Командировка без подтверждающих документов

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 08.06.2020)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2020)При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 17 июня 2016 г.

Содержание журнала № 13 за 2016 г.

Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки.

Для выплаты суточных одного удостоверения недостаточно

Диана Дидич

Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отмененыподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указанып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

  • срок командировки;
  • ее цель (служебное поручение);
  • место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке.

В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

Законодательство не требует документального подтверждения суточных расходов

Вера Алексеевна Балабина

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально.
Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т. д.?

: Суточные не облагаются страховыми взносами при условии, что они выплачены в пределах норм, установленных в соответствии с законодательствомподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Суточные работникам, чья работа носит разъездной характер, предусмотрены ТКст. 168.1 ТК РФ. А размер суточных и порядок их возмещения работодатель должен установить самостоятельно (коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом)ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, он должен установить перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер. Каких-либо иных требований относительно суточных в ТК нет.

Если, к примеру, локальный акт предусматривает оплату суточных по фактическим расходам, подтвержденным документами, то работник должен подтверждать все свои дневные расходы — питание, проезд и т. д.

Если же в локальном акте предусмотрена выплата суточных в твердой сумме без предоставления документов, то ничего подтверждать не нужно.

Соответственно, если работа конкретного лица носит разъездной характер (согласно действующему в организации перечню и трудовому договору работникаст. 57 ТК РФ) и суточные выплачены согласно порядку, закрепленному локальным актом, то они не подлежат обложению взносами. Какого-либо дополнительного подтверждения не требуется, Письмо Минтруда от 28.12.2015 № 17-3/В-641 противоречит законодательству.

Бывает, что фонды рассматривают суточные как оплату труда и начисляют организациям страховые взносы. Однако суды такую позицию не поддерживают и отменяют решения проверяющихПостановления АС СЗО от 15.01.2016 № А66-6195/2015; 14 ААС от 17.03.2016 № А66-6194/2015.

Оплата проживания личной картой — не повод для отказа в признании расходов

Елена

Командированный работник бронировал гостиницу на интернет-сайте. Онлайн-платеж за услуги проживания сделал с личной банковской карты. К авансовому отчету он прилагает счет гостиницы (не является БСО) и выписку со счета своей карты. Можно ли признать расходы в налоговом учете?

: Да, можно. Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтвержденияподп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ. При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случаяхпп. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.10.2015 № 1085:

  • при расчетах наличными деньгами;
  • при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

Подтвердить оплату услуг гостиницы могут и иные документы, ведь их конкретный перечень для этих целей в НК РФ не установлен. Поэтому документальным подтверждением может являться авансовый отчет работника с приложенными к немуПисьмо Минфина от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106:

  • счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;
  • банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.

Слип может подтвердить расходы на гостиницу

Елена

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

: Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операцийп. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П.

Следовательно, расходы, подтвержденные одним лишь слипом (без приложенного к нему кассового чека), являются для целей налогообложения прибыли документально подтвержденнымип. 1 ст. 252 НК РФ. Такой же точки зрения придерживаются и судьисм., например, Постановление ФАС МО от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06, и представители Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БУЛАНЦЕВА Валентина Александровна Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

«Кассовый чек является первичным документом, который продавец обязан выдать покупателю, в том числе и при оплате банковской картой. Таким образом, он должен быть у работника.

Однако если он утерян, можно, конечно, взять счет гостиницы с печатью и пометкой «Оплачено» плюс чек POS-терминала. На основании этих документов и утвержденного авансового отчета расходы на оплату услуг гостиницы можно учесть в составе командировочных расходов”.

Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов

Юлия

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?

: В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основаниип. 7 Положения:

  • служебной записки;
  • документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Поздний приезд из командировки НДФЛ не облагается

Елена Емелина

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

Стоимость обратного билета не облагается НДФЛ. Работодателю в любом случае пришлось бы оплачивать работнику дорогу обратно, следовательно, экономической выгоды у работника нетст. 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 20.06.2014 № 03-03-РЗ/29687, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234.

Подтверждаем срок командировки без обратного билета

Нина Алексеевна

Командированный уехал к месту командирования на поезде, билет имеется, а обратно приехал на попутном транспорте. Чем подтвердить срок его командировки?

: Если у работника нет проездных документов на обратную дорогу, определить срок фактического пребывания в командировке можно на основаниип. 7 Положения:

  • <или>документов по найму жилого помещения в месте командирования (гостиничной квитанции);
  • <или>документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Такой документ может сопровождаться служебной запиской.

ГАРАНТ

Возможно ли признание в целях налогообложения расходов на проживание командированного сотрудника без подтверждающих документов? Если возможно, то в какой сумме? Возникает ли у сотрудника в таком случае доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Статья 217 НК РФ содержит закрытый перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Так, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Следовательно, в случае непредставления сотрудником организации документов, подтверждающих оплату жилья во время нахождения в служебной командировке на территории РФ, суммы возмещения организацией указанных расходов освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. В то же время суммы возмещения организацией расходов сотрудника по найму жилья, превышающие указанные размеры, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

Аналогичное мнение нашло отражение в письмах Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51 и от 15.06.2006 N 03-05-01-04/164.

Налог на прибыль

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения.

При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, отсутствие необходимых подтверждающих документов влечет непризнание расходов в целях налогообложения прибыли.

При этом, в отличие от НДФЛ, в расходы не включается вся сумма оплаты проживания на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Страховые взносы

На основании части 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (часть 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Часть 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусматривает, что при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

В письме Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19 разъясняется, что нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, установлены в настоящее время только для работников организаций, финансируемых из бюджета. Для иных организаций нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при непредставлении подтверждающих документов не установлены. Поэтому коммерческие организации не облагают страховыми взносами только фактические произведенные расходы по найму жилого помещения работника.

В этой связи можно сделать вывод, что если расходы по найму жилого помещения не подтверждены документально, то коммерческим организациям следует начислять страховые взносы на всю сумму возмещения.

Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определяет, что работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы по найму жилого помещения. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, организации, не финансируемые из бюджета, возмещают расходы на наем жилья в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным актом.

Таким образом, можно предположить, что в случае, когда работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Аналогичное мнение изложено в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

В то же время, если же в коллективном договоре или локальном акте организации нормы возмещения расходов работников по найму жилого помещения не установлены, то при отсутствии документального подтверждения расходов данные суммы в полном объеме облагаются страховыми взносам.

Страховые взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Пункт 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) указывает, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Согласно п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 настоящей статьи, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

В свою очередь, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ предусматривает, что при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ также не подлежат обложению страховыми взносами расходы по найму жилого помещения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, в Вашей ситуации порядок исчисления страховых взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний аналогичен порядку исчисления страховых взносов по Закону N 212-ФЗ, изложенному нами выше.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

Цитата («Практический бухгалтерский учет», 2012, N 10):Ответ: Известно, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов) (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Абзацем 12 п. 3 ст. 217 НК РФ установлено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, не подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности по найму жилого помещения.
При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суммы возмещения организацией расходов работника по найму жилья, превышающие установленные размеры (700 руб. на территории России и 2500 руб. за ее пределами), подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
В целях налогообложения прибыли организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.
При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованны и документально подтверждены.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Если осуществленные затраты этим требованиям не соответствуют, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль организаций.
Если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *