Подтверждение командировки

Цитата:Очевидно, что если налогоплательщик не желает идти на конфликт с инспекцией, то лучше все же иметь под рукой перевод документов, составленных на иностранном языке. Тем более что при наличии в штате переводчика эту задачу вполне можно поручить ему. Дело в том, что действующим законодательством не регламентируется порядок перевода «первички» на русский язык. В связи с этим, считают в Минфине, сделать его может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. К такому выводу пришли эксперты Минфина России в Письмах от 3 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/725 и от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66. Не отказались от своей точки зрения финансисты и в Письме от 20 апреля 2012 г. N 03-03-06/1/202.
К сведению! В Письме от 24 марта 2010 г. N 03-03-07/6 специалисты Минфина России указали, что, если речь идет об авиабилетах, налогоплательщик вполне может ограничиться при переводе лишь теми данными, которые необходимы, чтобы засвидетельствовать понесенные расходы (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета, стоимость). Перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (условий применения тарифа, правил авиаперевозки, иных сведений), не требуется. Между тем из содержания Письма ФНС России от 7 июня 2011 г. N ЕД-4-3/8983@ следует, что, поскольку текст вносимой в авиабилет информации носит формализованный (закодированный) характер, в общем случае электронный авиабилет в целях определения величины базы по налогу на прибыль дополнительного перевода не требует.
В отсутствие работника, обладающего необходимыми знаниями иностранных языков, конечно, придется потратиться на услуги сторонней компании или эксперта-лингвиста. Однако соответствующие расходы по крайней мере могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 Кодекса (Письмо УФНС России по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126).
Но какой бы вариант не избрал налогоплательщик, ему желательно иметь копию диплома или иного документа, свидетельствующего о профессиональном владении переводчиком тем или иным иностранным языком.

Выдача денег под отчет требует от бухгалтера выполнения целого ряда нормативных требований. А если выдается валюта, эти требования еще жестче, а наказание за их невыполнение строже. Разберемся, как организовать выдачу валюты под отчет: наличкой из кассы или перечислением на карту? Можно ли выдавать валютные средства, если сотрудник-иностранец? К каким последствиям может привести незнание нюансов валютного законодательства в такой ситуации?

Что понимать под валютой

В обыденной жизни валютой мы привыкли называть любые денежные знаки, кроме рублей.

В Законе от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» приведена следующая классификация валюты:

Далее мы будем использовать термин «валюта» для обозначения иностранных денежных знаков. А свою отечественную валюту будем именовать рублями.

Когда возникает потребность в выдаче валюты под отчет

Валюту российские работодатели выдают своим сотрудникам, выезжающим в служебные командировки за границу. На период пребывания в служебной поездке им положены не только суточные, но и средства, которыми они будут расплачиваться за проезд и проживание, медицинскую страховку, консульские сборы и иные, согласованные с работодателем расходы (ст. 168 ТК РФ).

Валюта может потребоваться еще одной категории лиц — сотрудникам, выполняющим за границей трудовые обязанности, связанные с разъездным характером работы.

Находясь за границей, сотрудник (подотчетное лицо) должен использовать валюту страны пребывания.

Опасности выдачи валюты из кассы

Выдавать из кассы валютный аванс рискованно — в законодательстве четко этот момент не описан, а контролеры и судьи высказывают по этому вопросу противоположные позиции.

Так, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ разрешаются расчеты в валюте, связанные с загранкомандировками. Однако не сказано, можно ли выдавать валюту из кассы. При этом другой нормой этого же закона однозначно определено, что организации-резиденты могут рассчитываться в валюте только через банковские счета (ч. 2 ст. 14 Федерального закона № 173-ФЗ).

Органы валютного контроля, следуя указанной норме, за выдачу валюты из кассы могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.25 КОАП РФ.

Судьи в условиях такого разночтения склонны принимать сторону компаний. Они не видят в выдаче наличной валюты командированным за границу сотрудникам нарушений валютного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07).

Выдача средств под отчет, по мнению судебных органов, не относится к валютным операциям. При выдаче средств под отчет не происходит их отчуждения. Они остаются в собственности работодателя, поэтому деньги можно выдать через кассу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.06.2014 № А69-2797/2013).

Позицию банкиров по этому вопросу понять сложно. В одном разъяснении они считают, что выдача валютного аванса на загранкомандировку не противоречит валютному законодательству (Письмо Банка России от 30.07.2007 № 36-3/1381). А в Письме от 31.08.2007 № 12-1-5/1970 высказывают кардинально противоположную точку зрения.

Минфин в Письме от 10.12.2013 № 02-06-007/54200 высказался о наличии у работодателя права на выдачу аванса работнику в иностранной валюте через кассу при условии открытия валютного счета.

Учитывая такую неоднозначность норм закона и мнений контролеров, банкиров, чиновников и судей, вместо выдачи валюты из кассы можно использовать другие способы — перечислять валютные авансы в безналичной форме на банковскую карту или выдавать в рублях.

Как могут наказать за ошибки при выдаче валюты под отчет

Руководителям, бухгалтерам и получающим валюту под отчет сотрудникам при осуществлении валютных операций не следует забывать о ст. 15.25 КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства РФ и актов органов валютного регулирования». В ч. 1 указанной статьи предусмотрено наказание в виде штрафа:

  • на граждан, ИП и юридических лиц — от ¾ до одного размера суммы незаконной валютной операции (то есть от 75% до 100% суммы);
  • на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 руб.

Наказание по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ грозит всем, кто осуществляет незаконные валютные операции. К таким операциям относятся:

  • операции, запрещенные валютным законодательством;
  • разрешенные операции, но совершенные с нарушением валютного законодательства РФ.

Это означает, к примеру, если компания совершает валютные операции без применения банковских счетов, ее могут наказать налоговики — они наделены функциями органов валютного контроля в пределах своей компетенции (п. 2 ч. 2 ст. 23 Закона № 173-ФЗ, п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506).

Общее правило гласит: все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).

Что поможет уберечься от штрафа

Чтобы работа с валютой не приводила к претензиям контролирующих органов и материальным потерям на уплату штрафов, следует знать и выполнять некоторые особенности валютного законодательства. Мы поможем вам с ними разобраться.

Компании, ИП и обычные граждане в целях валютного законодательства разделяются на резидентов и нерезидентов. В зависимости от этого статуса валютные операции делятся на разрешенные и запрещенные (ст. 6, 9 Закона № 173-ФЗ).

Российские компании свободно использовать валюту и рубли могут только в расчетах с нерезидентами (п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). Валютные операции между резидентами запрещены, кроме операций, перечисленных в ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ. Причем любые разрешенные валютные операции должны проводиться с выполнением обязательных требований, изложенных в ч. 2 ст. 14, ч. 4-6 ст. 12, ч. 10 ст. 28, ч. 2 ст. 24, ст. 19 Закона № 173-ФЗ.

Как отличить резидента от нерезидента в целях выполнения валютного законодательства, расскажем далее.

Как бухгалтеру определить валютный статус сотрудника

Российские компании (валютные резиденты) направляют в загранкомандировки своих сотрудников, которые могут иметь как статус валютных резидентов, так и валютных нерезидентов.

Возможно, вы никогда не определяли такой валютный статус и имел дело исключительно с понятием «налоговый резидент» в целях расчета НДФЛ. Хотим сразу предостеречь — это разные понятия.

Для определения статуса налогового резидента используется критерий, приведенный в п. 2 ст. 207 НК РФ. Гражданин признается налоговым резидентом, если находится фактически в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Термин «валютный резидент» официально в законодательстве не расшифрован. Но его применяют в таком виде, чтобы не путать с термином «налоговый резидент». Он используется для целей Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе, наряду с прочими, используются термины «физическое лицо-резидент» и «физическое лицо-нерезидент». К таким лицам относятся:

Валюту под отчет выдаем резиденту

В таком случае передача валюты происходит между валютными резидентами: российской компанией и ее сотрудником. Отчуждение иностранной валюты одним валютным резидентом другому валютному резиденту признается валютной операцией (пп. «а” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). А валютные операции между резидентами запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Однако для отдельных случаев валютное законодательство делает исключение — российская компания вправе выдать валюту сотруднику-валютному резиденту:

  • для оплаты и возмещения расходов, связанных с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ);
  • для возмещения расходов, связанных со служебными поездками при разъездной зарубежной работе (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Доказать условие о разъездном характере работы сотрудника помогут трудовой договор с прописанным в нем таким условием работы, а также иные внутренние документы: приказ, утверждающий перечень работников с разъездным характером работы, должностная инструкция сотрудника.

Подотчетную валюту получает нерезидент

Можно ли выдать валюту под отчет временно проживающему или временно пребывающему в РФ иностранцу — сотруднику вашей компании?

В таком случае выдача валюты под отчет будет считаться валютной операцией между компанией-резидентом (российским юридическим лицом) и сотрудником-нерезидентом (иностранным гражданином, не признаваемым валютным резидентом РФ). Препятствий нет — между резидентами и нерезидентами валютные операции разрешены (ст. 6 Закона № 173-ФЗ).

Валютные операции в таком случае должны проходить через банк или с помощью электронных денег.

Определить валютный статус работника — это только часть процедуры. Не забудьте про ограничения, накладываемые законодательством на длительность командировки иностранных сотрудников и требования, к оформлению документов по загранкомандировке (об этом далее).

Сколько валюты можно выдать

О том, как рассчитываться с командировочными сотрудниками, сказано в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Отдельные нюансы также могут предусматриваться во внутренних локальных актах компании.

Сумма валютных выплат будет зависеть не только от фактических расходов командировочного сотрудника на проезд, проживание и иные сопутствующие расходы, но и во многом от размера суточных, установленных в вашей компании для загранкомандировок и длительности самой служебной поездки.

Хотим предостеречь — длительность командировки за пределы нашей страны для иностранных работников ограничена, хотя в целом законодательство не содержит запрета на отправку сотрудников-иностранцев в загранкомандировки.

Срок зарубежной командировки зависит от статуса пребывания иностранца в России:

Отчетность по валютному авансу

Отчетность по загранкомандировке, особенно если сотруднику был выдан аванс в валюте, должна оформляться по особым правилам.

Подводим итоги

  • Особенности выдачи валюты под отчет зависят от валютного статуса работника и работодателя. Российская компания вправе выдать валюту сотрудникам-валютным резидентам, отправляющимся за границу в командировку или для выполнения обязанностей, связанных с разъездной работой. Выдача подотчетных сумм в валюте сотрудникам-нерезидентам законодательством не ограничивается.
  • По общему правилу все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).
  • За нарушение валютного законодательства компания может заплатить от 75% до 100% от суммы валютной операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ).
  • По выданному в валюте авансу необходимо отчитаться с учетом следующих нюансов: в авансовом отчете нужно указывать цифры в валюте и рублях, пересчитывать валюту по курсу официальному ЦБ РФ, а прикладываемые к нему оправдательные документы перевести на русский язык.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не каждый работодатель направляет сотрудников в командировку за границу. Однако, если компания всё же решила направить своего работника в загранку, надо знать, чем отличается оформление заграничной командировки. В этой статье говорим про оформление командировки 2020 за границу: какие и как оформить документы.

Основные нюансы

Приведём список мероприятий, который необходимо выполнить при направлении сотрудника в загранкомандировку. Это:

  1. Издание приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ.
  2. Оформление загранпаспорта и проверка разрешения на выезд за границу.
  3. Получение визы.
  4. Наличие обязательных прививок при въезде в ту или иную страну.
  5. Подготовка расчета или сметы на командировочные расходы.
  6. Выдача аванса на командировку.
  7. Подготовка авансового отчета.

Если вы хорошо не знакомы с оформление российских командировок, рекомендуем нашу статью «Как правильно оформить командировку».

Также не лишним будет прочитать наш материал о заграничных командировках «Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы».

А теперь подробнее по указанным этапам.

Приказ на командировку

Перед подготовкой приказа необходимо проверить:

  • не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых запрещено направлять в командировки;
  • нет ли ограничений на отправку в поездку конкретного сотрудника.

В случае запрета на выезд надо искать другую кандидатуру для командирования. А в случае наличия ограничений на служебные поездки необходимо ознакомить сотрудника с наличием у него права на отказ от командировки и получить письменное согласие с него на поездку.

В приказе на загранкомандировку указывают страну и город (местность/населённый пункт), в который командируют работника. Также указывают принимающую сторону – организацию, которая направила приглашение или вызов.

Кроме того, в приказе можно отразить, за чей счет будет оплачена командировка. Дело в том, что бывают командировки, расходы по которым оплачивает принимающая компания (полностью или частично).

В приказе имеет смысл отразить вид транспорта, на котором отправляют командируемого. Особенно это актуально, если работник будет пересекать границу на личном или служебном автомобиле.

Если внутренними актами компании предусмотрено издание других документов при командировании (например, служебное задание, служебная записка и т. п.), необходимо оформить и их.

Предлагаем ознакомиться с оформлением командировки за границу с использованием служебной записки в статье «Что нужно знать про служебную записку о направлении в командировку».

Если в компании принято делать только приказ на командировку, необходимо подготовить лишь его. Специальной формы этого приказа не установлено. Можете использовать форму бланка Т-9 или разработать свою.

Бесплатно скачать форму приказа Т-9 можно по ссылке ниже:

Также ознакомиться с формой приказа Т-9 вы можете в нашей статье «Распоряжение (приказ) о направлении в командировку».

Если компания дополнительно использует свои разработанные шаблоны документов, можете взять образцы из нашего материала «Как составить и оформить приказ на суточные в командировке».

Контрольные мероприятия

Чтобы поездка не сорвалась и компания не понесла лишние расходы, необходимо заблаговременно провести так называемые контрольные процедуры.

Прежде всего, необходимо проверить наличие задолженности командируемого сотрудника на сайте ФССП. Он не пройдет пограничный контроль при выезде за границу, если имеет задолженность более 10 000 рублей по алиментам и 30 000 рублей и более по другим требованиям.

В связи с тем, что данные о погашении задолженности обновляют на портале ФССП не сразу, важно заранее позаботиться о погашении задолженности.

Далее, если предполагается выезд в экзотические страны (Вьетнам, Шри-Ланка, африканские государства и т. п.) необходимо узнать об обязательных и рекомендуемых прививках. Это тоже необходимо делать заранее – хотя бы за 1 месяц до предполагаемого выезда сотрудника. Тем самым, вы защитите его жизнь и здоровье.

Также заранее необходимо удостовериться о наличии и действительности загранпаспорта командируемого. Получение нового паспорта – дело не быстрое. Поэтому надо заранее это планировать.

Кроме того, нужно заблаговременно получить визу для выезда (при ее необходимости). Это тоже дополнительное время, а также лишние расходы. Если сотрудник будет сам оплачивать свою визу, компания обязана компенсировать ему эти расходы согласно трудовому законодательству.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Авансовый отчет

Какие именно документы должны быть оформлены перед началом командировки и после возвращения из нее, должно быть прописано в локальном акте компании. Этим актом может быть положение о командировках.

Как его подготовить, вы узнаете из нашей статьи «Каким должно быть Положение о командировках».

Напомним, что по возвращении из командировки работнику дано 3 дня на подготовку авансового отчета. Он должен быть сдан в бухгалтерию работодателя.

Как оформить авансовый отчет, узнаете из нашей статьи «Каким должен быть отчет о командировке».

Компания может самостоятельно разработать форму отчета по командировке. Важно, что в нем необходимо отразить все расходы на загранкомандировку. А именно:

  • суточные (исходя из установленных норм);
  • расходы на проезд;
  • расходы на проживание (гостиница или квартира);
  • визовый или консульский сборы;
  • обязательные сборы и страховки в аэропорту или ж/д вокзале;
  • квитанции, подтверждающие сборы за обмен валюты;
  • расходы на сотовую связь и Интернет;
  • оплату членских взносов или пригласительных (при необходимости);
  • квитанции за пользование постельным бельем;
  • другие расходы.

Итоги

Из этой публикации вы узнали, как оформляют и оплачивают загранкомандировки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Артемова И.В.,
главный бухгалтер, консультант

Оформление заграничных командировок, расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.
Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), содержание которого рассмотрим позднее.
По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних письмах от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
А в письме УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949 подчеркивался важный факт — учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должно выполняться два главных условия:

1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);
2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).

Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *