Путевой журнал ведет

Содержание

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов – типовая форма, которая используется на предприятиях, имеющих на балансе транспортные средства. В статье разберем, является ли Журнал обязательным для ведения, как правильно заполнить документ, кто ответственен за его ведение.

Для чего необходим Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов

Согласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП.

Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива.

Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов

С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.

В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.

Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Форма Журнала учета движения путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.

С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации.

Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).

Ответственный за ведение Журнала

Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.

Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.

Как правильно вести Журнал

В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:

Шаг-1. Выбор формы Журнала

На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:

  • использовать унифицированную форму №8, утвержденную постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.;
  • модифицирован форму №8, дополнив ее новыми графами и удалив ненужные позиции;
  • разработать абсолютно новую форму документа в соответствие с особенностями внутреннего документооборота компании.

Шаг-2. Выбор ответственного лица

Прежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.).

Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политике

После выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:

  • дата начала использования Журнала (например, Журнал обязателен для заполнения с 01.01.2020 г.);
  • утвержденная форма Журнала (может быть оформлена в качестве приложения к Порядку либо к учетной политике);
  • лицо, ответственное за ведение Журнала (должность, структурное подразделение);
  • особенности составления Журнала (документ составляется на 1 год, полугодие, квартал, месяц, т.п.);
  • порядок заполнения Журнала (срок передачи путевых листов от водителя к диспетчеру, от диспетчера – бухгалтеру).

Читайте также статью ⇒ “Какое наказание за отсутствие путевого листа“.

Шаг-4. Использование Журнала

После вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:

  1. Ответственный сотрудник (к примеру, диспетчер транспортного отдела) начинает ведение Журнала, а именно подписывает его (указывает период и дату начала ведения) и нумерует страницы.
  2. Водители ежедневно (еженедельно) заполняют путевые листы, после чего передают их диспетчеру, который, в свою очередь, фиксирует сдачу документов в Журнал. При передаче путевого листа диспетчеру водитель ставит в Журнале свою подпись и текущую дату.
  3. Получив путевые листы от водителей, диспетчер передает их в бухгалтерию. Факт передачи каждого документа фиксируется подписью бухгалтера и диспетчера, с указанием текущей даты.
  4. Приняв путевые листы от диспетчера, бухгалтер отражает в учете расходы на списание топлива в соответствие с установленными нормами.

Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО » Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца.

Читайте также статью ⇒ “Образец заполнения путевого листа для легкового такси“.

Шаг-5. Сшив и хранение Журнала

По окончанию Журнала, документ сшивается и передается в архив для хранения. Срок хранения Журнала в общем порядке составляет 5 лет.

Образец заполнения

Рассмотрим пример. Согласно учетной политике ООО «Флагман», водители ТС передают путевые листы за прошедшую неделю диспетчеру транспортного отдела в срок не позже понедельника следующей недели. Диспетчер передает путевые листы за период с 1-го по 15-е число отчетного месяца в срок до 20-го числа отчетного месяца. Путевые листы отражаются в Журнала движения путевых листов.

Бланк Журнала учета движения путевых листов можно скачать здесь⇒ Журнал учета движения путевых листов.

Можно ли вести Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Согласно действующему законодательству, за организацией сохраняется право ведения Журнала в электронном виде. В данном случае, аналогично общему порядку, предприятию необходимо в учетной политике:

  • форму Журнала;
  • ответственное лицо;
  • порядок заполнения документа.

Читайте также статью ⇒ “Путевой лист для ИП“.

Как осуществляется учет путевых листов

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

  • легковым транспортным средствам;
  • спецтранспорту;
  • легковым такси;
  • грузовым машинам;
  • автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

  • порядковый номер выписанного путевого листа;
  • дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

  • Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
  • Когда был выдан путевой лист (дата).
  • Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
  • Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
  • Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
  • «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
  • Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
  • Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

  • Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
  • Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

  • Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
  • Какие грузы доставляет транспортное средство.
  • Пробег.
  • Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *