Служебный автомобиль для директора

Ответ:

Директор не обязан проходить медицинские осмотры. Расходы на приобретение ГСМ для служебного автомобиля учитываются как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для подтверждения расходов компании нужно оформить путевой лист, в котором следует проставить отметку о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. К авансовому отчету в данном случае сотруднику нужно приложить квитанцию электронного терминала.

Объясним подробнее.

Согласно ч. 1 ст. 213 Трудового кодекса РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные и периодические медицинские осмотры.

В части 3 ст. 213 ТК РФ сказано, что для отдельных категорий работников ТК РФ федеральными законами и иными нормативными правовыми актами могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале, в течение или в конце рабочего дня.

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлено, что все юридические лица обязаны организовать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 7 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона № 196-ФЗ).

Постановлением Правительства РФ от 19.01.2008 № 16 утвержден перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, содержащий профессию «водитель автомобиля».

В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым профессиям рабочих, утвержденными Постановлением Минтруда РФ от 10.11.1992 № 31, профессия «водитель автомобиля» в том числе предполагает выполнение работником следующих трудовых функций: управление легковыми автомобилями, управление грузовыми автомобилями, заправка автомобилей топливом, смазочными материалами и охлаждающей жидкостью, проверка технического состояния и прием автомобиля перед выездом на линию, сдача его и постановка на отведенное место по возвращении в автохозяйство.

Таким образом, по нашему мнению, проходить медицинские осмотры должны работники, которые работают в должности водителя (абз. 3 п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Данная позиция находит подтверждение в судебной практике (например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015).

Следовательно, проходить предрейсовые/послерейсовые медосмотры директор не обязан.

Расходы на приобретение ГСМ для служебного автомобиля учитываются как расходы на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии соответствия этих расходов критериям, указанным в ст. 252 НК РФ.

Для документального подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, необходимы путевые листы (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

Оформление путевых листов является обязательным. Исключение — ситуация, когда автотранспортное средство оснащено электронной системой контроля пробега. Если же электронная система контроля в ТС предусматривает только систему контроля расхода топлива, путевой лист также будет необходим.

В путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 Порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закрепляется должностная обязанность по выпуску транспортных средств на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.

В приказе не уточняется, распространяется новое требование на все компании или только на транспортные. Вместе с тем следует учитывать, что за отсутствие предрейсовых осмотров транспортных средств организация может быть оштрафована на 30 тыс. рублей и ей грозит отказ в выплате страхового возмещения, если автомобиль попадет в ДТП (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Таким образом, полагаем, что отметка о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства обязательна в путевом листе всех организаций, в том числе не являющихся транспортными.

Также отметим, что, когда работник будет отчитываться о расходовании денег по корпоративной карте, к авансовому отчету помимо обычных. подтверждающих расходы документов (товарных накладных, чеков и т.д.), он должен приложить (п. 3.1 «Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утв. Банком России 24.12.2004 № 266-П):

  • если снимал с корпоративной карты наличные деньги — квитанции банкоматов;
  • если расплачивался картой через электронные терминалы — квитанции электронных терминалов (слипы).

Расходование подотчетным лицом денег с корпоративной карты вы также можете подтвердить банковской выпиской.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

В целях совершенствования правового регулирования вопросов использования служебных и специальных легковых автомобилей Совет Министров Республики Беларусь постановляет:

1. Установить, что:

1.1. для целей настоящего постановления применяются следующие термины и их определения:

легковой автомобиль — пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более девяти, включая место водителя;

служебный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для исполнения работниками служебных обязанностей;

специальный легковой автомобиль — легковой автомобиль, укомплектованный специальным технологическим оборудованием, имеющий специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, а также легковые автомобили оперативного назначения;

норматив обеспеченности специальными легковыми автомобилями — расчетная величина, в соответствии с которой устанавливается возможное количество специальных легковых автомобилей для организации;

табель положенности специальных легковых автомобилей — перечень организаций, имеющих в своем распоряжении специальные легковые автомобили, с указанием их наименования, количества и лимита пробега;

лимит количества служебных легковых автомобилей — установленное предельное количество служебных легковых автомобилей;

1.2. республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, облисполкомами и Минским горисполкомом по согласованию с Министерством финансов утверждаются нормативы обеспеченности специальными легковыми автомобилями для находящихся в их подчинении (входящих в их состав) бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии из республиканского и местных бюджетов, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций;

1.3. лимиты количества служебных легковых автомобилей и табели положенности специальных легковых автомобилей по согласованию с Министерством финансов утверждаются:

1.3.1. республиканскими органами государственного управления для:

своих территориальных органов;

находящихся в их подчинении бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии из республиканского бюджета, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций;

1.3.2. иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, для входящих в их состав бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии из республиканского бюджета, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций;

1.4. республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, осуществляется контроль за целевым использованием служебных и специальных легковых автомобилей соответствующими территориальными органами, бюджетными организациями и иными организациями, получающими субсидии из республиканского бюджета, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций;

1.5. положения настоящего постановления не распространяются на государственные органы системы обеспечения национальной безопасности и организации, находящиеся в их подчинении, а также на дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь.

2. Рекомендовать облисполкомам и Минскому горисполкому установить:

лимит количества служебных легковых автомобилей для городских (городов областного подчинения), районных исполнительных комитетов, городских (городов районного подчинения), поселковых и сельских исполнительных комитетов, местных администраций районов в городах, Советов депутатов (за исключением областных и Минского городского Советов депутатов);

табель положенности специальных легковых автомобилей для находящихся в подчинении местных исполнительных и распорядительных органов бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии из местных бюджетов, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций.

3. Определить лимит пробега служебных и специальных легковых автомобилей не более 2 тыс. километров в месяц на один автомобиль для органов и организаций, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1.3.1 и подпункте 1.3.2 пункта 1, абзацах втором и третьем пункта 2 настоящего постановления, за исключением специальных легковых автомобилей следующих наименований: «Скорая медицинская помощь», «Инкассация», «Учебная», «Газотехническая», «Испытательная», «Государственная служба медицинских судебных экспертиз», «Государственная инспекция охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь», «Медицинская помощь».

4. Признать утратившими силу постановления Совета Министров Республики Беларусь и их отдельные структурные элементы согласно приложению.

5. Министерству финансов давать разъяснения по применению настоящего постановления.

6. Республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям, подчиненным Правительству Республики Беларусь, облисполкомам и Минскому горисполкому в двухмесячный срок привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

7. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Премьер-министр Республики Беларусь М. МЯСНИКОВИЧ

Источник: Актуальная бухгалтерия

Экспертиза статьи: Сергей Родюшкин, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Один из авторов журнала «Актуальная бухгалтерия» порекомендовал как фирме можно подстраховаться от претензий проверяющих.

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.
Исходя из разъяснений налоговиков (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т. е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование.

📌 Реклама Отключить

Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы (п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 № 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 ) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

📌 Реклама Отключить

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.

Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании (пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу № А56-4991/2009).

📌 Реклама Отключить

Из документа:

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 ноября 2009 г. № А56-4991/2009

<…> Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы, и в совокупности с иными первичными документами, оформленными Обществом в соответствии с требованиями Закона № 129-ФЗ, подтверждают их экономическую оправданность. <…>

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

📌 Реклама Отключить

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства.

Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа (пост. ФАС МО от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10 ).

📌 Реклама Отключить

Из документа:
Постановление ФАС Московского округа от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10

<…> суды исходили из того, что налоговым органом не представлено доказательств, что данные расходы являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Кроме того, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 <…> носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. <…>

Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

📌 Реклама Отключить

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т. ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

📌 Реклама Отключить

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

Из документа:
Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20

<…> В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. <…>

📌 Реклама Отключить

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.

Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы (ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным (п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ).

📌 Реклама Отключить

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях (письмо Минфина России от 03.09.2010 № 03-03-06/2/57).

📌 Реклама Отключить

Из документа:

Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57
<…> при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик учитывает Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. <…>

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 14.01.2009 № 03-03-06/1/6).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *