Представительские расходы в бухгалтерском учете

Проводки по представительским расходам в бухучете

Документальное подтверждение представительских расходов

Итоги

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

  • транспортное обеспечение гостей;
  • затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
  • услуги сторонних переводчиков;
  • буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

Можно ли в целях налога на прибыль учесть как представительские расходы затраты на оформление помещения для переговоров с контрагентами? Ответ на данный вопрос дала советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Просекова И. В. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

Проводки

Дт

Кт

Сумма

Расчет

Детализация

Документы

Примечание: суммы принимаемые к НУ

27 325

Оплата аренды

Выписка банка

22 770,83

27 325 – 4 554,17

Приняты расходы на аренду бизнес-холла

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

4 554,17

Принят к учету входной НДС

Счет-фактура

Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)

4 857

Оплата буфета

Выписка банка

4 047,50

4 857 – 809,50

Приняты расходы на буфетное обслуживание

Договор, акт выполненных работ

Принимается

809,50

Учтен входящий НДС

Счет-фактура

Принимается к вычету

50 000

Выданы ДС в подотчет

РКО

15 337

Учтена стоимость билетов в театр

Авансовый отчет

Не принимаются

23 456

Учтена сумма ужина в ресторане

Авансовый отчет

Принимаются

11 207

Возвращены неистраченные ДС в кассу

ПКО

8 500

Оплачены расходы на проживание в гостинице

Выписка банка

8 500

Приняты к учету затраты на гостиницу

Договор, акт выполненных работ

Не принимаются

2 856

Оплата услуг транспортной компании

Выписка банка

2 856

Приняты к учету транспортные затраты

Договор, акт выполненных работ

Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период.

Пример, как правильно считать норматив по представительским расходам, можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите в Типовую ситуацию.

Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Однако в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.

Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.

Одним из подтверждающих документов в данном случае является авансовый отчет и приложения к нему.

Хотите увидеть полный список таких приложений? Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение.

О том, как документально подтвердить представительские расходы, подробно рассказано в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».

Образец сметы см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.

Образец такого положения ищите в публикации «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Итоги

Представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полной мере и отражаются в составе текущих расходов по дебету общехозяйственных или коммерческих затрат в зависимости от вида деятельности компании.

Согласно требованиям Минфина все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены не только первичкой, но и приказом руководителя, сметой расходов и отчетом о проведенном мероприятии.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы компаний в последнее время увеличиваются. Справиться со счетами и проводками бухгалтеру будет не сложно, если знать правила документального оформления представительских расходов. Поэтому говорим в нашей публикации об учёте представительских расходов.

О составе представительских затрат

Представительские расходы (ПР) учитывают отдельно от других видов затрат по правилам ст. 264 НК РФ. В пункте 2 указанной статьи прописано, что относится к таким затратам.

Более подробно об этом вы можете узнать из нашей статьи «Какие расходы для налогообложения – представительские».

Расходы на покупку алкогольной продукции тоже можно отнести к ПР, учитывая позицию Минфина, опубликованную в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120. Как разъясняет ведомство, список продуктов Налоговым кодексом не закреплен, поэтому расходы на алкоголь, приобретенный в рамках бизнес-мероприятия, можно включить в состав ПР.

А вот, например, угощения и напитки, которые стоят на столах в зале, где участники ожидают встречи или получения документов, нельзя учитывать в составе ПР. Такая позиция нашла отражение в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176.

Документальное оформление представительских расходов

Несмотря на то, что по вопросам оформления ПР уже дано много разъяснений и написано множество статей, этот момент всегда является слабым местом бухгалтера. Так, письмом от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 финансовое ведомство определило целый список документов, которыми можно подтвердить ПР:

  • приказ директора компании об организации и проведении делового мероприятия;
  • смета на ПР;
  • отчет о ПР;
  • первичка и т. п.

Ознакомиться с образцом заполнения приказа на ПР можно в нашей статье «Приказ на представительские расходы».

Правильно составить смету поможет следующая публикация «Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить».

А в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 ФНС разъяснила, что в гл. 25 НК РФ не описан конкретный список документов, подтверждающий ПР.

Также стоит вспомнить старенькое определение КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, где прописано, что законодатель не зря не дал закрытый перечень расходов для налогоплательщика, чтобы не ущемлять его права по доказыванию в каждой конкретной ситуации обоснованности и необходимости тех или иных расходов исходя из особенностей его предпринимательской деятельности.

Также стоить вспомнить главный документ – Закон «О бухучете» № 402-ФЗ. Здесь четко прописано, что каждый эпизод хоз. жизни налогоплательщика должен быть оформлен документом.

Поэтому особое внимание необходимо обращать на оформление документов на ПР.

Если состоялись важные переговоры, на которых были обсуждены основные условия предстоящей сделки, то итоги встречи следует оформить протоколом. С одной стороны, протокол позволит не исказить подведенные итоги, а с другой – подтвердить экономическую целесообразность понесенных затрат.

Учет представительских расходов: проводки

Далее рассмотрим, как отражать в налоговом и бухгалтерском учете представительские расходы, какие это счета и проводки.

ПР, которые понесены налогоплательщиком, в полном объеме учитывают на затратных счетах бухучета.

Особенность в том, что отражение ПР в налоговом учёте довольно строго регламентировано и составляет 4% от величины оплаты труда за год, включая начисления по договорам ГПХ. В бухучете таких ограничений нет: ПР принимают в полном объеме.

Итак, текущие ПР отражают на счете 26, 44 – в зависимости от вида деятельности, по которому они понесены. По кредиту счета затрат корреспондируют со счетами 60, 71, 76.

Пример: ООО «Столица» провела выездную деловую встречу с представителями АО «Регион». Программа встречи включала: экскурсию по городу, переговоры в бизнес-центре, деловой ужин в ресторане, проживание партнеров в гостинице, доставку гостей до аэропорта на следующий день.

Затраты составили соответственно:

Проводки будут такие:

Подведем итоги

Чтобы избежать проблем с проверяющими, необходимо грамотно подходить к оформлению представительских затрат. В бухгалтерском учете ПР принимают в полном объеме как текущие расходы. Для принятия в налоговом учете необходимо соблюдать лимит в 4% от фонда оплаты труда за период.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

При отражении представительских расходов в бухгалтерском учете необходимо руководствоваться нормами бухгалтерского законодательства. В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н, представительские расходы включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности в сумме фактических затрат. Принимая к учету данные расходы, бухгалтер организации отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списанием их на счет 20 «Основное производство» или отнесением сразу на счет 90 «Продажи» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации). Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».

В соответствии с пунктом 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы признаются в бухгалтерском учете при выполнении следующих условий:

— расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

— сумма расхода может быть определена;

— имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Так как представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности, то в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 они признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении вышеперечисленных условий.

Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы.

Пример.

Предположим, что ООО «Мелена» провело в феврале деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета.

Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 12 980 рублей, в том числе НДС.

При утверждении авансового отчета бухгалтер организации отразит в бухгалтерском учете следующее:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 10 000 Принят авансовый отчет по представительским расходам
19 «Налог на добавленную стоимость» 1 800 Учтен НДС по представительским расходам
Оплата с расчетного счета отразится проводкой:
76 «Расчеты с транспортной организацией» 51 «Расчетный счет» 1180 Оплачен счет за транспортное обслуживание
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 «Расчеты с транспортной организацией» 1000 Транспортные услуги по доставке участников к месту встречи учтены в качестве представительских расходов
19 «Налог на добавленную стоимость» 76 «Расчеты с транспортной организацией» 180 Учтен НДС по транспортным расходам
68 «Расчеты с бюджетом по НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость» 1980 Учтен НДС по транспортным расходам

Окончание примера.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *