Письмо о добросовестности контрагента, образец

По законодательству РФ любая организация должна проводить инвентаризацию (ст. 11 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ). В ходе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие объектов с данными бухучета. И одним из важнейших этапов является инвентаризация расчетов, в том числе с контрагентами.

Как проводится инвентаризация расчетов с контрагентами

Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в проверке правильности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета организации (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания)).

В ходе инвентаризации среди прочего организации нужно проверить (п. 3.48 Методических указаний):

  • правильность расчетов с контрагентами;
  • правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженности, включая ту, по которой истек срок исковой давности.

Такая проверка расчетов с контрагентами является внутренней, но существует еще и внешняя проверка.

Сверка с контрагентами

Чтобы сопоставить данные по расчетам, между контрагентами проводится сверка, по результатам которой подписывается акт сверки. Но иногда компания, проведя внутреннюю сверку остатков по счетам бухгалтерского учета в разрезе конкретного поставщика, видит, что задолженности перед ним у нее нет. И тогда она направляет этому поставщику письмо об отсутствии задолженности, в котором просит подтвердить данный факт. Образец письма об отсутствии задолженности перед контрагентом мы приведем в конце данной консультации.

Письмо об отсутствии задолженности (образец) перед организацией

Письмо об отсутствии задолженности перед контрагентом не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Письмо об отсутствии задолженности формируется компанией, которая провела инвентаризацию расчетов, за подписью ее генерального директора и скрепляется печатью (при ее наличии). Такое письмо можно отправить в электронном виде, по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или вручить лично уполномоченному лицу контрагента.

Письмо об отсутствии задолженности: образец

Приведем образец письма:

Пред. / След. Скачать бланк (образец) письма об отсутствии задолженности перед контрагентом Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Отсутствие в Реестре недобросовестных поставщиков

В реестр попадают те, кто отказался заключать выигранный контракт или грубо нарушил условия его исполнения. Мы писали подробно о Реестре недобросовестных поставщиков. В этой статье подчеркнем важные нюансы:

  • Раньше можно было самостоятельно декларировать отсутствие в РНП, и был был шанс, что заказчик не проверит эту информацию. Теперь ЭТП автоматически проверяют информацию и просто не пропустят заявку от участника из РНП.
  • В ЕИС отдельно ведется реестры по 44-ФЗ, по 223-ФЗ, по 615 постановлению правительства. Попав в один Реестр, еще можно участвовать в закупках по другому закону или в коммерческих торгах.
  • Если вы подали заявку не находясь в РНП, а во время исполнения контракта в него попали, это не повод расторгать контракт (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 апреля 2015 г. № 09АП-11847/2015-ГК по делу № А40-178922/14).

Обеспечение контракта

Заказчик устанавливает обеспечение контракта практически во всех конкурентных закупках:

  • от 5 до 30 % от НМЦ, если закупка на 50 млн руб. или меньше,
  • от 10 до 30 % от НМЦ, если закупка дороже 50 млн руб,
  • не меньше суммы аванса, если он установлен в закупке (ч. 6 ст. 96 44-ФЗ).

Из этой суммы удерживают штрафы за некачественное неисполнение контракта и пени за срыв сроков. После того как контракт успешно исполнен, обеспечение возвращают.

Антидемпинговые меры

44-ФЗ разрешает снижать цену сколько угодно, но если пересечь порог в 25% от начальной цены, то придется дополнительно подтвердить свою добросовестность (ст. 37 № 44-ФЗ). Это называется антидемпинговыми мерами. В любых закупках, кроме закупок жизненно необходимых товаров, подтвердить добросовестность можно двумя способами:

  1. В закупках на любую сумму можно предоставить увеличенное в 1,5 раза обеспечение.
  2. В закупках дешевле 15 млн есть еще один вариант — предоставить обычное обеспечение плюс успешно исполненные госконтракты. Что учесть:
  • Заказчик примет информацию строго из реестра контрактов по 44-ФЗ.
  • Таких контрактов должно быть не меньше трех, а заключены они должны быть не позже трех лет до заключения текущего контракта.
  • Все они должны быть исполнены без штрафов и пеней.
  • Сумма минимум одного из контрактов должна быть не меньше 20% от суммы закупки, в которой нужно подтвердить добросовестность (ч. 3 ст. 37 44-ФЗ).
  • Объект закупки не важен. Например, вы можете выиграть закупку на ремонт, а подтверждать добросовестность контрактами на грузоперевозки.
  • Не получится подтвердить добросовестность «малыми закупками» у единственного поставщика (закупки до 300 или 600 тыс. руб.), так как заказчики не обязаны включать их в реестр контрактов (ч. 1 ст. 103 44-ФЗ).

Как узнать, что исполненный госконтракт есть в Реестре? На сайте госзакупок во вкладке Контракты и договоры можно найти любой контракт по названию заказчика, идентификационному номеру контракта и другим фильтрам.

Если не нашли контракта нет в Реестре, в первую очередь обратитесь к заказчику. Он обязан выкладывать информацию в Реестр за 7 дней после подписания акта приемки. За срыв сроков его ждет штраф.

В закупках товаров, необходимых для нормального жизнеобеспечения (продукты, лекарства, топливо и пр.) действует другое правило. Если победитель закупки опустил цену закупки на 25 % ниже НМЦ, он предоставляет заказчику обоснование этой цены. Например, гарантийное письмо от производителя, приходные документы, подтверждающие наличие товара на склада и другие документы (ч. 9 ст. 37 44-ФЗ).

Качественные критерии при оценке заявки

Акцент на качество

В конкурсе и запросе предложений заказчик может использовать в выборе поставщика нестоимостным критерии оценки — наличие опыта, рекомендаций, квалифицированных сотрудников и т.д.

Вес цены и качествазависит от закупаемых товаров, работ, услуг. Например, в закупке товаров нестоимостные характеристики могут «весить” не больше 30%, которые может получить участник за заявку. В строительстве — 20%, в создании государственных инфосистем — 70%.

Если участник не прикрепил к заявке документы, подтверждающие опыт, его не будут отклонять. Просто в этом критерии он заработает ноль баллов.

При расчете баллов за качество заказчик может использовать только те формулы и шкалу, которые прописаны в постановлении № 1085:

  1. Формула, которая учитывает наибольшее или наименьшее количество документов в составе заявки. В этом больше баллов зарабатывает тот, кто предоставил максимум контрактов, и остальные получают пропорционально меньше.
  2. Предельно необходимое (минимальное или максимальное) число квалификационных характеристик. Например, участник должен предоставить не меньше пяти исполненных контрактов, чтобы получить баллы по этому критерию. А максимум можно предоставить 10. Все что выше 10, все равно будет считаться как 10.
  3. Шкала. Это самый простой способ оценки. В нем каждый показатель попадает в диапазон и получает определенное количество баллов. Например, ноль контрактов — 0 баллов, 1-3 контракта — 5 баллов, 5-10 контрактов — 10 баллов.

Чем подтвердить добросовестность?

Необязательно показывать успешно выполненные контракта только из Реестра по 44-ФЗ. Это могут быть документы по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческим сделкам:

  • Копии договоров, которые отражают предмет договора и время, когда он был исполнен.
  • Копии актов приемки и документов об оплате, которые отражают объем работ.
  • Другие документы, которые подтверждают успешность выполнения работ.

В законе это четко не сказано, но арбитражные суды решают, что заказчик может требовать:

  • Соответствие предмету закупки. Если закупка на строительство, то и исполненные контракты должны быть на строительство.
  • Успешность поставки или работ. Заказчик вправе требовать договоры без нарушений по вине подрядчика.

Также по решению арбитражей заказчик не может требовать:

  • Наличие договоров на территории определенного региона.
  • Более узкую квалификацию, чем предмет проводимой закупки.
  • Исполненных контрактов на сумму больше чем 20% от объем текущей закупки. Например, если закупка на строительство школы за 74 млн, достаточно иметь один исполненный контракт примерно на 20 млн.

Разный вес у «справедливой” и «демпинговой”цены

44-ФЗ дает заказчику возможность уменьшать «вес” цены, которая на 25 % ниже максимальной. Если поставщик снизится больше, чем на 25%, то значимость цены будет равна всего 10 % от суммы величин значимости других критериев оценки заявок. Правда, это правило применяют только в конкурсах на научно-исследовательские, опытно-конструкторские или технологические работы, а также оказание консультационных услуг (ч. 7-8 ст. 37 44-ФЗ).

Что хотят добавить?

В концепции повышения эффективности бюджетных расходов в 2019-2024 гг сказано, что в госзакупки будут пускать только квалифицированных участников с опытом исполнения контрактов (распоряжение Правительства РФ от 31 января 2019 года № 117-р1).

  • Организацию детского досуга предлагают закупать только конкурсом с ограниченным участием. Сейчас закупки таких услуг проводят в виде аукционов, запросов котировок или запросов предложений, где главный критерий отбора победителя — цена путевки. В итоге страдает качество исполнения услуг.
  • Также хотят автоматизировать проверку поставщиков в реестре юридических лиц, привлеченных к административной ответственности за незаконное вознаграждение.

Текст и иллюстрации запрещено копировать без активной ссылки на сайт Контур.Закупок.

Еще про Регламент о должной осмотрительности

Мы продолжаем разговор о проявлении должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов с целью формирования доказательной базы, которую вы сможете предъявить как налоговикам, так и в суде.

В предыдущей статье на эту тему я говорила, что можно разработать внутренний локальный акт, который я называю «Регламент соблюдения должной осмотрительности и осторожности» (скачайте его ).

Сегодня я продолжу давать к нему комментарии и поделюсь еще интересной информацией. Я буду комментировать пункты Реламента, поэтому все же советую для начала скачать его по ссылке выше.

Итак, по Регламенту:

  • обратите внимание на содержание п. 2.7. и 2.8. Регламента, в которых указано, что компания проводит проверку своих контрагентов силами определенного структурного подразделения и только после этого принимает к учету первичные документы от такого контрагента. А также устанавливает критерии проведения подобных мероприятий. Обратите внимание на то, что в п. 2.8. указанные критерии должны быть прописаны максимально четко;
  • в разделе III Регламента кратко изложены все основные аспекты, связанные с признанием налоговым органом необоснованной налоговой выгоды. Данный раздел рекомендуется включать в состав документа, поскольку home-юристы компании не всегда могут быть в курсе проблемы. Для быстрого погружения в суть конфликта, очень хорошо использовать вот такой экскурс в качестве очень сжатого изложения сути предъявляемых претензий и возможностей компании по собственной защите;
  • раздел IV рассматриваемого документа является наиболее важной его частью, поскольку именно в нем описывается технология того, как организация будет выполнять принцип «должной осмотрительности».

Обратите внимание на содержание п. 4.2: в данном случае я акцентирую внимание на перечне тех документов, которые можно запросить у контрагента в целях формирования его досье. 📌 Реклама Отключить

Также помните о том, что перечень документов может быть установлен различный, в зависимости от рисков, которые несет компания, а именно, в зависимости от цены договора.

Компания может не проверять всех контрагентов на добросовестность, если их больше тысячи, а у инспекции есть претензии только к единицам. Такой вывод следует из недавнего решения суда — Постановление ФАС ПО от 12.12.2014 №Ф06-17483/2013. Спор возник после того, как инспекторы признали сделки компании с несколькими поставщиками фиктивными. У этих контрагентов, в частности, были массовые адреса и номинальные руководители. Ревизоры отказали в учете расходов и вычетах НДС по сделкам с этими поставщиками. Но судьи обратили внимание, что за проверенный налоговиками период у компании было очень много поставщиков — более 1300. А инспекторы предъявили претензии только к семи из них. По мнению судей, это признак крайней осмотрительности компании при выборе контрагентов. Значит, к необоснованной выгоде она не стремится, а расходы и вычеты законны.

📌 Реклама Отключить

Когда пригодится Заявление о должной осмотрительности

В случае, если контрагент отказывается предоставлять сведения о своей деятельности в таком виде, который предусмотрен Регламентом, можно предложить ему подписать Заявление о добросовестности контрагента. Образец представлен ниже.

Этот документ подписывается, как правило, на этапе до заключения договора. Но в моей практике были ситуации, когда организация принимала решение о том, что такое заявление является неотъемлемой частью договора и включала его в состав приложений. Конечно, здесь нужно исходить из реалий бизнеса и понимать, что, скорее всего, вам удастся подписать такое заявление только с контрагентами, которые заинтересованы в работе именно с вами.

В последнее время налоговые органы предъявляют претензии не только к сделкам с поставщиками, но к сделкам с вашими покупателями. Поэтому досье нужно формировать теперь не только на поставщиков компании, но и на покупателей первого звена. И здесь вы также можете использовать это заявление, либо Регламент.

📌 Реклама Отключить

Заявление о должной осмотрительности докажет не только добросовестность, благонадежность и финансовую стабильность продавца, но и подтвердит юридический статус и реальность хозяйственных операций.

В идеале, документ нужно оформить с каждым потенциальным контрагентом до заключения договора. После анализа сведений, содержащихся в заявлении, юридическая служба сможет проинформировать ответственного работника о возможности заключения договоров.

Реквизиты Заявления о должной осмотрительности

В документе должны быть, так называемые, обязательные реквизиты:

  1. Наименование будущего контрагента;
  2. Данные о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
  3. Гарантии, обязательства и прочие условия, которые берет на себя деловой партнер;
  4. Гарантии контрагента, касающиеся его взаимодействия с представителями компании и налоговой инспекции в случае проведения камеральных и выездных проверок, или в случае истребования у компании документов о поставщике или информации о конкретных сделках с ним в рамках ст. 93.1 НК РФ.

Заявлением контрагент подтверждает, что он располагает полномочиями, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для исполнения всех обязательств по договору. А также тот факт, что он своевременно и в полном объеме исполняет свои налоговые обязанности перед бюджетом. 📌 Реклама Отключить

Хорошо, если предусмотрите в заявлении перечень обязательных документов, прилагаемых к нему, например:

  • копии устава с изменениями (если решите, что они вам необходимы);
  • свидетельства о регистрации юридического лица;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • решения о назначении исполнительного органа контрагента, приказа о вступлении в должность исполнительного органа, паспорта генерального директора,
  • копия выписки из ЕГРЮЛ не позднее 30 календарных дней с момента заключения договора.

Помимо этого, можно дополнительно запросить (в случае необходимости):

  • копии лицензий;
  • допусков СРО;
  • договора аренды нежилого помещения, подтверждающего нахождение компании по заявленному адресу;
  • извещения о регистрации в качестве страхователя в ФСС;
  • уведомления о регистрации в ПФР;
  • копии информационного письма из Росстата, титульных листов налоговой отчетности за последний квартал с отметкой налогового органа;
  • копии документов, подтверждающих законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и так далее), и доверенности на лицо, подписывающее договор, в случае, если контракт подписывается по доверенности. Все копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью уполномоченного лица.

Целесообразно запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных на подписание договора. А также справки об отсутствии нарушений налогового законодательства и об отсутствии задолженности перед бюджетом (Письмо ФНС России от 11.02.2010 №3-7-07/84). 📌 Реклама Отключить

При необходимости обязанность представления таких документов также можно закрепить в заявлении о добросовестности, подписываемом продавцом.

Скачайте образец Заявления о добросовестности контрагента в формате Word .

Письмо №1

ООО «Дело.ру» является нашим постоянным партнером в области веб-дизайна. За время длительного сотрудничества эта компания смогла неоднократно подтвердить свою высокую профессиональность и компетентность. Проекты, разработанные нами, были выполнены сотрудниками ООО «Дело.ру» качественно и оперативно.

Мы удовлетворены деятельностью ООО «Дело.ру» и рекомендуем эту компанию как профессионального и надежного партнера.

Петр Иванов.

Письмо №2

Компания «Дело.ру», в рамках сотрудничества с ООО «Стандарт качества», в 2013 году взяла на себя обязательство в разработке новых Интернет-проектов для развития нашей фирмы. За время нашего партнерства эта компания заслужила авторитет организации, которой можно доверять решение самых сложных вопросов.

Нас удовлетворил результат совместной работы и мы рекомендуем компанию «Дело.ру» как ответственного партнера.

Петр Иванов.

Письмо №3

ООО «Дело.ру» является партнером компании «Стандарт качества» с 2000 года. За время многолетнего партнерства сотрудники компании «Дело.ру» зарекомендовали себя как высокие профессионалы, которые не допускают срыва сроков проектов и внимательно относятся к поставленным задачам. Заказчики всегда были довольны результатом работы этой компании.

Рекомендую ООО «Дело.ру» как добропорядочного партнера.

Петр Иванов

Письмо №4

Настоящим письмом подтверждаю, что компания «Дело.ру» действительно сотрудничала с ООО «Знак качества» с 2000 – 2012 года в области веб-дизайна. За время нашего партнерства мы смогли неоднократно убедиться в благонадежности, профессиональности и оперативности в решении рабочих вопросов. Также хотим подчеркнуть неординарный творческий подход сотрудников компании в работе над различными проектами.

Я, как генеральный директор ООО «Знак качества», подтверждаю, что услуги компании «Дело.ру» соответствуют заявленному профилю.

Петр Иванов.

Письмо №5

ООО «Дело.ру» является моим постоянным деловым партнером с 2000 года. За время нашего сотрудничества я ни разу не был разочарован в результате работы над совместными проектами. Сотрудники компании «Дело.ру» привыкли выполнять поставленные задачи с учетом потребностей Заказчика и в соответствии с профессиональными требованиями. Налаживанию тесных партнерских отношений между нашими фирмами также способствовала высокая культура общения руководителей ООО «Дело.ру».

Я готов рекомендовать эту компанию как надежного поставщика и ответственного партнера.

Петр Иванов.

Письмо №6

Настоящим письмом руководство ООО «Стандарт качества» сообщает, что совместное сотрудничество с ООО «Дело.ру» способствовало развитию нашей деятельности на международном рынке и расширению клиентской базы. Хотим обратить Ваше внимание, что сотрудники ООО «Дело.ру» выполняют свои задачи качественно и в срок. Но помимо обязательных требований, эта компания привыкла работать с индивидуальным подходом, учитывая потребности каждого клиента.

Мы рекомендуем ООО «Дело.ру» как инициативную и ответственную организацию.

Петр Петров.

Письмо №7

За время пятилетнего партнерства с ООО «Результат» сотрудники этой компании зарекомендовали себя с исключительно положительной стороны. Результат их работы всегда отвечал требованиям Заказчика и соответствовал профессиональному уровню. Особенно хочется отметить ответственность и оперативность этой компании в решении любых вопросов.

При необходимости подтверждения рекомендаций касательно ООО «Результат» обращаться к директору ООО «Дело.ру» Петренко Александру Ивановичу по телефону 222-00-56.

Петр Иванов.

Письмо №8

Настоящим письмом я, руководитель ООО «Дело.ру», подтверждаю, что компания «Результат» является моим постоянным деловым партнером.

Начиная с 2005 года, мы регулярно обращались в компанию «Результат» для заказа качественной полиграфической продукции. Также могу подтвердить, что эта компания неоднократно становилась нашим деловым партнером, предоставляя полный спектр полиграфических услуг.

За время партнерства я смог убедиться, что сотрудники компании «Результат» работают качественно и профессионально.

С полной уверенностью рекомендую Вам эту компанию как надежного партнера в сфере полиграфии.

Петр Иванов.

Письмо №9

Компания «Знак качества», являясь поставщиком полиграфического оборудования для ООО «Результат», зарекомендовала себя надежным партнером, работающим в строгом соответствии с договорными условиями. За время нашего сотрудничества эта компания ни разу не сорвала сроки и не предоставила некачественную продукцию.

Петр Иванов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *