Почта бух

Правила адресации электронной корреспонденции

Типичное явление, когда при назначении адресов электронной почты указываются имя и фамилия адресата. Например, наиболее частое правило: первая буква имени, точка, фамилия, все буквы в транслитерации.

Для предприятий и организаций это является не целесообразным — запомнить на слух очень тяжело, при смене сотрудника необходимо выполнить много работы по созданию нового адреса, настройке и переносу данных. Более правильным является назначение адресов по должностным и функциональным обязанностям. Во-первых, при смене работника, это позволяет предоставить новому сотруднику полную информацию о линиях е-мейл коммуникации его должности. Во-вторых, при смене должности необходимо только внести изменения в подпись, все связи будут сохранены и переданы новому сотруднику.

Короткие, простые и привязанные к должности е-мейл адреса очень удобны в ситуации, когда вашему сотруднику должны отправить письмо и ему нужно сообщить свой служебный адрес электронной почты, продиктовав по телефону. А если сотруднику приходится диктовать свой адрес раз десять на день? А если это служба поддержки, маркетинг или секретариат? Адреса могут быть должностными и групповыми. Короткие имена предоставляются сотрудникам, отделам и рабочим группам.

Важно! При приобретении программного обеспечения (лицензировании) очень важно регистрировать постоянный не изменяемый е-мей предприятия. Регистрация ПО на е-мейл сотрудника может вызвать проблемы при обновлении версий, расширении лицензий и функциональности программного обеспечения.

Как выбирать короткое имя? Короткое имя для е-мейл адреса должно формироваться по утвержденным корпоративным правилам. Ни в коем случае его не должен придумывать пользователь. В качестве имени может использоваться номер пропуска в том случае, если пропускная система предприятия связана с должностью. Кроме того, удобно использовать внутренний номер телефона.

Общие адреса для отдела: 1@vostok.ua – адрес для приема коммерческих предложений. Его легко продиктовать, запомнить и фильтровать спам. Также можно использовать названия отделов — kadry@vostok.ua.

Служебные общепринятые имена

  • info@ — отдел маркетинга, в котором можно узнать краткую информацию об организации, продукции и услугах.
  • marketing@ — отдел маркетинга и рекламы.
  • sales@ — отдел продаж, заказ продукции и информация о заказах.
  • support@ — отдел клиентской поддержки, вопросы по продуктам или услугам.
  • admin@ — программисты, системные администраторы.
  • user@ — пользователь, потребитель.
  • mail@ — общая почта для входящих писем.
  • blog@ — интернет-журнал событий, интернет-дневник, онлайн-дневник.
  • office@ — приемная директор, секретарь.
  • job@, resume@ или hr@ — для приема резюме и общения с кандидатами на работу.
  • spam@ — для жалоб на спам.
  • billing@ — для биллинга.
  • account@ — для бухгалтерии и поддержки аккаунтов.
  • postmaster@ — SMTP.
  • hostmaster@ — DNS.
  • usenet@ — NNTP.
  • news@ — NNTP.
  • webmaster@ — HTTP.
  • www@ — HTTP.
  • uucp@ — UUCP.
  • ftp@ — FTP.

noreply@ — пример очень плохого адреса. Такой адрес электронной почты проявляет наплевательское отношение к получателю письма — «мы прокукарекали, а там хоть рассвет не наступай». Отправляете письмо — будьте готовы получить входящее письмо с вопросом, предложением или замечанием.

Формирование имени по определенной схеме

Например, адрес почты PNNDD@domain.ru в котором:

  • P – префикс компании или подразделения.
  • NN – номер или название отдела.
  • DD – номер почтового ящика или код должности в отделе.

В итоге получится V010112@vostok.ua. Почтовый адрес, сформированный по такой схеме, уже можно легко продиктовать и правильно записать. Кроме этого, можно автоматизировать создание такого адреса при заполнении карточки сотрудника в программе «1С:Предприятие».

На время замещения или отпуска сотрудника, необходимо дать доступ к получению писем из его рабочего почтового ящика. Можно делегировать доступ к почтовому ящику без возможности отправки писем от его имени. Все письма должны отправляться от имени заместителя.

Задать вопрос

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *