Инвентаризация архива документов

Инвентаризация архива – это ряд действий, которые направлены на проверку архивных дел и документов. Как правило, инвентаризация архива проводится для документов оперативного срока хранения, иногда – для дел временного и постоянного срока хранения. Для уточнения наличия и состава дел в архиве выполняется инвентаризация дел длительного срока хранения.

Справочный аппарат архива

Справочный аппарат архива состоит из совокупности инвентаризационных описей и дел с документами, которые сгруппированы по классифицирующим признакам.

Инвентаризация электронного архива

Если мы говорим об инвентаризации электронного архива, то обычно под этим подразумевается учет физических носителей и ревизия логической целостности документов на них. Чаще всего, прогрессивные электронные архивы уже содержат в себе инструменты для инвентаризации.

Инвентаризация архива может проводиться в следующих случаях:

  • Локально, в некоторых частях хранилища или по отдельным видам документов.
  • Время от времени, когда необходимо контролировать фонды, имеющие важное значение.
  • По главным фондам – для того, чтобы оценить состояние главных фондов на момент проведения инвентаризации архива.

Масштабы инвентаризации

Инвентаризация архива бывает полной и частичной, зависит от масштаба данной процедуры. Инвентаризации может показать, что часть документов была утрачена. Это влечёт за собой соответствующие меры и оформление отдельных документов – начиная от обращения в государственные органы для розыска документов до составления актов об утрате документов.

Контроль состояния архива

Кроме того, что инвентаризация архивов необходима для контроля состояния архива, она также облегчает работу с архивными документами, а значит – экономит Ваше время и деньги.

Посмотреть все статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *