Рабочее планирование

б) налог на имущество юридических лиц

в) подоходный налог

г) транспортный налог

д) не облагается налогами

114. Актив баланса формируют следующие средства, кроме

а) нематериальные активы

б) основные средства

в) долгосрочные финансовые вложения

г) оборотные средства

д) резервный фонд

115. Пассив баланса формируют следующие средства, кроме

а) краткосрочные и долгосрочные кредиты банка

б) специальные фонды

в) прибыль

г) уставный фонд

д) резервный фонд

е) оборотные средства

116. Не относятся к основным фондам

а) совокупность материально — вещественных ценностей, действующих в течение длительного времени

б) денежные суммы в кассе учреждения и на его счете в банке

в) средства труда со сроком службы менее одного года независимо от их стоимости

117. Наиболее эффективным видом планирования в здравоохранении в настоящее время является

1) индивидуальное планирование

2) государственный заказ

3) целевые программы

4) экономические нормативы и лимиты

5) бизнес-план учреждений здравоохранения

а) верно 2), 3) и 4)

б) верно 1), 3), 4)

в) верно 2), 3), 5)

118. Основой для планирования здравоохранения в условиях перехода к рыночным отношениям являются

а) данные о потребности в лечебно-профилактическом обслуживании

б) данные о спросе населения на медицинскую помощь

в) данные о балансе потребности и спроса на медицинские услуги

119. Что такое должность медицинского персонала?

а) вид грузовой деятельности

б) объем работы, соответствующий функциональным обязанностям

в) кратное изложение основных задач, требующих определенных навыков

120. Объем работы врача амбулаторного приема может выражаться следующими показателями

1) численность обслуживаемого населения

2) суммарное число посещений в поликлинике и на дому

3) число профилактических осмотров

4) число посещений в эквивалентных единицах

а) верно все перечисленное

б) верно 2), 3), 4)

в) верно 1)

121. Штатные нормативы – это

а) объем работы персонала учреждения

б) затраты труда на определенный объем работы

в) нормативы численности персонала

г) расчетные нормы времени

д) расчетные нормы нагрузки (обслуживания)

122. Необходимые материалы для составления штатного расписания учреждения здравоохранения

1) штатные нормативы

2) данные справок о плановых показателях (контрольных цифрах)

3) численность обслуживаемого контингента

4) организационные формы работы учреждения

5) перспективы заболеваемости обслуживаемого контингента

а) верно все перечисленное

б) верно 1), 2), 3)

в) верно 1), 2), 3), 4)

123. Расчет годового бюджета рабочего времени должности основывается

а) на затратах труда медицинского персонала

б) на законодательстве о режиме труда и отдыха

в) на расчетных нормах нагрузки (обслуживания)

г) на численности обслуживаемого населения

124. Главные врачи имеют право

1) изменять нормы времени

2) применять штатные нормативы как юридический документ

3) применять штатные нормативы как методическое пособие

4) устанавливать индивидуальные нормы

а) верно все перечисленное

б) верно 1), 3), 4)

в) верно 2)

125. Основными планово–нормативными показателями, регламентирующими работу поликлиник, являются

а) норма нагрузки

б) штатные нормативы

в) норматив участковости

г) все вышеперечисленное

д) нет правильного ответа

126. Какие показатели по труду относятся к нормативам численности?

1) 1 должность врача-хирурга на 25 коек

2) 5 человек в час на амбулаторном приеме врача участкового терапевта

3) 15 тыс. условных физиотерапевтических единиц в год на 1 должность медицинской сестры

4) 25 УЕТ в день в работе врача-стоматолога

а) верно все перечисленное

б) верно 1), 3)

в) верно 2), 4)

127. Норма нагрузки медработника – это

а) затраты рабочего времени на конкретную работу

б) регламентированный объем работы, который работник должен выполнить в единицу рабочего времени

в) установленная численность работников для выполнения конкретного объема работы

128. В январе 2007 года было 20 рабочих и 11 выходных дней, в т. ч. предпраздничный день 6 января. Укажите, в каких вариантах правильно рассчитана норма месячного рабочего времени?

1. Зубного техника (40-часовая рабочая неделя)

а) (8 час х 19 дней) + (7 час х 1 день)

б) 8 часов х 20 дней

2. Врача инфекциониста (36 час рабочая неделя)

а) (36,0 : 5) х 19 + (6,2 час х 1 день)

б) 36 : 5 х 20 дней

Верно 1б 2а 1а 2б 1а 2а 1б 2б

Ответ I II III IV

129. Укажите правильный вариант последовательности расчета численности персонала медицинского учреждения

1) заведующий лечебными отделениями

2) лечащие врачи

3) заведующие лечебно-диагностическими службами

4) врачи лечебно-диагностических служб

5) общеучрежденческий персонал

6) стоматологи

а) 2), 6), 1), 4), 3), 5)

б) 2), 1), 4), 3). 5), 6)

130. В каком случае в поликлинике устанавливается должность заведующего терапевтическим отделением?

а) при наличии в поликлинике терапевтического отделения (вместо одной должности врача-терапевта)

б) при наличии в поликлинике 10 и более терапевтических участков

в) если поликлиника обслуживает не менее 20 тыс. взрослого населения, сверх должностей участковых терапевтов

г) при наличии в штате 6,5 должностей терапевтов (включая подростковых) – вместо 0,5 врачебной должности, а при наличии 9 должностей терапевтов — сверх врачебных должностей

131. Обеспеченность населения врачебными кадрами на 10 000 населения рассматривается

1) по штатным должностям

2) по занятым должностям

3) по физическим лицам

4) по численности населения на врачебных участках

5) по соотношению врачебного и среднего медицинского персонала

а) верно 1)

б) верно 1), 2), 3)

в) верно 4) и 5)

132. Измерителем объема потребности населения в амбулаторной – поликлинической помощи является

а) нормы нагрузки врачей, работающих в поликлинике

б) функция врачебной должности

в) среднее число посещений в поликлинику на одного жителя в год

133. Обеспеченность населения амбулаторной – поликлинической помощью характеризуется

1) числом врачебных должностей, занятых этим видом помощи

2) число посещений в поликлинику на одного жителя в год

3) показателем участковости

4) мощностью амбулаторных — поликлинических учреждений

а) верно 1), 2)

б) верно 2), 3)

в) верно 3), 4)

г) верно 1), 4)

134. Под потребностью населения в госпитализации понимается

а) число коек на определенную численность населения

б) процент (доля) населения, нуждающегося в госпитализации

в) число госпитализированных за год больных

г) число врачебных должностей стационара на определенную численность населения

135. Медицинское страхование – это

а) оплата медицинских услуг через страховую организацию

б) форма социальной защиты интересов населения в области охраны здоровья

в) оплата лечения и лекарств за счет накопленных средств

г) медицинское обслуживание населения за счет страховой организации

136. Субъектами обязательного медицинского страхования в соответствии с Законом » О медицинском страховании граждан в РФ» являются все, кроме

а) территориального фонда медицинского страхования

б) Федерального фонда ОМС страховой организации

в) страхователей органа государственного управления, местной администрации

г) застрахованных лиц медицинского учреждения

д) гражданина

137. Средства обязательного медицинского страхования на территории области формируются за счет ниже перечисленных, кроме

а) средств местной администрации

б) средств государственных предприятий и учреждений

в) средств частных и коммерческих предприятий и учреждений

г) средств граждан

138. Правовой базой обязательного медицинского страхования являются следующие документы, кроме

а) Закона РФ «О медицинском страховании граждан»

б) Основ законодательства об охране здоровья граждан дополнения и изменения к Закону «О медицинском страховании»

в) Закона «О санитарно-эпидемическом благополучии населения»

г)

139. Основной задачей страховых организаций в реализации системы обязательного медицинского страхования является

а) оплата медицинских услуг ЛПУ, контроль качества медицинской помощи

б) финансирование других функций ЛПУ

в) финансирование противоэпидемических мероприятий на территории

140. Базовая программа обязательного медицинского страхования включает все, кроме

а) скорой и неотложной помощи

б) первичной медико-санитарной помощи населению

в) стационарной медицинской помощи

г) профилактической работы со здоровым взрослым населением

141. Имеет ли право медицинская страховая компания осуществлять коммерческую деятельность?

а) да

б) нет

142. Медицинская страховая компания не может осуществлять

а) обязательное медицинское страхование

б) добровольное медицинское страхование

в) социальное страхование

143. Преимущественным методом финансирования ЛПУ в системе ОМС через страховые компании является

а) предварительное кредитование ЛПУ

б) оплата счетов-фактур за оказанные услуги, реестров за пролеченных больных

в) оплата определенных видов деятельности ЛПУ

144. Обязанности и права страховых организаций не включают

а) заключение договора с медицинским учреждением

б) расчет стоимости медицинских услуг

в) финансирование медицинского учреждения в зависимости от объема и вида деятельности

г) контроль качества медицинской помощи

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Календарь — крайне важный инструмент для любого владельца малого бизнеса, фрилансера, самозанятого. Хорошо составленный календарь нужен для того, чтобы знать, где вы должны быть и, что вы должны делать.

Даже если ваш бизнес не требует спешки, есть большая вероятность того, что вам будет нужно запланировать важные звонки в течение нескольких дней или даже недель. Вам нужен способ оценить, что вы будете свободны в важные моменты времени. Полагаться на свою память — не лучший подход. В таких случаях календарь приходит на помощь.

Опять же, если кто-то вас попросит, чтобы вы были доступный для чего-либо, вам нужно знать, можете ли выдать положительный ответ, на такую просьбу. Если у вас нет календаря, в которомотмечены все ваши мероприятия, у вас всегда могут быть опасения, что случайновы можете запланировать разные дела на одно время. Ваш большой клиент, будет звонить вам по телефону, во время телеконференции с другим вашим большим клиентом!

Ну что, вы согласны посмотреть подборку лучших приложений-календарей, для составления расписания и совместного планирования?(графика)

Календарь придет на помощь и в других, более простых случаях. Если вы любите медитировать,выделите время для этого в начале каждого дня и поставьте себе напоминание,и тогда вы не запланируете что-то другое на это, важное для вас, время. Тоже самое и с другими привычками, такими как фитнес, например, обработка электронной почты, или непрерывной работой в течение часа или двух на регулярной основе.

Хотя, личный календарь — вещь очень важная, одно сильно недооцененное преимущество онлайн календаря в том, что он дает членам команды возможность планировать действия, согласованно с вашими. Если они могут видеть вашкалендарь, к которым у них есть доступ (а вы можете видеть их), тогда они будутзнать, что не надо вас беспокоить пока вы медитируете. А вы так же знаете, что Тим свободен в течение получаса после полудня, и возможно это очень подходящее время, чтобы перемолвится с ним парой словечек.

Учитывая все выше сказанное, мы собираемся рассмотреть несколько лучших в своем классе приложений, которые являются календарями с возможностью открытого доступа и планирования.

1. Очевидный Выбор: Google Calendar

Google Calendar — Популярный инструмент планирования и открытого доступа.

Google Calendar — это лучший календарь с возможностью открытого доступа по определению. Это то что нужно. Если вы просто ищете онлайн календарь — это то, что стоит выбирать. Вне всяких сомнений.

С помощью Календаря Google вы можете завести отдельные календари, каждый в своем цвете, для разных аспектов жизни. Вы можете использовать один для домашних дел, другой для работы, другой для ежедневных напоминаний, и другой для дней рождений, всех кого вы знаете.

Вы можете открыть доступ к каждому календарю. Вы и ваш партнер можете иметь общий бизнес календарь. Вы можете завести общий календарь, который может видеть каждый в офисе, и частный который будет доступен только вам и вашему со-основателю компании. Есть много вариантов, как вы можете использовать его, по своему усмотрению.

Google Calendar может так же служить, как основа для других календарей, которые вы хотите использовать. Вы можете использовать такой сервис как IFTTT, что бы оставить себе напоминания, или что-то еще через ваш Google Calendar. Если вам нравится как выглядит каледарь iOS , то он хорошо синхронизируется с Google.

  • Автоматизация 15 Лучших IFTTT Рецептов для Продуктивной Бизнес Автоматизации Harry Guinness

Google Calendar при этом полностью платформенно независим. Вы можете получить к нему доступ через любой браузер. Если ваша команда использует разные устройства, то вы можете использовать его совершенно спокойно, и оставаться уверенным в том, что все могут получить к нему доступ.

И более того, Google Calendar бесплатен как и все сервисы в Google аккаунте. Он так же включен в подписку Google Apps, если вы используете аккаунт, что бы получатьписьма, и тогда у вас уже есть доступ к Google Calendar.

Учитывая все это для Google Calendar сложно составить конкуренцию.

2. Выбор для Бизнеса: Microsoft’s Outlook Calendar

Microsoft Outlook предлагает интегрированное решение для открытого доступа.

Самый большой конкурент для Google — это Outlook. Предназначенное для бизнеса, приложение Microsoft, прочно укоренилось во многих крупных компаниях. Хотя вы можете подписаться на Google Calendar через Outlook, если в вашей компании используется Microsoft по соображениям безопасности или другим причинам (даже из-за личного предпочтения), то возможно, лучше вам этого не делать.

По своим функциям Outlook календарь близок к Googlе, но кроме того имеет и другие возможности. Он интегрируется с вашей почтой так, что вы можете видеть все одновременно в одном месте.

Разработанный изначально для бизнеса, Outlook, отлично подходит для традиционных команд с иерархической структурой. В нем менеджеру легко видеть расписание каждого работника, добавлять события и т.д. Сотрудники могут иметь личный календарь, календарь командный, календарь организации и другие.

В чем Outlook действительно проигрывает Google Calendar так это в цене. Outlook включен в подписку Microsoft Office 365 цена на которую начинается с $6.99/в месяц для пользователя. Если ваша организация подписана на Office 365 потому, что вы используете другие прораммы Microsoft, то это не проблема. С другой стороны, это довольно крутая цена для оплаты нового приложения в виде календаря, когда есть хорошие бесплатные альтернативы.

3. Выбор для пользователей МАС: Apple’s iCloud Calendar

Apple Calendar — приложение под Mac с опцией онлайн синхронизации.

Apple Calendar — отличный календарь с одним недостатком: он лучше всего работает на macOS and iOS. Хотя вы можете иметь доступ к календарям через iCloud и можете подключить к ним другие приложения, по опыту это работает не так хорошо как с Google Calendar.

Как и многие Apple продукты, iCloud Calendar проявляет себя во всей красе при полной интеграции. Maps будут автоматически предлагать маршрут, основываясь на вашем запланированном событии, все что вам нужно сделать будет отображаться на окне Today, и так далее. Вы все можете это делать на Mac, но не можете на Android устройстве или PC.

Если вся ваша команда использует Mac, тогда iCloud Calendar — это отличный вариант. Его функциональность подобна Google Calendar; это просто календарь, без особых примочек.

С другой стороны, если ваша команда использует разные устройства, то лучше иметь что-то, что хорошо будет работать на разных платформах, чем что-то работающее хорошо только на одной, так всем будет удобнее.

Итак почему ни одно из этих трех?

Когда доходит до дела, Google Calendar, Outlook Calendar, and iCloud Calendar они заслуженно лучшие. Это отличные календари и они легко доступны.

Google Calendar и iCloud Calendars — бесплатны для всех, а Outlook Calendar -часть популярного бизнес пакета, доступного в всем мире. Скорее вы уже используете какой-то из них или даже несколько. Заводя аккаунт в Google или Apple вы автоматически получаете свой календарь.

Предложения Google, Microsoft и Apple — все достаточно гибкие, и вы можете превратить их в нужное вамкалендарь-приложение без лишних хлопот.

Если вы не хотите использовать один из этих трех лучших вариантов, вероятно, у вас есть на то причина. И это должно быть веской причиной. Может быть, вам нужно что-то большее для продуктивности, или, что-то что будет удобнее для планирования совещаний?

Давайте тогда рассмотрим еще несколько приложений-календарей, с опцией открытого доступа:

Еще несколько онлайн календарей с возможностью открытого доступа

Zoho Calendar — Онлайн календарь с возможностью открытого доступа

Zoho Calendar — доступное приложение-календарь онлайн.

Zoho Apps это альтернатива Google Apps. Они также предлагают почтовый сервис, текстовый процессор, электронные таблицы и конечно же календарь. В отличие от Google Apps, Zoho Apps бесплатно для установки на вашем домене для 10 пользователей. Это означает, что оно популярно среди маленьких компаний, которые хотят иметь свой почтовый адрес в виде имя@сайт_компании.domen.

Если вы используете Zoho Apps, то по той же причине, что и для Outlook или iCloud Calendar, вероятно, стоит потратить время для изучения Zoho Calendar. Он будет интегрироваться со всем с чем вы работаете.

Teamup — Приложение Календарь с Открытым Доступом для Команд

Teamup — Отличный календарь для группового доступа.

В отличие от других календарей из нашего списка, которые являются индивидуальными, и к которым вы можете открыть доступ другим, Teamup был разработан для групповой работы. Если вы хотите запланировать место встречи, организовать доставку и выезды, другие мероприятия, и все что нужно для команды, то это отличный вариант. Эта программа используется даже в NASA.

Хотя есть и бесплатный вариант, большинство команд предпочитают использовать большую функциональность, такую например как защиту пароля, и она начинается с 8$ в месяц (командная подписка — не с одного пользователя).

Trello — Популярное онлайн приложение для продуктивности

Trello — это гибкое приложение для расписаний и менеджер задач.

Trello — одно из любимых нами приложений для менеджмента проектов.Мы используем его, в нашей редакторской работе. Это отличное приложение для команд, которое позволяет отслеживать выполнение различных задач и проектов.

Хотя многие команды используют Trello, как цифровую доску для списков дел, оно имеет гораздо большую функциональность. Вы можете назначить дату для каждой карточки Trello. Если вы это сделаете, то вы сможете использовать Trello Calendar View , который показан выше. Вы можете получить доступ к календарю в соответствии с днем для которого создана карта.

В зависимости от того, зачем вам нужен календарь, нечто подобное, может быть лучшим для вас решением. С Trellо, люди могут объединяться, обсуждать задачи, создавать списки дел и отслеживать выполнение. Если вам нужно, что-то большее, чем просто календарь для задач, а скорее хороший организаторский продукт, то это будет хорошим выбором.

Basecamp — Отличное онлайн приложение для продуктивности

Basecamp — Надежный инструмент для продуктивности.

Basecamp это другой инструмент, который любит команда Tuts+. Мы используем его, что бы организовывать работу с курсами. У него немного больше способностей, чем у Trello, и каждый проект получает гораздо больший вес, чем просто карточка в Trello.

Как и у Trello, у Basecamp имеется хорошо интегрированный календарь, который позволяет легко хранить даты, события, встречи и т. д.

Хотя я бы не рекомендовал вам выбирать Basecamp в качестве календаря, но если он уже является частью вашего рабочего процесса или вы ищете более привлекательный инструмент для управления проектами, то он вам подойдет.

На самом деле, для большинства людей будет достаточно или Google Calendar, или Outlook, или iCloud Calendar. Однако если для вашей команды нужны более нишевые продукты, то мы предложили вам хорошие варианты. По большей части календари и планировщики идут в комплекте с другими приложениями, но есть отдельные (но платные) варианты.

Узнайте больше о полезных инструментах для бизнеса из статей на Envato Tuts+:

  • Продуктивность 15 Бизнес Приложений для Продуктивности, чтобы Лучше Работать и Экономить Время Laura Spencer
  • Малый Бизнес Лучшие Онлайн Приложения для Менеджмента Проектов в Малом Бизнесе Marc Schenker

Какие приложения вы используете в качестве календаря? Какие их функции наиболее важные для вас? Важна ли вам возможность сделать открытый доступ для вашей команды или вам важнее иметь возможность синхронизации со всем устройствами?

ВТБ📌 Реклама

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

  • реалистичными и конкретными;
  • ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
  • измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя. 📌 Реклама Отключить

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

📌 Реклама Отключить

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

📌 Реклама Отключить

  • Какова основная цель данного периода?
  • Каким количеством времени он располагает?
  • В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
  • Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

  • правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
  • анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
  • регулярность и системность планирования;
  • реалистичность планирования;
  • письменная форма формируемого плана;
  • перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
  • установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
  • установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
  • делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. 📌 Реклама Отключить

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

  • Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
  • Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
  • Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
  • Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
  • Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед. 📌 Реклама Отключить

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетоврешаемых задач и проблем.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

📌 Реклама Отключить

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

📌 Реклама Отключить

  • Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
  • Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
  • Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь. 📌 Реклама Отключить

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

📌 Реклама Отключить

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

  • работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
  • решение задач в соответствии с их неотложностью;
  • достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
  • исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы: 📌 Реклама Отключить

  • Группа задач А — срочные/важные;
  • Группа задач Б — срочные/менее важные;
  • Группа задач В — менее срочные/важные;
  • Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

📌 Реклама Отключить

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

  • стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
  • стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
  • тактическое планирование на месяц и на неделю,
  • тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные и не срочные. В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов. Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно — необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку. План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями. Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

  • Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
  • Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
  • Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
  • Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
  • Правило регламента и правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.

Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

  • Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
  • Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

  • Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
  • Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные. Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами). Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее. Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы. Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря — не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки
10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела
11:04 – совещания, планерки
11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования
13:34 – деловой обед
14:00 – буферная зона + важные и срочные дела
15:30 – важные дела + дела-десерты
17:00 – деловой ужин

Как видно, планирование и соблюдение намеченных планов, способность вовремя и безболезненно их скорректировать – умение, которое формируется легко, а его использование существенно увеличит коэффициент полезного действия успешного человека.

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.
Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность — на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот урок нашего онлайн-тренинга по тайм-менеджменту будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Процесс планирования

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

  1. Этап постановки целей (задач)
  2. Этап составления плана по достижению намеченного
  3. Этап вариантного проектирования
  4. Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
  5. Этап определения исполнительных лиц и брифинг
  6. Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

  • Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
  • Индикативное планирование – антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

  • Краткосрочное (текущее) планирование – рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
  • Среднесрочное планирование – рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
  • Долгосрочное (перспективное) планирование – рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

По содержанию плановых решений

  • Стратегическое планирование – в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
  • Тактическое планирование – чаще всего является так же – долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
  • Оперативно-календарное планирование – завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
  • Бизнес-планирование – служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

  • Общее планирование – охватывает все детали контекста.
  • Частичное планирование – охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

  • Целевое планирование – подразумевает определение требуемых для достижения целей.
  • Планирование средств – подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
  • Программное планирование – подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
  • Планирование действий – подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

  • Агрегированное планирование – происходит с учётом общих параметров.
  • Детальное планирование – происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

  • Последовательное планирование – подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
  • Одновременное планирование – подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

  • Жёсткое планирование – подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
  • Гибкое планирование — подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

  • Упорядоченное планирование – подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
  • Скользящее планирование – подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
  • Внеочередное планирование – подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную (например, выучить иностранный язык). Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО – кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки — начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

ABC планирование

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

  • Категория A – самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
  • Категория B — важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
  • Категория C – дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда.

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

  • Категория A – самые срочные и важные дела.
  • Категория B – срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
  • Категория C – не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать – поручить их выполнение кому-то ещё.
  • Категория D – не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда.

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

  • 20% действий = 80% результата
  • 80% действий = 20 результата
  • 20% людей владеют 80% всего капитала
  • 80% людей владеют 20% всего капитала
  • 20% клиентов приносят 80% дохода
  • 80% клиентов приносят 20% дохода
  • И т.д.

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день — это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать .

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

  • На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
  • Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
  • Используя диктофон
  • Используя специальное ПО на компьютере
  • Онлайн – специальные интернет-приложения
  • Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте .

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели — проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой .

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

  • Specific – цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
  • Measurable — цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
  • Attainable – цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
  • Relevant – цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
  • Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано .

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

  • Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
  • Не старайтесь всё запомнить – ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
  • Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
  • По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
  • Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
  • Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
  • Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
  • Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
  • Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд – бросьте это занятие.
  • Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми – эффективными.
  • Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
  • Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
  • Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
  • Не останавливайтесь на достигнутом – добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное — это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

  • Как составить список дел
  • GTD Дэвида Аллена
  • Раздел блога «Тайм-менеджмент и эффективность»

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *