Соглашение об электронном документообороте ПФР

Страхователь представляет сведения на 25 и более работающих у него застрахованных лиц (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в порядке, который устанавливается Пенсионным фондом Российской Федерации.

Важно! ВНИМАНИЕ! С 1 января 2017 года за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей.

При желании любой страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность можно сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

ПФР рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации! Отчетность в электронном виде – это экономия не только бумаги, но и времени. Меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Уже свыше 80 % страхователей перешли на электронное взаимодействие с ПФР.

Если отчетность представлена в электронном виде с ЭП, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.

При представлении отчетности по ТКС необходимо:

  • сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
  • проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы». При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности – исправить их;
  • проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
  • отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

Подтверждение о представлении отчетности по ТКС

После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям в разделе «Электронные сервисы» размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

Важно! Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП), выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых комуникаций Российской Федерации.

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

  1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

Организация

Технология

Контактная информация

Примечание

АО «ЦентрИнформ»

Система

«Контур-Экстерн»

Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения

ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»

ПП «Комита-Отчет»

Контактный тел.

ООО «Компания «Тензор»

«СБиС++ Электронная отчетность»

Контактный тел.

ООО «АРГОС»

СЭД «Аргос — Налогоплательщик»

Контактный тел.

ООО «Такском»

ПК «Спринтер»

Контактный тел.

ЗАО «Калуга Астрал»

ПК «Астрал Отчет»

Контактный тел.

702-11-93, 309-29-23

ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»

ПК «Сфера»

Контактный тел.

ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»

ПК «Такснет-Референт»

Контактный тел.

8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)

ООО «Русь-Телеком»

«Фельдъегерь»

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

ООО «Электронный экспресс»

«ГАРАНТ Электронный Экспресс»

8-800-333-88-88 (звонок бесплатный)

ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/

Система «Отчетность»

ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст»

«ViPNet ЭДО Отчет»

8-800-250-0-260 (звонок бесплатный)

Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге

ЗАО «ПФ «СКБ Контур»

Система

«Контур-Экстерн»

Контактный тел.

334-04-73, 334-04-74

ЗАО «ТаксНет»

ПП «Такснет-Референт»

8-800-333-80-89 (звонок бесплатный)

Представитель в г.Санкт-Петербурге:

Удостоверяющий центр ЗАО «ЗЭТ»

Контактный тел. 907-38-07

ЗАО «Национальный удостоверяющий центр»

ПК СЗД «СТЭК-ТРАСТ»

Представитель в г. Санкт-Петербурге:

СПб АНОСЭ ТРУ «КронЭкс»

Контактный тел. 655-50-10

ООО «Удостоверяющий центр «АСКОМ»

ПК «Спринтер»

8 (8652) 95–10–95

ООО «Удостоверяющий центр «Белинфоналог»

ПП «Комита-Отчет»

OOO «Линк-Сервис»

ПП «Линк-сервис: Интернет отчетность»

8-800-775-01-74 (звонок бесплатный)

АО «НТЦ СТЭК»

ПП АО «НТЦ СТЭК»

Тел. 8(351) 729-95-50

8(351) 729-95-52

Для подключения к системе электронного документооборота ПФР в Управления ПФР необходимо предоставить:

Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР;

Уведомление о предоставлении полномочий представителю (при необходимости).

В целях организации и проведения заблаговременной работы в отношении лиц, приобретающих право на страховую пенсию в предстоящие периоды (за 9 — 12 месяцев до права), направленной на своевременное и правильное назначение пенсии, а также реализации права застрахованного лица на обращение за назначением страховой пенсии путем предоставления работодателем заявления и документов для назначения пенсии в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, страхователям необходимо заключить с территориальным органом ПФР по месту регистрации Дополнительное соглашение к Соглашению «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
Основной задачей организации взаимодействия территориального органа ПФР со страхователем в электронной форме является представление страхователем территориальному органу ПФР электронных образов подлинников документов о пенсионных правах застрахованных лиц, в том числе документов, подтверждающих стаж на соответствующих видах работ, для своевременного и правильного назначения пенсий, а также заявлений о назначении пенсии на основании положений Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.01.2016 № 14н.
Взаимодействие территориального органа ПФР со страхователем в электронной форме осуществляется в соответствии с «Порядком организации электронного информационного взаимодействия по представлению документов, необходимых для назначения пенсий», являющимся приложением к Соглашению «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», заключенного между страхователем и территориальным органом ПФР.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ ПО ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЙ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Виды электронной отчетности в ПФР

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

Итоги

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

  • СЗВ-М;
  • СЗВ-СТАЖ;
  • ОДВ-1;
  • СЗВ-ИСХ;
  • СЗВ-КОРР;
  • СТВ-ТД.

Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

  • в виде документов в бумажной форме;
  • электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Чем отличается усиленная ЭЦП от обыкновенной, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

  • вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
  • система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
  • иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

  • установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
  • воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
  • назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

  • ИНН;
  • ОГРН;
  • юридический и фактический адреса страхователя;
  • его регномер в ПФР;
  • расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
  • прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

04 апреля 2019 14:10

Согласно поправкам, внесенным в закон о персонифицированном учете, информация о СНИЛСе будет предоставляться человеку в виде электронного или бумажного уведомления, которое заменит собой страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Все ранее выданные страховые свидетельства при этом продолжат действовать, поэтому гражданам не надо обращаться в Пенсионный фонд России за обменом документов.

Принятые изменения, таким образом, сохраняют привычный бумажный формат СНИЛСа и дополняют его новыми электронными возможностями. Ввод уведомлений нового образца будет происходить постепенно, в течение трех месяцев, отведенных законом на реализацию всех поправок.

Уведомления включат в себя все сведения, которые отражены в страховом свидетельстве: фамилию, имя и отчество человека, дату и место его рождения, пол и непосредственно сам СНИЛС. Бумажную версию уведомления можно будет получить в клиентской службе или управлении Пенсионного фонда России, а также в МФЦ. Электронное уведомление будет всегда доступно в личном кабинете.

Страховое свидетельство, согласно утвержденному порядку, больше не подлежит восстановлению и обмену. Вместо него застрахованные лица будут получать уведомления нового образца.

За прошлый год Пенсионный фонд России зарегистрировал в системе обязательного пенсионного страхования 1,5 млн человек. Общее количество застрахованных на начало 2019 года составило 155 млн.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *