Приказ о проведении инвентаризации расчетов

Содержание

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Обязанность компаний проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности установлена в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Методические указания по проведению инвентаризации утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета компании (п. 3.44 Методических указаний).

Проведение инвентаризации

На подготовительном этапе в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель.

В состав инвентаризационной комиссии входят, в частности, представители администрации, работники бухгалтерской службы (п. п. 2.2 и 2.3 Методических указаний).

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В приказе следует указать:

— в строке «Инвентаризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»;

— строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2015 г.».

По окончании инвентаризации все члены комиссии расписываются в акте, которым оформляют ее результаты.

Инвентаризация расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:

— 68 «Расчеты по НДФЛ»;

— 69 «Расчеты по страховым взносам»

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы

При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

— коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;

— трудовые договоры;

— приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.

Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:

— в лицевых счетах;

— в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);

— в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

После того как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов (Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»).

При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Инвентаризация расчетов по депонированным суммам

Депоненты могут возникать только в том случае, если компания выплачивает заработную плату через кассу.

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухучете депонированная зарплата отражается записью:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам», суммам в карточках депонентов, при необходимости — с расчетно-платежными ведомостями.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На счете 73 отражают, в частности, расчеты по займам, по возмещению ущерба в результате недостач, брака.

Ущерб. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:

— документов, на основании которых взыскивается ущерб (например, приказа руководителя или решения суда);

— документов о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).

Займы

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.

Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы».

Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.

Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на выдачу займа, приходных документов, которыми оформляют погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета компании, если погашение произведено в безналичном порядке).

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

— перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

— перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Обращаем Ваше внимание на то, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных средств на карточку работника.

Для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств?

Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

— приказа о направлении в командировку;

— авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту — погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий

Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем зачета пособий за счет средств ФСС.

В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:

— листки нетрудоспособности;

— справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей;

— документы, подтверждающие страховой стаж;

— документы для назначения детских пособий;

— заявления на выплату пособий;

— расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.

При проверке правильности начисления и выплаты пособий в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» следует помнить, что:

— пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 3);

— предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14);

— пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет — не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6);

— право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).

Далее необходимо проверить записи на счетах бухгалтерского учета.

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (Дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС).

Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.

Инвентаризация расчетов по НДФЛ

Организации и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работники-налогоплательщики получают доходы, признаются налоговыми агентами.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

— налогоплательщика;

— вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В настоящее время действует Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»;

— суммы доходов и даты их выплаты;

— статус налогоплательщика;

— даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Обращаем Ваше внимании на то, что согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.

Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта.

Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@.

На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган.

Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@.

Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС России от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ (ред. от 21.01.2013).

Инвентаризация расчетов по страховым взносам

Частью 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» установлено, что работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов.

Согласно ч. 6 ст. 15 данного Закона работодатели — плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника.

В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П «О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» представлена форма карточки индивидуального учета.

В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения.

Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.

В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам.

Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.12.2009 N 979н.

Оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Таким образом, по итогам инвентаризации составляют акт. Его форму можно разработать самостоятельно. Но можно воспользоваться привычной унифицированной формой N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В ней приведены акт и справка (приложение к акту).

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На основании ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Согласно ст. 15 Федерального закона N 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности — период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно.

Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.

Вместе с тем п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Автор Т. Обухова

Журнал «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение» № 10/2017

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. В рамках статьи рассмотрены вопросы, касающиеся оформления результатов инвентаризации и их отражения в бюджетном учете.

Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н. Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит инвентаризация, а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки. На момент составления годовых отчетных бухгалтерских форм необходимо:

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

3) наличие оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки:

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи.

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н. Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

  • запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

  • подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

  • наименование и код бланков строгой отчетности;

  • единица измерения;

  • сведения о фактическом наличии (цена, количество);

  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

  • место проведения инвентаризации;

  • расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

  • наименование и код объекта учета;

  • инвентарный номер;

  • единица измерения;

  • сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

  • сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

  • номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

  • подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

  • наименование дебитора (кредитора);

  • данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

  • номер счета бюджетного учета;

  • общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

  • подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

После того, как члены комиссии провели инвентаризацию активов и обязательств на основании оформленных надлежащим образом инвентаризационных описей, составляется акт о результатах инвентаризации. В нем отражается, что было установлено по результатам инвентаризации:

  • соответствие данных бюджетного учета и фактических данных;

  • расхождение между данными бюджетного учета и фактическими данными (недостачи или излишки объектов нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности).

В случае если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения между фактическими показателями и данными бюджетного учета, составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом документе фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, итоги которого оформляются протоколом. Его форма не установлена, поэтому он составляется в произвольном виде. В протоколе указываются все данные о проведенной инвентаризации. В частности, в нем фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки активов и обязательств учреждения. Составление протокола не является обязательным (за исключением случаев, когда составление протокола установлено ведомственным нормативным актом).

Отражение результатов инвентаризации.

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

  • правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

  • верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

  • условную оценку «один объект – 1 руб.»;

  • страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Дебет

Кредит

Оприходованы неучтенные объекты в составе нефинансовых активов:

– основных средств

1 101 хх 310

1 401 10 180

– нематериальных активов

1 102 хх 320

– непроизведенных активов

1 103 хх 330

– материальных запасов

1 105 хх 340

Оприходованы в кассу учреждения излишки:

– денежной наличности

1 201 34 510

1 401 10 180

– денежных документов

1 201 35 510

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:

Дебет

Кредит

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:

– основных средств

1 209 71 560

1 401 10 172

– нематериальных активов

1 209 72 560

– материальных запасов

1 209 74 560

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:

– денежных средств

1 209 81 560

1 201 34 610

– денежных документов и иных финансовых активов

1 209 82 560

1 201 35 610

Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:

– основных средств

1 104 хх 410

1 401 10 172

1 101 хх 410

– нематериальных активов

1 104 хх 420

1 401 10 172

1 102 хх 420

– материальных запасов

1 401 10 172

1 105 хх 440

Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли

1 109 60 272

1 401 20 272

1 109 60 200

Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли

1 109 хх 272

1 401 20 272

1 105 хх 440

Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

1 401 10 172

1 201 35 610

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

  • составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

  • делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

  • проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

  • проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дебет

Кредит

Списана задолженность по доходам

1 401 10 173

1 205 00 660

Списана задолженность по расходам

1 401 20 273

1 206 00 660

1 208 00 660

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете 04 (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена кредиторская задолженность, подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

  • истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

  • прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

  • прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Оформление результатов инвентаризации

По окончании инвентаризации составляется акт, производится сравнение фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации.

Недостача денежных средств, относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация — гарантия достоверности бухгалтерской отчетности.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете:

Д-т сч. 94 К-т сч. 50-1 — отражена недостача денежных средств в кассе

Д-т сч. 73-2 К-т сч. 94 — недостача отнесена на виновное лицо

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 73-2 — внесение виновным лицом наличных денежных средств в погашение недостачи.

Д-т сч. 50-1 К-т сч. 91-1 – Оприходован излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации.

Глава 6. Порядок отражения операций с денежными средствами в формах бухгалтерского учета и отчетности

При использовании журнально – ордерной формы бухгалтерского учета данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.

Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический счет. Записи в журналы ордера производят с первичных документов в хронологическом порядке, либо со вспомогательных ведомостей.

После подведения итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную книгу по соответствующему счету, куда также записываются обороты по дебету его, но из других журналов-ордеров. Выводится конечное сальдо, а затем остатки по счетам из Главной книги заносятся в бухгалтерский баланс. Для проверки правильности в Главной книге подсчитываются обороты по всем счетам: сумма дебетовых оборотов должна быть равна сумме кредитовых оборотов., а также сумма полученных конечных сальдо по дебету должна быть равна сумме кредитовых остатков. За счет этого и достигается баланс – равенство актива и пассива.

При упрощенной форме в качестве регистра синтетического учета используется Книга учета хозяйственных операций, в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета. В качестве регистров аналитического учета в этом случае используются ведомости, которые составляются на основе первичных документов. Возможно также при значительном количестве операций фиксировать их сначала в ведомостях, а итоговые данные- в книге учета хозяйственных операций. В конце отчетного периода в книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводятся конечные сальдо, по которым составляется новый баланс.

Обычно в балансе, который является формой бухгалтерской отчетности, часть статей полностью соответствует остаткам синтетических счетов, другие же статьи отражают сгруппированные данные ряда счетов.

Основное содержание бухгалтерского баланса представлено в ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Конкретизация содержания статей баланса по годам осуществляется приказами Минфина РФ по квартальной и годовой отчетности. Например, содержание бухгалтерского баланса за 2000 отчетный год определено приказом Минфина РФ от 13.01.2000 г. №4н.

  1. Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства» должна отражать остатки денежных средств по счетам 50, 51, 52, 55, 57 ( дебетовое сальдо).

Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %.

Если предприятие располагает средствами в иностранной валюте, то при составлении Бухгалтерского баланса они пересчитываются в рубли. Пересчет производится по официальному курсу ЦБ РФ, действовавшему на последний календарный день отчетного периода.

  1. С 1996 года организации составляют отчет о движении денежных средств.

Отчет состоит из четырех разделов.

  1. Остаток денежных средств на начало года.

  2. Поступило денежных средств- всего и в том числе по видам поступлений( выручка от реализации товаров, работ, услуг, авансы полученные от покупателей, кредиты, прочие поступления).

  3. Направлено денежных средств –всего и в том числе по направлениям расходов ( на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на оплату труда, финансовые вложения, расчеты с бюджетом, прочие выплаты и перечисления).

  4. Остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Сведения о движении денежных средств представляются в рублях по данным счетов учета денежных средств: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Движение денежных средств показывается по видам деятельности — текущей, инвестиционной (капитальные вложения и долгосрочные финансовые вложения), финансовой (краткосрочные финансовые вложения).

В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

  1. расчетов с юридическими лицами;

  2. расчетов с физическими лицами;

  3. поступления денежных средств с применением контрольно-кассовых машин или бланков строгой отчетности;

  4. сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

  5. сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.

Справочные сведения отчета позволяют контролировать наличный поток денежных средств в организации.

Когда нужно инвентаризовать дебиторскую задолженность

Какие цели преследует инвентаризация ДЗ

Что должно быть указано в приказе об инвентаризации дебиторской задолженности

Итоги

Когда нужно инвентаризовать дебиторскую задолженность

Периодичность проведения комплексной инвентаризации имущества и обязательств установлена ст. 2.1 Методических указаний по проведению инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Вместе с тем при определенных обстоятельствах может понадобиться инвентаризация отдельной составляющей активов предприятия — дебиторской задолженности (ДЗ). В качестве примеров таких обстоятельств можно привести следующие:

  • накопление непогашенных долгов контрагентов в течение длительного периода, обусловленного в договорах и характерного для правил делового оборота в конкретной сфере бизнеса;
  • специфика деятельности предприятия, при которой основную часть активов составляет ДЗ (например, деятельность по выдаче ссуд или инвестиционная деятельность);
  • нехватка оборотных средств в результате того, что средства зависают в долгах контрагентов;
  • ухудшение финансовых показателей по данным бухгалтерской или управленческой отчетности (например, коэффициента оборачиваемости ДЗ).

Формулу для расчета оборачиваемости ДЗ см. .

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили, как правильно и какими документами зафиксировать списание дебиторской задолженности в налоговом учете:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Какие цели преследует инвентаризация ДЗ

Проведение инвентаризации ДЗ должно помочь решить такие задачи, как:

  1. Определение фактического наличия ДЗ у предприятия — необходимо убедиться, что отражаемые в учете и отчетности суммы долгов реальны и являются действительно существующими долгами (а не, например, результатом бухгалтерских ошибок или неоперативного отражения данных в учете).

ВАЖНО! При проведении инвентаризации ДЗ анализируется дебетовое сальдо не только счета 62, но и прочих счетов, предназначенных для учета расчетов с контрагентами и персоналом: 60, 70, 71, 73.

Как провести анализ дебиторской задолженности, читайте в этом материале.

  1. Определение контрагентов, которые фактически не являются дебиторами: например, если у одного и того же контрагента есть и дебиторская и сопоставимая кредиторская задолженность и возможно сделать взаимозачет. Взаимозачет однородных требований
  2. Отражение корректных данных по инвентаризации в учете предприятия.

Подробнее о том, как отразить результаты инвентаризации, узнайте из статьи «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете».

  1. Разработка методов получения (взыскания) реально существующей сомнительной задолженности:
  • претензионная работа;
  • согласование возможности рассрочки либо реструктуризации долга с контрагентом;
  • судебные иски, если досудебные мероприятия не дали результатов;
  • возможность продажи долгов.
  1. Выявление задолженности, которую взыскать уже нельзя, например, прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ) или дебитор-организация ликвидирован (ст. 419 ГК РФ). По такой задолженности идет затем отдельная процедура списания.

Когда дебиторская задолженность признается просроченной, узнайте .

  1. По итогам инвентаризации может также быть разработан и внедрен комплекс мероприятий по эффективному контролю и управлению ДЗ в дальнейшем.

ВАЖНО! Помимо балансовых счетов при инвентаризации дебиторки должны быть охвачены и забалансовые счета. Счет 007 предназначен для учета списанных безнадежных долгов, по которым еще может появиться шанс что-то получить. При составлении общей картины по долгам данные по счету 007 тоже следует учитывать.

Еще об этом смотрите в статье «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

Что должно быть указано в приказе об инвентаризации дебиторской задолженности

В приказ об инвентаризации ДЗ в обязательном порядке включается информация:

  • о том, что руководитель предприятия приказывает провести инвентаризацию;
  • о том, что именно должно быть проинвентаризовано;
  • о сроках и порядке проведения инвентаризации и представлении ее результатов;

ВАЖНО! Порядок проведения инвентаризации может быть включен в сам приказ, а может быть оформлен отдельным приложением к приказу.

  • о составе и председателе инвентаризационной комиссии;

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для проведения инвентаризаций может быть создана постоянно действующая комиссия, члены которой привлекаются к проведению инвентаризаций на регулярной основе. В таком случае в приказе их можно поименно не перечислять, а сделать ссылку на отдельный приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Если же комиссия собирается разово, то в приказе следует перечислить должности и Ф. И. О. всех участвующих лиц.

  • о лице, на которое возлагается ответственность за проведение предусмотренных инвентаризационных мероприятий;
  • подпись руководителя с указанием должности и расшифровкой.

Образец приказа о проведении инвентаризации дебиторки с назначением состава комиссии можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

О том, как оформляются результаты инвентаризации задолженности, читайте в статье «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Итоги

В отдельных случаях на предприятии требуется отдельно провести инвентаризацию дебиторской задолженности. Подобная инвентаризация оформляется отдельным же приказом, составляемым по определенным правилам. Скачать форму приказа с примером заполнения можно на нашем сайте.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *