Смартвей командировки

Бронируйте деловые поездки онлайн.Быстро. Без звонков. По лучшим ценам.

Часто оформляете командировки?
Тогда вы наверняка хотите тратить меньше времени на поиск и бронирование билетов
и отелей.
Самостоятельно выбирать нужный вариант и покупать его в пару кликов без телефонных звонков и переписок с сотрудниками тревел-агентств
В современном мире бронирование должно происходить онлайн, без звонков и переписки. Для этого есть Smartway.
Поиск и бронирование в два клика
Смартвей помогает бронировать билеты и отели для командировок быстро, без звонков и посредников.
Прямо в браузере, как привычный поиск в интернете
-Находит билеты на самолёты и поезда
-Экономит ваше время и деньги компании
-Сравнивает и находит лучшие цены
-Оформляет документы для бухгалтерии
-Работает 24/7 прямов вашем браузере
Онлайн не только на словах
Смартвей — веб-сервис с удобным интерфейсом.
Вам не потребуется помощь менеджера, чтобы найти
билеты и забронировать отель.
-98% броней без участия оператора
-350 000 отелей и авиакомпаний
-3 минуты занимает поиск и бронирование
-24/7 режим работы техподдержки
Бронирование за 3 минуты

Поиск онлайн
Всё как вы привыкли: выбираете направление и даты, нажимаете «Найти» и получаете все доступные билеты и отели прямо в браузере. Умные фильтры помогут выбрать подходящий вариант.
Резервирование билетов
Можно добавить в корзину несколько билетов на разное время.
Выбранные варианты можно «заморозить», чтобы никто не выкупил их,
пока идёт согласование.
Мгновенная покупка
Бронь не нужно подтверждать по телефону. Найдите билет и отель,выберите сотрудника и нажмите «Оплатить”. Билет или ваучер — ваш.
Закрывающие документы онлайн
История поездок и закрывающие документы хранятся в личном кабинете.Вы можете скачать счета, акты и реестры покупок в любой момент, а оригиналы
мы пришлём почтой.
Экономьте деньги компании
Смартвей помогает экономить не только время, но и деньги. Мы сравниваем цены от большинства поставщиков и даём вам лучшие варианты. Без скрытых комиссий и платежей.
-Без сборов за отмену или изменение билета
-Окончательные цены сразу в момент поиска
-Бронь сотрудниками в пределах лимитов
-Лучшие цены на билеты и отели от ведущих операторов
Несколько пользователей
Добавьте несколько пользователейв систему, чтобы каждый сотрудник мог бронировать командировки самостоятельно.

Регулярные поездки

Сохраните самые частые поездки в Избранное, покупайте билеты и отели ещё быстрее
Круглосуточная поддержка
В Смартвее понятный и интуитивный интерфейс, не требующий обучения, но если потребуется помощь, наша служба поддержки ответит на любые вопросы в чате или по телефону.

Цените свое время

Бронируйте билеты и отели в два клика через удобный веб-интерфейс. Больше не нужно звонить
и ждать, пока оператор подтвердит бронь.

Документы в полном порядке

Скачивайте счета, акты и сверки из личного кабинета. Документы, данные сотрудников, и история поездок хранятся в личном кабинете и доступны 24/7.

Экономьте деньги компании

Получайте лучшие цены от разных поставщиков. Выбирайте самые удобные варианты с лучшими ценами.
Без абонентской платы. Всегда.
Смартвей не требует сложного внедрения и настройки, работает в браузере и подключается бесплатно. Без скрытых комиссий и абонентской платы.
Ваши основные преимущества:

— в своем личном кабинете вы видите варианты онлайн по всем поставщикам услуг (все авиакомпании, отели, апартаменты, хостелы и тд) и можете самостоятельно выбрать оптимальный для вас

— цены, которые вы видите в личном кабинете, окончательны и актуальны

— моментальное подтверждение бронирования

— предоставляем отсрочку платежа и закрывающие документы для бухгалтерии

-мы работаем по безналу и выделяем в отчетных документах НДС

-онлайн поддержка менеджера по сопровождению 24/7

-отсутствие доп сборов и комиссий за возврат билетов,переоформление билетов, уплачиваете только штраф поставщика, если он предусмотрен

— есть возможность удержать бронь без оплаты

-при необходимости отмены поездки моментальный возврат денежных средств в личный кабинет

— предоставляем статистику и аналитику поездок

— есть возможность настроить доступ для сотрудников в соответствии с политикой вашей компании

Jaromir Chalabala /

Сотрудники «Медузы» часто ездят в командировки: редакция работает из Риги, а основные события, которые мы освещаем, происходят в России. Как правило, оформление билетов связано с кучей мелких неудобств и одним главным недостатком: как бы хорошо ни планировались командировки, они все равно стоят дорого. Smartway попросил «Медузу» протестировать их сервис для организации командировок для бизнеса — и вот что из этого вышло.

Спойлер для тех, кто не любит много читать. Вот самые главные преимущества Smartway — как их видит секретарь, занимающийся командировками в «Медузе»:

  • Цены. И правда, во многих случаях получается дешевле
  • Сохранение данных по сотрудникам — их не надо вбивать каждый раз
  • Оплата гостиницы и авиабилетов за раз
  • Все инвойсы и отчеты в одном месте
  • Разнообразные штуки для крупного бизнеса, которые мы протестировать не смогли, но, кажется, они действительно упрощают работу: например, интеграция с «1С: Бухгалтерией».

Стали ли мы тратить на командировки меньше? В целом — да

О потребностях «Медузы»

Итак, «Медуза» часто ездит в командировки — за год их набегает больше двухсот. Какие-то из них совсем простые — в один город туда и обратно, какие-то требуют сложного маршрута и пересадок с самолета на поезд или автобус.

Даже если все планировать заранее и приобретать билеты по выгодным ценам, получается приличная сумма. Но в новостной редакции все не запланируешь: обычно всякие события (особенно неприятные) случаются не по расписанию. Тогда часто нет времени сравнивать варианты на разных площадках, надо быстро найти нужный билет и отель, а еще быть уверенным, что цена не завышена.

Как в этом может помочь Smartway

Внутри Smartway похож на агрегатор: вы вводите город отправления, пункт назначения, дату — и получаете список возможных вариантов. Можно задать дополнительные параметры, например конкретную авиакомпанию или «только прямые рейсы» (у нас в «Медузе», например, есть сотрудники, которые летают из Риги в Москву и обратно только одной авиакомпанией и старательно избегают других). Найденный вариант не обязательно выкупать сразу, его можно «заморозить». Это значит, что цена на билет не изменится и есть время обсудить покупку внутри компании. Можно «заморозить» несколько вариантов — и потом выбрать один нужный, а остальные не покупать. Мы сталкивались с ситуациями, когда за время согласования цена менялась несколько раз — так что эта возможность помогает сэкономить.

Что касается цен

У Smartway есть прямые интеграции с «Победой» и S7. Цены на авиабилеты такие же как и на официальных сайтах. Мы проверили на нескольких рейсах из Москвы, все сошлось.

Многие не знают, но помимо персональных программ лояльности у авиакомпаний есть и корпоративные. Они работают по такому же принципу, но баллы начисляются на счет компании. Обычно подключить такую программу и копить баллы достаточно сложно, поэтому Smartway заключила прямые договоры с перевозчиками, чтобы все происходило автоматически, с минимальными усилиями со стороны клиентов. Это может приносить компании 1,5–3 процента от стоимости билета.

Чтобы проверить цены на гостиницы, мы сравнивали размещение в тех же Владивостоке и Екатеринбурге с помощью Smartway и одного известного агрегатора. Мы выбрали пять гостиниц (в том числе в которых останавливались сами) и узнали цены на две ночи пребывания в конце марта. Закономерности обнаружить не удалось — в каких-то случаях дешевле получается через Smartway, в каких-то — через агрегатор. В любом случае разница за две ночи не превышала двух-трех сотен рублей.

Eric Karim-Cornelis / Unsplash

Еще хочется, чтобы билет и номер в отеле можно было купить, не теряя лишнее время

«Медуза» — новостное издание, а это значит, что иногда — не важно, ночь это, выходной день или праздники, — нужно сорваться с места и отправиться куда-нибудь очень далеко. Часто это бывают такие места, куда есть всего один-два рейса в день. Если ты не успел, то придется сидеть «на берегу» — а конкуренты доберутся до места раньше.

Даже если поездка не самая срочная, все равно тратить много времени на оформление билетов не хочется: любая лишняя работа сотрудника — это лишние расходы для компании. Это же в полной мере относится и к журналистам, которым надо отчитываться о командировках, и к сотрудникам бэк-офиса, которым надо эти командировки проводить в системе.

Как в этом может помочь Smartway

На этапе выбора рейсов и номеров в отелях Smartway экономит время за счет автозаполнения — достаточно выбрать сотрудника из списка, и его данные автоматически подтянутся, даже бонусные карты. Оплата также происходит моментально, а билет и номер в гостинице выписываются автоматически — в ту же минуту, когда сотрудник нажал соответствующую кнопку. Внести изменения в бронь, купить дополнительные билеты и вообще пользоваться всей функциональностью Smartway можно не только с компьютера — мы, например, отсылали брони через приложение для iOS. Это удобно для экстренных или внештатных ситуаций, когда билет надо купить вечером или даже ночью — и к рабочему компьютеру нет доступа.

Наш секретарь, который организовывает командировки, говорит, что плюс такой системы (по сравнению с самостоятельным бронированием) в том, что вы не зависите от проблем с банком или картой, а они случаются — и в самый неподходящий момент.

Протестировать поддержку сервиса (она работает без выходных и 24 часа в сутки) нам, к счастью, не удалось — никаких проблем с оплатой или, скажем, переносом или отменой рейсов не было.

Дополнительное время можно сэкономить на согласовании командировок. Билет менеджеру или журналисту можно отправить прямо из Smartway, в почту переходить не нужно. Вот как такое письмо видит получатель:

А вот что в приложении такого письма:

На сайте можно создать несколько travel-политик, с помощью которых покупку некоторых билетов можно поручить самим сотрудникам — это тоже экономит время секретаря. Travel-политика дает сотрудникам ограниченный доступ к покупке как по стоимости, так и по направлениям либо вообще запрещает покупку и дает возможность только бронировать. Нам пригодилась travel-политика как раз для поездок между Ригой и Москвой. Мы такие перемещения приветствуем, но не хотим за них переплачивать. Вот как выглядит настройка:

Наконец, в избранном можно сохранять «любимые» рейсы, чтобы их заказ проходил буквально в три-четыре клика.

И чтобы не было лишней бумажной работы для сотрудников и бухгалтерии

Тут все просто. Бумажки не любят собирать, хранить и запрашивать ни журналисты, ни секретари — да и вообще никто не любит. Если заказывать авиабилеты в одном месте, гостиницу в другом, то это неудобно и само по себе, и с точки зрения отчетности.

Как говорит все тот же секретарь «Медузы», то, что инвойсы, отчеты и закрывающие документы находятся все в одном месте, это большой плюс. Они хранятся в личном кабинете и всегда доступны — их не надо запрашивать ни в каком дополнительном месте. Для того чтобы подтвердить обоснованность расходов по командировкам, никаких дополнительных документов не нужно — все хранится в Smartway. Статистика по перемещениям тоже под рукой: можно посмотреть, сколько налетал конкретный сотрудник, даже бывший — его документы легко переместить в «архивные» и сверяться при необходимости.

Наконец, в Smartway можно настроить, как будут приходить закрывающие документы: ежедневно, раз в пять или десять дней, один или два раза в месяц. 1-го и 16-го числа каждого месяца отчетность отправляется почтой в бумажном виде.

P. S. А вот что актуально для больших компаний

«Медуза» — не самая крупная организация, ее потребности в поездках по сравнению с огромными корпорациями и холдингами не так уж и велики. Поэтому часть сервисов, которые предлагает Smartway, мы проверить не смогли. Например, аналитику расходов в разных разрезах можно протестировать, только заказав сотни билетов в течение хотя бы нескольких отчетных периодов.

Нам также не потребовалась синхронизация с «1С: Бухгалтерией», возможность которой есть у Smartway, — крупным компаниям это должно помочь сэкономить многие часы работы бухгалтеров.

Наконец, Smartway поддерживает электронный документооборот и возможность подключения нескольких юридических лиц. По запросу Smartway настраивает нестандартную отчетность или включает в документооборот какие-то дополнительные параметры — это может понадобиться компаниям, которые, например, участвуют в системе госзаказа и госзакупок.

Попробовать Smartway.Today можно по .

  • Напишите нам

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *