Сколько экземпляров ТТН нужно выписывать?

Безошибочное оформление сопроводительной документации при транспортировке грузов важно для любой организации. Если знать правила заполнения ТТН и уметь их использовать, можно устранить многие проблемы при грузоперевозках и оформлении бухгалтерской отчетности.

Что такое ТТН

ТТН или формой 1-Т называют разновидность учетной документации, целью которой является подтверждение факта отправки поставщиком грузов или материально-технических ценностей получателю.

Ее основные функции:

  • служит сопроводительным документом к грузу
  • является основой при взаимных расчетах за перемещение грузов
  • применяется при бухгалтерском учете
  • используется для обоснования вычетов по НДС

Бланк формы 1-Т принят на основании Постановления № 78 Госкомстата (28. 11. 1997). При желании организация вправе использовать собственный бланк, если это закреплено учетной политикой предприятия и утверждено ее руководителем.

ТТН координирует отношения поставщиков с покупателями и компаниями-перевозчиками, на ее основании производятся учет и взаиморасчеты за услуги.

Назначение документа

Использованием товарно-транспортных накладных координируется передвижение товаров между поставщиками и получателями. Кроме того, ТТН:

  • фиксирует информацию о товаре и стадиях его транспортировки
  • при проведении проверок на дороге подтверждает факт того, что перевозка происходит на законных основаниях
  • по ее содержанию производятся взаиморасчеты сторон, получатель оприходует, а отправитель списывает товар
  • по ней учитывается деятельность водителей, и рассчитываются зарплаты

Накладная 1-Т предъявляется контролирующим органам для доказательства того, что транспортировка груза правомерна.

Сколько бланков требуется

Накладную № 1-Т требуется оформлять в 4 экземплярах, если груз товарного свойства и подвергается складскому учету:

  • один получает отправитель
  • второй отправляют грузополучателю
  • третий – лицу, оплачивающему перевозку
  • четвертый направляется грузоперевозчику для проведения расчета с водителем

Когда перевозится груз, не имеющий товарного характера и не подлежащий складскому учету, требуется 3 экземпляра накладной. Два получает перевозчик: по одному из них производится расчет с поставщиком, а второй должен прилагаться к путевому листку. Третий предназначен грузоотправителю для учета перевозок.

Кем выписывается ТТН

Доставку товара от продавцов к покупателям осуществляет обычно третье лицо – автомобильный перевозчик. Это наиболее распространенная ситуация, в ней действуют 3 стороны:

  • поставщик, со складов которого осуществляется погрузка товара
  • перевозчик, функция которого – обеспечить доставку товара
  • получатель, который принимает перевозимый груз

Возникает резонный вопрос, кто из этих участников договора и на каком этапе занимается заполнением ТТН. Постановлением Госкомстата РФ № 78 (1997 год) определено, что оформлением бланков 1-Т занимается грузоотправитель.

Он заполняет:

  1. Товарный раздел (важен при учете ТМЦ). Перечисляются контрагенты, указывается, какой груз перевозится, количество. Эти сведения считаются основой при оприходовании материальных ценностей после получения товара.
  2. Транспортный. Важен при учете транспортных услуг. Вписывается, какой транспорт используется, какая организация занимается перевозкой, по какому маршруту она происходит.

Доставка осуществляется поставщиком

Довольно часто перевозку осуществляет сам поставщик. Тогда оформление ТТН производится по следующей схеме:

  • поставщик (он же отправитель) заносит сведения в ТТН
  • вписывает собственные реквизиты и наименования своего транспорта в раздел 2
  • одну накладную он удерживает у себя с целью последующего списания товара
  • 2 экземпляра направляет получателю

Видео о заполнении ТТН:

Одна из полученных накладных остается у грузополучателя для учета доставленных товаров, второй передается компании-перевозчику.

Вывоз организовывает заказчик

Иногда заказчик организует перевозку собственным транспортом, то есть самовывозом (франко-склад). В этой ситуации накладная не составляется. В этом нет необходимости, груз сразу вручается получателю и ответственность за его сохранность несет только он. Это регламентируется ст. 459 ГК РФ.

Накладная служит подтверждением того, что подписан договор по перевозке. В данной ситуации договора нет, значит и ТТН не понадобится (ст. 785 ГК РФ).

Заказчик может нанять автомобиль для перемещения груза. ТТН не составляется, здесь заказчик выступает одновременно в роли поставщика и получателя, сам отгружает товар со склада.

Привлекаются услуги транспортной компании

При привлечении специализированных компаний по перевозке правила заполнения ТТН аналогичны условиям оформления при доставке покупателем.

Но потребуется оформить 4 экземпляра:

  1. Первый для грузоотправителя (для доказательства факта отгрузки товара).
  2. Второй предназначается получателю для принятия товара к учету.
  3. Третий экземпляр перевозчик отдает стороне, оплачивающей перевозку (подтверждается факт перевозки).
  4. Четвертый требуется приложить к путевому листку и использовать для исчисления зарплаты водителю автомобиля.

Правила заполнения ТТН

Вместо бланка № 1-Т предприятия вправе использовать и формы, разработанные на своих предприятиях. Собственный бланк ТТН разрешается, когда перевозка происходит без составления договора, на автомобиле продавца, а все издержки включаются в окончательную цену товара.

Когда транспортировка производится грузоперевозчиком по оформленному договору, то требуется типовая накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Для каждой партии и по конкретному грузополучателю оформляется отдельная накладная 1-Т.

Обязательные реквизиты

Исходя из специфики товара и условий его транспортировки, в ТТН фиксируется разная информация.

Но требуется обязательно заполнить некоторые пункты, без которых ТТН, как любой документ первичного учета, не будет считаться действительным. Вначале документу присваивается номер, затем вписываются:

  • название документа
  • дата оформления
  • наименование отправителя
  • основание составления накладной (например: товар передается для перевозки и принятия его получателем)
  • общее количество
  • стоимость
  • должности лиц, составляющих данный документ, с подписями и печатями (штампами)

Отсутствие любого из этих пунктов становится основанием считать ТТН недействительной.

Заполнение первого раздела

На лицевой стороне бланка размещен товарный раздел, куда вписываются данные о товаре и контрагентах. Вначале ТТН присваивается номер, ставится дата.

Затем заносятся сведения о:

  • грузоотправителе
  • грузополучателе
  • плательщике

По каждому участнику договора указывается наименование, ОКПО, место, где производится погрузка или разгрузка, телефонные номера.

Заполняется таблица с информацией о том:

  • какие товары отгружены (перечнем)
  • в каком количестве, с приведением единиц измерения
  • в какой упаковке
  • каков общий вес груза
  • какова цена и общая сумма без НДС

Отдельно нужно составить товарную накладную (ТОРГ-12 и счет-фактуру) для исчисления НДС.

Требуется поставить подписи руководителя поставщика, главного бухгалтера, лиц, отвечающих за загрузку. Проставляется печать, указывается дата. При вручении документа водителю он ставит реквизиты доверенности от своего работодателя.

Правила заполнения второго раздела

Информация в этом разделе посвящена описанию транспорта и компании-перевозчика.

Заполнение производится по следующей схеме:

  • указывается дата доставки груза
  • вносятся реквизиты перевозчика
  • вписывается номер машины, ее марка
  • указываются реквизиты заказчика, то есть стороны, оплачивающей услуги перевозчика
  • ФИО водителя, реквизиты его удостоверения
  • фиксируются пункты отгрузки и разгрузки с указанием фактических адресов
  • если предусмотрен прицеп, вносятся сведения об этом

Справа вписывают номер путевого листка. В таблицу заносятся данные о товаре с его точным наименованием, отражаются упаковка, количество, вес.

После таблицы идет пункт «груз сдал» – «принял». Потребуется подпись с полной расшифровкой лица, производящего отгрузку, вписывается его должность. Водитель также ставит подпись.

Правая часть остается свободной: ее заполняют после прибытия груза по назначению, когда получатель принимает его. Приняв груз, он расписывается в том, что товар получен в сохранности, претензий нет, а водитель тоже расписывается в знак того, что передал груз заказчику.

Пункт «Погрузочно-разгрузочные операции». Вписывается, кто занимается погрузочно-загрузочным процессом, как он производится, фиксируется начало и конец работы.

«Прочие сведения» заносятся перевозчиком. Это важно, чтобы исчислить стоимость услуг, рассчитать зарплату водителю.

Видео о необходимости ТТН:

Образцы заполнения ТТН грузоотправителем

После занесения обязательной информации о контрагентах и отгружаемом товаре необходимо заполнить строку «Плательщик». Иногда поставщик сам оплачивает сделку, но встречаются и другие случаи, например, оплата по поручению.

Сведения о грузе необходимо продублировать в товарных накладных или приложить специализированную форму ТОРГ-12. Цифровые данные необходимо вписать прописью.

Заносятся реквизиты доверенности водителя, затем все уполномоченные лица ставят свои подписи в левой части первого раздела. Водитель также расписывается (в правой части).

После доставки груза получатель ставит отметки о состоянии груза, вписывает свои претензии, если они появились. Кладовщик расписывается в получении.

Образец заполнения грузоперевозчиком

Компания-перевозчик заполняет второй раздел, который касается транспорта. После указания подобных сведений о себе, перевозчик переносит в данный раздел из лицевой части документа данные плательщика.

Приводится информация о водителе и автомобиле, пункты погрузки и выгрузки.

Далее в таблице указываются все сведения о грузе, перечисляются сопроводительные документы. Кроме того, нужно зафиксировать способ измерения массы груза, число мест, вес брутто, а также информацию о наличии пломб.

Затем ставятся подписи лиц, которые подписали документ в лицевой части. Водитель расписывается дважды: при отгрузке и после доставки груза.

Обязательны сведения о погрузочно-разгрузочных работах, ответственных лицах и времени погрузки. Нижние строки заполняет бухгалтер перевозчика.

Использование бланка на практике

Без заполненной ТТН отправить груз от одного участника к другому невозможно. Образец данного бланка имеется в любой компании, занимающейся продажей или перевозкой товаров. Самым распространенным вариантом стала форма 1-Т для стандартных перевозок.

На практике используются и иные виды ТТН:

  • СП-31 для учета перемещения зерна
  • СП-32 для учета доставки скота
  • СП-33 для перевозки молочной продукции

При перевозке алкогольной продукции прилагается специальная справка.

ТТН служит доказательством того, что груз доставлен по адресу. Используется на территории РФ, стран СНГ и ЕАЭС.

Можно ли дополнять реквизиты ТТН

Организациям разрешается разрабатывать собственные бланки накладной. Главным условием является требование отразить все необходимые по закону пункты. То есть добавлять дополнительные графы или столбики допускается, но убирать уже существующие в утвержденном бланке нельзя.

Если ТТН без печати

Если отсутствие подписей делает любой бланк формы ТТН недействительным, то с печатью такой ситуации не возникает. Согласно п. 9 Правил, установленных Правительством РФ (Пост. № 272 от 15. 04. 2011), проставление печатей на бланках 1-Т производится по желанию сторон, закон не обязывает их использовать печати или штампы. Всем участникам договора достаточно поставить свои подписи.

ТТН считается значимым первичным документом учета для каждого участника договора транспортировки груза. Она важна для решения многих проблем, возникающих при перевозках и учете материальных ресурсов от одного участника договора к другому.

Напишите свой вопрос в форму нижеИтоги аудиторских проверок свидетельствуют о недостаточном внимании организаций к оформлению товарно-сопроводительных документов, в частности товарно-транспортных накладных. Между тем такие нарушения ведут к риску возникновения споров как с налоговыми органами, так и с органами внутренних дел, и могут значительно осложнить судебное разбирательство в случае недобросовестности партнеров по бизнесу. Пригодится в работе…

Товарно-транспортная накладная необходима, когда для перевозки товара стороны нанимают автотранспортную организацию. Продавец на основании ТТН списывает товар с баланса в момент установленного договором поставки (купли-продажи) перехода права собственности. Грузоотправитель производит списание товара со своего склада, получатель груза приходует товарно-материальные ценности. Транспортная организация производит расчет стоимости своих услуг. Для водителя грузоперевозчика товарно-транспортная накладная – основание для перевозки груза, необходимое для предъявления сотрудникам органов внутренних дел.

📌 Реклама Отключить

Часто на практике с автотранспортной организацией подписывается акт (отчет грузоперевозчика) об оказании услуг по доставке товара либо составляется любой отчет в произвольной форме (например, с указанием работы транспортного средства в течение дня в часах). Но наличие подобных документов при отсутствии товарно-транспортных накладных не может считаться достаточным основанием для включения расходов на транспортировку товара в состав расходов для целей налогообложения. Это подтверждает инструкция «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом»: при перевозке груза товарно-транспортная накладная – единственный документ, на основании которого продавец может списать товарно-материальные ценности, а покупатель – их оприходовать. Аналогичные требования содержатся в Уставе автомобильного транспорта РСФСР. Также товарно-транспортная накладная позволяет идентифицировать перевезенный товар и подтвердить экономическую целесообразность произведенных расходов.

📌 Реклама Отключить

В соответствии с Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А в соответствии с постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 именно товарно-транспортная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей при их перевозке автотранспортом.

Таким образом, у налоговых органов более чем достаточно оснований для аргументирования в суде своих претензий к отсутствию товарно-транспортных накладных.

…и в суде

Качественно составленная товарно-транспортная накладная, с максимально заполненными реквизитами, отражающая отгрузку товара, перевозку и передачу грузополучателю, заверенная печатями всех участвующих в экономических взаимоотношениях субъектов, является весомым аргументом в суде в случае возможных разбирательств, связанных с коммерческой деятельностью, таких, например, как несвоевременная поставка или даже доказательство самого факта поставки товара.

📌 Реклама Отключить

Единственный случай, когда суды при отсутствии товарно-транспортной накладной становятся на сторону налогоплательщика, это ситуация самовывоза покупателем товара со склада поставщика с оформлением только товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78.

Следует указать и на возможные сложности, которые могут возникнуть в предъявлении к вычету НДС по поставленным без товарно-транспортной накладной товарам, поскольку нарушение установленного порядка приема товаров может трактоваться налоговыми органами как отсутствие основания для их оприходования, а соответственно и отсутствие основания для вычета НДС.

Составляем правильно

Бланк товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) утвержден постановлением Госком- стата от 28 ноября 1997 г. № 78. ТТН выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах, хотя по согласованию сторон документ может составляться перевозчиком.

📌 Реклама Отключить

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и подтверждает списание товарно-материальных ценностей, второй – сдается водителем грузополучателю и служит для оприходования товарно-материальных ценностей, третий и четвертый остаются у владельца автотранспорта. Один из них остается у организации-перевозчика для расчета и подтверждения стоимости автотранспортных услуг, четвертый возвращается продавцу для подтверждения доставки товара грузополучателю, являясь экономическим основанием подтверждения расходов по доставке товара.

Товарно-транспортная накладная составляется для каждого покупателя на каждую поездку автомобиля. При перевозке нескольких грузов на одном автомобиле разным покупателям необходимо выписывать товарно-транспортные накладные в таком количестве, чтобы каждому покупателю был передан груз с экземпляром накладной. В случае, когда на автомобиле в течение смены перевозятся однородные грузы в адрес одного покупателя на одно и то же расстояние, можно оформить одну товарно-транспортную накладную на всю работу смены.

📌 Реклама Отключить

Форма ТОРГ-12 может прикладываться к товарно-транспортной накладной в качестве приложения, когда непосредственно в товарно-транспортной накладной невозможно перечислить все наименования и характеристики перевозимых грузов. В этом случае в ТТН следует отметить, что без формы ТОРГ-12 она недействительна. Также в товарно-транспортной накладной следует указать номер, дату выписки ТОРГ-12 , а кроме того, даты и номера других прилагаемых документов (железнодорожных накладных, лицензий, сертификатов). Следует отметить, что кроме общей формы существуют еще специализированные формы товарно-транспортных накладных, например при международных перевозках (форма № 1-ТМ), при перевозках зерна, спирта, нефти и т. д.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов – товарного и транспортного. Товарный раздел предназначен для отправителя и получателя груза. Транспортный же раздел – для автотранспортного предприятия.

📌 Реклама Отключить

Как отмечалось выше, выписывает ее, причем сразу в четырех экземплярах, представитель грузоотправителя, за которым закреплена такая обязанность, например бухгалтер или кладовщик. Затем документы передаются на подпись руководителю и главному бухгалтеру или иному лицу, которому это поручено (по приказу руководителя). В этом случае обязательна расшифровка подписи ответственного лица.

Далее заполняют остальные графы товарного раздела. При этом представитель грузоотправителя следит за отгрузкой товара и удостоверяет ее в накладных своей подписью и печатью фирмы.

Водитель автотранспортного предприятия также расписывается во всех товарно-транспортных накладных, подтверждая то, что принял ценности, и забирает три из четырех экземпляров. В этот момент товар считается отгруженным, и бухгалтерия грузоотправителя может списать его со склада.

📌 Реклама Отключить

Доставив груз по назначению, водитель отдает товаросопроводительные документы представителю покупателя, который ставит на всех трех экземплярах накладной свою подпись и печать предприятия.

После разгрузки один экземпляр передается в бухгалтерию грузополучателя. Там отражают в учете поступление товара.

Далее водитель возвращает в свою организацию оставшиеся два экземпляра товарно-транспортных накладных. В одном из них бухгалтер автотранспортного предприятия расписывает, какой объем работ выполнил водитель, и начисляет ему зарплату. Другой экземпляр служит основанием для счета, который транспортная компания выставит заказчику перевозки и который подтверждает факт выполнения обязательств по доставке.

Подводя итог и учитывая, что зачастую в хозяйственных отношениях с привлечением к грузоперевозке сторонних организаций может участвовать значительное число юридических лиц, например продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и покупатель, рекомендуем для минимизации возможных рисков возникновения споров как с налоговыми органами, так и с контрагентами, порядок передачи товаров с описанием его документального оформления отражать в договоре поставки. А в случае необходимости вводить дополнительные реквизиты в форму товарно-транспортной накладной, не забывая утверждать такие изменения в приложении к учетной политике организации.

📌 Реклама Отключить

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

Автор — старший аудитор ООО «Нева-Аудит»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *