Правила эффективного рабочего дня

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его есть, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Эти принципы и правила планирования рабочего дня не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — который будет для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  • правила начала дня;
  • правила середины дня;
  • правила окончания дня.

1. Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса: 📌 Реклама Отключить

  1. Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
  2. Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
  3. Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

📌 Реклама Отключить

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. (Вспомните о поглотителях времени). Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

📌 Реклама Отключить

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

2. Рабочее время: правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные бумаги для решения задач группы А. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях. 📌 Реклама Отключить

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

📌 Реклама Отключить

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

📌 Реклама Отключить

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30-60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

📌 Реклама Отключить

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

📌 Реклама Отключить

3. Правила завершения рабочего дня

1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Понятию «тайм-менеджмент» (управление временем) не зря посвящено столько книг и пособий. Это целая наука, позволяющая достигать поставленных целей в нашем скоростном мире. Умело планировать свои дела – настоящее искусство, которым должен овладеть каждый, кто хочет достигнуть успехов в работе. Вот 10 основных правил, которые не только сэкономят ваши силы и время, но и позволят стать просто незаменимым сотрудником!

Заведите себе специальный блокнот, ежедневник, в который каждый вечер пишите список дел на завтра. В спокойной атмосфере вы сможете правильно расставить приоритеты, спланировать время работы и отдыха. И с утра уже точно будете знать, за что браться в первую очередь.

Все дела можно разделить на четыре группы: срочные и важные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; не срочные и не важные. Исходя из этого и составляйте свое расписание. Знайте, что 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

2. Не отвлекайтесь на мелочи.

Например, возьмите за правило – проверять почту 2 раза в день, в 10:00 и 16:00 (в том случае, если она у вас не корпоративная и открыта постоянно). Так вы не пропустите важную информацию и не будете отвлекаться на проверку почты каждый час.

Если вы любите побродить по интернет-пространству и никак не можете лишить себя приятных минуток общения в соцсетях, тогда отведите в вашем графике определенное время в течение дня для этих шалостей. Например, не более 20 минут в день. Можете также составить список никчемных занятий, которые отнимают у вас драгоценные минуты. И в конце концов отказаться от них.

3. Создайте зону комфорта.

Если у вас нет личного кабинета, где бы вы смогли уединиться, сосредоточиться или просто расслабиться, то создайте себе комфортное личное пространство прямо на рабочем столе. Вам должно быть удобно. Наведите порядок, выбросьте мусор, добавьте немного приятных личных мелочей.

Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора – один из самых эффективных инструментов управления временем. Поэтому избавляйтесь от ненужного хлама. Существует мнение, что люди, работающие за чистым столом, показывают хорошие результаты.

4. Не стоит недооценивать утро.

Ученые давно выяснили, что утро – самое ценное и продуктивное время суток. Поэтому старайтесь все важные дела делать именно в первой половине дня, до обеда. Совещания, деловые встречи лучше всего запланировать на утро, и принимать важные решения следует на свежую голову. Не зря же существует поговорка «Утро вечера мудренее»!

Вне всяких сомнений, отзывчивость – это прекрасное качество. Но от этого страдаете только вы – ведь на вас наваливают кучу мелких дел и забот, а вы безотказно их взваливаете на свои плечи. Научитесь перепоручать их или отказываться.

Если живете по принципу «лучше меня это никто не сделает», тогда научитесь доверять коллегам. Возможно, вам не хватает рабочего времени лишь потому, что вы выполняете не только свои обязанности, но и других, и безотказно беретесь за все рутинные мелочи? Попробуйте научиться говорить «нет», и вы поймете, что это слово экономит кучу времени.

7. Ставьте сроки.

Это очень организует. Лучше всего записывайте время окончания рядом с тем или иным делом. Если хотите сделать отчет вовремя, то пообещайте себе (а лучше кому-либо, да еще и вслух) закончить работу к 17:00. По статистике обещания, данные кому-либо, выполняются гораздо чаще, чем самому себе.

8. Не бросайте начатое дело.

Берясь делать несколько дел параллельно, вы рискуете ни одно из них не закончить должным образом. Избегайте незапланированных импульсивных действий.

9. Умейте отдыхать.

Синдром выгорания чаще всего грозит не тем, у кого слишком много обязанностей, а тем, кто совершенно не умеетотдыхать . Учитесь себя разгружать. Задайте себе три вопроса: зачем мне это вообще делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Возможно, вы поймете, что это дело можно не делать вовсе, перепоручить его или перенести сроки.

Именно правильный завтрак помогает проснуться, пополнить запасы энергии. Конечно, многие из нас готовы идти на работу голодными и непричесанными, лишь бы поваляться в постели хотя бы на 5 минут подольше. Но гораздо лучше потратить эти 5 минут на плотный завтрак, чем потом весь день отвлекаться на мелкие перекусы. Да и мысли голодного человека текут лишь в одном направлении – еды. Еще помните, что полноценный завтрак полезен для здоровья .

Если вы научитесь управлять своим временем, то оно не будет управлять вами!

Составление правил эффективного рабочего дня всегда должно осуществляться человеком самостоятельно, чтобы соответствовать актуальным для него жизненным задачам. Правила «хорошего» рабочего дня всегда индивидуальны, хотя некоторые наиболее общие моменты в них могут совпадать. Ниже приводится пример подобных правил:

  • 1. Хорошо высыпаться и завтракать. Сон должен быть «качественным, а завтрак должен обеспечивать организму достаточную «стартовую энергетику» для начала нового дня.
  • 2. Начинать день с хорошего настроения. В самом начале дня очень важен эмоциональный настрой, который во многом определяет настроение на весь день. Утром необычайно важно сделать что-то такое, что приведет в радостное и оптимистичное расположение духа: приготовить вкусный завтрак, сделать зарядку, послушать любимую музыку, поиграть с домашним животным и т. п. Для такого настроя обычно требуется не более 10—15 минут, а эффект от него сохраняется в течение всего дня.
  • 3. Не опаздывать на работу. Даже если найти сотню оправданий опозданиям, в подсознании все равно накапливается негативный «багаж», который снижает чувство удовлетворенности работой. Звучит парадоксально, но собственные опоздания делают работу субъективно «плохой» и снижают степень вовлеченности в нее.
  • 4. Создать привычку — начинать работать в одно и то же время. Важно понимать, что психологически «хорошая» (комфортная) работа — это во многом ритуал. Ритуал — это жесткая, постоянно воспроизводимая схема поведения, которая гарантирует, что «все идет как надо». Фиксированное время начала работы — один из элементов такого ритуала, который в значительной мере повышает эффективность работы.
  • 5. Начинать работу с «организационных моментов» — планирования дня, согласования контактов, подготовки рабочего места и т. п. Для того чтобы работа была эффективной, разумеется, некоторое время необходимо потратить на самоорганизацию. Если этого не сделать, потом (в течение рабочего дня) может обнаружиться множество «сюрпризов» — забытые встречи, неподготовленные документы, неизвестно куда засунутые бумаги и т. п. Все эти «сюрпризы» автоматически становятся «ворами времени», чего можно было бы легко избежать, выделив немного времени на подготовку к работе.
  • 6. В начале приступать без «раскачки» к решению самых важных (в том числе самых сложных и комплексных) и срочных задач. Это правило не является абсолютным (существуют люди, для которых, наоборот, гораздо эффективнее постепенно «врабатываться», переходя от решения простых к решению более сложных задач), но определенная логика в нем есть. Во-первых, в начале дня человек еще не устал, у него достаточно сил для решения важных задач; во-вторых, если при решении приоритетных задач возникнут какие-нибудь непредвиденные сложности, то еще останется определенный «оперативный простор», который позволит вовремя скорректировать планы.
  • 7. Планирование выполнения наиболее важных задач на пик работоспособности. У большинства людей пики суточных биоритмов приходятся на периоды с 9.00 до 12.00 и с 16.00 до 18.00.
  • 8. Избегать незапланированных импульсивных действий, которые могут вызвать непредвиденную обратную реакцию. Категорически отказываться от немедленного выполнения всех случайных дел, за исключением жизненно важных. За этим правилом скрываются два «подводных камня»: один из них связан с самодисциплиной и самоконтролем, а второй — с особенностями отношений с другими людьми. Импульсивные действия обычно связаны с плохой самодисциплиной, когда нечто увлекательное заставляет нас отклониться от намеченного плана.

Иногда главная опасность скрывается в чрезмерной мягкости и податливости (конформности) человека, в его неумении говорить «нет» окружающим. В данном случае исполнение планов человека может сильно пострадать из-за того, что на него будет «навешано» много чужих дел и поручений.

9. Выработать и соблюдать индивидуальные ритмы труда и отдыха. Общеизвестным ритмом является деление рабочего дня на две половины обеденным перерывом. Но внутри «половинок» рабочего дня также важно ввести собственные микроциклы (ритмы) чередования труда и отдыха. Гигиенисты и специалисты по психологии труда давно установили, что для повышения эффективности работы необходимы функциональные паузы (или функциональные перерывы), продолжительностью 5—15 минут каждый час-два. (Конкретное соотношение времени работы и функционального перерыва зависит от характера работы. Например, для работающих с большими объемами информации операторов рекомендуется делать каждый час работы перерывы по 10—15 минут.)

Можно выделить особую разновидность ритмов трудовой деятельности руководителя, например, разделяя время открытости для встреч и общения с сотрудниками и «время неприкосновенности», когда руководитель ни для кого не доступен.

  • 10. Мелкие однородные задания выполнять сериями («блоками»).
  • 11. Постоянно сверяться с органайзером (планом на день) и корректировать свою работу!
  • 12. Конец рабочего дня посвящаь «постановке точки» (доделывать хоть одно дело до полного завершения).
  • 13. В конце дня подвести итоги и составить (уточнить) план работы на следующий день.
  • 14. Найти, за что себя похвалить, и с хорошим настроением отправляься домой. С точки зрения нормального отдыха, очень важно психологически не «остаться» на работе в конце рабочего дня. Для этого нужно в конце каждого рабочего дня поставить «позитивную точку» — осознать и «прочувствовать» главное достижение сегодняшнего дня. Важно, чтобы «выход» из рабочего дня содержал в себе момент самомотивации (поощрения, вознаграждения): за главное достижение дня можно похвалить себя самого, «похвастаться» этим достижением перед авторитетными для вас людьми, сделать самому себе маленький подарок и т. п.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Красивые пожелания хорошего рабочего дня

От души желаю приятного, успешного рабочего хорошего дня. Пусть он будет плодотворным и насыщенным. Пусть удастся воплотить все планы и желания. Пусть этот день принесет только радость, удачу и добрые эмоции.

******* ****** *******

Пусть отличная погода, улыбки друзей, одобрение начальства, хорошие новости, приятные комплименты, волнующие моменты, интересные события, ожидание чуда наполнят твой сегодняшний день и непременно порадуют тебя, даря превосходное и игривое настроение!

******* ****** *******

Доброго денечка, любимый. Пусть тебе встречаются сегодня только хорошие и улыбчивые люди, составляют компанию красивые мечты, а позитив и оптимистический взгляд на жизнь не покидает ни на минутку. Верю в твой талант и везение и надеюсь, что мои чувства принесут тебе большую удачу.

******* ****** *******

Желаю хорошего рабочего дня, который тебе подарит радость и счастье, огромный успех и большую удачу. Пусть сегодня всё у тебя получится, пусть этот день превратит в реальность твои мечты и подарит настоящий праздник чудесного настроения.

******* ****** *******

Мне хочется пожелать тебе удачного и приятного рабочего денька, который принесет в твою жизнь радость, успех и множество приятных эмоций, которые будут веселить твою душу еще долго после этого. Пусть день начнется весело, в компании приятных людей, и с прекрасной теплой атмосферой. Пусть солнце пошлет тебе заряд энергии на весь день, и день окажется заполнен приятными сюрпризами. Удачного дня тебе!

******* ****** *******

Пусть отличная погода, улыбки друзей, одобрение начальства, хорошие новости, приятные комплименты, волнующие моменты, интересные события, ожидание чуда наполнят твой сегодняшний день и непременно порадуют тебя, даря превосходное и игривое настроение!

******* ****** *******

Хорошего рабочего дня! – хочется сказать сегодня. И вчера хотелось, и два дня назад, и три… Это счастье – просыпаясь, думать о тебе и знать, что засыпать я буду в уютном объятии рук твоих. Доброго дня тебе! Хочется быть рядом каждую минуту, убирать все ненужное, хмурое, серое с души твоей, оберегать покой. Хорошего дня, счастье мое!

Пожелания хорошего рабочего дня в прозе

Желаю хорошего дня, чтобы он принес новые победы и радости, чтобы все решения были правильными и приносили удовольствие. Пусть день будет легким и продуктивным!

******* ****** *******

Пусть этот день будет наполнен солнечным светом и теплом, улыбками друзей и просто прохожих людей. Не огорчайся по пустякам и не обращай внимания на мелкие трудности.

******* ****** *******

Доброе утро. Пусть этот свежий рассвет подарит тебе отличное настроение. Пусть сегодняшний день будет самым удачным. Я желаю тебе, чтобы непременно сбылись все желания, чтобы все твои планы превратились в реальность. Пусть сегодняшнее утро будет самым счастливым, пусть погода соответствует твоему настроению. Пусть моя любовь будет оберегом для тебя на протяжении всего дня. Радости тебе, мой милый, благополучия и всего самого наилучшего.

******* ****** *******

С хорошим днем приходит настроение и успехи. Пусть твой день станет самым веселым и успешным!

******* ****** *******

В жизни столько прекрасных, бесценных минут, столько разных возможностей в ней!
Пусть к победам любые дороги ведут, воплощаются планы скорей.
Новых замыслов смелых и светлых идей, достижений, успехов больших!
Пусть всегда помогает поддержка друзей, понимание людей дорогих!

******* ****** *******

Начни свой день с нежной улыбки, которая возвратится радостью, с ласкового слова, ибо оно вернется к тебе успешными делами, наградит приятным общением, подарит отличное настроение. Пусть этот день будет добрым, веселым и удачным в бесконечной череде твоих счастливых дней.

******* ****** *******

Пусть сегодняшний день обернется беззаботным весельем и невероятным счастьем, наполнится добрыми событиями и приятными новостями, удивит тебя радостными сюрпризами и подарит море положительных эмоций, главная из которых — наша бесконечная, нежная, страстная любовь!

******* ****** *******

Доброго дня тебе! – хочется сказать сегодня. И вчера хотелось, и два дня назад, и три… Это счастье – просыпаясь, думать о тебе и знать, что засыпать я буду в уютном объятии рук твоих. Доброго дня тебе! Хочется быть рядом каждую минуту, убирать все ненужное, хмурое, серое с души твоей, оберегать покой. Хорошего дня, счастье мое!

Пожелания хорошего рабочего дня своими словами от души

Пусть будет отличным и плодотворным этот день! Пусть он наполнится неожиданными событиями, приятными сюрпризами и позитивными эмоциями! Желаю тебе хороших впечатлений, приятной вечерней усталости и чувства полного удовлетворения от проделанной за день работы!

******* ****** *******

Мой любимый и дорогой человек, моё счастье и моя награда, желаю удачного и светлого дня, прекрасного настроения и свершения чуда, приятных сюрпризов и радостных моментов. Пусть день пройдёт плодотворно и принесёт массу впечатлений.

******* ****** *******

Вот и закончилась эта чудная ночь, и настал новый интересный и многообещающий день. Хочется чтобы он принес в твою жизнь что- то особенное и прекрасное. Чтобы понять как на самом деле прекрасна наша жизнь. Просто взгляни в небо и посмотри как плывут облака, как птицы поют и как солнце светит и станет так хорошо на душе! Так что пусть каждый новый день приносит тебе счастье и радость. Удачного рабочего дня.

******* ****** *******

Желаю тебе самого доброго утра и ясного дня, несмотря на непредсказуемость погоды за окном! Пусть светятся радостью твои глаза, и позитивное настроение накатывает своими яркими волнами. Да будет всё прекрасно и замечательно сегодня!

******* ****** *******

Хорошего дня тебе, добрых новостей и радостных событий. Пусть в этот день, да и во все другие, судьба потешит тебя и побалует, будет щедрой на приятные подарки и неожиданные милые сюрпризы. Пусть проблемы легко решаются, дела будут успешными, душа улыбается, а сердце неустанно радуется жизни.

******* ****** *******

Прекрасного дня желаю тебе, радость моя, доброго и солнечного, интересного и успешного, пусть подарит он тебе радостное настроение и позитив, удивит приятными неожиданностями и незабываемыми сюрпризами, пусть этот день воплотит твои идеи и найдет время для дружеских бесед и для нашей с тобой встречи.

******* ****** *******

С хорошим днем приходит настроение и успехи. Пусть твой день станет самым веселым и успешным!

******* ****** *******

Поверь, что этот день будет самым хорошим и так и случится! Удача уже к тебе мчится, а солнце греет тело, как мысли согревают надежды и мечты.

Пожелания удачной недели смотрите

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *