Правила отгрузки товара со склада

Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

  1. Товарно-транспортная накладная 1-Т
  2. М-4. Приходный складской ордер
  3. Торг – 1. Акт о приемке товаров
  4. М-17. Карточки учета материалов
  5. Торг-12. Товарная накладная

Продукты

Для склада Для магазина Для учреждения

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Вид Название Основание
Прием Накладная от поставщиков На его основании происходит приемка.
Приходная накладная Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию.
ТТН №1-Т Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором – логистика и расчеты проведенные мероприятия.
М-4 В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание.
М-7 Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов.
ТОРГ-1 Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным.
ТОРГ-2 Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема.
Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы ТОРГ-11 Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии.
М-17 С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели – каждое сырье, элемент ассортимента.
ТОРГ-13 Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая – для принимающей.
Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения М-15 Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт – стоимость отгружаемого имущества.
ТОРГ-12 Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций.
ТОРГ-16 Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей.

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

  • тара;
  • ГСМ;
  • сырье для производства;
  • полуфабрикаты;
  • вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
  • запчасти;
  • отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

  • сменился человек, который отвечал за помещение;
  • фирма ликвидируется;
  • недавно произошло ЧС;
  • выявили лиц, которые портили имущество;
  • регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

  • ИНВ-22;
  • ИНВ-3;
  • ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

  • Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
  • Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
  • Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

  • Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
  • Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

  • названии предприятия;
  • кому принадлежит;
  • номер каждой карты отдельно;
  • название помещения;
  • подробности о ценности, которая хранится;
  • информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

  • название компании грузополучателя;
  • имя контрагента, от которого запасы поступили;
  • номер – обязательно условие;
  • дата составления;
  • название помещений;
  • код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Для «1С:Предприятия» Для SAP R/3 Для Microsoft Dynamics

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

  • объемы;
  • в чем измеряется;
  • по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

  • за средства человека, отвечавшего за изделия;
  • если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

  • Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
  • Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
  • Разработка справочника имущества.
  • Учет поступающего товара и сырья.
  • Возможность контролировать запасы и остатки.
  • Серьезное облегчение поиска любой вещи.
  • Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Для микрокиосков Для RFID Для ТСД (терминалы сбора данных)

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

  • Mobile SMARTS: Склад 15.
  • Mobile SMARTS: Магазин 15.
  • Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
  • 1С.
  • Модуль адресного хранения.
  • Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

  1. Инвентаризация.
  2. Списание брака/порчи.
  3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
  4. Возврат поставщику.
  5. Возвращение от покупателя.
  6. Продажа.
  7. Введение документа в систему.
  8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Количество показов: 36104

Договор ответственного хранения: для чего он нужен, в каких случаях используется и как его подготовить? + образец договора

С развитием коммерческих взаимоотношений приобрело популярность оказание услуг по хранению имущества. В статье мы поговорим о договоре ответственного хранения: в каких случаях используется такой документ, и какой порядок его составления существует.

Что такое договор ответственного хранения? Участники взаимоотношений

Договор ответственного хранения — это форма урегулирования взаимоотношений при передаче материальных ценностей между двумя сторонами: хранителем и поклажедателем. Цель – задокументировать передачу предмета соглашения, сберечь его в целости и сохранности, затем возвратить хозяину.

Взаимоотношения происходят между двумя сторонами:

Хранителем – лицом с любым статусом, которое принимает имущество и берет на себя обязательства по сохранности его в полном объеме, и передаче хозяину по первому требованию, при утрате предмета или порче несет ответственность;

Поклажедателем – заказчик, отдающий свои вещи на сохранность за вознаграждение, при этом он вправе потребовать все имущество или его часть до окончания соглашения.

В тексте договора указываются обязанности и права исполнителя. Обязательно составление передаточного акта на имущество, либо выдача заказчику услуги сохранной расписки, квитанции, свидетельства, иного документа, подписанного стороной хранения.

При составлении документа необходимо соблюдать следующие условия:

  • состояние предмета на момент передачи;
  • сроки;
  • денежное вознаграждение за оказанные услуги;
  • ответственность за несохранность предмета договора;
  • иные важные условия для обеих сторон.

Соглашение заключается в письменной форме, но не будет считаться ошибкой устная договоренность. Письменно составляется договор аренды с ответственным хранением, если обе стороны либо юридические лица, либо физические, при этом стоимость объекта передачи превышает в 10 раз установленный законом МРОТ (п.2 ст.887 ГК РФ).

В равной мере встречаются термины «договор хранения» и «договор ответственного хранения». Второе понятие встречается в сделках поставки, но не является специальным соглашением. Это дополнительная мера, необходимая покупателю в рамках поставки. Если речь идет о временной услуге, то договор хранения и договор ответственного хранения будут идентичными понятиями.

Что можно передавать на хранение?

  • Недвижимое имущество (по договору охраны);
  • Транспортные средства;
  • Драгоценности;
  • Документы особой важности;
  • Оборудование, сырье или материалы со спецификой хранения;
  • Товары сезонного характера;
  • Личные вещи туриста или командировочного лица;
  • Товар на складе покупателя не реализованный и возвращенный производителю.

Классификация договора

Существует несколько разделений данного соглашения:

По участвующим сторонам:

  • между физическими лицами;
  • между юридическими лицами;

Данная разновидность возможна между организациями, например, для сохранения продукции, при этом поклажедатель не обязательно должен быть ее хозяином.

В этом случае соглашение считается заключенным, если обе стороны достигли взаимопонимания и уполномоченные лица предприятий подписали документ.

Для бюджетных организаций есть своя специфика:

— Имущество передается по унифицированной форме № МХ-1 акта передачи;

— Принимается посредством акта МХ-3 возврата;

— При исполнении обязательств на складе ведется журнал МХ-3.

  • смешанная разновидность: одна сторона — юридическое лицо, а другая — физическое.

По обозначенному вознаграждению:

  • возмездный характер оказания услуг, когда поклажедатель платит за услуги оговоренную стоимость;
  • безвозмездный, т.е. бесплатный. Такой характер возможен между физическими лицами. Важной особенностью соглашения является отсутствие ответственности за причинение ущерба имуществу третьими лицами. Допускается в устной форме, но чтобы подстраховаться от непредвиденных ситуаций лучше всего будет изложить условия на бумаге. При этом указываются Ф.И.О, данные паспорта сторон, оговаривается ответственность исполнителя, а также право передачи собственности третьим лицам по просьбе владельца.

Важный момент! Безвозмездный характер взаимоотношений между юридическими лицами расценивается, как дарение. Поэтому в договоре рекомендуется указывать возмещение поклажедателем расходов хранителя на предоставление услуги.

По характеру передаваемого предмета:

  • передача на хранение оборудования между юридическими лицами;
  • сохранение предметов личного пользования;
  • сохранение предметов иного типа.

По наличию или отсутствию у стороны права использовать переданное имущество:

  • без права использования — общее условие таких сделок. Лицо не может пользоваться переданной вещью в личном порядке, если только это использование не является целью ее сохранения в рабочем состоянии;
  • с правом пользования: в тексте документа указывается право использования вещи в период хранения.

В зависимости от срока:

  • до оговоренной даты или до окончания определенного периода, указанного в тексте;
  • до востребования, если определенный срок не был оговорен.

По способу предоставления услуги:

  • складской (хранитель имеет товарный склад для исполнения обязательств, товар принимается по складской квитанции);
  • банковский (банк предоставляет услуги по безопасному сохранению ценностей, металлов, бумаг, заказчику предоставляется специальная ячейка);
  • в ломбарде (физическое лицо передает вещь в ломбард. Если в конце срока она не забирается, то противоположная сторона вправе продать предмет согласно ст.358 ГК РФ);
  • гостиничный (личные вещи передаются в момент заселения в номер);
  • в камерах организаций транспорта (право пассажиров воспользоваться услугами транспортных компаний);
  • в гардеробах (когда физические лица сдают вещи в специально оборудованное место, например в гардеробе кинотеатра).

По форме договора:

  • устный;
  • письменный.

Порядок составления

Данный документ не имеет строго разработанной структуры. В зависимости от нужд сторон он может содержать стандартные пункты:

  • Предмет. Указываются его идентифицирующие признаки: наименование, вид, артикул, цвет, регистрационные номера. Следует описать, в каком состоянии имущество поступает на сохранение: наличие повреждений, примерный процент износа, стоимость;
  • Сроки. Дата окончания взаимодействия сторон или указание на то, что сохранение производится до востребования;
  • Права и обязанности сторон. Например:

— сторона исполнителя обеспечивает сохранность, не допускает порчи либо утраты, обязуется вернуть имущество по окончанию срока.

— поклажедатель обязуется предоставить второй стороне достоверные сведения о предмете, в том числе о ее опасных характеристиках; забрать его в конце срока; оплатить оказанные услуги.

— при отказе хозяина имущества забрать ценности, за хранителем остается право продажи их.

— поклажедатель может прекратить отношения до конца срока соглашения;

  • Вознаграждение по договору и порядок его оплаты. Указывается стоимость и дата оплаты: одним платежом или несколькими, при возврате предмета или в конце срока оказания услуг, желательно оговорить определенные сроки;
  • Распределение затрат. Какая сторона несет расходы по договору;
  • Ответственность обеих сторон. Что ждет хранителя, если он не сохранит вещь, и на хозяина, если он ее не заберет или не выплатит вознаграждение в срок;

Ответственность стороны сохранения носит материальный характер и предусмотрена за утрату или порчу переданного имущества:

— цена на момент передачи утраченного/испорченного предмета (степень износа);

— в сумме, которую вещь потеряла в результате некачественного выполнения обязательств договора.

  • форс-мажорные обстоятельства;
  • разрешение спорных/конфликтных ситуаций или разногласий;
  • иные условия;
  • подписи и реквизиты обеих сторон.

Образец договора

Мы уже сказали, что на законодательном уровне бланк документа не разработан. Но есть правила и стандартные разделы, которыми необходимо руководствоваться при составлении. Образец ниже является примерным. Его можно изменять, дополнять, вносить необходимые поправки в зависимости от ситуации.

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества

Отгрузка продукции

  1. ЦЕЛЬ
  2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
  3. OTBETCTBEHHOCTЬ
  4. ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА
  5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

1.ЦЕЛЬ

Регламентировать процесс отгрузки и доставки продукции потребителям таким образом, чтобы гарантированно обеспечить сохранность продукции до ее поступления к потребителям, а также выполнение всех требований по заполняемой документации.

Соответствующие меры обращения с продукцией при логистических операциях включают в себя (где применимо) адекватную упаковку, идентификацию (в т.ч. статуса), правила обращения с продукцией.

2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

  • ДпП — дирекция по продажам.
  • СГП — склад готовой продукции.

3.OTBETCTBEHHOCTЬ

Положения данного стандарта распространяются на сотрудников дирекции по продажам, бухгалтерии, склада готовой продукции.

Ответственность за результативность и эффективность процесса несет директор по продажам.

4.ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА

Количество несоответствий процесса, выявленных за период времени.

5.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Отгрузка продукции производится в соответствии с утвержденным планом отгрузок.

5.2. Менеджеры ДпП не позднее чем за один рабочий день до начала отгрузки должны сообщить о предполагаемой дате отгрузки, номенклатуре и количестве отгружаемых товаров начальнику СГП (для подбора продукции) и главному бухгалтеру (для оформления документов).

5.3. Накануне предполагаемой отгрузки менеджер ДпП с учетом плана отгрузок текущей ситуации на складе готовой продукции и в производстве, а также последних пожеланий потребителя формирует заказ на текущую отгрузку (с 9:00 до 12:30).

5.4. Далее менеджер ДпП (с 12:30 до 13:00) оформляет раскладку загрузки автомобиля и дает указание СГП на начало подбора продукции в соответствии с заказом.

5.5. Затем (с 14:00 до 14:30) менеджер ДпП вводит заказ на отгрузку (в системе управленческого учета (1 С) создает документ «Заказ покупателя»).

5.3.1.В поле «отгрузка» 3аказа покупателя проставляет дату отгрузки, в поле «оплата» — дату оплаты.

5.3.2.По кнопке «Цены и валюты» выбирает тип цен, по которым продукция отгружается потребителю.

5.3.3.Цены устанавливаются с помощью документа «Установка цен номенклатуры».

5.4. С 14:30 до 17:00 менеджер ДпП заполняет все документы, необходимые для отгрузки продукции, распечатывает их и передает в бухгалтерию предприятия.

5.5. В день отгрузки с 9:00 до 15:00 на складе готовой продукции под руководством менеджера ДпП производится выгрузка, расстановка тары, паллетирование, раскладка продукции в тару согласно заказа на отгрузку, а с 15:00 до 16:00 — загрузка автомобиля и передача продукции экспедитору.

5.6. С 9:00 до 13:00 менеджер ДпП продолжает оформление отгрузочных документов.

5.7. С 13:30 до 15:30 бухгалтер предприятия оформляет отгрузку в системе управленческого учета.

5.8. Ha основании «Заказа покупателя» бухгалтер вводит документы «Реализация товаров и услуг».

5.8.1 .Три документа выводятся на печать:

  • накладная ТОРГ-12,
  • счет-фактура;
  • ТТН.

5.4.2.Данные автомобиля и водителя, необходимые для печати ТТН, в бухгалтерию передает менеджер ДпП.

5.4.3.Менеджер ДпП заносит в систему учета информацию по количеству мест груза.

5.5. Бухгалтер распечатывает необходимые документы, подписывает их у главного бухгалтера и Генерального (управляющего) директора, после чего передает их в ДпП.

5.6. Менеджер по продажам с 13:30 до 14:00 готовит другие документы, необходимые для отгрузки (как то: паспорта качества на продукцию, паспорта качества на этикетки и пр.).

5.7. Начальник СГП на основании накладной, контролируя выполнение требований принципа FIFO, осуществляет подбор и выдачу готовой продукции со склада, после чего ставит в накладной свою подпись и получает подпись лица, ответственного за перевозку (с 15:30 до 16:00).

5.7.4.Если продукция доставляется потребителю на его транспорте, то для отгрузки продукции представитель потребителя должен предоставить доверенность на ее получение.

5.8. Начальник СГП возвращает оригинал накладной (с подписями о получении товаров) в бухгалтерию предприятия, при необходимости оставляя у себя ее копию.

5.9. Дирекция по продажам с 16:00 до 17:00 готовит пакет отгрузочных документов (для каждого потребителя) и передает его экспедитору, сопровождающему груз.

Правильная приемка и отгрузка товара на складе?

Как правильно принимать и отгружать со склада

Когда вы занимаетесь производством и продажей товара, либо закупаете эксклюзивные бренды у определенного поставщика. Вам необходимо знать, как правильно принимать и отгружать товары со склада.

Если вы только что открыли свой бизнес или у вас уже есть существующее предприятие, важно уделять внимание правильно поставленному процессу и деталям. Мы хотели бы поделиться своим опытом и рассказать всем, кому это необходимо правильный подход к процессу приема и дальнейшей отгрузки товара со склада.

Правильное оформление документов

Первое что нужно знать: какие документы необходимы для оформления прихода товара на ваш склад. Правильно оформленные документы позволяют контролировать остатки избегать пересортицы и избежать различных проблем при дальнейшем движении товаров. Представьте, что вы принимаете товар от своего поставщика, чтобы в дальнейшем отправить его своему второму контрагенту. Если вы совершили ошибку при приеме, у вас возникнут расхождения в количестве товара и при неверном заполнение документов на вашей стороне останутся убытки. Чтобы вы знали, как застраховать себя от проблем такого рода, мы поделимся своим опытом и расскажем много полезного.

Оформление документов

  • Чтобы работник вашей компании мог принимать товары на складе, его необходимо сделать материально-ответственным лицом, принять на соответствующую должность. Например, это может быть управленческая должность на складе. Кроме этого, назначенного сотрудника необходимо выписать доверенность на прием товаров от лица вашей компании. Таким образом новый начальник склада будет понимать возложенную на его плечи ответственность, принимать товары, оформлять документы – приходные накладные, расписывать в документах и ставить печати. При таком подходе руководителю компании нет необходимости лично принимать участие в приемке товаров на склад, проверять и подписывать документы. На сотруднике склада полная ответственность за прием товара, в том числе и материальная.
  • Если случается так, что ответственного сотрудника нет на месте в момент приема товара, а товар необходимо принять срочно, то можно временно делегировать эти полномочия другому работнику, выписав на него доверенность по форме М-2. Таким образом он сможет подстраховать своего коллегу и компанию в целом. И бизнес-процесс приема товаров не остановится. При таком подходе к приему товаров создается правильно работающий бизнес-процесс, а время руководителя освобождается для других важных дел.
  • Приемка товаров в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Правильное оформление приемки товаров означает использование форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
  • В октябре 2013 года ФНС России разработала и представилауниверсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры, документ может заменить собой два предыдущих. Компании могут использовать его для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо как первый документ, объясняющий происхождение товаров. Если вы принимаете товар на склад с использованием УПД, то для вас он становиться унифицированным, и вы не должны применять практически ничего другого кроме, транспортной накладной от вашего контрагента.
  • Если вы собираетесь принимать товары классическим способом, то главным документом здесь будет являтьсятоварная накладная ТОРГ-12. Если на ваш склад товар доставляется силами вашего контрагента, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика.
  • Вы получили товар на склад, убедились, что с ним все хорошо и на него есть сопроводительные документы. Теперь нужно проверить, правильность их заполнения: проверьте количество (необходимо чтобы количество товаров в документах совпадало с реальным), артикулы, название контрагентов и компаний, и другую важную информацию. Если все сходиться и совпадает, то ответственный сотрудник может смело ставить свою подпись и печать компании.

Что делать при приеме товара ненадлежащего качества?

Поздравляем, вы приняли товар на ваш склад. Но возникает вопрос: что необходимо сделать если бы при приеме вы обнаружили недостаток товара или поврежденный/некачественный товар?

  • Если, принимая товар вы обнаружили расхождения, например, вместо 30 единиц товара фактически перед вами 15, то в накладной ваш ответственный сотрудник должен сделать соответствующую отметку: вычеркнуть заявленное количество и вписать реальное. Если позиции и вовсе отсутствуют, то вычеркивается строка целиком. Также необходимо внести аналогичные корректировки в счет-фактуру.
  • Если, при приемке товара ваш сотрудник понимает, что реальное качество товара отличается от заявленного, то необходимо отказаться от товара, и составить акт по форме ТОРГ-2.

Поздравляем вас еще раз! Теперь вы знаете, что делать в случае приема товара надлежащего и ненадлежащего качества.

Правильная отгрузка товара со склада

Давайте разберемся, как правильно осуществить отгрузку товара с вашего склада.

Правильная отгрузка товара с вашего склада – правильно оформленные документы. Представьте, что вы договорились о реализации партии и отгружаете товары вашему контрагенту, либо маркетплейсу. Для этого необходимо составить договор поставки, подготовить акт-прима передачи, корректно заполнить другие документы и совершить отгрузку по определенной технологии. Давайте разбираться с каждым пунктом по порядку:

  • Договор поставки – базовый документ, регулирующий отношения между контрагентами. По своей базовой сути поставка – продажа товара. Значит в договоре вы должны прописать наименование продукции, описание, технические характеристики, соответствие техническим условиям, ГОСТ, сертификату соответствия и каталогу поставщиков (если это необходимо). Кроме этого, вы должны прописать единицы измерения товаров (в штуках или денежном эквиваленте). Еще одна важная часть договора – комплектация товара, срок поставки и цена.
  • Спецификация к договору поставки. В этом документе вы прописываете детали сформированного заказа: количество мест, детальные характеристики товарных позиций, содержание коробок и т.д.
  • Необходимо правильно упаковать и промаркировать коробки, чтобы у принимающей стороны не было сомнений в профессионализме контрагента. Также это позволит вам уладить ряд конфликтных ситуаций, если при приеме контрагент обнаружит вскрытые коробки. Например, если при доставке вы пользуетесь услугами стороннего перевозчика будет понятно, что коробки были вскрыты на его стороне и можно будет предъявлять претензию.
  • Точно определить количественные характеристики поставки товара (его вес, количество коробок и т.д.).
  • Передать продукцию, которая по качеству и комплектности соответствует установленным требованиям.
  • Четко и правильно оформить документы, удостоверяющие качество и комплектность, отгрузочные и расчетные документы и проверить соответствие данных, указанных в документах, фактическим.
  • Передать документы принимающей стороне или выслать их, в зависимости от условий договора поставки.
  • Соблюсти правила погрузки и крепления, действующие на транспорте.

В завершении вы должны оформить акт-приема передачи для перевозчика вне зависимости пользуетесь вы услугами внешней компании или осуществляете доставку собственным подразделением логистики. В этом случае руководство компании будет знать, что при отгрузке товара складское подразделение осуществило свою работу правильно и в соответствии с графиком.

Следуйте нашим советам, наш опыт поможет вам осуществлять правильную приемку и отгрузку товара.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *