

Как перейти на новый формат в Диадоке

Чем пользуетесь Что делать
Модуль для 1С Скачайте обновление, нажав кнопку в интерфейсе модуля
Интеграция через API или коннектор Следуйте рекомендациям
Веб-версия Обменивайтесь документами, как обычно. Всё уже настроено

Если вы работаете в другой системе ЭДО и ещё не установили обновление, уточните у оператора, как это сделать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *