Как изменить табельный номер?

Отправить эту статью на мою почту

Табельный номер в 1С — это специальный цифровой или символьно-цифровой код, который единожды присваивается сотруднику, принимаемому на работу. В большинстве организаций, как правило, используется кадровая система с применением таких номеров. На протяжении всего периода работы сотрудника табельный номер не меняется. В случае увольнения работника и его возвращении обратно в организацию на практике ему будет присвоен тот же номер, который у него был ранее. Это позволяет избежать лишней путаницы. Следует отметить, что в трудовом законодательстве не установлен порядок присвоения номера и организация может его утверждать самостоятельно, по своему усмотрению. Все эти моменты должны быть закреплены в документе, который отражает кадровую политику организации.

Помимо этого, номера могут присваиваться не только тем сотрудникам, которые числятся в штате, но и временным сотрудникам, внешним совместителям и сезонным работникам.

Наличие номеров помогает облегчить работу специалистам разных отделов организации. По табельному номеру вносятся различные отметки, влияющие на расчет заработной платы. Помимо этого уникальный номер дает возможность без особого труда найти всю необходимую информацию, связанную с отпусками, отгулами, больничными, данными по зарплате каждого сотрудника и прочее. Также важной особенностью использования номеров является то, что они помогают вести учет времени пребывания сотрудника на рабочем месте.

Если у вас есть вопросы по теме табельный номер в 1С, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Рассмотрим, как присваиваются табельные номера в 1С, на примере конфигурации Бухгалтерия. Для этого перейдем в раздел программы «Справочники” и выберем справочник «Сотрудники”. Откроется список всех сотрудников, в котором будет отдельная колонка с табельным номером.

Номера в программе присваиваются автоматически при создании нового сотрудника. Создадим нового сотрудника. Пока элемент не сохранен, поле «Таб. номер” будет пустым.

После записи элемента новому сотруднику будет присвоен табельный номер по порядку. В данном примере мы сразу приняли сотрудника на работу при помощи одноименного документа.

В том случае, если в карточке сотрудника нет поля «Таб. номер”, то, скорее всего, оно просто скрыто и необходимо включить его видимость. Для этого в форме сотрудника нажимаем на кнопку «Еще” и выбираем пункт «Изменить форму”.

Напротив поля «Таб. номер” должна быть установлена галочка, тогда поле будет отображаться на форме. Для того чтобы изменить табельный номер необходимо открыть карточку определенного сотрудника, поставить курсор в поле и начать изменение, то программа выдаст следующее сообщение.

Нажимаем «Да” и устанавливаем нужный табельный номер. После чего необходимо сохранить изменения. Следует помнить, что при ручном изменении табельного номера последовательная нумерация может быть нарушена, так как система автоматической нумерации работает следующим образом – новая запись имеет значение на единицу больше максимального. К примеру, если мы изменим табельный номер с КП00-00009 на КП00-00015, то при автоматическом создании следующий табельный номер будет иметь значение КП00-00016.

Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

Табельный номер сотрудника — один из важных кадровых реквизитов, который идентифицирует сотрудника у работодателя.

Рассмотрим, для чего нужен этот реквизит, как изменить табельный номер в 1С 8.3, а также как вывести поле Таб. номер в журнале Кадровые документы.

Для чего предназначен табельный номер в 1С 8.3

Табельный номер (ТН) в 1С — это уникальный числовой код из арабских цифр, который присваивается программой сотруднику при оформлении на работу. Он указывается в кадровых документах, например, в табеле учета рабочего времени, а также в приказах о:

  • приеме на работу;
  • предоставлении отпуска;
  • переводе;
  • прекращении трудового договора;
  • направлении работника в командировку.

Присвоение номера происходит автоматически по возрастанию и без пропусков с учетом следующих нюансов:

  1. Табельный номер должен быть не только у постоянных, но и у временных сотрудников, а также сезонных работников и внешних совместителей.
  2. Если сотрудник — внутренний совместитель (совмещает несколько должностей в одной организации по разным трудовым договорам), то в каждой из них ему присваивается отдельный номер. При этом в Табеле учета рабочего времени для одного работника будет не одна строка, а несколько — на каждую должность. Сотрудник совмещает две должности по двум разным трудовым договорам:
    • бухгалтер по расчетам с поставщиками — полная ставка, обязанности выполняются в течение рабочего времени;
    • табельщик — 0,5 ставки, обязанности выполняются после основной работы за пределами рабочего дня.
  3. Если сотрудник совмещает должности (исполняет обязанности по двум должностям в рамках одного трудового договора), то отдельный номер ему не присваивается.
    Старший бухгалтер на время отпуска главного бухгалтера выполняет его обязанности в течение рабочего дня. Отдельный трудовой договор на время отпуска не требуется, оформлено дополнительное соглашение к существующему трудовому договору.
  4. Номер уволенного работника не рекомендуется использовать в течение 1-2 лет (п. 18 Письма Госкомтруда СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80).

Порядок присвоения табельных номеров закрепите в своем локальном нормативном акте (ст. 5, ст. 8 ТК РФ).

Как увидеть табельный номер в журнале Кадровые документы

Для формирования реестров кадровых документов бухгалтеру может понадобиться информация по табельным номерам сотрудников, например, для сортировки или отбора. Однако при стандартных настройках журнала, как правило, такие данные не отображаются.

Чтобы добавить дополнительную графу, откройте журнал Кадровые документы (Зарплата и кадры – Кадры – Кадровые документы), затем нажмите кнопку Еще – Изменить форму.

Выберите в группе Список поле Сотрудник, установив на него курсор. По кнопке Добавить поля (либо двойным щелчком мышки вызовите меню и выберите из списка Добавить поля) откройте форму Выберите поля для размещения в форме, установите флажок Таб.номер и нажмите кнопку ОК.

Дополнительное поле Таб.номер (Сотрудник) появится в списке. Для определения места положения колонки в таблице поле можно переместить при помощи синих стрелок.

После выполнения настроек колонка Таб. Номер отобразилась в журнале с необходимыми данными.

Код в справочнике Физические лица и Таб. номер в справочнике Сотрудники — это не одно и то же.

  • Табельный номер присваивается и меняется только из справочника Сотрудники. Именно он попадает во все кадровые документы.
  • Код в справочнике Физические лица — это порядковый номер в списке. Он отражается в стандартных отчетах, например, в ОСВ по счету 70 можно вывести Код, но не Таб. номер.

Как изменить табельный номер в 1С 8.3

Если сотруднику присвоен программой неправильный табельный номер, его можно изменить.

Перейдите в карточку сотрудника (Зарплата и кадры — Сотрудники). По умолчанию поля Таб. Номер в ней нет. По кнопке Еще выберите Изменить форму.

Установите флажок Таб. номер и нажмите кнопку ОК.

В карточке сотрудника появится нужное поле.

По умолчанию табельный номер не редактируется. Но если установить курсор и начать вводить символы, появится предупреждение.

Выбираем Да, и номер становится доступным для редактирования.

После правки программа проверит введенное значение на уникальность. Если окажется, что такой табельный номер уже есть в базе, высветится сообщение:

Все табельные номера присваиваются в хронологическом порядке. Следующему сотруднику автоматически будет присвоено значение поля Таб. номер по возрастанию.

Если вы поменяли табельный номер сотрудника в 1С 8.3, который уже работает в организации, по нему придется переоформить все кадровые документы.

См. также:

  • Штатное расписание
  • Штатное расписание с учетом нового МРОТ
  • Отчет Табель учета рабочего времени (Т-13)
  • Нумерация в кадровых приказах

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *