Отчет по бензину

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

  • бензин,
  • масло,
  • тормозная жидкость,
  • различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание ГСМ .docСкачать образец заполнения акта на списание ГСМ .doc

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Если при помощи устройств, контролирующих расход топлива, и отчета, формируемого системой ГЛОНАСС, можно сделать вывод о характере использования автотранспорта установившей их фирмы, то вправе ли эта фирма, не являясь автотранспортной, применять такой отчет вместо акта на списание ГСМ? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Королева и Дарья Брижанева.

Организация, применяющая общую систему налогообложения и не являющаяся автотранспортной, установила на собственные транспортные средства датчики уровня топлива и спутниковую систему слежения ГЛОНАСС. Установленная аппаратура позволяет получить информацию, в том числе сколько литров бензина было в каждом автомобиле в начале и в конце дня, сколько заправлено и израсходовано. Путевые листы оформляются ежедневно. Списание топлива производится один раз в конце месяца. Можно ли в данной ситуации вместо акта на списание ГСМ использовать отчет, формируемый один раз в месяц системой слежения ГЛОНАСС?

📌 Реклама Отключить

В налоговом учете организация может учитывать расходы на ГСМ либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, как затраты на содержание служебного транспорта. В данном случае играет роль назначение используемого транспорта (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154).

Пункт 1 ст. 252 НК РФ устанавливает, что расходы налогоплательщика, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть в том числе документально подтвержденными.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 313 НК РФ).

В силу требований ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни.

📌 Реклама Отключить

При этом с 1 января 2013 года все формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В свою очередь, на основании п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в учетной политике организации.

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.

Вместе с тем ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как указывается в постановлении ФАС Московского округа от 11.09.2013 N Ф05-10864/13 по делу N А40-150213/2012, система мониторинга на основе автоматизированной навигационно-диспетчерской системы, выполненной на базе технологий ГЛОНАСС/GPS, «включает в себя спутниковую систему передачи сообщений и контроля за подвижными объектами, в том числе, использование методов спутникового слежения, навигации и систем передачи служебных сообщений, поскольку данные от приемников ГЛОНАСС/GPS передаются на сервер базы данных через сеть GSM и сервер обмена. В базе данных хранятся сведения обо всех подвижных объектах системы, которые включают в себя стационарные данные (название объекта, его номер, и пр.) и непрерывно поступающие и накапливающиеся данные о координатах объекта. Сервер приложений обрабатывает информацию базы данных и передает по запросу АРМ диспетчеров сведения о местоположении объектов, а также формирует по запросу различного рода отчеты о пробеге объектов в разные периоды времени, о скорости движения и др.» 📌 Реклама Отключить

Ранее в письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 специалисты Минфина России отмечали, что организации, не являющиеся автотранспортными, вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Причем при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

На основании изложенного, с учетом положений ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008, полагаем, что Ваша организация может либо разработать собственную форму первичного документа, содержащую сведения из отчета, сформированного спутниковой системой ГЛОНАСС, либо использовать в качестве одного из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ, сам отчет.

📌 Реклама Отключить

Главными условиями при этом являются наличие в таком документе обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, и утверждение формы документа в учетной политике для целей бухгалтерского учета организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Однако арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 N Ф07-2241/12 по делу N А42-3168/2011 судьи указали, что путевые листы не являются единственным документом, подтверждающим обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Поэтому составленные с нарушениями указаний по применению и заполнению формы N 3 (утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) путевые листы не являются основанием для признания неправомерным включение в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, затрат на ГСМ.

📌 Реклама Отключить

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 09.06.2012 N 09АП-12355/12 суд правомерно отметил, что действующим законодательством не установлено для организаций, не являющихся автотранспортными, как обязанности применения формы путевого листа унифицированной формы, так и обязанности применения самостоятельно разработанной формы путевого листа, либо документа его заменяющего.

Таким образом, унифицированная форма путевого листа обязательна к применению исключительно автотранспортными организациями.

Для организации, не являющейся автотранспортной, путевой лист (либо документ, заменяющий его) не является обязательным и единственным документом, подтверждающим расходы на ГСМ в силу отсутствия установления данного обязательства законодательством.

В то же время в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.05.2011 N Ф04-2219/11 по делу N А27-10300/2010 суд, руководствуясь все тем же постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78, разъяснениями Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, пришел к выводу о том, что документы, представленные организацией в обоснование расходов по приобретению топлива, не подтверждают фактический расход топлива.

📌 Реклама Отключить

При этом судьями было указано, что для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения доходов необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметки о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписи лиц, пользовавшихся автотранспортом и т.д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности.

Таким образом, принимая во внимание сложившуюся судебную практику, во избежание спора с налоговыми органами по вопросу учета затрат на ГСМ в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль, рекомендуем наряду с использованием отчета навигационной системы ГЛОНАСС продолжать оформлять путевые листы.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *