Системы электронного документооборота сэд

УДК: 330.47:005.912

ББК: 65

Ефремова Л.И., Колекина А.О.

ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Efremova L.I., Kolekina A. O. CHOICE OF ELECTRONIC DOCUMENT TURNING SYSTEM FOR ENTERPRISE

Ключевые слова: информационная система, управление, документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота, сравнительный анализ, экспертная оценка.

Аннотация: актуальность заявленной в статье проблемы обусловлена тем, что руководству современных предприятий все сложнее выбрать подходящую систему электронного документооборота из увеличивающегося с каждым годом списка соответствующих систем.

Цель любого предприятия — сделать документооборот компании максимально эффективным, надежным и быстрым, но при этом менее трудоемким и затратным. Исходя из этого, каждое предприятие должно определиться с требованиями, которым должна отвечать система электронного документооборота.

Цель статьи заключается в определении требований к системе электронного документооборота исходя из потребностей исследуемого предприятия и выбора для него подходящей системы.

Ведущие методы, заложенные в основу исследования, — сравнительный метод, метод экспертных оценок.

Рассмотрены самые основные системы электронного документооборота, применяющиеся на предприятиях города Саранска. Определены наиболее значимые требования для будущей системы предприятия, и на основе этих требований произведен выбор наиболее подходящей.

Результаты исследования могут быть использованы в деятельности предприятий аналогичного вида деятельности.

The leading methods underlying the study are the comparative method, the method of expert assessments.

The results of the study can be used in the activities of enterprises of a similar type of activity.

За последнее столетие традиционный технологии, такие как телекоммуникации, подход к бизнесу сильно изменился. Новые компьютеры, интернет и многие другие, по-

высили эффективность работы предприятия. Однако многие компании сегодня все еще застряли в бумажном мире, когда дело доходит до регламентированных документов. По оценкам специалистов, 80% всей деловой информации хранится исключительно на бумаге . Это объясняется главным образом тем, что при внедрении систем электронного документооборота часто возникают значительные технические, финансовые и эксплуатационные барьеры, но как только эти системы внедряются на предприятии, преимущества их использования видны невооруженным .

Система электронного документооборота (СЭД) на предприятии — это гораздо больше, чем простая база данных в облаке, она является целым функциональным набором программного обеспечения, которое позволяет создавать, хранить, индексировать, защищать, извлекать и отслеживать документацию, данные, формы и другую информацию. Система действует для построения успешного бизнеса. В СЭД каждый документ (на бумажном или электронном носителе) рассматривается в качестве объекта информации .

В работах современных ученых можно встретить различные трактовки понятия электронного документооборота.

К.О. Шрейтер определяет электронный документооборот, как единый механизм по работе с документами предприятия, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

А.А. Жарков утверждает, что система электронного документооборота гарантирует жестко регламентируемое и формально контролируемое перемещение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий .

По мнению А.П. Столбова электронный документооборот — это совокупность нормативно-методических документов, стандартов и технологий подготовки, хранения, поиска и обработки электронных документов, а также их передачи на физических носителях и по каналам связи, обеспечивающая конфиденциальность содержащихся в них сведений и их юридическую

значимость .

Таким образом, систему электронного документооборота можно определить, как систему управления различными видами документов на предприятии с использованием компьютерных программ и электронных систем хранения данных. Она включает в себя комплекс документов, рабочий процесс, хранилища документов, информационно-поисковые системы и процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

Основная задача функционирования системы документооборота заключается в систематизации всего объема документов на бумажных и электронных носителях .

Процесс цифровой трансформации можно наблюдать уже на многих предприятиях. Изначально прослеживалась автоматизация отдельных процессов управления на предприятии, затем интеграция систем управления сводилась к тому, что происходило объединение разных составляющих автоматизированных систем управления предприятием (АСУП) .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Можно сказать, что современные предприятия работают в глобальной информационной среде. Благодаря развитию Интернета бизнес выходит за рамки одного региона, страны, а иногда даже за пределы континента. Для того чтобы построить эффективный бизнес, предприятия должны быть постоянно на связи как между филиалами собственной организации, так и в отношениях с внешними компаниями. На самом деле, успех на мировом рынке требует повышения эффективности бизнеса во всех аспектах управления деятельности. Одним из направлений по повышению эффективности бизнеса и является внедрение информационных технологий.

Ключевым стимулом для такого преобразования корпоративной производительности являются общеорганизационные информационные системы . Сегодня многие компании видят в качестве основы для интегрирования внутренней и внешней коммуникации внедрение информационных систем с присутствующим в них модулем электронного документооборота. В основе таких систем лежит набор общих корпоративных стандартных данных: это обеспечи-

вает основу для комплексных возможностей бизнес-аналитики, которые, в свою очередь, лежат в основе возможности корпоративного управления эффективностью.

Внедрение систем электронного документооборота, очевидно, гораздо больше, чем просто проект по развитию бизнеса: это программа корпоративной трансформации, включающая в себя огромный спектр деловых, человеческих и организационных вопросов в различных областях деятельности, где функционирует предприятие .

Учитывая растущее количество данных, взломанных от крупных компаний, хранение на бумажном носителе может даже оказаться более безопасным. Однако есть подлинные преимущества для превращения файлов в цифровые данные. Достаточно привести несколько ключевых факторов, объясняющих необходимость перехода предприятия на СЭД:

— надежное резервное копирование. Зачастую сотрудники предприятия слишком поздно понимают о важности резервного копирования данных, что приводит к существенным потерям как к временным, так и к финансовым. Своевременное копирование данных гарантирует, что ваш бизнес переживет любую катастрофу;

— экономия пространства. Электронная память предлагает хорошую альтернативу шкафам с бесконечными кипами бумаг. Система электронного документооборота будет хранить все необходимые бизнес-операции, финансовые записи, отчетность, не занимая дополнительного пространства;

повышенная безопасность и контроль. Сотрудники предприятия должны обеспечивать высокую степень защиты документов и контроля над ними. Достижение этих целей с применением бумажного документооборота является достаточно сложной задачей. СЭД предлагают перемещать документы в облачное хранилище, что позволяет устанавливать права доступа к каждому документу, четко определять, кто извлекал какие документы и когда;

— упрощенное сотрудничество. Возможность отслеживания перемещения документов значительно улучшает внутреннее и внешнее сотрудничество. Например, со-

трудник или руководитель может в состоянии определить, где находится файл в процессе утверждения в любой момент времени;

своевременный доступ к данным. Сотрудники, которые работают в головном офисе или из удаленных подразделений могут получить мгновенный доступ к документации, которая им необходима. Возможность поиска файла или документа с их компьютера значительно экономит время. Кроме того, поскольку документы теперь электронные, они могут быть просмотрены многими пользователями сразу;

низкие затраты на архивирование. Управление бумажными документами и их архивирование могут быть очень трудоемкими и, следовательно, дорогими. Обработка, хранение и извлечение архивных записей значительно упрощаются при перемещении документов в электронные среды ;

— повышение эффективности управления документами. Процесс управления документами, который предлагают СЭД, предполагает огромные улучшения производительности для персонала предприятия. Вся информация становится доступной с персонального компьютера сотрудника ;

— возможность поиска. Возможность легко находить информацию и знания из индексированного контента позволяет нам улучшить принятие решений и сократить количество потерянного времени на поиск информации ;

— последовательное содержание. При реализации цифровых рабочих процессов или разработке способа хранения документов обычно создается содержимое, которое последовательно архивируется одним и тем же способом. Например, все ваши счет-фактуры будут храниться в цифровой форме с той же необходимой информацией (№, дата, название поставщика, код расходов и т.Д.) ;

— упрощенное управление задачами. Оцифровка информации позволяет назначать задачи пользователям, если это требуется. Также доступны расширенные возможности рабочего процесса, которые позволяют маршрутизировать документы по всей организации, сохраняя при этом воз-

можность отслеживать их прогресс и подписываться на уведомления по электронной почте об их состоянии.

Система электронного документооборота, как и любая другая информационная система предприятия, должна соответствовать определенным требованиям. Обычно каждое предприятие определяет для своей работы в зависимости от специфики деятельности главенствующие характеристики СЭД, но есть и универсальные требования, которым должна отвечать любая система. Среди них можно выделить: надежное хранение документов, быстродействие системы, создание отчетов, удобный поиск документации, масштабируемость, обеспечение информационной безопасности .

Рынок систем электронного документооборота достаточно разнообразен, но все еще и пополняется как платформами зарубежных поставщиков-производителей, так и системами отечественных компаний. Поставляемые программные продукты варьируются по размеру и объему от небольших автономных систем до крупномасштабных конфигураций на уровне предприятия, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документооборотом обеспечивают средства для внедрения стандартной практики подачи документов в электронной форме.

Среди систем электронного документооборота наиболее часто применяющиеся в работе российских компаний и предприятий города Саранска, в частности, можно выделить:

1. Программный комплекс «Дело». Данная система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии. Система позволяет отслеживать перемещение электронного документа и создавать проекты документации. Помимо этого, система отличается общей отлаженностью и широкой функциональностью. Однако СЭД имеет ряд своих недостатков: несколько устаревший интерфейс и определенная сложность в освоении новым пользователем .

2. Система от семейства 1С — 1С-ЭДО. 1С-ЭДО является системой электронного документооборота, созданной на платформе 1С:Предприятие 8. По названию уже стано-

вится понятно, что система интегрирована со всеми продуктами 1С, что уже является большим преимуществом. Особенно данный продукт приветствуется коммерческими директорами предприятий, так как компания 1С предоставляет своим клиентам подарки с собственной символикой и часто проводит бесплатные семинары. К безусловным преимуществам системы можно отнести: возможность настройки конфигурации под требования заказчика, доступный интерфейс, который уже знаком многим пользователям продукции 1С, наличие мобильных приложений, регулярный выпуск обновлений. Конечно, в этой системе можно выделить и ряд недостатков: стоимость приобретения и владения продуктом является неприемлемой для предприятий с небольшой выручкой, система обновляется только специалистами, а не автономно, что может значительно тормозить работу предприятия .

3. CompanyMedia — универсальная программа, которая включает в себя набор программных решений, предназначенных автоматизировать не только документооборот, но и бизнес-процессы по предприятию в целом. Отличительной особенностью данной СЭД является непревзойдённая гибкость настроек и наличие независимых модулей. К плюсам данной системы относят: возможность применения данной платформы на предприятиях с достаточно крупной организационной структурой и с территориально-удаленными офисами, бесперебойная работа системы круглые сутки, возможность интеграции сразу нескольких автоматизированных рабочих мест. Минусы: веб-интерфейс не поддерживает некоторые браузеры, в частности FireFox, система является слишком громоздкой для малых предприятий.

4. Полнофункциональная платформа электронного документооборота «Ооситеп-Шт». Данная система является лидером на рынке СЭД. Мощный функционал в совокупности с гибкой настройкой отдельных модулей делают «СоситепШт» одной из лучших иностранных СЭД из доступных на российском рынке. Положительные характеристики системы: надежное хранение документации, обработка большого объема

метаданных, лёгкая адаптация системы под бизнес-процессы предприятия, управление правами доступа, поддержка устройств распознавания документов. Значительным минусом данной системы является реализация веб-интерфейса только с помощью браузера Internet Explorer. Помимо этого, медленная работа при высокой загруженности системы, отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.

5. Программа «Логика СЭД». Ранее данная система встречалась под названием «Босс-Референт» и была одной из самых популярных на отечественном рынке систем электронного документооборота. Прямым конкурентом данного программного продукта была СЭД «Дело». Однако смена названия никак не повлияла на качество этой системы. «Логика СЭД» имеет широкий функционал для управления документооборотом на предприятиях любого типа и размера. Положительные стороны: возможность отслеживания статуса документа, обеспечение высокой степени защиты данных, относительно быстрое внедрение системы и адаптация пользователей, большой потенциал масштабируемости системы. К слабым сторонам системы можно отнести: «старомодный» интерфейс, не самая лучшая работа технической поддержки, сложность в разграничении прав доступа к данным .

6. ЕВФРАТ. Эта система электронного документооборота полностью соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9000 и российского ГОСТ в области делопроизводства. Отличительной особенностью данного программного продукта является наличие уникальных модулей, не встречающихся у систем конкурентов. С технологической точки зрения эта система является самой инновационной на отечественном рынке СЭД. При приобретении пользователь получает не только СЭД «ЕВФРАТ», но и дополнительную разработку компании — СУБД «Ника». Это не может не радовать коммерческих директоров фирм, которым не приходится думать о выделении бюджета на покупку дополнительного программного обеспечения. Интерфейс программы является уникальным и

достаточно удобным для пользователя. Минусы системы: достаточно высокая стоимость лицензии на одного пользователя, необходимо иметь достаточно мощные персональные компьютеры для бесперебойной работы в данной системе.

7. СБИС — программный продукт, который обеспечивает предприятиям реализацию документооборота со всеми его составляющими. Число пользователей данной системы с каждым годом увеличивается, все чаще эта система внедряется на предприятия, на предприятия города Саранска в частности. СБИС позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, сдавать электронную отчетность в госорганы и вести с ними переписку, производить сверку. Сервис позволяет создавать и управлять проектами и имеет собственное мобильное приложение. Значительным плюсом системы является возможность обмена документами с контрагентами, у которых стоят другие платформы ЭДО. Среди минусов можно выделить: обязательное наличие стабильного подключения к Интернету и вся отчетность хранится на сервере поставщика, которую он может просматривать .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

8. Система электронного документооборота отечественной компании СКБ Контур. Данная система работает по средствам сети Интернет с применением веб-технологии «тонкий клиент». На персональном компьютере пользователя устанавливается минимум программного обеспечения, а все базы данных хранятся на сервере оператора. Это означает, что система обновляется автономно, никак не останавливая работу пользователя. Вся документация хранится на защищенном сервере оператора бесплатно и бессрочно. В СЭД СКБ Контур можно загружать документы из корпоративных информационных систем, которые функционируют на предприятии, или же создавать документы в самой системе. Из отрицательных характеристик данного программного продукта можно выделить то, что у пользователя нет возможности оценить функциональные возможности системы бесплатно, то есть демо-доступ не предоставляется.

Приведенные системы электронного

документооборота будут сравниваться по критериям, которые являются наиболее важными для предприятия города Саранска ООО «МОРДОВСКАЯ РЕСУРСОСБЕРЕГАЮЩАЯ КОМПАНИЯ» или сокращенно ООО «МРК».

Основной вид деятельности предприятия — обработка отходов и лома пластмасс, помимо этого открыты дополнительные виды деятельности по 26 направлениям (в основном это лесозаготовка и обработка различных металлов). На сегодняшний день предприятие использует информационную систему ЭДО СБИС, которая используется без передачи отчетности в госорганы. Используемая версия достаточно примитивна для предприятия ООО «МРК», которая не включает в себя важные функции ЭДО, такие как: функциональность, учет российского законодательства, проверка контрагентов и пр.

Отрицательными сторонами использования СБИС для ООО «МРК» являются следующие моменты: ограниченные возможности обмена электронными документами с контрагентами (до 50 исходящих документов), пакет не предусматривает передачу электронной отчётности в госорганы, низкий процесс автоматизации, а также не работает часть функций при использовании интерфейса программы.

Руководство предприятия ООО «МРК» прекрасно осознает важность модернизации системы электронного документооборота. В каждодневной практике предприятие сталкивается с достаточно большим количеством документов, которые соответственно нужно отправлять, подписывать и хранить. Достаточно важным фактором является то, что ООО «МРК» заключает контракты с организациями, находящимися за пределами города Саранска. При отправке сопроводительных документов с продукцией или при отправке тех же документов почтой возрастает вероятность утери документов, а также их неправильного оформления. Не нужно забывать и о значительных финансовых и временных затратах при выполнении данных операций .

Последнее слово по смене системы электронного документооборота на предприятии остается за руководством — дирек-

тором ООО «МРК». Однако в выборе СЭД также принимают участие главный бухгалтер (так как значительная часть функций системы относится именно к бухгалтерии) и ИТ-отдел. На данный момент в ИТ-отделе предприятия работает один сотрудник — системный администратор.

Таким образом, экспертную группу по исследованию систем электронного документооборота составляют: директор ООО «МРК», главный бухгалтер и системный администратор.

Основными критериями сравнения приведенных систем являются:

— цена. Оценивается разнообразие предлагаемых компаниями-поставщиками пакетов лицензий, стоимость приобретения и стоимость владения. Предпочтение отдается СЭД с наиболее низкой ценовой кате-

рий оценивается по наличию у системы как стандартного набора функций (сдача отчетности, внешний и внутренний документооборот, сверка расчетов и т.д.), так и наличие уникальных функций (календарь отчетности, проверка контрагента, мобильное приложение, смс-информирование и т.д.);

— скорость работы. Оценивается скорость работы всей системы в целом и скорость загрузки отдельных модулей;

— учет российского законодательства. В первую очередь данный критерий включает в себя возможности системы соответствовать требованиям законодательства и своевременно обновлять нормативную базу и формы документов;

— поддержка пользователя. Взаимодействие пользователя и поставщика СЭД является очень важным критерием оценки, так как это будет способствовать быстрому решению разного рода проблем.

Результаты исследования приведены в таблице 1. Экспертная оценка проводилась по 5-тибалльной шкале:

5 баллов — полное соответствие требованиям, дополнительные возможности системы;

4 балла — соответствие требованиям,

стандартные предложения; отсутствие значимых критериев;

3 балла — частичное соответствие тре- 1 балл — полное несоответствие требо-

бованиям; ваниям. 2 балла — очень слабое соответствие,

Таблица 1 — Экспертная оценка сравнительных характеристик информационных систем электронного документооборота

Место Программа/ сервис Цена Удобство пользования Функциональность Скорость работы Учет российского законодательства Поддержка пользователя Средняя оценка

1 СКБ Контур 5 5 5 5 5 5 5

2 СБИС 4 5 4 5 5 5 4,7

3 1С:Архив 4 4 4 4 5 5 4,3

4 ЕВФРАТ 4 4 4 4 5 4 4,2

5 Дело 4 3 4 4 5 4 4

6 Логика 3 3 4 3 5 2 3,3

7 CompanyMedia 3 3 3 2 5 3 3,2

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

8 EMC Documentum 2 2 3 2 4 2 2,5

Таким образом, по результатам экспертных оценок СКБ Контур занимает наиболее высокое место в сравнении с другими информационными системами электронного документооборота по ценовой политике, функциональности, скорости работы системы, учету российского законодательства, технической поддержке пользователя.

Так как основная цель предприятия ООО «МРК» — сделать документооборот компании надежным, быстрым и максимально эффективным, но при этом менее трудоемким и затратным, мы можем предложить использовать другую информационную систему ЭДО -систему компании СКБ Контур. Отметим, что компания СКБ Контур заняла 13 место в 2017 году в рейтинге отечественных ИТ-компаний.

Для существенной наглядности преимуществ системы СКБ Контур по сравнению

с существующей на предприятии СЭД СБИС приведем сравнительную характеристику определённых функций. Для адекватности сравнения возьмем базовые тарифы, которые приблизительно одной ценовой категории. В качестве основных функций для выбора оператора ЭДО можно использовать следующие: функционал используемой системы электронного документооборота, возможность интеграции с другими информационными системами, количество юридических лиц, которые уже работают с оператором электронного документооборота, профессионализм компании, предоставляемые гарантии по качеству сервиса, смежные услуги, которые оказывает компания, организация роуминга.

В таблице 2 представлено сравнение функциональных возможностей систем электронного документооборота СБИС и СКБ Контур.

Таблица 2 — Сравнение функциональных возможностей информационных систем ЭДО СБИС и СКБ Контур_

Функции СБИС «Контур

Онлайн-версия есть есть

Доступ к отчетности без интернета есть есть

Использование ЭДО для любых отраслей нет есть

Моментальное подтверждение оператора о факте доставки отчетности есть есть

Продолжение таблицы 2

Обмен данными между онлайн и ПК версиями есть есть

Отправка отчетности в ПФР, ФНС, ФСС, Росстат, Росприроднад-зор, ФСРАР есть есть

Интеграция другими системами учета есть есть

Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП есть есть

Сверка расчетов с ФНС РФ и ПФ РФ есть есть

Входящие документы бесплатно есть есть

Интеграция с 1С, SAP, Oracle и др. нет есть

Хранение документов бесплатно нет есть

Техподдержка 24/7 есть есть

Календарь отчетности нет есть

Нормативно-правовая база нет есть

Мобильное приложение есть есть

Бесплатное СМС-оповещение о поступающих документах нет есть

Сравнивая эти два программных продукта, становится ясно, что система от компании СКБ Контур превосходит систему СБИС по нескольким критериям. Очевидно, что отдавать предпочтение СЭД из такой же ценовой категории, но с меньшим функционалом, не рационально. Руководству ООО «МРК» стоит всерьез задуматься о переходе на другую платформу электронного документооборота, а именно на платформу, которую предлагает компания СКБ Контур.

Таким образом, мы можем сделать следующие выводы:

1. Выбор информационной системы электронного документооборота следует начинать в первую очередь из потребностей и возможностей предприятия, на котором будет внедряться данный продукт.

2. В выборе СЭД должны принимать участие потенциальные пользователи си-

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

стемы и те, кто будет заниматься ее внедрением и сопровождением.

3. Система электронного документооборота от компании СКБ Контур в полной мере отвечает функциональным требованиям предприятия ООО «МРК». Она обеспечит быстрое решение задач измерения, прогнозирования, оценки складывающейся оперативной ситуации на предприятии.

4. Использование различных функциональных возможностей системы и помощь в определении оптимальных значений для достижения наилучшего результата работы в данных условиях.

5. Для руководителя, принимающего решения на оперативном уровне, определены границы параметров, доступные для изменения.

6. Постоянное совершенствование и поиск новых решений для бизнес-процессов.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

5. Бут, К.О. Использование информационных систем в принятии управленческих ре-

шений на предприятиях / К.О. Бут // Ломоносовские чтения на Алтае: фундаментальные проблемы науки и образования: сборник научных статей международной конференции. Алтайский государственный университет. — 2015. — С. 901-903.

7. Воронина, Е.И. Система электронного документооборота в бухгалтерском учете / Е.И. Воронина // Economics. — 2018. — №4 (36). — С. 77-79.

8. Ефремова, Л.И. Формирование информационной среды организации / Л.И. Ефремова // Вестник ВУиТ. — 2018. — №1. — С. 142-148.

9. Жарков, А.А. Система электронного документооборота / А.А. Жарков // Наука, техника и образование. — 2014. — №3 (3). — С. 65-71.

10. Жильников, А.Ю. Электронный документооборот / А.Ю. Жильников, О.С. Михайлова // Территория науки. — 2017. — №2. — С. 116-120.

15. Кулакова Н.С. К вопросу об использовании информационных систем на предприятии / Н.С. Кулакова, А.Н. Иванов // Информационные технологии в экономике, образовании и бизнесе: Институт управления и социально-экономического развития, Саратовский государственный технический университет, Richland College (Даллас, США). -2016. — С. 119-122.

19. Фролов, Д.А. Использование информационных систем на предприятиях малого бизнеса / Д.А. Фролов // В сборнике: Информационные технологии в экономических и технических задачах: сборник научных трудов Международной научно-практической конференции. — 2016. — С. 75-77.

20. Шаститко, А.Е. Электронный документооборот в контрактных отношениях / А.Е. Шаститко, А.А. Шпакова // Управленец. — 2018. — №5. — С. 2-16.

21. Шрэйтэр, К.О. Электронный документооборот: возможности и преимущества / К.О. Шрэйтэр // Молодой ученый. — 2015. — №2. — С. 52-55.

1 апреля 2014

Выбор системы документооборота всегда связан с общей стратегией развития компании. Для коммерческой организации логично руководствоваться в выборе целями, конкурентной средой, структурой, к которой компания стремится, а также ожидаемым экономическим эффектом от внедрения системы. Госучреждения, выбирая СЭД, акцентируют внимание на полноте учета решаемых организацией задач и их особенностях. В любом случае, есть большое количество факторов, которые нужно учитывать, даже если они напрямую не имеют отношения к предмету.

Цели внедрения системы документооборота, как правило, совпадают:

  • оптимизация контроля исполнительской дисциплины;
  • сокращение количества документов, потерянных при обработке;
  • уменьшение времени согласования;
  • уменьшение числа ошибок при работе с типовыми документами.

Поэтому требования к СЭД сводятся к выполнению следующих задач:

  • перевод из «бумажного» в электронный вид процессов согласования документов и назначения задач, сокращение времени на обработку документов и поручений, возможность отслеживать ход работы с документом;
  • автоматическое оповещение исполнителей о новых документах, контроль сроков обработки;
  • организация электронного хранилища документов для быстрого доступа к ним, легкого поиска и сохранности документов, разграничение прав доступа к защищенным данным;
  • автоматическое заполнение разных разделов типовых документов по существующим справочным данным;
  • удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводная отчетность для руководителя, простая интеграция с существующей почтовой системой;
  • возможность удаленной работы в системе;
  • формирование отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.
  • возможность интеграции с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью).
  • быстрое внедрение системы;
  • стоимость установки и поддержки системы;
  • простота развития системы;
  • возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Есть также дополнительные критерии оценки, которые на сегодняшний день при выборе системы приобретают особое значение:

  • наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
  • преднастроенный модуль управления договорами;
  • планшетная версия;
  • наличие мобильных клиентов.

Сравнение

На сегодняшний день в России существует огромное количество электронных систем документооборота. У каждой из них есть свои преимущества и недостатки. Вышеперечисленным критериям в той или иной степени соответствуют рассматриваемые нами решения: Docsvision, Directum и ELMA ECM+. Общая концепция этих систем состоит в объединении классической СЭД и решения по управлению бизнес-процессами компании. Преимущество электронного документооборота – в структурированном хранении и обработке документов. Цель применения BPM-систем – развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности. Совмещая эти возможности, современные системы электронного документооборота позволяют выйти за рамки классической канцелярии. Рассмотрим подробнее, какими средствами это достигается, и в чем состоит отличие выбранных систем по различным критериям.

Функциональность и возможности интеграции

Система Directum имеет расширенный каталог бизнес-решений. Преимуществом СЭД являются удобные функции напоминаний. В системе возможна настройка нумераторов, работа со штрих-кодовыми метками. Из качеств, влияющих на удобство работы, можно выделить следующие: предпросмотр вложенных файлов, файловые хранилища, широкий выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

К недостаткам можно отнести отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, невозможность применения дополнительных стилей в описи документа.

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Система ELMA имеет расширенную линейку бизнес-решений. В их числе представлен, собственно, модуль ECM+, который включает в себя одновременно функции BPM-системы и классической СЭД. Есть также модуль Проекты+ — классический набор функций для планирования и взаимодействия в рамках проекта плюс возможности BPM-системы; приложение ELMA CRM+ — стандартный набор функций CRM и управление бизнес-процессами. ELMA имеет и свое KPI-решение.

Плагин для работы с MS Outlook есть и ELMA ECM+ и у двух других решений. Также система быстро интегрируется с 1С (поддерживаются все актуальные версии).

Документы в приложении могут иметь сколько угодно версий файлов, но только одна может быть актуальной/текущей. На карточку документа собирается вся история изменения его содержания, это защищает пользователей от повторения экземпляров карточки.

Система содержит удобные инструменты для полноценной работы по документу и контроляисполнительской дисциплины по задачам, касающимся этих документов.

Все изменения, вносимые в документ фиксируются на карточке.

Когда информация приходит в организацию в бумажном виде, СЭД от ELMA и приложение ELMA Агент автоматически сохраняют отсканированные документы.

Есть возможность просмотреть отчет по общей ситуации с исполнительской деятельностью по документообороту компании. Пользователю предоставлен ряд фильтров, он может формировать результаты так, как считает нужным.

ECM+ обладает широкими возможностями настройки и последующей донастройки – систему документооборота и контроль работ по документам можно сформировать по потребностям конкретного предприятия и его оргструктуры.

Есть возможность создания шаблонов документов. Их может создавать любой пользователь, даже не имеющий навыков в программировании.

Рис. 1. Документ, созданный из шаблона ELMA

В шаблон можно автоматически внести штрих-код для дальнейшего распознавания в системе при помощи сканера штрих-кодов.

Мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер есть у всех рассматриваемых систем. Все они: ELMA for iPad, приложения СЭД Directum и Docsvision позволяют обеспечить топ-менеджерам удобную работу с планшетов и мобильных устройств, когда они находятся вне офиса.

Интерфейсы

В данной системе интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются. В режиме замещения отмечается информативность. Возможно удаление карточки из текущего окна и создание новой. Работать с файлами можно онлайн в режиме check-in check-out, права доступа распределяются к отдельному файлу, каждый файл атрибутивно описывается. Хорошая информативность, прозрачность процессов. Есть предпросмотр вложенных файлов. Возможность для исполнителя настройки напоминаний. Добавление задания в календарь MS Outlook. Есть настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но наряду с этим есть и некоторые недостатки. К примеру, отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в ОС Win32). Кроме того, настройки визуальных эффектов минимальны. Нет возможности локализации названий реквизитов на любых языках. Размер карточки не изменяется. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии к ссылке (описание связи). В целом, интерфейс перегружен.

Рис. 2. Интерфейс Directum

В Docsvision можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм.

Рис. 3. Интерфейс Docsvision

При этом можно выделить следующие недостатки: отсутствует возможность автоматического вложения документа в задание. Не все операции поддерживают групповую обработку. Процессы непрозрачны, напоминания функционируют только при включенном MS Outlook.

Интерфейс ELMA ECM+ имеет вид стандартного файлового хранилища, поэтому пользователю не требуется даже опыт работы с подобными системами.

Рис. 4. Интерфейс ELMA

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе тоже прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя требуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации система генерирует карточку документа со всей информацией о нем.

Внутренний портал системы содержит всю информацию по организации. Все необходимые инструменты для работы пользователя собраны в одном месте: задачи, календарь, лента сообщений, архив документов, веб-документы, отчеты.

В зависимости от настройки системы операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Функции поиска

В системе реализован полнотекстовый поиск по документам и реквизитам регистрационных карточек. Шаблоны поисковых запросов настраиваются по реквизитам регистрационных карточек. Загруженная опись документов фильтруется. Есть удобные функции настройки шаблонов поисков. Пользователь может создавать поисковые папки. Опись документов фильтруется по значениям колонок.

К отрицательным качествам относятся: невозможность распределения прав доступа к настроенным поискам; отсутствие настроенных поисков в веб-клиенте; невозможность создания сложных поисковых запросов. Также нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, применения дополнительных стилей в описи документа.

Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Недостаток – медленная работа панели просмотра.

Документы приложения ELMA ECM+ собираются в единый электронный архив – хранилище документов. Поиск документов быстрый и удобный. Найти нужные документы можно не только по названиям, но и по заданным реквизитамкарточки документа или регистрационной карточки. При этом результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Параметры поиска можно сохранить в формате фильтра, а в будущем быстро искать документы по этим параметрам.

Поиск работает как по названиям, так и по реквизитам. Результаты отображаются в соответствии с правами пользователя.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки

В системе можно вести организационно-штатную структуру сразу нескольких компаний. Информация о подразделениях и сотрудниках подробна и может быть расширена. Функции замещения (полное замещение/ассистент) реализуются с автоматическим созданием папок «входящие/исходящие». Создается фильтр по подстроке и бегущий поиск.

При этом стоит отметить, что отображение организационно-штатной структуры не наглядно, отсутствует возможность сортировки элементов в заданном порядке, создавать и заполнять справочники довольно трудно, отсутствует локализация записи справочников. Настройки внешнего вида и поведения регистрационных карточек минимальны.

Рис. 5. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Поддерживается ведение ОШС нескольких компаний. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель). Имеется фильтр по подстроке.

Недостатки отчасти те же: не наглядное отображение организационно-штатной структуры, отсутствие возможности сортировки элементов в заданном порядке, отсутствие возможности ведения истории справочника, отсутствие возможности создания типизированных справочников, отсутствие возможности создания иерархических справочников, отсутствие встроенного справочника «Номенклатура дел». Медленная работа конструктора.

Рис. 6. Справочник сотрудников в системе Docsvision

В едином окне могут объединяться несколько систем, организуя информационную систему подразделений крупной компании и качественный обмен информацией между системами подразделений.Можно следить за ситуацией в других филиалах организации. Пользователь получает всю необходимую информацию о внешней системе, не покидая своей страницы.

Текущее положение дел конкретного филиала отражается на отдельной главной странице с набором информационных портлетов. Удобно переключаться между страницами подразделений. Также можно получать информацию по исполнительской деятельности, узнавать текущие новости, просматривать документы, запускать выполнение бизнес-процессов.

Рис. 7. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Сводная информация по всем подразделениям организации доступна руководителю. Информация о подразделениях и сотрудниках также может быть расширена.

В специальном разделе «Замещения» назначаются замещения сотрудников – указывается, кто кого замещает, на какой срок и по какой причине. Замещения закрываются автоматически по завершении срока. Задачи по процессам автоматически переносятся на замещающего сотрудника. Система информирует о разовой задаче и о том, что данный сотрудник отсутствует, и предлагает выбрать исполнителем другого сотрудника.

Рис. 8. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В разделе «График отсутствий» отображается список сотрудников, которые отсутствуют на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов

Система обладает удобными функциями моделирования. Доступна пошаговая отладка маршрутной схемы. В платформу решения встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Поддерживается создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций. Есть встроенный редактор отчетов на языке IS-Builder. Но в то же время количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 9. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Рис. 10. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в удобном графическом редакторе «Дизайнер ELMA», имеющем простой и понятный графический интерфейс. В качестве языка для описания бизнес-процессов используется нотация BPMN 2.0. Язык очень удобен для описания цепочек работ и содержит практически все необходимые примитивы. Проектированием бизнес-процессов может заниматься бизнес-аналитик без участия программиста. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. Изменения в процессы вносятся на ходу, остановка системы не требуется.

Организовать движение документов в компании можно по маршрутамлюбой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые с ним будут выполнять. Сама графическая модель бизнес-процесса строится путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Безопасность данных и действий

Защитить данные в системе можно с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Возможно создание групп и ролей пользователей. Поддерживается дискретная и ролевая модель управления доступом. Можно выдавать полномочия и привилегии. Действует разграничение прав доступа на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

В свою очередь, распределение прав доступа к настроенным поискам невозможно, отсутствуют настроенные поиски в веб-клиенте, создание сложных поисковых запросов невозможно. Недостатком также является низкое быстродействие панелей просмотра.

В Docsvisionдоступно мандатное управление доступом. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, регистрационной карточки, файла, справочника. Есть также возможность настройки передачи прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

С помощью логина и пароля зайти в систему ELMA может любой пользователь из любого места, где есть интернет. Вход в систему с помощью логина и пароля настроен по умолчанию для всех пользователей. Но есть три основных способа защитить вход в систему ELMA:

  • Доверенные устройства – при попытке входа с любого компьютера или мобильного устройства, не прописанного в списке доверенных, система выдаст сообщение о невозможности входа.
  • Вход по Токену. Токен привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Зайти в систему ELMA можно из любого места, где есть интернет, но только при наличии специального устройства – Токена и зная его PIN-код. На Токен может быть записано несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, не только в систему ELMA, пользователю не нужно будет носить целую связку ключей.
  • Вход по Сертификату осуществляется аналогичным образом. Пользователь, который хочет входить в систему ELMA по своему сертификату, привязывает его к своей учетной записи. Зайти по сертификату в ELMA можно только с конкретного рабочего места пользователя. Вход в систему по сертификату возможен только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.
  • Авторизация в ELMA может производиться по технологии Single Sign On (SSO). Для входа в систему можно использовать имя и пароль, с которым пользователь вошел в Windows.

В задачах согласования, подписания и при подписании версии документа может использоваться электронно-цифровая подпись. Никто другой, даже узнав пароль, не сможет за другого согласовать или подписать документ.

Права доступа на различные объекты системы настраиваются. Всё управление правами основано на ролях элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки заключается в графическом отображении должностей, отделов, подразделений и распределении ответственности (действий по задачам и документам).

Все компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной проблемой – долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Не многим удается с ходу встроить процессы документооборота в сквозные процессы компании. Это очень трудоемкое мероприятие, требующее времени, знаний и непрерывной коммуникации всех сотрудников, работающих с документами. Каждая рассмотренная система в той или иной мере благодаря своим функциям справляется с этой задачей. Если оценить результаты, то первое место по соответствию требованиям занимает приложение ELMA ECM+, второе заслуживает Directum, а «бронза» достается системе Docsvision.

#ИТобзор #Документооборот #Статьи #Электронный_документооборот

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Работа в локальном офисе
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
— автоматизировать регистрацию документов и заданий;
— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
— осуществлять мгновенный поиск информации;
— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
— организовать долговременное хранение документов организации;
— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:
— АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.Дополнительные модули системы:
«HTTP-сервер»
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Преимущества системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
— Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».
Скриншоты
Регистрация документа
Дизайнер маршрутов
Настройка структуры организации
АРМ «Руководитель»
Стоимость
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 10 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 58280 руб.
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 25 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 115050 руб.
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 50 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 201700 руб.

«БОСС-Референт» — система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, созданная в 1996 году, в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи. В настоящее время «БОСС-Референт» является лидирующей СЭД на российском рынке.

«БОСС-Референт» используют многие органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, как крупные холдинги с большим количеством филиалов, так и малые организации.

Использование СЭД «Босс-референт» помогает в решении следующих задач управления:

  • 1) организация эффективной работы с договорами;
  • 2) создать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
  • 3) автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
  • 4) обеспечить надежный контроль исполнения руководительских поручений;
  • 5) повысить эффективность работы с заявками и обращениями;
  • 6) реализовать проектный документооборот и возможность более сплоченной коллективной работы;
  • 7) наладить управление документами в рамках системы высокого качества менеджмента.

Так же данная система включает в себя функциональные возможности, позволяющие реализовать:

  • — поддержку процессов согласования задач:
  • — контроль исполнения поручений руководства:
  • — работу с входящей и исходящей документацией.

СЭД «БОСС-Референт» обладает рядом уникальных преимуществ, как коммерческих, так и технологических, способных обеспечивать лидерство данной системы на российском рынке решений для управления документами. Отвечая потребностям крупных и небольших организаций любых отраслей, система позволяет органам государственной власти создавать комплексные информационные системы.

Преимущества системы БОСС-Референт

  • 1) Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
  • 2) Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
  • 3) Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
  • 4) Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
  • 5) Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
  • 6) Простота освоения пользователями.
  • 7) Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.
  • 8) Удобный интерфейс.

Основные функции СЭД «Босс-референт»:

  • 1) Документационное обеспечение принятия решений:
  • 2) Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
  • 3) Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
  • 4) Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
  • 5) Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
  • 6) Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
  • 7) Работа с версиями и редакциями документов.
  • 8) Обработка входящих и исходящих документов:
  • 9) Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
  • 10) Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
  • 11) Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

  • 12) Контроль исполнительской дисциплины
  • 13) Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям и мн.др.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *