Как проводить аттестацию сотрудников

Содержание

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 11

Аттестация персонала: как провести, избежав ошибок

Аттестация занимает свое, особое, место в системе управления персоналом, хотя нередко ее путают с оценкой персонала. Аттестация — это лишь один из методов оценки, но ее результаты могут иметь серьезные последствия для сотрудников. Если оценка персонала — процесс определения эффективности деятельности сотрудников в ходе реализации задач компании, то аттестация — это процедура систематической формализованной оценки соответствия деятельности конкретного работника стандарту выполнения работы в должности, которую он занимает. Результаты этой процедуры можно использовать в суде для защиты кадровых решений (например, увольнение сотрудника). Но не будем о грустном… Ведь прежде всего аттестация — реальный способ повысить эффективность работы сотрудников предприятия.

Термин «аттестация» пришел в современные российские компании из советского прошлого: как отдельный блок работы по организации труда служащих аттестация была введена в 1973 г. Постановлением Совета Министров СССР от 26 июля 1973 г. N 531 (с изм. от 21.02.1986), а Постановлением Госкомтруда СССР и Госкомнауки и техники СССР от 5 октября 1973 г. N 267/470 было утверждено Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи (далее — Положение 1973 г.). Последние изменения вносились в него в 1986 г., и на данный момент оно не отменено и не признано утратившим силу.

В советский период экономика строилась на крупных государственных предприятиях с численностью персонала в тысячи и десятки тысяч человек. Сегодня в России тоже немало крупных компаний в реальном секторе экономики и сфере услуг, имеющих разветвленную структуру управления и филиальную сеть, для которых советский опыт проведения аттестаций стал актуальным. Даже небольшие компании с численностью сотрудников 50 — 100 человек, планирующие расширение бизнеса, рассматривают аттестацию как инструмент для повышения эффективности такого ресурса, как персонал.

Для кого аттестация обязательна?

Следует отметить, что наше законодательство не обязывает всех без исключения работодателей проводить аттестацию своих работников. Ни Трудовой кодекс РФ, ни другие нормативно-правовые акты общеотраслевого и обязательного характера не устанавливают, что любой работодатель должен периодически проверять соответствие своих работников занимаемым ими должностям.

Однако есть здесь и исключения. Например, в соответствии со ст. 48 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» в целях определения соответствия замещаемой должности 1 раз в 3 года проводится аттестация государственных служащих. А согласно Федеральному закону от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» обязательной аттестации подлежит руководитель унитарного предприятия.

Обязательная аттестация установлена также специальными федеральными законами в отношении персонала организаций отдельных отраслей экономической деятельности (некоторые категории работников в энергетике, транспортной сфере, на опасных производственных объектах, в сфере образования и другие).

В остальных случаях проведение аттестации не обязательно, но если руководство предприятия решило провести эту процедуру, то препятствий для этого нет. Единственное, что должен сделать работодатель и его служба персонала, — это закрепить систему аттестации в соответствующем локальном нормативном акте, например в положении об аттестации персонала организации. Менеджерам по персоналу, приступившим к разработке локального положения об аттестации, необходимо знать, что Минтруд России в своих разъяснениях уточняет: локальный акт должен учитывать правила, которые были установлены ранее актами СССР, а также желательно учесть рекомендации, данные по разным отраслям профильными министерствами.

Зачем нужна аттестация?

В первую очередь аттестация позволяет провести диагностику персонала, то есть получить информацию о сотрудниках, выявить «болевые точки», моменты, затрудняющие работу персонала, и своевременно решить эти проблемы. В процессе аттестации проводится инвентаризация бизнес-компетенций, что необходимо компании для достижения намеченных целей. Речь идет об определении с помощью аттестации ценности сотрудников не только для подразделения (группы), но и для организации в целом, оптимальной расстановке сотрудников на местах, наиболее адекватном применении системы оплаты труда.

Если у конкретного сотрудника есть необходимые для своей должности компетенции — он получает соответствующий оклад, если они «подросли» — оклад тоже может «подрасти». Сотрудники, которые продемонстрировали лучшие результаты, по итогам аттестации получают наивысшую оценку и могут стать кандидатами в кадровый резерв. В свою очередь, сотрудникам с недостаточным количеством компетенций, но в которых компания заинтересована, может быть предложена программа по обучению и развитию, то есть аттестация позволяет сделать обучение более адресным.

Аттестация позволяет принять решения, связанные с:

— изменением компенсационного пакета, что имеет конкретные материальные последствия для работников;

— развитием организации (приведение в соответствие человеческих ресурсов с планами организации);

— оценкой текущей деятельности (положения) всей организации и выявлением рабочих проблем;

— формированием кадрового резерва компании.

Проведение аттестации

Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия во главе с председателем, которая делится на подкомиссии для оценки работников конкретной должности или направления деятельности. Если целью аттестации является проверка соответствия занимаемой должности и по ее итогам возможно увольнение работников, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается член комиссии от соответствующего выборного профсоюзного органа (при условии, что есть профсоюз). Если у аттестации другие цели и ее итоги не предусматривают возможности увольнения (или других негативных последствий для сотрудников), то включение члена профсоюза в состав аттестационной комиссии не обязательно (например, если аттестация проводится с целью формирования кадрового резерва, для повышения категорий по оплате труда и т.д.).

Важно знать, что с юридической точки зрения неправомерным может быть признано проведение аттестации работников, проработавших в занимаемой должности менее 1 года, и беременных женщин. Также аттестации не подлежат женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (их аттестация проводится не ранее чем через год после выхода из отпуска).

При подготовке аттестации организаторам необходимо определить, какие категории сотрудников будут проходить ее и с какой периодичностью (обычно аттестация проводится раз в год).

Важно также представлять, что именно необходимо оценивать, так как в полную процедуру аттестации могут быть включены оценка результатов труда, профессиональных знаний и навыков сотрудников, оценка свойств их личности. Формально оценка личностных качеств и мотивационной сферы человека не входит в предмет аттестации в ее классическом понимании. Однако современные рыночные условия диктуют свои требования, и исходя из этого все больше компаний включают такую оценку в систему аттестации для ряда должностей (специальностей), где личностно-мотивационная сфера сотрудников имеет ничуть не меньшее значение, чем профессиональные знания и навыки. Это относится, например, к руководителям, сотрудникам коммерческих служб и т.д., т.е. к тем должностям, для которых очень важен человеческий фактор, влияющий на бизнес компании в целом.

Необходимо также разработать:

— критерии оценки результатов труда и порядок их учета;

— выбрать те навыки и личностные качества, которые являются профессионально важными для каждой должности (типа должностей), и построить так называемые профили успешности;

— определить порядок проведения самой процедуры оценки, а также процедур информационного обеспечения работы аттестационной комиссии.

После этого следует подобрать соответствующий диагностический аппарат (методы, которыми будет проводиться диагностика) и осуществить пробную эксплуатацию разработанной системы аттестации в одном из подразделений компании.

На подготовительном этапе аттестации сотрудники готовят отчеты о выполнении своего профессионального плана развития и плана работы. Материалы представляются секретарю комиссии, формирующему таблицу с оценками сотрудников, которые также включают и оценку сотрудника непосредственным руководителем.

В ходе аттестации работник зачитывает свой отчет по планам работы и профессионального развития. Выставленные оценки по компетенциям обсуждаются комиссией, а потом суммируются и сверяются с профилем должности. Чем больше итоговый балл по всем компетенциям, тем выше профессиональный уровень сотрудника, а значит, он может претендовать и на более высокий оклад или попасть в кадровый резерв.

Процедура аттестации требует значительных трудовых и временных затрат, а также объективного подхода к решению проблем. Если при ее проведении необходимо внешнее экспертное мнение или не хватает собственных специалистов, то оправданно будет привлечение профессиональных консультантов со стороны. Ситуация, когда вводные условия задает клиент, а консультанты непосредственно осуществляют постановку системы аттестации, в последнее время очень распространена.

К консультантам можно обратиться за помощью как к предметным экспертам. Они подскажут, как лучше решить ту или иную задачу в рамках этой процедуры, помогут обучить сотрудников компании, с тем чтобы они могли построить и внедрить систему аттестации собственными силами. Внешние консультанты могут быть приглашены для решения локальных задач в рамках проведения аттестации, например для организации и проведения профессионального тестирования сотрудников или экспертного заключения по отдельным компетенциям, для проведения комплексного исследования методом Ассессмент-центр.

Ошибки при проведении аттестации

Главная ошибка может быть допущена на самом первом шаге — при выборе цели проведения аттестации. Если аттестация проводится только с целью сокращения персонала или для избавления от отдельных неугодных сотрудников, то многие плюсы, которые она дает (повышение эффективности труда, повышение бизнес-показателей за счет грамотной ротации кадров и их адресного развития), сводятся на нет.

Низкая информационная поддержка процедуры аттестации тоже может сказаться на психологическом климате коллектива, особенно если аттестация проводится впервые. Следует подробно разъяснять менеджерам высшего звена, какие сведения они получат в результате проведения аттестации, как ими пользоваться и какие задачи с их помощью можно решить. Сотрудников компании можно предупредить о проведении аттестации за пару месяцев, чтобы они смогли подготовиться к этой процедуре, освежить в памяти необходимую информацию, дополнительно почитать профессиональную литературу. И не стоит бояться некоторого напряжения в коллективе, поскольку люди в это время начинают лучше работать, т.к. грядущая аттестация служит им дополнительным стимулом.

Еще одной существенной ошибкой при проведении аттестации является применение в предварительных оценочных процедурах только субъективных методов (экспертная оценка, «метод 360» и т.д.). Эти методы целесообразно использовать в дополнение к оценке реально измеримых критериев: результатов труда, результатов профессионального тестирования, которые являются объективными показателями.

Ошибкой будет и неиспользование результатов аттестации в дальнейшей кадровой работе (обучение, ротация, работа с кадровым резервом). Нельзя считать проведенную аттестацию конечным мероприятием — провели большую работу, поставили «галочку», кого-то уволили, кому-то понизили зарплату… Результаты проведенных процедур можно и нужно использовать для повышения качества такого ресурса, как персонал.

Итоги аттестации

Как говорилось выше, аттестация нужна и для того, чтобы обоснованно принимать управленческие решения, связанные с кадровым менеджментом. В частности, по итогам аттестации можно принять ряд кадровых решений на законном основании (увольнение, понижение в должности, перевод на другую работу).

Процедура принятия решения о переводе работника, его увольнении или об изменении других существенных условий трудового договора должна быть подробно закреплена в локальном положении об аттестации персонала.

В противном случае затрудняется применение соответствующих статей ТК РФ. Если в приказе по итогам аттестации службе персонала дается указание рассмотреть вопрос о переводе работника, признанного не соответствующим занимаемой должности, то работнику в соответствии с ч. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ должен быть предложен перевод на другие вакантные должности при наличии последних. Как правило, предлагаются нижестоящие должности. Если работник отказывается от перевода (причем в письменной форме) или же вакантных должностей нет, то только в этом случае работодатель может уволить работника по п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Если работник был уволен по этому основанию и оспаривает увольнение в судебном порядке, то:

1) выводы аттестационной комиссии о деловых качествах работника будут подлежать оценке в совокупности с другими доказательствами по делу;

2) работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что работник отказался от перевода на другую работу либо что работодатель не имел возможности (например, в связи с отсутствием вакантных должностей или работ) перевести работника с его согласия на другую работу в этой же организации;

3) если уволенный работник является членом профсоюза, работодатель должен будет представить доказательства о том, что в состав аттестационной комиссии при проведении аттестации, которая послужила основанием для увольнения работника, входил представитель от соответствующего выборного профсоюзного органа (ч. 3 ст. 82 ТК РФ), а кроме того, доказательства, что в соответствии со ст. 373 ТК РФ:

— работодатель провел дополнительные консультации с профсоюзным органом, если последний выразил несогласие с предполагаемым увольнением работника;

— был соблюден месячный срок для расторжения трудового договора, исчисляемый со дня получения работодателем мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (ст. 373 ТК РФ).

Чтобы избежать подобных судебных разбирательств, работодателю необходимо использовать утвержденные формулировки. Общепринятыми оценками работников по итогам аттестации являются оценки «соответствует занимаемой должности» и «не соответствует занимаемой должности» (нередко в компаниях используют формулировки «аттестован», «годен» и другие, что неправильно).

* * *

В заключение стоит напомнить, что аттестация не должна проводиться ради самой процедуры. Она может быть эффективной, только если будет лишена признаков формальности, будет объективной, а по ее результатам проведутся конкретные мероприятия. Самое главное — должны последовать реальные действия в соответствии с теми целями, которые были заявлены перед началом оценки.

Д.Л.Овчинников

Консультант по кадровому консалтингу

Компании «Коминфо HR»

Подписано в печать

Аттестация работников — как провести аттестацию работников на соответствие занимаемой должности: 5 основных этапов + советы по получению объективных результатов аттестации

В чем польза аттестации социальных работников? Какие особенности аттестации медицинских работников на категорию? Что регулирует положение об аттестации на соответствие занимаемой должности?

Придя на работу, вы узнаете, что в коллективе произошли кадровые перестановки! Главный экономист Мария Ивановна срочно засобиралась на пенсию. Старший бухгалтер Наталья светится от счастья — она теперь заместитель главбуха. А вот ведущий экономист Людочка вся в слезах — с сегодняшнего дня она просто экономист.

Виной всему аттестация работников, которой еще две недели назад никто не придавал особого значения. Как видим, зря!

Чтобы не попасть впросак и быть во всеоружии, знать все плюсы и минусы этой процедуры, я, Алла Просюкова, подготовила для вас новую статью на тему аттестации персонала!

Как всегда в конце публикации — полезные советы и обзор надежных компаний, предлагающих услуги по аттестации персонала!

1. Что такое аттестация работников и для чего она проводится?

С каждым годом руководители предприятий и собственники бизнеса все больше внимания уделяют персоналу компании. Крылатое выражение «Кадры решают все!» наконец-то стало приобретать практическую значимость.

Чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны обладать высокопрофессиональными кадрами, уровень подготовки которых соответствует ее масштабам.

Как определить этот уровень правильно? Очень просто — провести аттестацию!

Аттестация работников — это периодическое освидетельствование персонала на профпригодность и соответствие занимаемой должности.

Цели этого мероприятия бывают разные. Некоторые из них мы представили на нашей схеме.

Законодательно периодичность аттестационного мероприятия предусматривается не реже 1 раза в 3 года. Исходя из этого, каждая компания самостоятельно утверждает приемлемые именно для нее сроки. Они закрепляются в локальном акте, регулирующем этот процесс, разработанном и утвержденном внутри фирмы.

Следует знать, какие категории работников не аттестуются:

  • работающие в организации меньше года;
  • сотрудники возрастом от 60 лет;
  • сотрудницы, ожидающие ребенка;
  • работницы-отпускницы по беременности и родам;
  • женщины, оформившие отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет.

Сейчас аттестация стала популярна и в сфере социальной работы. Освидетельствование профессионализма социальных работников позволяет сформировать штат высококвалифицированных специалистов, что положительно сказывается на качестве оказываемых ими услуг.

Также важно помнить об особенностях аттестации некоторых видов сотрудников. Например, аттестация медработников на категорию. Эти сотрудники вправе самостоятельно инициировать экзамен на присвоение категории. Добровольность испытания — его отличительная особенность.

Экзамены подобного рода проводятся экспертной группой специально сформированной комиссии.

2. Какие бывают формы аттестации работников — 3 формы проведения

В зависимости от целей подбирается и способ проведения аттестации. Наиболее известны 3 формы этой процедуры. На практике их гораздо больше, ведь часто происходит смешение и в итоге получается комбинированный формат.

В рамках этой публикации я предлагаю рассмотреть лишь основные из них: две устные (индивидуальное и коллегиальное собеседование) и письменное тестирование.

Форма 1. Устная в виде индивидуального собеседования

Индивидуальное собеседование проводит, как правило, руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. Результаты служат основой для составления отзыва-характеристики.

В процессе выясняется отношение аттестуемого к работе. Определяются проблемы, возникающие у сотрудника при исполнении трудовых обязанностей.

Форма 2. Устная в виде коллегиального собеседования

Коллегиальное собеседование проводится утвержденной для этих целей комиссией. Сначала выслушивают отчет самого испытуемого о его обязанностях в рамках должности, положительных и отрицательных моментах работы. При необходимости задаются уточняющие вопросы.

В процессе беседы определяется уровень профподготовленности специалиста и его соответствие должности.

Форма 3. Письменная в виде тестов

Наиболее объективной формой считается тестирование. Аттестационное тестирование требует серьёзной подготовки.

Во-первых, необходимо сформировать и утвердить тестовые вопросы. Они должны в полной мере соответствовать специальности и квалификации аттестуемых сотрудников.

Во-вторых, заранее следует определить % правильных ответов для определения успешного прохождения испытания.

Аттестация персонала с помощью тестирования значительно снижает конфликтные ситуации в процессе ее проведения, так как все ответы фиксируются и в любой момент могут быть представлены на экспертизу.

Однако при явных достоинствах письменной аттестации у неё есть и ряд недостатков, к примеру, требуются:

  • подготовка тестов для аттестации,
  • обработка большого количества анкет,
  • анализ полученных результатов,
  • сведение отчётности и статистики в разрезе организации и по отдельному сотруднику.

Но сейчас на рынке появились сервисы, помогающие автоматизировать аттестацию, оценку, тестирование персонала. Это программы, которые позволяют создать тесты и опросы, назначить их сотрудникам и свести все результаты в настраиваемых отчетах. Кроме того, для проведения тестирования не нужны компьютеры или аудитории, сотрудники могут пройти тестирование со смартфонов в любое время. Подробное описание наиболее популярных сервисов вы можете найти в обзорной статье.

3. Как проводится аттестация работников — 5 основных этапов

Такая серьезная и важная процедура, как аттестация работников, требует основательной подготовки.

Чтобы результаты этого мероприятия имели ценность и практическую значимость, необходимо знать некоторые его организационные тонкости и особенности проведения.

Этап 1. Составление локального нормативного акта

Главным документом, регулирующим порядок аттестования, служит «Положение об аттестации сотрудников».

Его примерная структура представлена в таблице.

Примерная структура и состав разделов:

Раздел
1 Понятие, цели, задачи указываются конкретные цели и задачи именно для компании, утвердившей Положение (например, формирование кадрового резерва)
2 Перечень категорий персонала, не подлежащих аттестации законодательно установлены не аттестуемые категории сотрудников (беременные, работающие меньше года и т.д.)
3 Сроки проведения плановая, внеплановая, частота и длительность проведения
4 Формы аттестации индивидуальное либо коллегиальное собеседование, тестирование
5 Состав и полномочия комиссии указывается состав комиссии с закрепленными за ними функциями
6 Порядок проведения аттестации максимально полное описание всех этапов процесса, перечень представляемой документации, список ответственных за подготовку документов
7 Критерии оценки количество баллов для успешного прохождения тестирования, соответствие выполняемой работы сотрудника его служебным инструкциям и прочее
8 Виды итоговых заключений соответствует/не соответствует занимаемой должности, соответствует занимаемой должности и рекомендован для зачисления в кадровый резерв

Локальный акт утверждается руководителем компании. После чего весь персонал ознакамливают с ним под подпись. Впоследствии вновь трудоустроенные знакомятся с положением аналогичным образом.

Этап 2. Формирование аттестационной комиссии

Комиссия утверждается приказом по организации.

В состав входят:

  • председатель;
  • заместитель председателя;
  • секретарь;
  • члены комиссии.

Количество членов законодательно не ограничивается. Минимально — 3 человека. Избираются из числа наиболее профессиональных работников, начальников отделов, главных специалистов.

Если в фирме действует профсоюз, то в состав комиссии необходимо включить его представителя. В противном случае результаты аттестации могут признать недействительными.

Этап 3. Подготовка необходимых документов для аттестационной комиссии

Приказ руководителя о проведении аттестации издан. Разработан и утвержден график ее проведения. Наступает черед подготовки документации для комиссии.

Перечень стандартных документов:

  • бланк оценки рабочих и деловых качеств;
  • отчеты аттестуемых;
  • квалификационные листы;
  • форма заключения комиссии;
  • бланк для учета предложений сотрудников.

Этап 4. Проведение аттестации

Аттестация проводится комиссией строго по утвержденному графику. В процессе заседания рассматриваются представленные документы на каждого аттестуемого, заслушиваются сами работники, их непосредственные руководители.

Этап 5. Получение результатов аттестации

По итогам аттестации комиссия выносит вердикт по каждому аттестуемому. Формулировка решения прописывается в локальном акте и обычно имеет вид: «соответствует занимаемой должности» и «не соответствует занимаемой должности».

Аттестационное заключение оформляется в виде протокола. Итоги формируются в сводный отчет, который затем представляется руководителю для принятия окончательного решения.

См. статью по смежной тематике «Аттестация рабочих мест».

4. Кто оказывает услуги по проведению аттестации работников — обзор ТОП-3 компаний

Процедура аттестации персонала вызывает у вас трудности, и вы не знаете с чего начать? Предлагаю обратиться к профессионалам.

Мы подобрали компании, которые быстро и качественно проведут аттестацию работников любых сфер, в том числе таких, как: образование, медицина, государственная и социальная службы.

1) HR-ПРАКТИКА

«HR-praktika» — питерская фирма, ведущая более 20 лет свою деятельность на всей территории РФ в сфере управления персоналом. За этот период компания стала экспертом в области своих профессиональных интересов.

Компания представляет услуги в сфере управления персоналом по следующим направлениям:

  • аудит;
  • аутсорсинг;
  • обучение;
  • консультации;
  • проектные работы.

Руководители и владельцы бизнеса, соискатели и работники компаний, специалисты кадровых служб — все найдут полезную информацию на корпоративном интернет-ресурсе компании «HR-praktika». Получить первичную консультацию можно по телефону или оставив заявку на сайте.

2) Гермес

«Гермес» — лицензионный центр из г.Москва созданный в 2006 году. Компания имеет все необходимые сертификаты и лицензии для осуществления заявленной деятельности.

Услуги ООО «Гермес»:

  • сертификация менеджмента качества;
  • лицензирование;
  • допуски СРО;
  • курсы подготовки и переподготовки различной направленности;
  • аттестация: персонала, аттестация рабочих мест по условиям труда;
  • продажа готовых фирм с лицензией МЧС и КГИОП.

3) Кадры есть!

Начав свою деятельность в далеком 2006 как подразделение холдинга, компания «Кадры есть!» стала отдельной бизнес-единицей с широкой сетью специализированных агентств.

Рекрутинговые и консалтинговые услуги — это основные направления деятельности фирмы. Наиболее востребованными у клиентов стали аттестация персонала и специальная оценка условий труда.

Результаты проведенных мероприятий высококлассными специалистами агентства «Кадры есть!» позволяют заказчикам:

  • выявить причины неэффективной работы персонала;
  • определить направления оптимизации кадрово-организационной работы;
  • разработать мероприятия, повышающие мотивацию и производительность труда;
  • пересмотреть служебные обязанности и заработные платы;
  • провести перераспределение трудовой нагрузки среди специалистов.

5. Как получить объективные результаты аттестации работников — 3 полезных совета

Объективность — важная составляющая аттестационного освидетельствования персонала.

Избежать проблем в этом вопросе помогут наши советы.

Совет 1. Максимально расширяйте состав

Как я уже писала, количество участников аттестационной комиссии не ограничивается. Включайте в состав столько специалистов, сколько нужно для качественного проведения процедуры.

Главное условие: все члены комиссии должны пользоваться авторитетом, быть компетентными в профессиональных специализациях аттестуемых. Такой состав вызовет больше доверия и снизит риск конфликтов.

Пример

В процессе аттестации в ООО «Альбатрос» возникла конфликтная ситуация при оценке профессиональных компетенций сисадмина Федора Кузькина.

Комиссия приняла решение понизить Кузькину категорию. Федор написал на имя директора компании жалобу, в которой обращал внимание на некомпетентность членов комиссии в вопросах системного администрирования.

Действительно, в комиссии не было ни одного специалиста по данному направлению, и, следовательно, они не могли оценить должным образом профессиональные качества сисадмина Федора.

Директор ООО «Альбатрос» согласился с доводами Кузькина и рекомендации аттестационной комиссии приняты не были.

Совет 2. Проводите аттестацию только в присутствии работника

Несмотря на то, что законом предусмотрены случаи проведения аттестации при отсутствии работника (беспричинная неявка, нежелание проходить освидетельствование), лучше ее проводить в его присутствии.

Так вы снизите риск конфликта и оспаривания итога со стороны оцениваемого работника.

Совет 3. Доверяйте проведение аттестации сторонним компаниям

Если вы хотите получить действительно качественные результаты аттестации и избавиться от головной боли по этому поводу, рекомендую заказывать проведение этого мероприятия в специализированных компаниях.

Таким компаниям можно доверить не только аттестацию персонала, но и, например, спецоценку условий труда (СОУТ).

Нужна дополнительная информация по теме? Посмотрите видеоролик!

6. Заключение

Аттестация работников — полезная и нужная процедура для всех компаний независимо от масштабов и видов деятельности.

Качественно проведенная оценка позволит компании решить многие проблемы: повысить заинтересованность работников, оптимизировать производство, создать кадровый резерв и т.д.

Вопрос к читателям

А у вас на производстве проводилась аттестация персонала? И если да, то в какой форме это происходило?

Я рассказала об основных моментах этого процесса. Если вам интересна тема аттестации, читайте другие статьи из этой серии на сайте проекта.

Аттестация работников: что нужно знать работодателю?

Т. В. Шадрина

Журнал «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение» № 4/2016

Обязательно ли проводить аттестацию работников? Как правильно организовать ее проведение? Что включить в положение о проведении аттестации и на какие моменты обратить внимание при его разработке? Каковы основные этапы аттестации?

Многие работодатели воспринимают аттестацию работников как нечто формальное. Оно и понятно: четких указаний о порядке и сроках ее проведения в Трудовом кодексе не содержится. Да и нормативных актов в данной области, предназначенных для коммерческих организаций, за последнее время не издавалось (аттестация обязательна только для работников организаций определенных сфер деятельности): законодательством в основном урегулирован порядок проведения аттестации работников бюджетной сферы. Между тем результаты аттестации могут служить основанием для увольнения работника, поэтому рекомендуем со всей ответственностью отнестись к проведению самой аттестации, поскольку трудовые споры нередки и в большинстве случаев судьи встают на сторону работника. О том, как правильно организовать проведение аттестации, читайте в настоящей статье.

Для чего нужна аттестация?

В первую очередь, аттестация нужна для поддержания уровня квалификации рабочего коллектива.

Но для работодателя результаты тестирования должны иметь большее значение — аналитическое. Аттестация показывает общий уровень компетентности сотрудников. Например, оценка может показать пробелы не у одного конкретного человека, а у большинства работников какого-то отдела или всей компании. А это будет означать, что проблема кроется в неэффективной модели обучения, управленческих промахах начальников отделов, отсутствии культуры передачи знаний, ошибках при подборе персонала. Понимание таких проблем является ключом к принятию правильных управленческих решений.

Какие типы аттестаций бывают

Существует несколько видов аттестации.

Аттестация может являться требованием законодательства. В этом случае периоды проведения первичного тестирования сотрудников и последующей переаттестации жестко прописаны в законодательстве. Задача работодателя для такой аттестации — провести все вовремя и в соответствии с законом.

Другим типом аттестации, более интересным для работодателя, является периодическая оценка компании по своему внутреннему регламенту. Для такого тестирования компания может сама решать, в какие периоды проводить аттестацию и переаттестацию. В регламент также закладываются критерии оценки, порядок проведения тестирования, кто войдет в аттестационную комиссию и прочие моменты. Стоит отметить, что законодательство страны может влиять и в этом случае. Например, если работники компании состоят в профсоюзе – на аттестации должен присутствовать представитель профсоюза. Некоторых сотрудников в определенные периоды нельзя аттестовывать, например, женщин в первый год после выхода из декретного отпуска.

Если компания большая, то именно внутренняя периодическая аттестация может стать причиной повышения или увольнения сотрудника. Ведь руководство просто физически не в состоянии лично проследить за успехами каждого работника.

Чтобы минимизировать человеческий фактор, а также чтобы оценки были объективными, иногда применяется не только прямое письменное или устное тестирование, но и совмещение с такими техниками как review 360. Это подход, при котором о сотруднике дополнительно собираются отзывы от тех коллег, с которыми он непосредственно работает: от руководителя отдела до сотрудников, которые находятся в подчинении у оцениваемого. Это позволяет показать успехи сотрудника со всех сторон, поэтому, в общем, и называется «методом 360 градусов».

General Electric использует данный метод для ежегодной проверки эффективности работы сотрудников и присваивает числовой рейтинг от 1 до 5. Сотрудники оцениваются по таким параметрам, как соблюдение сроков, качество и достижение годовых целей.

По данным Forbes, более 85% компаний из рейтинга Fortune 500 используют «метод 360 градусов» для оценки персонала.

Отдельно можно отметить, что кроме периодических аттестаций может иметь место и внеплановая переаттестация. Как правило, она проводится по какому-то поводу. Например, причиной может стать: резкое падение показателей, смена руководства, слияние или продажа компании.

Как организовать первую и последующие аттестации

Любая новая аттестация так или иначе проходит через следующие этапы:

— Подготовка

— Создание аттестационной комиссии

— Подготовка документов

— Проведение аттестации

— Оценка сотрудника

— Оценка и анализ аттестации конкретного отдела или всего коллектива в целом

— Доработка аттестации

Подготовка

На этапе подготовки необходимо определить, для чего нужна аттестация и как она будет проводиться. По итогу лучше всего составить документ, в котором будут расписаны:

— Цели аттестации

— Сроки проведения, частота проведения

— Форма аттестации: письменный, устный опрос, коллегиальный устный опрос

— Кто входит в комиссию, то есть выставляет оценку

— Порядок проведения аттестации – все этапы, по которым придется пройти сотруднику во время оценки

— Критерии оценки – на что вы будете смотреть и как оценивать

— Виды итоговых заключений – то есть чем может закончиться аттестация для сотрудника и при каких результатах

Готовый документ можно также закрепить нормативно. Как правило, он называется «Положением об аттестации сотрудников». Это даст возможность ссылаться на аттестацию при увольнении сотрудника по статье. Хотя мы всегда надеемся, что до таких радикальных мер не дойдет.

Вне зависимости от того, закрепляется ли положение об аттестации нормативно или нет, стоит ознакомить всех сотрудников компании. Это сделает сам процесс аттестации прозрачным и понятным. Можно раздавать инструкции «на руки под подпись», но удобнее будет воспользоваться единым функционалом управления инструкциями в компании. Так можно будет в реальном времени менять сам текст инструкции, и сотрудники автоматически получат об этом уведомление.

Создание аттестационной комиссии

Слово «комиссия» из-за советского наследия иногда вызывает смешанные чувства. В случае аттестации – это просто те сотрудники, которые обладают достаточной квалификацией, чтобы оценить знания других сотрудников.

Как правило, в комиссию входят непосредственный руководитель сотрудника, начальники других отделов и старшие опытные сотрудники. Чем выше оцениваемый сотрудник по должности, тем более высокая комиссия его будет оценивать.

Для некоторых типов аттестаций, например, по охране труда, для проверяющих в компании могут быть выделены отдельные должности. Эти сотрудники в первую очередь войдут в комиссию по соответствующей аттестации.

В то же время в компаниях поменьше аттестацию может проводить не комиссия, а всего 1 человек. Например, этим может заниматься директор, HR-менеджер или ответственный за аттестацию специалист, вроде уже упомянутого начальника по охране труда.

Подготовка документов

Для проведения аттестации, а тем более переаттестации могут потребоваться дополнительные документы.

Например, могут быть полезны:
— Лист прошлой аттестации сотрудника

— Отчет по эффективности сотрудника из системы управления бизнес-процессами

— Отзывы коллег оцениваемого работника, если вы кроме опроса или тестирования используете также Review 360

— Отчет тестируемого за прошедший период аттестации. Это еще один из подходов к аттестации, когда после окончания одной аттестации сотрудник выставляет себе цели на следующий период, а в следующее тестирование отчитывается, чего добился из намеченного. И его по этому списку оценивают.

Чтобы не затягивать долго с результатами аттестации, собрать все документы лучше до ревью. Тогда и предметные вопросы можно задать во время самой оценки, и вся картина будет перед глазами.

Фактически на этом этапе к работе можно подключить автоматизацию. Задачи по сбору нужных документов должны ставиться автоматически заранее, скажем, за 2 недели, для каждого запланированного ревью. Притом для каждой задачи, для каждого отдельного типа документа, у вас может быть отдельный бизнес-процесс. Собрать отзывы по Review 360 и получить отчет от тестируемого — это все же разные задачи.

Автоматизировать постановку задач можно через систему для управления бизнес-процессами. Например, в Neaktor это можно настроить за 15 минут. В отдельном проекте можно добавить карточки всех сотрудников, даже тех, которые не работают в системе.

Для этих карточек настраиваются роботы, которые каждый год или полгода автоматически создают все нужные задачи по ревью: задачи, касающиеся подготовительных документов и непосредственно главную задачу аттестации сотрудника, которую мы рассмотрим в следующем разделе.

Проведение аттестации

Как мы уже указали выше, если весь процесс аттестации автоматизировать с помощью системы управления компанией, то задача по проведению аттестации создается автоматически. В этом случае про аттестацию заранее знает как сам тестируемый, так и комиссия по аттестации.

Можно, конечно, контролировать это вручную и рассылать всем уведомления, но это неэффективно и занимает много времени, которое всегда можно потратить на что-то более полезное.

Так или иначе, автоматизирован процесс или нет, проведение аттестации начинается с согласования дат и времени проведения аттестации.

Когда дата согласована, проводится само ревью сотрудника. Оно может проходить в формате устного собеседования тет-а-тет либо с комиссией. Также оценка может проходить в формате письменного тестирования. Иногда устный опрос и тест объединяют, как на экзаменах в университете, но это практикуется не так часто.

Если используется тестирование и вопросы сводятся к выбору правильного выбора ответа, то целесообразнее будет организовать тест через специализированные сервисы. В этом случае по завершению теста сразу будет видна оценка.

После проведения аттестации проверяемого оценивают. В случае с комиссией это делается коллегиально. По результатам выносится оценка и заключение — что будет с аттестуемым дальше. Напомним, лучше прописать возможные варианты заключений заранее в «Положении об аттестации сотрудников».

Результат аттестации доводится до оцениваемого сотрудника и тут, в зависимости от заключения, может ставится новый ряд задач:

— Если сотрудник провалил аттестацию, ему можно сделать выговор и направить на повторную аттестацию, например, через месяц.

— Если по итогам ревью работник получает повышение зарплаты, в должности или премию — должна быть создана задача для бухгалтерии.

— В некоторых случаях сотрудника не только отправляют на повторную аттестацию, но и отстраняют от должности на все время до успешной сдачи тестирования.

— Радикальной мерой, которая редко ставится после первого провала аттестации, является увольнение. Впрочем, увольнение можно заменить понижением в должности или лишением надбавки.

Когда сотрудник не справляется, то во многих технологических компаниях, таких как Amazon и Google, сотрудника переводят на PIP (Performance Improvement Plan) – план повышения показателей работы. Как правило, он длится около двух месяцев, за которые сотрудник должен продемонстрировать, что он может соответствовать ожиданиям руководителя. По окончании PIP принимают решение, увольнять ли сотрудника.

Это базовые варианты. Заключения по результатам аттестации могут быть и более креативными, зависит от идей компании, которые вкладываются в тестирование. Например, если у работника процентный оклад, можно понизить сам процент. Или же можно отправить сотрудника на обязательное обучение во внерабочее время.

При любом заключении задачи тоже можно ставить автоматически. Почему бы и на этом не экономить время ваших сотрудников? К тому же, это понизит количество ошибок и ситуаций вроде «сотрудника решили уволить, но пока сделали прошло еще 3 месяца».

Оценка и анализ аттестации конкретного отдела или всего коллектива в целом

По итогам аттестации отдела или всего персонала компании стоит провести обязательный анализ. Он позволит показать слабые места у большинства сотрудников, выявить причины и в будущем устранить их.

Например, вы выяснили, что весь отдел тестирования (QA) не знает некоторые техники тест-дизайна. Объективно, здесь проблема не сколько в том, что отдельные сотрудники не спешат развиваться, сколько в неэффективной системе обучения в рамках данного подразделения. Стоит провести отдельное обучение, тренинг-сессию для всего отдела.

Может получиться так, что переаттестации сотрудников у вас проходят в разное время и скорее привязаны ко времени прихода сотрудника в компанию, а не к календарю. Но и в этом случае тоже можно провести аналитику, взяв за тестовый отрезок какой-то период. Например, последние год или полгода.

Для аналитики важно, чтобы все аттестации по всем сотрудникам хранились централизованно, а также были правильно заполнены: была указана финальная оценка, цель переаттестации, комиссия, комментарии проверяющих и так далее.

С помощью фильтров можно делать различные выборки. Можно также сделать экспорт в Excel и поделиться отчетом с коллегами.

Доработка процесса аттестации

Если постоянно задавать одни и те же вопросы, то в конце концов их все выучат и в аттестации будет смысл только для новых сотрудников.

По этой причине сам механизм аттестации нужно время от времени пересматривать и улучшать. Могут, впрочем, меняться не только сами тесты, но и цели аттестации, критерии оценок, заключения. Компания обязательно придет к каким-то улучшениям после проведения несколько аттестаций.

Для автоматизации тут важно, чтобы процессы можно было гибко поменять. Neaktor позволяет делать это на ходу, что удобно при любых изменениях.

Проверяйте сотрудников с умом

Прозрачный и гибкий процесс аттестации позволит сотрудникам четко понимать, чего от них требуют, увидеть критерии для дальнейшего карьерного роста.

Главное, что стоит помнить – все хорошо в меру. Не устраивайте оценку персонала просто ради оценки. Компания должна четко видеть, какими компетенциями должен обладать сотрудник для эффективной работы. А аттестация — это только один из инструментов, наравне с обучением и управлением мотивацией, на пути к тому, чтобы ваши сотрудники становились лучше.

Удачных вам ревью!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *