Оптимизации расходов

Для оптимизации расходов зарубежные компании еще 20 лет назад стали использовать аутсорсинг, что позволило на 20-40% снижать затраты на бухучет и экономить по $8 млн на HR-функции! Мы собрали мнения экспертов о сокращении расходов компании и представили два списка: чего делать нельзя, а что, наоборот, нужно.

I. Оптимизация расходов: как нельзя
1. Экономия на сотрудниках
2. Сокращение расходов на маркетинг
3. Ухудшение качества продукта или услуги
II. План оптимизации расходов: как надо
1. Откажитесь от офиса или используйте аутсорсинг
2. Привяжите мотивацию сотрудников к выполнению плана
3. Сократите статьи расходов внутри компании
4. Используйте современные системы для бизнеса

Оптимизация расходов: как нельзя

Если неправильно провести мероприятия по оптимизации расходов, то можно снизить прибыль, испортить имидж компании и потерять клиентов. Вот то, чего точно нельзя делать.

Экономия на сотрудниках

Сокращение штата, снижение зарплаты, уменьшение расходов на корпоративы и обучение плохо влияют на работу компании. Оставшиеся сотрудники, как правило, начинают искать дополнительный заработок и уделять меньше времени основным делам. И их продуктивность падает еще больше.

Леонид Гаврилов, партнер инвестиционного бутика Qviqa:
– Жадность ведет к бедности. Лучше наоборот вкладываться в обучение кадров: чем выше их квалификация, тем больше они заработают для компании. Нельзя сильно сокращать расходы на корпоративный отдых, потому что совместный отдых разряжает атмосферу и помогает легче пережить кризис.

Назад к содержанию

Сокращение расходов на маркетинг

Самый влиятельный теоретик менеджмента Питер Друкер заявил, что маркетинг — это затраты, которые приносят прибыль. Потому что это сбор знаний о потребностях клиентов, чтобы сделать продукт полезным для них и вызвать естественное желание купить. Вот и представьте, как вы будете продавать, если не знаете, нужен ваш продукт людям или нет?

Часто компании сокращают маркетинговые расходы, пропорционально уменьшая бюджеты на все каналы. Но это ведет к тому, что клиентов становится еще меньше, прибыль сокращается, и бюджет снова приходится уменьшать. Но можно сделать по-умному: выяснить, по каким каналам приходит меньше всего клиентов, и сократить расходы только на них. Делают это путем опросов клиентов, подключая коллтрекинг, отслеживая эффективность воронки продаж с помощью сервисов сквозной аналитики. В итоге расходы на маркетинг снизятся, а его эффективность — нет.

Роман Федосов, гендиректор digital-агентства «Компот»:
– Внедрив коллтрекинг, мы выяснили, что клиенты оставляют заявки при переходе по одному и тому же слову в контексте, на которое уходило всего 5% рекламного бюджета. Остальные рекламные каналы не работали. Мы отключили все лишнее и, сократив бюджет в 20 раз, достигли результата намного быстрее, чем планировали.

Если вы тоже подозреваете, что часть денег уходит на неэффективную рекламу, но не можете найти эти каналы, то закажите аудит у специалистов. Они проанализируют деятельность вашей компании по 50-ти разным показателям и помогут выявить проблемные моменты.

Закажите бесплатный аудит бизнеса

Назад к содержанию

Ухудшение качества продукта или услуги

Компания BMW оценила поведение своих покупателей и выяснила, что в среднем один неудовлетворенный клиент рассказывает о неудачном взаимодействии 10 своим знакомым, формируя у них негативное отношение к компании.

Поэтому будьте уверены: если качество вашего товара станет хуже, об этом сразу узнает много людей, и вы лишитесь клиентов.

Андрей Зинкевич, специалист по интернет-маркетингу для сайта biz360:
– Вместо ухудшения качества можно, например, повысить сумму минимального заказа для бесплатной доставки, чтобы покрывать почтовые или транспортные расходы. А если клиенты не готовы платить много, то уменьшайте количество услуг или вес/состав товаров.

Все помнят историю пропавшего яйца из десятка, который превратился в «девяток», и как в литровый пакет молока стали заливать всего 900 мл. Это и есть примеры того, как можно сэкономить на количестве, сохранив качество.

Назад к содержанию

План оптимизации расходов: как надо

Чтобы оптимизация расходов не принесла новых финансовых проблем, сокращать затраты надо по-умному. Благо все хорошие способы уже придуманы до нас 🙂

Откажитесь от офиса или используйте аутсорсинг

Американские исследователи подсчитали, что если половину времени сотрудники работают из дома, то компания экономит до $110 000 в год на оплате коммунальных услуг, уборке офиса и покупке расходников. Кроме того, удаленные сотрудники реже берут внеплановые выходные и больничные, которые обычно обходятся компании в $1 800 в год на каждого. При этом продуктивность на удаленке возрастает на 35-40%, отчего повышается прибыль компании.


Читать по теме
При желании на удаленку можно перевести любое подразделение, и даже отдел продаж. Как это сделать правильно и без ошибок, мы рассказали в блоге.

Еще один безопасный способ сократить расходы компании — передать часть функций на аутсорсинг. Например, вместо того чтобы держать в штате юриста, можно заключить договор на юридическое сопровождение со сторонней компанией. Тогда вместо ежемесячной зарплаты вы будете только оплачивать счета за конкретные услуги.

А еще можно договориться с партнерами о бартере, если им интересны ваши услуги.

Сергей Шухрин, гендиректор компании «Фабрика чистоты» для сайта «Деловой квартал»:
– На ГАЗе около 1000 человек обслуживали (клининг) 43 цеха. Издержки были очень высокими, потому что раз в месяц сотрудники ГАЗа ездили за расходными материалами, для чего выделялись несколько машин, водители, снабженцы. Когда завод передал нам на аутсорсинг клининговые услуги, мы сократили его издержки до минимума, и расходников потребовалось меньше. Теперь их возит только один автомобиль. Выведя персонал за штат, ГАЗ получил ежегодную экономию около 10 млн рублей.

Назад к содержанию

Привяжите мотивацию сотрудников к выполнению плана

Вы уверены, что 10 менеджеров, которые сидят на одинаковых окладах, приносят компании одинаково много денег? Чтобы зря не платить тем, кто ничего не зарабатывает, нужно избавляться от неэффективных сотрудников или мотивировать их на большие продажи.

Для этого внедряют систему оценки личных показателей менеджера (KPI). Она строится на основе небольшого фиксированного оклада и процентов от личных продаж или других надбавок за личные заслуги. Ленится — получает 10 000 рублей, работает усердно — 70 000.


Читать по теме
Чем тщательнее продумана система KPI, тем больше компания сэкономит и заработает. Алгоритм внедрения системы и советы, как избежать при этом ошибок, читайте в нашем блоге.

Как не надо мотивировать сотрудника на продуктивную работу

Назад к содержанию

Сократите статьи расходов внутри компании

Сколько вы тратите на канцелярские товары, салфетки, печеньки, кофе? Так ли важны эти расходы? Руководители расходятся во мнениях, так как сотрудники не всегда разделяют желание начальника сэкономить на этих вещах. Но в кризис советуют все же отказываться от «плюшек», откровенно объяснив эту необходимость коллективу. Бывает, что в целях экономии приходится прибегать и к более радикальным мерам.

Роман Федосов, гендиректор digital-агентства «Компот»:
– Представьте, что вам нужно сократить каждую статью расходов в два раза. Ни в коем случае не сокращайте зарплаты. А вот офис можно выбрать дешевле, отказаться от корпоративных подарков или суперкрутого соцпакета, ведь люди работают у вас не ради кофемашины или страховки. Попросите у поставщиков скидку за объём или за то, что вы с ними давно сотрудничаете.

Используйте современные системы для бизнеса

Сегодня крупные компании используют сразу по 3-5 программ для автоматизации бизнес-процессов: CRM — для продаж, HRM — для управления кадрами, EMP — для управления производством и т.д. Все они по-разному помогают экономить: CRM помогают вычислить ленивых сотрудников, HRM — удерживать лучших.

Леонид Гаврилов, партнер инвестиционного бутика Qviqa:
– В датской компании «Лундбек» я застал HRM-систему для управления персоналом. Согласно концепции, если в штате больше 250 человек, то организуется отдел Team Infrastructure. Он работает в связке с отделом кадров и службой безопасности. Его задача — привлечь и удержать ценных специалистов, собрать эффективные рабочие отделы по 5-7 человек, способствовать их развитию и предотвращать конфликты. С такой системой компании проще сократить издержки на увольнение и найм, потому что штат изначально формируется из высокоэффективных сотрудников, которые не увольняются и быстро вникают в работу.

Если HRM, 1С и подобные системы подходят только для крупных компаний, то CRM полезна всем — хоть 5 человек в штате, хоть 1000. Вот почему:

  • CRM-системы автоматизируют процессы, а значит, берегут время сотрудников. Вы можете безболезненно сократить штат и возложить тот же объем работ не на 15, а на 10 сотрудников, что позволит вам сэкономить на зарплатах.
  • В них можно работать откуда угодно, поэтому можно набрать удаленных сотрудников и держать целые отделы на удаленке, не тратя средства на аренду большого офиса.
  • Вложения в CRM быстро окупаются: каждый вложенный доллар возвращается в пятикратном размере. Система помогает менеджерам работать быстрее и не упускать клиентов. С увеличением объема продаж повышается прибыль. Благодаря этому вскоре вы перестанете болезненно реагировать на расходы.

В 2015 году консалтинговая компания Capterra провела опрос среди 500 компаний, и выяснилось, что после внедрения CRM их прибыль выросла от 25 до 35%. Увеличились и другие показатели:

Мы рассказали, как снизить расходы предприятия правильно. Как видно, во многом можно положиться на CRM-систему. Узнайте о ней больше из полезных статей с анализом исследований и мнениями экспертов. А если хотите узнать, как внедрить настроить CRM, заказывайте обратный звонок, менеджер позвонит вам в удобное время и все расскажет.

Назад к содержанию

Елена Зайцева

Финансовый результат деятельности организации зависит от разницы ее доходов и расходов. С целью увеличения прибыли целесообразно увеличение доходов и уменьшение затрат. Первая задача решается путем увеличения объемов производства товаров или услуг, завоевания новых рынков сбыта и расширения базы клиентов. Вторая — путем снижения себестоимости продукции.

На формирование цены товаров и услуг влияет множество факторов. Снижение себестоимости продукции недопустимо за счет закупки более дешевого сырья или менее качественной его переработки, а также ухудшения сервиса. Однако существуют и другие резервы экономии. Основным из них является оптимизация кадрового делопроизводства.

На управление сотрудниками уходит значительная доля оборотных активов компании. Расходы на содержание персонала носят постоянный характер и связаны с налоговыми издержками. Официально оформляя каждого сотрудника в штат, предприятие обязано обеспечить ему:

  • конкурентоспособную заработную плату;
  • соцпакет (гарантии оплаты больничных, ежегодных отпускных).

Кроме того, для ведения кадрового делопроизводства необходимы административные специалисты. HR-менеджер занимается оформлением пакетов документов, а бухгалтер — расчетами ЗП, отчислений. Когда речь идет о рабочих профессиях, персонал дополнительно требуется обеспечивать соответствующим инвентарем. Если же привлекать сотрудников на условиях субподряда, все вышеперечисленные заботы делегируются кадровому аутстафферу.

Разумеется, привлечение внештатного персонала не исключает кадровые расходы. Однако происходит их оптимизация. Во-первых, предприятие не формирует ФОТ, а передает для этого средства подрядчику. Соответственно, и отчисления, и дополнительные кадровые расходы возлагаются на плечи аутстаффера.

Во-вторых, расходы на персонал преобразуются из постоянных в переменные. Труд внештатных сотрудников оплачивается за фактически предоставленный результат. ЗП каждому работнику по отдельности рассчитывать не нужно. Достаточно 1-2 раза в месяц перечислять контрактные суммы на счет подрядчика.

В-третьих, наем внешних сотрудников упрощает кадровое делопроизводство предприятия. А это разгружает отдел подбора персонала и бухгалтерию от лишних забот. Соответственно, создаются резервы для сокращения указанных отделов или их реорганизации.

В-четвертых, привлечение сотрудников из агентства вместо оформления в официальный штат положительно влияет на налогообложение компании. С уменьшением ФОТ снижаются затраты на социальные, налоговые отчисления от ЗП. Также сокращаются дополнительные кадровые издержки: командировочные, отпускные, больничные. Уменьшение официального штата может служить средством для получения статуса малого предприятия. А это позволит отчислять в бюджет минимальную долю от прибыли.

В-пятых, предотвращаются издержки, связанные с простоями в работе, проверками персонала. Если сотрудник не вышел на работу, аутстаффер оперативно его заменяет специалистом аналогичной квалификации. Выходит, ни болезни работников, ни отпуска, ни командировки пагубно не влияют на эффективность деятельности компании. Предприятие постоянно обеспечено необходимыми кадровыми ресурсами, при этом, не заботясь об их содержании.

Представленные выше способы оптимизации кадровых затрат приносят выгоду организации в тех случаях, когда она эффективно использует технологии внештатного менеджмента сотрудников. Они позволяют предприятию получить доступ к необходимым трудовым ресурсам и управлять ими для достижения целей компании, не оформляя в официальный штат. Для этого применяются услуги:

  • аутстаффинг персонала;
  • аутсорсинг сотрудников;
  • лизинг кадров.

Аутстаффинг — выведение работников за пределы постоянного штата. Сотрудники переоформляются из компании в аутстаффинговое агентство. С этого момента подрядчик является их официальным нанимателем. Он подписывает с ними трудовые договора, рассчитывает, выплачивает ЗП, гарантирует социальное обеспечение. Однако персонал предоставляется в распоряжение заказчика на контрактных условиях. Сотрудники остаются на прежних рабочих местах, хотя и оформляются на другое юридическое лицо. Предприниматель распоряжается фактически чужим персоналом, за что и платит аутстафферу.

Аутсорсинг — привлечение работников из агентства подрядчика. Сотрудники нанимаются на временную занятость. Персонал подбирается в кадровом агентстве для выполнения конкретных бизнес-функций. Как правило, они направлены на ведение второстепенных процессов. При этом часто заказчик использует услуги аутсорсера не только для подбора персонала, но и получения определенного результата. В таком случае подрядчик занимается решением бизнес-задач клиента с использованием труда собственных работников, что еще больше способствует оптимизации расходов компании.

Лизинг персонала — аренда сотрудников для краткосрочного участия в важных бизнес-процессах предприятия. На условиях лизинга, обычно, привлекаются высококвалифицированные специалисты. К примеру, для осуществления финансовых расчетов при реализации проекта компании может потребоваться бухгалтер. А при организации рекламной кампании не обойтись без опытного маркетолога.

Сокращение расходов компании

Как же уменьшить совокупные издержки предприятия, используя представленные управленческие технологии. Применение аутстаффинга, аутсорсинга, лизинга персонала обеспечивает компании экономию по нескольким статьям затрат:

  • уменьшаются расходы на кадровое делопроизводство. Не принимая сотрудников в штат, не нужно оформлять в отношении их соответствующие пакеты документов, проводить финансовые расчеты. Поэтому требуется меньше специалистов для ведения кадрового делопроизводства, что сокращает общий ФОТ;
  • уменьшаются налоговые издержки. Выводя сотрудников за пределы штата или не оформляя их на постоянную занятость, предприятие снижает затраты на социальные и налоговые отчисления от ЗП;
  • предотвращаются дополнительные кадровые расходы. При использовании труда внештатного персонала заказчик не беспокоится об оплате отпускных, больничных — этим занимается подрядчик;
  • оптимизируется налогообложение в целом. Размер официального штата оказывает влияние на юридический статус, который удерживает компания. Чтобы оставаться малым предприятием и применять наиболее выгодную систему налогообложения, можно легально модифицировать штат организации, независимо от его фактического состава;
  • предотвращаются простои в работе. По причине недуга, безответственности или форс-мажорных обстоятельств сотрудник может не выйти на объект. В таком случае возникают простои в работе, приводящие к финансовым потерям. Аутстаффинг, аутсорсинг, лизинг исключают подобные неприятности, ведь подрядчик быстро заменяет «проблемного» сотрудника;
  • предотвращаются дополнительные расходы. Кадровое агентство полностью обеспечивает персонал рабочей формой и инвентарем. Заказчик получает в распоряжение сотрудников, готов без промедлений приступить к выполнению обязанностей. Значит, тратиться на снаряжение персонала предприятию не нужно. При этом, если проверяющие госслужбы выявят прецедент нелегального оформления персонала, издержки на оплату штрафов также возлагаются на подрядчика.

Сокращение расходов компании с помощью аутстаффинга, аутсорсинга и лизинга персонала достигается довольно быстро. Как правило, уже через 1-2 месяца после реорганизации кадрового делопроизводства на предприятии и внедрения технологий менеджмента персонала наблюдаются следующие изменения:

  • до 20% сокращаются совокупные налоговые расходы;
  • до 30% уменьшаются кадровые затраты.

На фоне представленных резервов экономии следует отметить важнейшее преимущество, которое получает компания: ее ресурсы освобождаются от решения второстепенных задач. Поэтому управление расходами компании с целью их уменьшения — лишь одна сторона медали. Профессиональный аутстаффинг, аутсорсинг, лизинг персонала также способствует увеличению доходов организации за счет эффективного использования высвобождаемых ресурсов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *