Согласование договора

Согласование проекта договора.

В предыдущей статье мы остановились на вопросе подготовки проекта договора. В данной статье переходим к порядку согласования проекта всеми заинтересованными должностными лицами предприятия.

Для чего необходимо согласование? В связи с чем возникает такая необходимость?

В крупных организациях, где на предприятии десятки подразделений, когда, к примеру, от поставок каких-либо комплектующих элементов зависит сам процесс производства, в данном случае необходимо согласование.

Итак, порядок согласования проекта договора.

Проект договора до его подписания Генеральным директором или должностным лицом, исполняющим его обязанности, должен быть согласован за подписью руководителей подразделений предприятия в соответствии с их компетенцией, в следующей последовательности:

— подпись должностного лица (руководителя) подразделения-исполнителя осуществлявшего подготовку проекта договора;

— подпись финансового директора общества или лица исполняющего его должностные обязанности;

— подпись главного инженера предприятия, в случае если заключение договора каким-либо образом связано с работой служб подчиненных главному инженеру;

— подпись директора по качеству или лица исполняющего его функции, если заключение договора или его исполнение связано с качеством товарно-материальных ценностей;

— подпись главного бухгалтера предприятия;

— подпись руководителя отдела по снабжению и логистике, в случае если заключение договора связано с последующей поставкой материалов и комплектующих изделий;

— подпись сотрудника юридического отдела.

Теперь, следующее. Способы согласования проекта договора.

а) Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, и получает от них соответствующее заключение в письменном виде (в данном случае подписи соответствующих лиц на листе согласования не требуется, а к проекту договора подшивается письменное мнение соответствующего лица, уполномоченного на согласование проекта договора).

б) Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения (согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи (визирования) соответствующего лица в листе согласования.

в) Способ согласования проекта договора выбирается подразделением-исполнителем самостоятельно в зависимости от планируемых сроков заключения договора.

К проекту договора прикладываются документы (копии документов), которые передаются после согласования проекта договора в юридический отдел предприятия. Перед согласованием любое должностное лицо, участник согласования проекта договора, вправе знакомиться и изучать приложения к договору.

Замечания и предложения по проекту договора излагаются в письменной форме за подписью руководителя, согласующего подразделения, или его заместителя и передаются в подразделение-исполнителю, которое учитывает в проекте договора поступившие замечания и предложения.

Важно. Все письменные замечания и предложения к проекту договора также, являются частью договора, и, соответственно, к нему прилагаются.

Сроки согласования с представлением письменных замечаний проекта договора устанавливает подразделение-исполнитель.

В случае необходимости увеличения срока или его уменьшения, согласующее подразделение направляет исполнителю мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого проект договора будет согласован или будут представлены мотивированные замечания (предложения).

И, наконец, разрешение возникших разногласий.

При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям подразделение-исполнитель разрешает их в рабочем порядке с привлечением сотрудников юридического отдела предприятия и других должностных лиц.

При наличии существенных замечаний по проекту договора, поступивших от руководителей предприятия, участвующих в согласовании, юридический отдел направляет инициатору договора служебную записку с перечнем замечаний, детальным обоснованием отказа от визирования и вносит свои предложения по дальнейшей отработке договора.

Типовые договоры (договоры которые оформляются на предприятии постоянно, либо договоры утвержденные на предприятии), заключение которых носит постоянный характер, по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только в юридический отдел, главному бухгалтеру и должностному лицу, когда договор связан с работой того или иного подразделения предприятия.

Согласованный структурными подразделениями проект договора до его подписания генеральным директором должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.

Проекты договора, поступившие на подписание в организацию от контрагента, проходят порядок согласования аналогичный порядку, установленному для согласования проекта договора на предприятии.

В заключение. При соблюдении указанной цепочки согласования проектов договоров, ответственность над его исполнением возрастает.

Вернуться назад

Стадии заключения гражданско-правового договора

Заключение гражданско-правового договора согласно ст.432 ГК непосредственно зависит от достижения соглашения между сторонами по всем его существенным условиям.

Порядок заключения договора состоит в том, что одна из сторон направляет другой свое предложение о заключении договора (оферту), а другая сторона, получив оферту, принимает предложение заключить договор (п. 2 ст. 432 ГК).

Соответственно выделяются следующие стадии заключения договора:

1) преддоговорные контакты сторон (переговоры);

2) оферта;

3) рассмотрение оферты;

4) акцепт оферты.

При этом две стадии: оферта и акцепт оферты — являются обязательными для всех случаев заключения договора. Стадия преддоговорных контактов сторон (переговоров) носит факультативный характер и используется по усмотрению сторон, вступающих в договорные отношения. Что касается стадии рассмотрения оферты ее адресатом, то она имеет правовое значение только в тех случаях, когда законодательство применительно к отдельным видам договоров устанавливает срок и порядок рассмотрения оферты (проекта договора). Например, порядок и срок рассмотрения оферты предусмотрен законодательством в отношении тех договоров, заключение которых является обязательным для одной из сторон (ст. 445 ГК).

Под офертой понимается предложение заключить договор (ст. 435 ГК).

Такое предложение должно отвечать следующим обязательным требованиям:

— во-первых, быть адресованным конкретному лицу (лицам);

— во-вторых, быть достаточно определенным;

— в-третьих, выражать намерение сделавшего его лица заключить договор с адресатом, которым будет принято предложение;

— в-четвертых, содержать указание на существенные условия, на которых предлагается заключить договор.

Направление оферты связывает лицо, ее пославшее. Связанность фактом направления оферты означает, что лицо, сделавшее предложение заключить договор, в случае безоговорочного акцепта этого предложения его адресатом автоматически становится стороной в договорном обязательстве. Такое особое состояние связанности своим собственным предложением наступает для лица, направившего оферту, с момента ее получения адресатом. С этого момента указанное лицо должно соизмерять свои действия с возможными юридическими последствиями, которые могут быть вызваны акцептом оферты.

Оферта может считаться неполученной лишь в том случае, если ее опередит или будет получено одновременно с ней извещение об ее отзыве.

Оферте (направленной и полученной адресатом) присуще еще одно важное свойство — безотзывность. Принцип безотзывности оферты, т.е. невозможности для лица отзывать свое предложение о заключении договора в период с момента получения его адресатом и до истечения установленного срока для ее акцепта, сформулирован в виде презумпции (ст. 436 ГК). Право лица, направившего оферту, отозвать ее (отказаться от предложения) может быть предусмотрено самой офертой. Возможность отказа от сделанного предложения может также вытекать из существа самого предложения или из обстановки, в которой оно было сделано.

Публичной офертой признается такое предложение неопределенному кругу лиц, которое включает все существенные условия будущего договора, а главное — в котором явно выражена воля лица, делающего предложение, заключить договор с каждым, кто к нему обратится.

В оферте выражена воля лишь одной стороны, а договор, как известно, заключается по волеизъявлению обеих сторон. Поэтому решающее значение в оформлении договорных отношений имеет ответ лица, получившего оферту, о согласии заключить договор.

Акцепт, т.е. ответ лица, которому была направлена оферта, о принятии ее условий, должен быть полным и безоговорочным (ст. 438 ГК).

Акцепт может быть выражен не только в форме письменного ответа (включая сообщение по факсу, с помощью телеграфа и других средств связи). В случае, если предложение заключить договор было выражено в форме публичной оферты, к примеру путем помещения товара на прилавке или в витрине магазина либо в торговый автомат, акцептом могут быть фактические действия покупателя по оплате товара. В определенных ситуациях акцептом могут быть признаны и другие действия контрагента по договору (заполнение карты гостя и получение квитанции в гостинице, приобретение билета в трамвае и т.п.).

В качестве акцепта в соответствующих случаях признается и совершение действий по выполнению условий договора, указанных в оферте (конклюдентные действия). Для этого требуется, чтобы такие действия были совершены в срок, установленный для акцепта. Данное правило носит диспозитивный характер, но имеет важное значение для правового регулирования имущественного оборота.

Ранее действовавшим законодательством акцепт путем совершения действий по выполнению предусмотренных офертой условий договора не допускался (см. ст. 58 Основ гражданского законодательства 1991 г.). Это нередко ставило в тяжелое положение добросовестных участников имущественного оборота.

Получение акцепта лицом, направившим оферту, является свидетельством того, что договор заключен. В связи с этим отзыв акцепта после его получения адресатом является, по сути, односторонним отказом от исполнения договорных обязательств, что по общему правилу не допускается (ст. 310 ГК). Поэтому отзыв акцепта возможен лишь до того момента, когда договор будет считаться заключенным. В случаях, когда извещение об отзыве акцепта опережает сам акцепт (т.е. акцепт еще не получен лицом, направившим оферту) либо поступает одновременно с ним, акцепт признается неполученным (ст. 439 ГК). Большое значение в практике заключения договоров имеет срок для акцепта, поскольку именно своевременный акцепт может признаваться свидетельством заключения договора. Правила о сроке для акцепта сформулированы в ГК применительно к двум различным ситуациям: когда срок для акцепта указан в самой оферте и когда оферта не содержит срока для ее акцепта.

Если срок для акцепта определен в оферте, обязательным условием, при котором договор будет считаться заключенным, является получение лицом, направившим оферту, извещения о ее акцепте в срок, установленный офертой (ст. 440 ГК). Необходимо обратить внимание на то, что правовое значение придается не дате направления извещения об акцепте, а дате получения этого извещения адресатом. Поэтому лицо, получившее оферту и желающее заключить договор, должно позаботиться о том, чтобы извещение об акцепте было направлено заблаговременно с таким расчетом, чтобы оно поступило адресату в пределах срока, указанного в оферте.

Для того чтобы договор был признан заключенным, необходим полный и безоговорочный акцепт, т.е. согласие лица, получившего оферту, на заключение договора на предложенных в оферте условиях. Акцепт на иных условиях, т.е. ответ о согласии заключить договор, но на условиях (всех или части), отличающихся от тех, которые содержались в оферте, не является ни полным, ни безоговорочным, а поэтому не может быть признан надлежащим акцептом, получение которого оферентом свидетельствует о заключении договора (ст. 443 ГК).

Для предпринимательских отношений наиболее типична ситуация, когда сторона, получившая проект договора (оферту), составляет протокол разногласий по одному или нескольким условиям договора и возвращает подписанный экземпляр договора вместе с протоколом разногласий. В этом случае договор не считается заключенным до урегулирования сторонами разногласий. В то же время ответ о согласии заключить договор на иных условиях рассматривается в качестве новой оферты. Это означает, что лицо, направившее такой ответ, признается им связанным на весь период, пока в соответствии с законом или иными правовыми актами должна осуществляться процедура урегулирования разногласий.

Определенные обязанности в связи с получением акцепта на иных условиях иногда могут возлагаться и на лицо, направлявшее оферту. Согласно ст. 507 ГК в случае, когда при заключении договора поставки между сторонами возникли разногласия по отдельным условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая от другой стороны предложение о согласовании этих условий, должна в течение 30 дней со дня получения этого предложения (если иной срок не установлен законом или не согласован сторонами) принять меры по согласованию соответствующих условий договора либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения. Невыполнение этой обязанности влечет возмещение убытков, причиненных уклонением от согласования разногласий, возникших при заключении договора.

Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

  1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

    Начальник финансового отдела

    подпись А. Г. Резникова

  2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор ООО «Свобода»

    подпись C. А. Красавин

    31 декабря 2013 г.

    или

    СОГЛАСОВАНО

    приказом ОАО «Радость»

    от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *