Первичка

Главная » Бухгалтеру » Проверка первичных документов Статья обновлена и дополнена 08.07.2020

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором


Вернуться назад на Первичный документ

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
— зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
— надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
— на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
— использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

— отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
— отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
— не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
— исправления в кассовых документах;
— записи простым карандашом;
— отсутствие прочерков в свободных строках;
— отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
— арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация
Виды внешнеторговой документации
Документы, регистры и формы бухгалтерского учета


| | Вверх

Налоговые органы при проверке особое внимание уделяют оценке реальности осуществления хозяйственных операций. В случае не подтверждения реальности осуществления хозяйственных операций расходы по таким операциям исключаются из расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а НДС по таким расходам не принимается к вычету.

Нами рассмотрено только три ситуации, на которые обращают внимание налоговые органы.

Оформление отношений с подрядчиками

При оформлении отношений с субподрядчиками следует обращать внимание на подготовку сметной документации, актов выполненных работ. При передаче части работ по договору субподряда такие работы следует исключать из собственного объема работ. Выявление дублирования работ будет свидетельствовать о нереальности осуществления затрат.

Например, в ходе выездной проверки налоговая инспекция установила, что документы, представленные в подтверждение совершения хозяйственных операций с некоторыми подрядчиками, содержат недостоверные сведения о лицах, их подписавших. Общество действовало недобросовестно, заключив сделки с юридическими лицами, не имеющими физических и материальных ресурсов для выполнения строительных работ.

В материалы дела представлены доказательства выполнения этих работ силами и средствами самого общества. Суд в совокупности оценил представленные в материалы дела доказательства, исследовал реальность сделок и сделал вывод о том, что налоговая инспекция доказала отсутствие у общества затрат по выполненным работам, установив, что документы, представленные обществом в подтверждение уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль и вычетов по НДС, составлены с нарушением установленных требований, реальность хозяйственных операций с подрядными организациями обществом не подтверждена, и, таким образом, не доказана обоснованность уменьшения налоговых обязанностей в соответствии с нормами глав 21 и 25 НК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.07.2008г. № Ф08-3517/2008).

Очень часто в актах выполненных работ, справках о стоимости выполненных работ и затрат не заполняются обязательные реквизиты, не указывается, какие услуги и в каком объеме, какая именно работа выполнена субподрядчиком, что может привести к встречным проверкам. Чаще всего суды не признают такие расходы документально подтвержденными (ФАС Поволжского округа от 19.07.2007г. № А55-1914/2006, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2007 по делу N А21-7433/2005).

Встречаются различные документарно — хронологические несоответствия: акты выполненных работ, которые с учетом технологии строительства должны выполняться позже, подписаны с субподрядчиком ранее актов по работам, которые должны выполняться в первую очередь, или подписание договоров на субподрядные работы датой ранее подписания основного договора с заказчиком строительства. Несоблюдение хронологии при оформлении документов

может привести к доначислению налогов. Например, если договор субподряда заключен обществом с подрядчиком еще до заключения договора строительного подряда с заказчиком, в соответствии с которым общество обрело статус подрядчика (Постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 7 июня 2007 г. N Ф03-А73/07-2/1988). В этом случае суд признал недоказанность фактических взаимоотношений между обществом и подрядчиком и несоответствие спорных счетов-фактур требованиям п.5 ст.169 НК РФ.

Акты выполненных строительно-монтажных работ и товарные накладные, составленные не по унифицированным формам или с нарушениями в порядке заполнения, не могут быть приняты в качестве доказательств, подтверждающих принятие товаров (работ, услуг) на учет

См.
Извлечение из постановления
Федерального арбитражного суда
Восточно-Сибирского округа
от 14 июля 2008 г. N А19-15148/07-51-Ф02-3071/08

Документальное оформление покупки МПЗ

Приводим еще один пример из судебной практики, когда налоговая инспекция отказала в вычете НДС по приобретенным ценностям, сославшись на неподтверждение реального совершения операций по приобретению товара (Постановление ФАС Московского округа от 22.07.2008 № КА-А40/6596-08 по делу № А40-48758/07-140-317): из представленных обществом первичных бухгалтерских и иных документов не представлялось возможным достоверно установить факт наличия и движения товара, а также кто фактически осуществлял его разгрузку и погрузку, при этом товар отгружался сотнями тонн, а у общества в этот период отсутствовали соответствующие оборудование, механизмы и персонал, а также достаточное число иных работников, способных осуществить работы по разгрузке, погрузке, складированию такого объема продукции.

В связи с этим суды обеих инстанций пришли к выводу о том, что представленные документы не подтверждают реального совершения спорных хозяйственных операций и поэтому не могут являться документальным обоснованием правомерности расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, и применения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Для того чтобы избежать налоговых споров, в договоре на приобретение материальных ценностей рекомендуем определять следующее:

1)Конкретный товар, который является предметом договора поставки или конкретный способ согласования и утверждения спецификации товара.

2)Порядок приемки товара по количеству и качеству: кто, когда, в каком конкретном месте и по какой процедуре осуществляет приемку.

3)Условия доставки: кто, каким образом, за чей счет и в какие сроки осуществляет доставку товара со склада поставщика на склад покупателя, какие документы и кому предъявляются перевозчиком для подтверждения своих полномочий.

Обращаем внимание, что если доставка осуществляется самовывозом, то обязательно должны быть документы, подтверждающие это (командировочное удостоверения, путевые листы и т.п.).

4)Порядок и способ определения цены товара, скидок и т.д.

5)Условия и сроки платежа за поставленные товары.

6)Состав и конкретный порядок передачи технической документации на товар, инструкций, гарантийных талонов и т.д.

7)Порядок подписания договора. Если местом подписания договора указано место нахождения поставщика (например, покупатель — в Сибири, поставщик — в Москве), то должны быть первичные документы, подтверждающие факт присутствия уполномоченного представителя покупателя в месте подписания договора. Если договор в соответствии с ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ) заключается сторонами путем обмена документами, осуществляемого с использованием почтовой, телеграфной, телефонной, электронной и иной связи, это должно быть предусмотрено в самом договоре. При этом необходимо, чтобы избранный сторонами способ позволял бы установить, что документ исходит именно от лица, которое является стороной в договоре.

Из судебной практики следует, что признаками, позволяющими установить источник такого документа, признается, в частности, наличие строки в верхней части принятого документа, позволяющей идентифицировать наименование передающей стороны, дату и время передачи, номер телефона (факса) и номера страниц (см. Постановления ФАС Московского округа от 30 сентября 2002 г. N КГ-А40/6516-02, от 11 января 2001 г. N КГ-А40/6268-00). При этом нужно иметь в виду, что риск, связанный с возможным отказом стороны от направленных от ее имени оферты или акцепта, несет тот, кто их принял и признал принадлежность подписи отправителю.

Вместе с тем, имеется и арбитражная практика в пользу налогоплательщиков, когда суды признавали право организаций на налоговый вычет при наличии первичных документов, составленных с нарушением, если эти нарушения не позволяли признать хозяйственную операцию нереальной.

О возможности налогового вычета НДС на основании первичных документов, имеющих погрешности в оформлении, при наличии иных первичных документов, подтверждающих реальность хозяйственной операции

См.
Высший арбитражный суд Российской Федерации
Определение
От 30 июня 2008 г. № 8289/08
Об отказе в передаче дела в президиум
Высшего арбитражного суда российской федерации

Консультационные услуги

Самыми спорными с точки зрения налогового учета являются расходы на консультационные услуги. При проверке юридических, консультационных и иных аналогичных услуг контролирующие органы обращают внимание:

— на реальность оказания данных услуг;

— на оформление подтверждающих оказание услуг документов;

— на экономическую обоснованность расходов.

Причем суды не всегда поддерживают налогоплательщика в таких спорах. Так, например, ФАС Восточно-Сибирского округа посчитал расходы организации на консультационные услуги документально не подтвержденными, поскольку акты сдачи-приемки услуг не содержали конкретной информации о проведенных консультациях, предоставленных рекомендациях и выполненных работах, носили обезличенный характер, отсутствовал расчет стоимости оказанных услуг (Постановление от 31.05.2006 N А19-39593/05-51-Ф02-2541/06-С1). Такую же позицию заняли ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 23.07.2008 N Ф08-4201/2008, ФАС Московского округа в Постановлении от 18.04.2008 N КА-А40/2976-08, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 15.05.2007 N А65-24256/06, ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 14.09.2007 N А05-1642/2007, от 10.05.2007 N А56-12743/2006, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 03.05.2007 N А82-8885/2004-15. В данном споре налогоплательщик, кроме того, не обосновал необходимость и факт использования консультационных услуг в своей производственной деятельности.

В то же время в отдельных решениях суды указывают, что действующее законодательство не содержит требований о необходимости детальной расшифровки в актах приемки оказанных услуг конкретного их перечня и объема трудозатрат работников исполнителя (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2007 N А56-51990/2006, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.04.2006 N Ф04-2117/2006(21664-А27-3)).

Рекомендуем в договорах на консультационные услуги указывать:

1)Максимально подробно объем, предмет консультаций, желательно исключать дублирование функций (объемов работы) со штатными работниками.

2)В актах на оказанные услуги — в каком месте, кто, когда, в течение какого времени и по каким вопросам оказывал консультационные услуги. Если услуги оказывались в письменном виде, эти документы можно приложить к акту, если информация не является коммерческой тайной.

3)Данные конкретных исполнителей: со стороны консультанта и со стороны клиента.

4)Иногда в целях подтверждения факта оказания консультации оформляются протоколы встречи с консультантом. В протоколе указывается: повестка, круг обсуждаемых вопросов, по возможности — краткие тезисы его ответов.

Для того чтобы информация по консультациям правового, финансового характера была недоступна налоговым и иным контролирующим органам до наступления особых обстоятельств , организации рекомендуется разработать положение о коммерческой тайне в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Документы, носящие обезличенный характер и не содержащие конкретной информации о проведенных консультациях, данных рекомендациях и их объемно-количественном выражении могут свидетельствовать о недоказанности фактов совершения соответствующих хозяйственных операций

См.
Извлечение из постановления
Федерального арбитражного суда
Северо-Кавказского округа
от 23 июля 2008 г. N Ф08-4201/2008
Дело № А53-21193/2007-С6-46

1.2. Проверка первичных документов

1.2.1 Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обяза­тельной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, от­ветственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

• по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская негра­мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных докумен­тов, при разноске в регистры;

• по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и помарок в документах;

• нарушение правила исправления ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков в свободных строках;

• отсутствие штампа или записи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в «Налоговом кодексе Российской Федерации (часть пер­вая)» от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

Выемка документов у предприятий производится на основании пись­менного мотивированного постановления должностного лица Государствен­ной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обя­занности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

• его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

• должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых слу­чаях — его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

• содержание действия, последовательность его проведения;

• выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом нало­гового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых орга­нов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

Информация о работе «Документооборот» Раздел: Бухгалтерский учет и аудит
Количество знаков с пробелами: 44534
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 2

Похожие работы

129327 0 15

… и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует …

158977 11 1

… , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 …

43772 0 2

… . Полученные два языка будем использовать для установления однозначного соответствия между понятиями теории графов и понятиями композитного документооборота, введенными и применяемыми автором этой статьи . 3.2.2. Графовая модель При построении графовой модели документооборота предлагается использовать следующий способ отображения документооборота графами. Для задания множества вершин …

213973 23 2

… операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и …

10 ошибок при составлении делового документа

Деловая переписка предполагает соблюдение определенных норм, правил и этикета. Невозможно представить компанию, предприятие или организацию, где не был бы налажен стандартный документооборот. По статистике от тридцати до семидесяти процентов рабочего времени офисного сотрудника уходит на подготовку, составление или проверку деловой документации. Как составить письмо, приказ, претензию, напоминание или коммерческое предложение, чтобы не прослыть дилетантом, установить крепкие связи в бизнесе? В этой статье речь пойдет о самых опасных ошибках при ведении деловой переписки и в оформлении внутренних документов.

Какими бывают деловые документы

Документ – это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то. Грамотно оформленный документ – эффективное средство регуляции организационных, финансовых или управленческих действий организации и/или должностных лиц. Именно поэтому вся официальная документация требует исключительной точности изложения, не допуская иного толкования текста.

Вся деловая документация подразделяется, в зависимости от целей, на:

деловые письма;

отчеты и планы;

приказы, постановления, решения и распоряжения;

инструкции, положения, правила и нормативно-технические условия;

анкеты для сотрудников, клиентов;

договоры, контракты;

претензии, рекламации и исковые заявления;

докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.

Сердце служебной документации составляет внутренний управленческий документооборот компании, который подразделяется по службам:

огранизационно-правовая документация;

распорядительные документы;

договорная часть, отражающая основную внешнюю деятельность организации с клиентами, партнерами и подрядчиками;

плановая документация, состоящая из стратегических, тактических и оперативных документов;

финансово-аналитический документооборот;

кадровые документы;

отчетная документация;

ГОСТы, справочная и нормативная документация.

Все эти документы составляются и оформляются по определенным формам в соответствии с принятыми стандартами, заметно отличающимися друг от друга в разных государствах. Во многих организациях и на предприятиях чаще всего действуют четко разработанные шаблоны и бланки разного рода документов.

Грамотно составленный приказ или умно написанное деловое письмо формируют отношения в коллективе и с партнерами, клиентами, что напрямую отражается на результате общей деятельности компании, ее успехе или неудаче в бизнесе.

Деловая переписка имеет свои особенности, поскольку не все факты официальной жизни возможно «упаковать» в строгий алгоритм однажды разработанного шаблона.

Особенности делового стиля письма

Когда документы оформлены в определенном стандартном стиле, принятом в деловой среде, это значительно упрощает их обработку и прохождение по инстанциям. В некоторых случаях неправильное оформление может лишить документ юридического статуса. Многие из нас не раз сталкивались с тем, что нехватка какой-то подписи, неверно указанная дата или должность исполнителя, либо руководителя, значительно усложняла жизнь подателю документа.

Целостность структуры документа предполагает:

точные формулировки в тексте;

краткое изложение самой сути;

единый формат терминов;

наличие всех необходимых подписей, с четким определением должностей.

Письменные формы деловой коммуникации помогают становлению и развитию бизнеса, показывают сильные и слабые стороны профессиональной подготовки специалистов компании.

Ошибки при составлении деловой документации

Ошибка 1. Нет структуры документа. Любой официальный документ должен быть составлен в соответствии со строгой внутренней структурой: краткое вступление, суть основной, главной части и одно-два предложения заключения. При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.

В деловом письме следует обращаться к конкретному должностному лицу, указав его фамилию, имя, отчество и должность. В теле письма должна быть изложена суть в соответствии с поставленной целью обращения и краткое резюме, отвечающее на вопрос «зачем был составлен документ?».

Ошибка 2. Использование сленговых выражений и неофициальной стилистики. Вся официальная документация стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.

Если в тексте документа необходимо употребление малоизвестных оборотов речи или заимствованных слов, их необходимо расшифровать, дать подробный перевод, уточнить смысл предложения.

Так называемое «этикетное клише» придает документу официоз и вежливый оттенок, а речевые стандарты помогают ему занять свое место в официальном документообороте.

Ошибка 3. Неверное оформление документа. Согласно стандартизации деловой переписки документы должны быть оформлены на фирменных бланках компании, как части бренда. Однако в некоторых случаях такое официальное оформление может быть заменено на скрепление документа печатью и подписью руководителя. Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку резко снижают реноме компании-отправителя документа.

Кроме того, в каждом деловом документе должны быть указаны точные реквизиты, даты, фамилии руководителя и исполнителей, адрес компании. Официальные требования к оформлению документов подчиняются строгим канонам стандартов и нормативов. Отсутствие хотя бы одного из структурных элементов может значительно усложнить судьбу подготовленного документа.

Ошибка 4. Нарушение делового этикета. Каноны служебного этикета требуют, чтобы документы были подготовлены на основании точно выверенных фактов, содержали объективную и легко доказательную информацию и были убедительными. Несмотря на то, что деловой документ грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.

Ошибка 5. Неэффективная подача информации. В ходе деловой переписки и внутреннего ведения документооборота важно грамотно отразить информацию, чтобы составленный документ достиг своей цели. Для этого необходимо иметь навыки владения психологическим присоединением к адресату, либо его дистанциированием, грамотно распределять ответственность за результат и подавать негативную информацию в позитивном ключе.

Главное правило ведения деловой документации: в отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.

Ошибка 6. Слишком длинный или слишком короткий документ. Чувство меры в оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа.

Беспорядочность изложения мыслей и многословность побуждает отложить документ, либо оправить его прямиком в корзину. Слишком краткая подача материала, не раскрывающая сути проблемы, так же не достигает поставленной цели. Одно из правил составления делового документа – минимум слов при максимуме информации.

Ошибка 7. Разнообразные формы при подготовке одного и того же документа. Если служащий упражняется в изяществе речи и практикуется в словесности перед коллегами и партнерами, составляя каждый раз абсолютно разные по форме и содержанию приказы, письма или договоры, понять подобный креатив бывает довольно трудно. Единообразный стиль изложения и шаблон при составлении, к примеру, внутренних распоряжений помогает быстрее понять их суть и приступить к выполнению.

Ошибка 8. Перегруз текста номенклатурной лексикой и аббревиатурами. Узкоспециализированные тексты могут содержать общепринятые сокращения, понятные обеим сторонам – отправителю и получателю. Экономические, юридические, технические термины в официальном деловом стиле допустимо писать в сокращении. Например, УК РФ (Уголовный кодекс Российской Федерации), стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), ОАО (общество с ограниченной ответственностью), бензин А-95 (марка) и так далее.

Однако такие сокращения уместно применять в тексте не чаще двух-трех раз, при этом в первом случае в скобках необходимо дать расшифровку аббревиатуры.

Ошибка 9. Бесцельность подготовки документа. Официальные документы иногда составляются без определенной цели, чтобы было «как у людей». Такими ошибками грешат формальные клишированные договоры, шаблонные корпоративные книги продаж, письма-поздравления клиентов и тому подобное. Подготовка документа всегда должна начинаться с четко обозначенной цели: привлечь чье-то внимание, указать на несоответствие, выразить признательность, несогласие, протест, подписать или продлить партнерские отношения, побудить к какому-то конкретному действию.

Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.

Несколько советов при составлении документов

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а «шедевры не создаются за пять минут» (Том Рон). Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *