Организация протокольных мероприятий

В процессе деятельности любой организации проводятся мероприятия, требующие особой подготовки и тщательной разработки процедуры их проведения. К числу протокольных мероприятий, которые наиболее часто используются в практике работы современного офиса, можно отнести переговоры, выставки, презентации, пресс-конференции, интервью. Протокольными считаются те мероприятия, которые должны проводиться по строго установленному регламенту. Для проведения такого мероприятия приказом руководителя создается специальная комиссия (рабочая группа), каждый член которой отвечает за определенный участок. Руководитель данной группы осуществляет общую координацию работы в подготовительный период, а в дальнейшем выступает распорядителем протокольного мероприятия. К подготовке и проведению таких мероприятий привлекаются все службы: информационная, юридическая, финансовая, техническая, безопасности, особая роль при этом отводится службе по связям с общественностью. К подготовке каждого этапа мероприятия нужно относиться тщательно и предварительно его планировать.

Составление сметы — особый этап протокольного мероприятия. В смету должны быть заложены расходы на оплату персонала, аренду помещения, использование технических средств, обслуживание (транспорт, питание, сервировка), оплату типографских услуг (рекламная продукция, буклеты, приглашения) и т.д. Составляется подробная программа мероприятия с указанием времени на проведение того или иного этапа.

При составлении списка участников и гостей для правильного оформления приглашений необходимо уточнить имя, отчество, фамилию, должность, адрес приглашенных. Текст приглашения должен включать в себя имя, отчество и фамилию приглашенного мероприятия (может специально оговаривается форма одежды), время, дату и место проведения, план проведения и общую продолжительность мероприятия. Приглашения подписывает руководитель. При необходимости о проводимом мероприятии сообщают средствам массовой информации. Решение об этом принимает руководитель предприятия-организатора. За несколько дней до назначенного мероприятия список приглашенных уточняется и корректируется. На мероприятиях такого ранга обычно проводятся регистрация участников. Одним из обязательных элементов протокольного мероприятия является вручение приглашенным памятных подарков, сувениров, рекламной продукции предприятия-организатора. Частью торжественных мероприятий может стать концертная развлекательная программа, на которую приглашаются известные артисты и деятели искусства.

8 сентября президент России Владимир Путин назначил нового руководителя протокола президента. Должность занял Владислав Китаев, который ранее был начальником управления протокола.

Чем занимается служба протокола президента

Управление занимается протокольным обеспечением визитов президента России в субъекты РФ и его заграничных поездок. Также чиновники отвечают за мероприятия с участием главы государства во время визитов в Россию представителей международных организаций и иностранных государств.

Служба формирует и координирует деятельность групп, которые заранее выезжают за рубеж для подготовки предстоящего визита президента, и участвует в приеме людей, прибывающих в РФ из государства, глава которого собирается посетить Россию.

Служба протокола согласовывает формат мероприятий с участием российского лидера и участвует в организации массовых мероприятий, которые проводятся с участием или по поручению президента или руководителя его администрации.

Зачем нужно протокольное обеспечение

Под протоколом обычно понимают совокупность правил и традиций, которые соблюдаются главами государств, правительствами и различными ведомствами в ходе международного общения. Его нормы складывались в ходе многовекового общения стран.

Несмотря на то, что правила не имеют обязательной силы, дипломаты и главы государств стремятся соблюдать их. Ведь в ходе общения им могут встретиться лица с различными религиозными, идеологическими или моральными принципами. Благодаря правилам протокола такие контакты становятся возможными.

Дипломатический протокол состоит из:

— этикета (совокупность правил, регламентирующих поведение в ходе визитов, приемов, переговоров);

— церемониала (порядок проведения торжественного мероприятия, например, встречи глав государств).

Когда появилась служба протокола президента

Службу государственного протокола сформировали в декабре 1991 года после выхода указа президента Бориса Ельцина о внешнеполитической службе РСФСР. В нее преобразовали управление государственного протокола МИД СССР.

Позже служба превратилась в Департамент государственного протокола российского МИД, в 1995 году было создано управление протокола президента. Сейчас подобная служба есть у правительства, в некоторых министерствах и ведомствах и в ряде администраций субъектов РФ.

Что известно о новом руководителе протокола президента

Владислав Китаев родился в 1978 году в Москве. В 2000 году он окончил МГИМО по специальности «экономист-международник». Несколько лет Китаев был на дипломатической службе: успел поработать атташе департамента Северной Америки российского МИД и третьим секретарем посольства РФ в США, сообщил «Коммерсант».

С 2005 года по октябрь 2007-го работал в протокольно-организационное управлении российского президента. Затем в течение нескольких лет выполнял аналогичную работу в Правительстве РФ, став в декабре 2011 года директором департамента протокола кабмина. В июне 2012 года Китаев стал главой управления протокола президента.

На новую должность руководителя протокола назначен 8 сентября 2016 года. Начальником управления протокола президента в этот же день стала Анна Куликова.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *