Оформление результатов инвентаризации основных средств

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Что такое инвентаризация?

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

Проводки при инвентаризации ОС: пример

Итоги

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.

Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:

  • методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
  • положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
  • законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

  • передача имущества в аренду;
  • реорганизация;
  • ликвидация;
  • продажа имущества;
  • смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
  • установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • перед составлением бухотчетности за год;
  • чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:

1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

Образец приказа по форме ИНВ-22 вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к примеру этого документа.

В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.

Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

  • сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
  • техпаспорта и иную техдокументацию;
  • регистры аналитического учета;
  • наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

Образец описи по форме ИНВ-1 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.

Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

Образец сличительной ведомости по форме ИНВ-18 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.

Проводки при инвентаризации ОС: пример

Компания ООО «Сигма» перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

  • недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
  • недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
  • излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.

В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:

Дт

Кт

Сумма (тыс. руб.)

Описание проводки

Документы

  1. 1. Для учета недостачи без виновных лиц

01 выбытие

Списана первоначальная стоимость станка гидравлического

Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4

01 выбытие

списана амортизация станка гидравлического

Бухгалтерская справка

01 выбытие

Списана остаточная стоимость станка гидравлического

Убыток от списания станка

  1. 2. Для учета недостачи с виновными лицами

01 выбытие

Списана первоначальная стоимость ноутбука

Акт о списании объекта ОС по форме ОС-4

Списана амортизация ноутбука

Бухгалтерская справка

01 выбытие

Списана остаточная стоимость ноутбука

Недостача отнесена на счет Самохиной Л. Е.

Разница между остаточной стоимостью ноутбука и рыночной стоимостью

Стоимость ноутбука удержана из зарплаты Самохиной Л. Е.

ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:

  • Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
  • Дт 01 Кт 08 — насос гидравлический введен в эксплуатацию

Итоги

Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — штрафы за ошибки в учете. Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5000 руб., а максимальный (за повторное нарушение) — уже 20 000 руб. Также возможна дисквалификация.

О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Инвентаризация основных средств

Актуально на: 7 сентября 2017 г.

Для того, чтобы подтвердить фактическое наличие объектов основных средств (ОС) в организации и достоверность сведений о них, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, проводится инвентаризация ОС. О сроках проведения инвентаризации основных средств и вопросах документального оформления инвентаризации расскажем в нашей консультации.

Как часто инвентаризировать ОС

В общем случае порядок проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно (п. 26 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации ОС обязательно. К ним, в частности, относятся (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

  • смена материально ответственных лиц;
  • выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация организации.

Что касается инвентаризации ОС перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то такая инвентаризация может проводиться не каждый год, а лишь 1 раз в 3 года. Это значит, что, к примеру, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2017 года инвентаризацию ОС можно не проводить, если она проводилась не ранее, чем перед составлением отчета за 2015 год.

Кто проводит инвентаризацию ОС

Для проведения в организации инвентаризаций должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если объем инвентаризируемых ценностей (в т.ч. объектов ОС) в организации большой, то для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. И при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации ее результаты будут признаны недействительными (п. 2.3 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Общие правила проведения инвентаризации, а также особенности проведения инвентаризации основных средств установлены Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Как оформляется инвентаризация ОС

Законодательством не установлены обязательные формы первичных учетных документов, которыми должны оформляться проведение инвентаризации и ее результаты (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время для этих целей обычно используются формы первички, утвержденные Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Организация может применять их или разработать самостоятельные формы, обеспечив наличие в них обязательных реквизитов.

Какие бы формы документов для инвентаризации организация не использовала, их необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Приведем основные формы составляемых при инвентаризации ОС первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Так, проведение инвентаризации начинается с издания приказа (форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»). Такой приказ является по сути заданием для комиссии, он конкретизирует содержание, объем, порядок, сроки проведения инвентаризации и персональный состав инвентаризационной комиссии. Подписанный руководителем организации приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данные непосредственной инвентаризации объектов ОС отражаются в Инвентаризационной описи основных средств (форма № ИНВ-1). Эта опись составляется в 2-х экземплярах, подписывается ответственными лицами комиссии, а также лицом, ответственным за сохранность ОС. Один экземпляр описи остается у такого ответственного лица, а второй передается в бухгалтерию для составления в случае необходимости сличительной ведомости.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18) оформляется по тем объектам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета. Ведомость составляется также в 2-х экземплярах (для МОЛ и бухгалтерии).

Подробную информацию об особенностях заполнения перечисленных выше унифицированных форм по учету инвентаризации ОС можно найти в Указаниях, приведенных в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

О том, какие бухгалтерские записи делаются по результатам инвентаризации, в т.ч. объектов ОС, мы рассматривали в отдельном материале.

Инвентаризацию основных фондов организация вправе проводить один раз в три года, но руководитель компании может установить и иную периодичность инвентаризации основных средств. В добровольном порядке инвентаризация может проводиться так часто, как посчитает нужным руководитель – например, раз в год. Методика инвентаризации (в том числе ОС) утверждена приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010).

До начала инвентаризации проверяется наличие (а также состояние):

  • инвентарных карточек, книг, описей, прочих учетных регистров;

  • технических паспортов или других технических документов;

  • документов на арендованные основные средства, а также на сданные в аренду или на хранение.

Если документы отсутствуют или в них обнаружены ошибки – данные проблемы лучше устранить до начала проведения самой процедуры (п. 3.1 Методики).

Какова цель проведения инвентаризации основных средств? У данной процедуры можно выделить не одну, а несколько целей:

  • убедиться в фактическом наличии объектов ОС на предприятии;

  • сравнить информацию, которая содержится в регистрах бухучета, и полученные в ходе инвентаризации сведения;

  • привести данные бухучета в соответствие с информацией, полученной в ходе инвентаризации.

Одновременно с собственными объектами проверяются арендованные ОС и имущество, которое находится у организации на ответственном хранении. По таким объектам составляется отдельная опись (п. 3.7 Методики).

Приказ об инвентаризации основных средств – образец

Перед проведением инвентаризации необходимо подготовить распорядительный документ — это может быть приказ, распоряжение. Форму такого документа можно разработать и утвердить самостоятельно.

Приказ о проведении инвентаризации основных средств может иметь и унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом — № ИНВ-22 (постановление № 88 от 18.08.1998 г.). Данная форма может использоваться без изменений или как образец для разработки своего шаблона. Но не стоит забывать, что при этом форма должна содержать все необходимые реквизиты.

Форма ИНВ-22 не является сложной для заполнения. В «шапке» документа указывают наименование компании, ее структурного подразделения, номер, дату приказа.

В основной части приказа необходимо указать следующую информацию:

  • какого рода инвентаризация проводится;

  • перечислить членов комиссии с указанием должностей и ФИО;

  • указать имущество (в нашем случае — ОС), которое подлежит инвентаризации;

  • даты начала/окончания инвентаризации;

  • зафиксировать причину, по которой проводится инвентаризация;

  • указать, когда материалы по проверке необходимо сдать в бухгалтерию (срок сдачи).

Документ подписывает руководитель, указывая должность и расшифровав подпись.

Инвентаризация основных средств — документальное оформление

Инвентаризационные мероприятия оформляются документами по формам, которые закреплены учетной политикой организации. Это могут быть как применявшиеся ранее унифицированные формы, так и документы, разработанные предприятием самостоятельно.

Безусловно, инвентаризация основных средств (документальное оформление инвентаризации) начинается с оформления приказа – его составление мы обсудили выше. Данные в ходе инвентаризации ОС вносятся в инвентаризационные описи (форма № ИНВ-1). Опись составляется в 2-х экземплярах – один передается в бухгалтерию, а другой остается у лица, отвечающего за сохранность ОС.

Если в процессе были выявлены отклонения (например, в результате инвентаризации выявлено основное средство) заполняется сличительная ведомость результатов инвентаризации. Ведомость составляется по объектам, по которым были обнаружены отклонения, также в двух экземплярах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *