Сдача документов в архив

Содержание

Что делать с документами ликвидируемой организации?

Когда бизнес приходится закрывать, все бумаги следует передать на хранение в Госархив или специализированную фирму. Нет исключения ни для коммерческих фирм, ни для государственных. Это делается вследствие того, что после закрытия компании может возникнуть ситуация, когда необходимо будет поднять документы, ранее оформленные в процессе деятельности фирмы.

Согласно статье 23 части 10 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при закрытии негосударственных организаций ликвидационная комиссия передает документы на хранение в архив (государственный или муниципальный, на основании подписанного между ликвидатором или конкурсным управляющим договора).

В соответствии со статьей 17 части 1 этого закона, организации обязаны хранить документацию в течение сроков, которые установлены федеральными законами, а также иными правовыми актами РФ.

Какие документы необходимо сдать в архив при закрытии фирмы?

1. Все протоколы, ведомости и все то, что было оформлено в ходе деятельности предприятия и включено в состав Архивного фонда государства.

2. Трудовые договоры, приказы, личные и учетные карточки работников, ведомости, а также другие бумаги, касающиеся личного состава предприятия.

3. Архивные справки, акты и другие бумаги, которые были составлены во время функционирования организации, срок хранения которых еще актуален.

После их приема в архивную организацию эта процедура должна быть зафиксирована актом приема-передачи, а его второй экземпляр отправлен в регистрирующий орган.

Архив ликвидированных предприятий

После закрытия фирмы вся документация передается в специальное учреждение − архив. Регламентируется этот процесс архивным законодательством Российской Федерации.

В какой архив сдаются документы?

Это может быть государственный или муниципальный архив по юридической регистрации организации. Если вы не владеете такими тонкостями, то юристы компании «Старт» помогут вам в процессе ликвидации Общества от подготовки полного комплекта документов для регистрации ликвидации компании, до сдачи в архив вашей документации.

Узнать у специалиста

Где хранятся документы ликвидированного предприятия?

1. При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.

2. Если такого договора не было, архив примет на хранение лишь то, что касается личного состава работников.

3. Место хранения документации определяется главой ликвидационной комиссии, то есть не подлежащие обязательной передаче в архив протоколы, ведомости, заявления можно передать по акту кому-то из участников Общества.

Все из бланков, чеков, накладных и прочего, не содержащих никакой ценной информации и срок хранения которых уже истек, по указанию ликвидатора может быть уничтожено посредством:

  • шредирования;
  • сжигания;
  • выездного уничтожения.

Куда сдавать кадровые документы при ликвидации?

В государственный или муниципальный архив, в зависимости от юридического адреса предприятия и подведомственности.

Исполненные кадровые бумаги сдаются, во-первых, в срок не позднее 3-ех лет со дня их выхода из документооборота. Во-вторых, при сдаче личных дел сотрудников, кадровых учетных регистров и прочих бумаг кадрового учета следует провести архивную обработку в соответствии с требованиями законодательства.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Письма, корреспонденция, отчетность и др. компании делятся на несколько категорий. Все зависит от установленного срока хранения:

  • постоянного (связанные с хозяйственной деятельностью предприятия);
  • длительного (более 50 лет, т.е. историческая справка организации и бумаги по личному составу);
  • временного (менее 10 лет, те, что не содержат важной информации).

Срок хранения конкретного акта, приказа и т.п. может определить специалист, создав, к примеру, комиссию из архивных работников.

Сколько стоит сдать документы в архив при ликвидации?

Записавшись на консультацию к нашим юристам или, заказав звонок на нашем сайте, вы можете узнать об актуальных ценах сдачи документации в архив.

Ответственность за уничтожение документов после закрытия ООО

В статье 27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что граждане и должностные лица, которые нарушают закон об архивном деле несут административную, гражданско-правовую, а также уголовную ответственность.

Согласно статье 13.20 КоАП РФ возможно предупреждение должностного лица или административный штраф в размере 300-500 рублей.

Согласно статье 13.25 КоАП РФ на должностных лиц налагается штраф − от 200 500 р. до 500 000 рублей. На юридических лиц − 200-300 тыс. рублей.

Срок сдачи документов в архивы ликвидированных фирм

Законодательством РФ не установлены сроки сдачи документации. Но на практике эта процедура осуществляется до внесения записи в ЕГРЮЛ о закрытии юридического лица. Поскольку ликвидационная комиссия ответственна за передачу документов.

Где находится архив ликвидированных организаций Москвы?

Центральный государственный архив Москвы находится по адресу: ул. Международная, д. 10, стр. 1.

У вас есть вопросы? Напишите нам

Полномочия ликвидаторов

Абз. 2 п. 2 ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее — закон об ООО) устанавливает, что, принимая решение ликвидировать общество, его участники одновременно определяют, кто возглавит эту процедуру.

Вывод! Таким образом, уже при принятии решении о ликвидации ООО должен быть решен вопрос о назначении ликвидатора или членов ликвидационной комиссии.

В п. 3 ст. 57 закона об ООО прямо говорится о том, что с момента назначения ликвидатора / ликвидационной комиссии все права и обязанности, связанные с управлением делами предприятия, отныне относятся исключительно к его компетенции.

Важно! Сведения о ликвидаторах в обязательном порядке должны быть отражены в ЕГРЮЛ. Так, согласно п. 14.2.05.18 приложения 1 к письму ФНС России от 31.01.2014 № СА-4-14/1645, если в форму 15001 включена информация только о принятом решении о ликвидации, то ее подписантом может быть только участник. Если же в этом заявлении указываются сведения о назначении ликвидационной комиссии, то полномочие на его подписание уже передается ликвидатору.

В качестве основных компонентов полномочий ликвидаторов можно назвать:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  • проведение всех необходимых ликвидационных процедур, связанных с информированием кредиторов и фискального органа;
  • представление отчетности;
  • решение и оформление кадровых вопросов, включая увольнение всех сотрудников.

Обратите внимание! Ликвидаторы обязаны руководствоваться в своей деятельности интересами не только представляемого юридического лица, но и его кредиторов (п. 4 ст. 62 ГК РФ).

Полномочия исполнительного органа при ликвидации

Довольно часто функции ликвидатора выполняет лицо, которое ранее занимало пост руководителя ликвидируемой организации. Однако так бывает не всегда. Если руководитель не вошел в состав ликвидационной комиссии, его полномочия коренным образом меняются.

Как только назначены ликвидаторы ООО, прекращаются полномочия его исполнительного органа. С этого момента исполнительный орган, будь то генеральный директор или лицо, занимающее аналогичную должность с другим наименованием, обязан подчиняться ликвидатору.

Безусловно, такое подчинение должно быть в рамках трудового законодательства и ровно до тех пор, пока должностное лицо бывшего исполнительного органа не будет уволено по собственному желанию или в связи с ликвидацией предприятия. Нельзя забывать, что человек, занимающий должность исполнительного органа ООО, тоже является его работником и имеет такие же гарантии при увольнении, как и любой другой рядовой сотрудник.

Важно! Совершаемые руководителем ООО после назначения ликвидаторов фактические действия могут быть обжалованы. Так, перечисление средств с использованием электронной подписи бывшего директора было признано ничтожной сделкой (постановление 1-го арбитражного апелляционного суда от 29.12.2014 по делу № А79-1855/2013).

Напомним, что согласно ст. 63 ГК РФ уже не руководитель ООО, а исключительно его ликвидатор вправе от имени ООО:

  • представительствовать в качестве истца или ответчика;
  • подписывать доверенности;
  • совершать иные юридически значимые действия (п. 12 информационного письма президиума ВАС РФ «Обзор практики разрешения споров, связанных с ликвидацией юридических лиц (коммерческих организаций)» от 13.01.2000 № 50).

Обратите внимание! Прежний руководитель обязан по первому требованию передать ликвидатору все имеющиеся у него документы, печати и штампы предприятия. Неисполнение данного требования может быть оспорено в суде. Так, постановлением Арбитражного суда Московского округа от 22.09.2016 № Ф05-13979/2016 был удовлетворен иск предприятия в лице его ликвидатора об обязании директора передать документы.

Какую отчетность нужно оформлять при ликвидации ООО

После того как решением о ликвидации назначены ликвидаторы, им придется подготовить целый ряд документов. Вкратце перечислим основные из них:

  • информационные сообщения в адрес фискального органа и кредиторов;
  • документы, связанные с проведением сверки с налоговым органом;
  • документы, связанные с предстоящим увольнением работников и информированием об этом органа занятости.

Помимо этих документов, ликвидатору необходимо позаботиться о своевременной сдаче следующей отчетности:

  1. Ликвидационных балансов (промежуточного и окончательного). Действующее законодательство не предусматривает специальной формы для промежуточного или ликвидационного баланса. Зачастую для этих целей используется стандартный бланк бухгалтерского баланса, утвержденный приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н. Утверждаются данные балансы участниками ООО.
  2. Бухгалтерской отчетности. Следует различать бухгалтерскую отчетность и ликвидационные балансы. Бухгалтерская отчетность почти не отличается от обычной и подается в общем порядке. Исключение составляет последняя отчетность, которая формируется с учетом особенностей, установленных ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Здесь следует учесть, что она должна быть подготовлена и подписана ликвидатором на день, предшествующий дате внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации. Основой для ее формирования должен служить утвержденный ликвидационный баланс, но с учетом последовавших за ним фактов хозяйственной деятельности.
  3. Отчетности по уплате страховых взносов. Перед оформлением промежуточного ликвидационного баланса предприятие обязано направить в фискальный орган расчет КНД 1151111 (утвержден приказом ФНС России от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@). Выполнение этой обязанности предусмотрено п. 15 ст. 431 НК РФ. Данный расчет будет включать в себя ту отчетность, которая ранее следовало направлять в фонды пенсионного и социального страхования. Подписать данную форму правомочен действующий представитель ООО без доверенности — ликвидатор.

***

Подведем итоги. С момента назначения ликвидаторов именно эти лица выполняют все функции по руководству и представительству от имени ООО. Подпись ликвидатора / председателя ликвидационной комиссии должна стоять на отчетности (бухгалтерской и по уплате страховых взносов), а ликвидационные балансы утверждаются участниками ООО.

1. Нормативно-правовые документы: решения Думы, постановления администрации города Перми, районной администрации, распоряжения Главы города;

2. Учредительные документы: устав, документ о создании и др.;

3. Распорядительные документы: распоряжения и приказы по основной деятельности;

4. Решения коллегиальных органов: протоколы коллегий, советов, комиссий, совещаний у руководителей;

5. Годовые отчеты по основной деятельности организации;

6. Годовые финансовые отчеты;

7. Штатное расписание;

8. Сметы расходов и доходов;

9. Аналитические отчеты;

10. Коллективный договор;

другие документы, определяющие основную деятельность организации и предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив от ликвидированных организаций

1. Управленческие документы.

2. Штатные расписания.

3. Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов.

4. Приказы и распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов или, в случае их отсутствия, договоры, контракты, трудовые соглашения.

5. Личные карточки по учету кадров формы Т-2 (в т.ч. временных работников).

6. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

7. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги.

8. Табели и наряды работников вредных профессий.

9. Списки сотрудников, занятых на вредном производстве.

10. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — документы, ведомости на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

12. Акты о несчастных случаях.

Перечень документов личного происхождения,подлежащих постоянному хранению в архиве

1. Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;

2. Документы общественной деятельности;

3. Документы о творческой деятельности;

4. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;

5. Переписка: письма, открытки;

6. Изобразительные документы;

7. Фотоальбомы и фотографии;

8. Фоно-, видеозаписи;

9. Документы о членах семьи и близких родственниках;

10. Коллекции.

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *