Новый сотрудник

Принимая человека на работу, вы, по сути, приглашаете его стать членом большой корпоративной семьи, разделить ее взгляды и веру в успех. Задача работодателя – не только найти хорошего сотрудника, но и удержать его, а от первого впечатления многое зависит.

Многие работодатели неправильно подходят к вопросу приветствия человека в первый день работы, организации для него рабочего места, представления его коллективу. Все мы знаем, что значит встать не с той ноги. Еще хуже – не с той ноги начать свой первый день на новой работе. Организуйте первый день нового сотрудника правильно, тогда он быстрее подключится к работе и станет частью коллектива.

Не ждали…
Не допускайте, чтобы сотрудник ждал полчаса в приемной, пока ресепшионист, наконец, не определится, куда его направить. Убедитесь, что компетентные люди уведомлены о приходе нового сотрудника и знают, к кому или в какой отдел его необходимо направить. Если в вашей компании существует пропускная система, оставьте временный пропуск на нового сотрудника у охранника. Человек должен чувствовать себя равноправным членом компании с первого момента.

Руководитель в отпуске
Неправильно назначать выход нового сотрудника на то время, когда его непосредственный руководитель отсутствует, находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным. Более того, некому будет провести введение в должность, в результате, первые недели на работе окажутся неэффективными и все придется начинать с начала, когда руководитель выйдет на работу.

Рабочее место
Вы должны заранее продумать, где будет постоянное рабочее место сотрудника. Самая большая ошибка – вспомнить об этом в последнюю секунду, когда новый сотрудник уже пришел, и начинать судорожно суетиться, временно усаживая его на чужое место, к примеру, на место сотрудника, который сейчас на больничном. Это все равно что сказать: «Добро пожаловать в нашу компанию, только постарайтесь не подхватить вирус».

У офисного работника с первого дня должен быть свой стол и свой компьютер. Убедитесь, что место чистое, и в тумбочках не осталось вещей тех, кто до этого здесь сидел. Что может быть хуже, чем начать первый день с уборки за кем-то!

Попросите Вашего системного администратора заранее настроить компьютер на нового пользователя, создать почтовый ящик – это не только будет приятно новому сотруднику, но и даст ему возможность моментально приступить к работе.

Поиграйте в снежный ком
В первый рабочий день проведите человека по офису и представьте как можно большему числу сотрудников, поясняя кратко функции отделов и задачи отдельных сотрудников. Конечно, с первого раза он всех не запомнит, зато другие лучше запомнят его и будут рады оказать помощь, когда человек к ним обратится. Сразу назначьте куратора, чтобы новый сотрудник знал, к кому он может в любую минуту подойти с любым вопросом.

Назначайте куратором человека, который хорошо справится с этой задачей
Очень важно, кто будет курировать сотрудника в первое время. Не поручайте это человеку, у которого слишком много работы или горит срочный проект, который нужно сдать через три дня. Сотрудник, который в данный момент не в лучшей форме, раздражен, немотивирован, а то и вообще скоро собирается покинуть компанию, также не подойдет для этой роли. Лучшего всего возложить обязанности куратора на человека ответственного, осведомленного, позитивно настроенного, имеющего опыт в этом вопросе.

Сократите первый день, если нужно только заполнить документы
Бывают ситуации, когда человек не может приступить к работе, пока не будут оформлены и подписаны все документы, связанные с его трудоустройством. Если все, что новый сотрудник может сделать в первый день – зайти в бухгалтерию и отдел кадров для оформления документов, сократите этот рабочий день, сообщив об этом сотруднику заранее.

Срочно, срочно…
Аврал – частое явление в любой компании, но это не повод затыкать дыры новым сотрудником. Не стоит сажать человека за срочную рутинную работу не по его профилю только потому, что вы не укладываетесь в сроки, тем временем откладывая его введение в должность до лучших времен (которые неизвестно когда наступят). С первого дня новый сотрудник должен начать выполнять задания, соответствующие той должности, на которую он пришел.

Обед: отличный повод войти в коллектив
Естественно, новый сотрудник может не успеть за пол дня достаточно близко познакомиться с коллегами. Не стоит допускать, чтобы человек оставался сам по себе, когда другие сотрудники разобьются по привычным группкам и отправятся на обед. Расскажите, где и как у вас принято обедать. Подключите к разговору других сотрудников отдела и попросите их взять нового коллегу с собой.

Лавина тренингов
Введение в должность – процесс очень важный и должен быть четко продуман. Но не стоит превращать его в непрекращающийся поток тренингов, презентаций и пояснений. Необходимо отвести в расписании свободное время, дающее возможность новому сотруднику суммировать узнанное, при необходимости задать вопросы куратору. Лучше растянуть введение в должность на несколько дней, чем пытаться уложиться в один.

От первого дня зависит итоговый результат
От того, насколько успешно пройдет для сотрудника его первый день на новой работе, будет зависеть эффективность внедрения новичка в деятельность компании и, в конечном итоге, его успех или неуспех. Любую совершенную на этом этапе ошибку будет в дальнейшем сложно исправить. Поэтому постарайтесь сделать так, чтобы в конце первого трудового дня новый сотрудник возвращался домой счастливым, что он работает теперь именно в вашей компании.

Елизавета К. Левина и Лесли Уитт
Источник: Журнал «The Well»

Из этого материала вы узнаете:

  • Цели адаптации персонала
  • Подготовка к адаптации
  • Начало работы
  • Знакомство с обычаями
  • Ошибки соблюдения плана адаптации

Практически каждый из нас хотя бы раз в жизни устраивался на работу, принимал на себя статус стажера и привыкал к новому коллективу. Согласитесь, приспособиться к непривычной атмосфере самостоятельно очень тяжело. Нужна помощь, поддержка, напутственные слова, то есть правильная адаптация со стороны руководства. Прежде чем начать разбираться в проблеме, давайте обратимся за помощью к википедии и изучим определение рассматриваемого термина. Адаптация персонала – это процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации.

Цели адаптации персонала

Главная цель адаптации — добиться быстрого и легкого приобщения сотрудника к жизни организации. Как понять, что цель достигнута? Вы победили, если ваш новый сотрудник:

  • практически не совершает ошибок в работе, уверен в себе и не боится задавать вопросы;
  • быстро вливается в коллектив;
  • работает максимально оперативно и качественно;
  • удовлетворен своей работой.

Самый важный показатель – это сокращение текучести кадров. Итак, теперь определимся с воображаемым героем, которого мы вместе с вами будем адаптировать. Нашего персонажа зовут Игорь, ему 25 лет. Вчера Игоря приняли на должность технического специалиста и сегодня его первый рабочий день. Поехали.

День 1. Подготовка к адаптации.

Давайте знакомиться

Первый рабочий день нового сотрудника должен начинаться со знакомства его с коллективом. Лучше, если с самого утра, ответственный за кадры человек, соберет всех работников в одном помещении и представит нового коллегу.— Ребята, у нас новый сотрудник. Его зовут Игорь. Игорь пришел на должность специалиста технической поддержки. Давайте пожелаем ему удачи и поможем поскорее влиться в наш дружный коллектив. У нас, в компании Envybox, утренние собрания стали традицией. Мы собираемся не только по каким-то особым случаям, но и просто, чтобы обменяться хорошим настроением друг с другом. Такой прием помогает разрядить обстановку в коллективе и наладить отношения между сотрудниками.

Назначаем наставника

Игорь познакомился с коллективом, но что же делать дальше? Куда идти? Где его рабочее место? Об этом должен позаботиться закрепленный за Игорем куратор или, как мы определили в подзаголовке, наставник. Как правило, наставником назначается наиболее опытный и исполнительный сотрудник компании. Но может ли прокаченный специалист адаптировать новичков без специального обучения? Многие работодатели считают, что да. К сожалению, это не так. Прежде чем определить наставника, нужно подготовить четкий план его работы и провести специальное обучение желающих занять эту должность сотрудников. Ну, вот мы определились с наставником, назначили самого ответственного и опытного человека и теперь Игорь не «брошенка». Идем дальше.

Знакомство с компанией

Настало время экскурсии по офису! Это очень важный момент в процессе адаптации нового сотрудника. Работайте, как самый настоящий гид. Разделим этот пункт на этапы:

  • Начните экскурсию с краткого рассказа истории создания компании, опишите ценности организации и принципы ее работы.
  • Опишите подробный график работы на день. Обозначьте обеденное время и количество перерыв в течение дня.
  • Прогуляйтесь по офису, покажите рабочие места будущих коллег и расскажите, кто какие обязанности выполняет.
  • Стажер должен знать к кому может обратиться за помощью в случае чрезвычайной ситуации, поэтому погорите об этом. Представьте руководителей всех отделов и основателей компании.
  • Остановитесь на правиле общения сотрудников организации между собой. Если с первого дня не приучить новичка к культуре общения, то дальше ему будет тяжелее адаптироваться в коллективе.

Определяемся с рабочей зоной

Теперь давайте наконец-то покажем Игорю его рабочее место. Рабочая зона должна быть заранее подготовлена к приходу новичка. Обозначьте новому сотруднику, какие материалы понадобятся ему в работе и где их можно взять. Офисному сотруднику необходимо открыть доступ ко всем рабочим файлам, которые ему могут понадобиться. Наш герой Игорь пришел на должность специалиста технической поддержки и, скорее всего, ему придется вникать в новые непонятные программы. Если Игорь будет делать это самостоятельно, то наверняка запутается, психанет и побежит от вас прочь. Не бросайте стажера – это очень важно! Итак, первый рабочий день Игоря подошел к концу. Кажется, ему всё нравится и мы никого не спугнули. Но расслабляться рано.

День 2. Начало работы

Наступил второй рабочий день Игоря. С этого дня начните оценивать знания, умения и навыки стажера в занимаемой должности. Конечно же, в объявлении вы пообещали: «Опыта работы не требуется, всему научим». Одно дело опыт, а совсем другое – пустая голова. Второй день может стать решающим как для новичка, так и для вас, поэтому будьте бдительны.

  • Поставьте стажеру первую задачу и установите сроки ее выполнения. Задание не должно быть слишком простым или супер сложным. И, да, не придумывайте задачи на ходу. План работы нового сотрудника должен быть проработан заранее.

Составьте бланк индивидуальных работ стажера на период испытательного срока:

  • Регулярно контролируйте нового сотрудника. Это не значит, что вы должны бегать за коллегой в туалет и следить за каждым его шагом. Вызовите новичка на беседу и обговорите спорные моменты в работе. Расспросите, все ли ему нравится или что-то хотелось бы изменить.
  • Замотивируйте стажера. Успешные компании прорабатывают специальную систему мотивации для сотрудников. Система мотивации у каждой организации своя, поэтому здесь нет никаких ограничений.

Компания Envybox — идеальный пример правильной мотивации сотрудников. У нас есть:

  • Поквартальное увеличение заработной платы. В первый год работы зарплата сотрудников увеличивается каждые три месяца. Размер прибавки к окладу рассчитывает из объема выполненной работы в течение этого периода.
  • Возможность карьерного роста. Каждый сотрудник, проявивший себя в занимаемой должности, может стать старшим специалистом или руководителем своего отдела. Думаете это нереально? Двигайся к своей цели и всё получится.
  • Повышение в должности или премия к зарплате за внедрение новых традиций в компании. Envybox ведет специальную доску в
  • Свобода действий. В нашем случае этот пункт означает – делай только то, что нравится. Если сотрудник пришел на должность менеджера, но через некоторое время осознал свою полезность в другой сфере, то у него есть возможность поменять род деятельности.
  • Ежегодные поездки в теплые страны. За перевыполнение месячного плана в заданный период, вся команда Envybox отправляется «командировать» в другую точку мира. В этом году все ребята летят на Пхукет в Тайланд. Разве не крутая мотивация?

Думайте, экспериментируйте, ведь не всякая система мотивации работает идеально. Подошел к концу второй рабочий день нашего стажера Игоря. Мы оценили его знания, замотивировали как могли и решили продвигать эту кандидатуру дальше.

День 3. Знакомство с обычаями

Когда первые два дня адаптации прошли, пора раскрыть новичку «секреты фирмы». Для этого познакомьте коллегу с обычаями компании.

  1. Внутренние правила. Если в вашей организации существуют дополнительные правила существования для всех сотрудников, то расскажите о них.В компании Envybox для этих целей создан специальный файл на Google Диске. Он доступен всем сотрудникам компании. В этом файле хранится вся необходимая информация о внутренних ценностях и правилах работы организации.
  2. Корпоративная культура – не забудьте об этом пункте. Опишите всё, что помните и знаете о корпоративных ценностях компании.
  3. Если у вас есть график дежурств на выходные и праздничные дни, то обозначьте этот важный момент. Вообще о таких нюансах сообщается заранее.
  4. И наконец, договоритесь со стажером о времени ваших с ним координаций.- Игорь, чтобы помочь Вам быстрее адаптироваться к колективу и влиться в рабочий процесс, мы с Вами будем проводить периодические координации. Давайте собираться каждую пятницу в 17.00 у меня в офисе. При себе иметь: ручку, блокнот и хорошее настроение.

Итак, мы провели три полноценных дня с Игорем и теперь его судьба уже не в наших руках. Помимо неправильной адаптации существует и куча других личных причин, по которым сотрудник отказывается продолжать работать на новом месте. Однако если соблюдать четкий план адаптации в первые три дня работы нового коллеги, то текучка ваших кадров значительно уменьшится. Попробуйте.

Ошибки соблюдения плана адаптации

И напоследок об ошибках адаптации. Не факт, что все компании, соблюдающие правила приобщения новичков к работе делают это правильно. Да, здесь недостаточно просто хотеть, здесь нужно еще и поучиться. Существует две грубые ошибки, которые допускаются работодателями при «вливании» новичка в работу. А вот и они:

  1. Немотивированный наставник – это убийство системы адаптации. Прежде чем выбрать ответственного за обучение человека, подумайте, как вы будете его поощрять. Не забывайте про «старичков», иначе результат будет плачевным.
  2. Сложный язык обучения. Неопытные учителя любят общаться на непонятных терминах. Таким образом, они не помогают своим подопечным, а топят их. Научите своих наставников складной и доступной речи.

Ну, вот, пожалуй, и всё. Наш Игорь проработал уже три дня и, похоже, не собирается никуда уходить. Как считаете, замотивировали?

Нурия Девлетова, руководитель группы подбора персонала, TNT Express в России

Родилась в Москве. В 2006 году окончила Московский педагогогический государственный университет. Карьеру начинала в некоммерческих предприятиях, после чего перешла в агенство «Анкор», где занималсь подбором специалистов для банковского сектора. С 2010 года занимается подбором и адаптацией персонала в TNT Express в России.

1. К чему сегодня необходимо адаптировать персонал «на входе» ?

В нашей компании новым сотрудникам уделяется очень большое внимание. И мы уверены, что на «входе» новый сотрудник должен обязательно пройти вводный курс, чтобы полностью «погрузиться» в нашу деятельность, почувствовать атмосферу TNT Express. В частности, мы проводим 3-х дневный адаптационный курс «Induction MAX», который одинаков для всех сотрудников независимо от позиции. Во время данного курса новички полностью погружаются в деятельность нашей компании и узнают о ней непосредственно от сотрудников TNT Express, знакомятся с работой каждого отдела на живом примере. У нас так же есть специальный блок для новичков под названием «Неформальные правила TNT», через который мы пытаемся донести до сотрудника корпоративные правила и атмосферу компании

1 день этой программы посвящен общению с клиентами, данный день у нас носит название «Голос клиента». Его проходят все сотрудники, независимо от того, работают они с клиентами напрямую или нет, ведь в нашей компании есть еще такое понятие, как внутренний клиент. Так как это групповой курс, то мы собираем группы с новыми сотрудниками, пришедшими в течение 2-3 месяцев.

В некоторых отделах есть специальные курсы обучения, например, в отделе по работе с клиентами, отделе продаж и других.

Также у нас есть практика выделять в качестве наставников лучших сотрудников отделов. Мы сертифицированы по международному стандарту «Investors in people”, а стандарт предъявляет высокие требования к качеству вводного обучения.

Что касается ключевых или руководящих позиций, то, при необходимости мы составляем индивидуальный индакшн план. И, примерно, в течение недели сотрудники более подробно знакомятся с работой отделов.

В какой-то момент мы стали быстро развиваться, новых сотрудников стало приходить все больше и больше. В первые дни работы они получали от нас самые необходимые для адаптации материалы: правила и политики компании, оргструктуру, телефонный справочник. Со временем пришла идея объединить разрозненные материалы вместе, добавить больше информации, включить фотографии и оформить это таким образом, чтобы приятно было взять в руки, удобно положить в сумку. Ведь такого рода материалы – это имидж компании, вклад в лояльность сотрудников. Так возникла идея «Настольной книги сотрудника», или «Employee`s Handbook”.

Готовя издание, мы преследовали цели:

  1. Предоставить новым сотрудникам базовую информацию о компании, которая ускорит и упростит их адаптацию, позволит быстрее влиться в коллектив и начать эффективно работать (а в работе испытывать меньше трудностей из-за незнания процедур, правил и др.)
  2. Сэкономить время руководителей, которое они тратят на введение сотрудника в должность, дать им возможность сконцентрироваться на «обучении на рабочем месте»,
  3. Повысить лояльность сотрудников, усилить чувство гордости за компанию.

Подготовка такой книги — это проектная работа, и на тот момент она не входила в должностные обязанности никого из сотрудников отдела по работе с персоналом. Здесь важна была добрая воля, желание и способности к такого рода работе. Отчасти поэтому, а отчасти из-за того, что содержание работы косвенно связано с обучением, за проект взялся координатор по обучению и развитию персонала.

Еще раз отмечу, что действовали мы не на пустом месте: у нас уже была база в виде отдельных материалов, а также в виде вводного курса «Induction MAX”. Тем не менее, мы еще раз пересмотрели имеющиеся материалы с точки зрения их актуальности и полезности, некоторые метериалы создали заново. Также мы видели в этой книге возможность изложить некоторые «неписанные» правила, которых негде найти, но их знание убережет сотрудника от потерь времени, ошибок, непонимания.

Основная часть времени, затраченная на работу над книгой, ушла на сбор материалов. Конечно, это было коллективное творчество: часть материалов писал координатор по обучению и развитию, материалы об отделах писали руководители. Всегда трудно написать первые страницы. Сложно найти для этого время, и не всегда легко рассказать о работе отдела простым языком, доступным для понимания новому сотруднику, человеку «со стороны», не знакомому с терминологией и процессами экспресс-доставки.

Но, надо отдать должное нашим руководителям, они прекрасно с этим справились!

В процессе подготовки текстов мы объявили конкурс на лучшее название книги. Победила сотрудница бухгалтерии, предложившая название «Все о нас» («All about us”), которое и украшает теперь обложку издания. Одно из названий, предложенных на конкурс, стало подзаголовком нашей корпоративной газеты.

На определенном этапе возникли вопросы конфиденциальности информации. Хотелось дать сотрудникам максимум полезных сведений, но приходилось думать о том, что эти сведения могут попасть, например, к конкурентам. В итоге нашли компромисс – указали основные сведения и ссылку на источник, где можно посмотреть подробнее.

Первый выпуск выдали каждому сотруднику компании, и даже те, кто работал в компании много лет, читали книгу с удовольствием и нашли для себя что-то новое. Следующиее издание, «переработанное и дополненное», выдаем только новым сотрудникам, в первые же дни их работы в компании.

2. Кто в принципе не может быть адаптирован?
— На мой взгляд, адаптировать можно любого человека, было бы желание. Изначально, в процессе подбора мы смотрим не только на профессиональные качества, но и на личностные компетенции. Человек должен быть дружелюбным, открытым, готовым обучаться, командным игроком. У нас не было проблем с адаптированием персонала в компании. Я уверена, что если процесс будет двусторонним: сотрудник приложит усилия со своей стороны, а компания уделит ему должное внимание — то адаптироваться сможет любой.

3. А когда , как, почему обучение стоит проводить? Как измерить необходимость и эффективность обучения?
— Мы сертифицированы по стандарту Investors in People, поэтому обучение, которое мы проводим должно влиять на эффективность работы сотрудников. У нас есть ежегодная оценка деятельности персонала, в ходе которой сотрудник вместе с руководителем обсуждают и выявляют необходимость в тех или иных обучающих программах. После чего мы составляем тренинг-план и собираем пожелания руководителей. При этом мы расставляем приоритеты, где учитываем желание сотрудника и его руководителя. Обучение должно быть связано с работой и задачами, поэтому и руководители, и сотрудники при выборе того или иного тренинга должны четко понимать, что они хотят получить на выходе. Я уверена, что обучение приносит большую пользу, если человек понимает для чего ему это обучение и он в нем заинтересован. Перед направлением на обучение сотрудники и руководители составляют тренинг-форму, где пишут какие цели преследуются, а так же указывают, как это поможет улучшить их работу. При этом мы просим указывать не общие слова, а давать конкретные примеры из деятельности.

После пройденного обучения, мы оцениваем его эффективность. У нас существует анкета обратной связи. Мы понимаем, что это кратковременная оценка, и нам также хотелось бы получить оценку более долгосрочную. Над этим мы сейчас работаем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *