Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ

Если организация отправляет в трудинспекцию декларацию по СОУТ и другие данные, то к пакету документов прилагают сопроводительное письмо. Оно выполняет несколько функций. Расскажем о них в статье, а также о том, как составить такое письмо.

ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к декларации по СОУТ .doc

Коротко о декларации по СОУТ

До конца 2018 года руководство организаций должно было провести спецоценку условий труда на рабочих местах. По итогам нужно было подать в Инспекцию по труду декларацию по СОУТ. Ее действие длится 5 лет с даты утверждения отчета о спецоценке, далее срок продлевается.

Иногда работодателям нужно провести внеплановую спецоценку. Например, если сотрудником трудинспекции выявлены нарушения норм охраны труда в отношении работника или его рабочего места, произошел несчастный случай с сотрудником на этом рабочем месте или у человека обнаружено профзаболевание, которое развилось под воздействием вредных и опасных факторов.

В этих ситуациях проводится внеплановая спецоценка, по ее итогам в случае признания условий труда оптимальными или допустимыми нужно подать в ведомство новую декларацию.

Важно! Данная сфера регулируется ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказом Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.

Для чего пишут сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — необязательный документ, но часто его прикладывают для решения таких задач:

  1. Письмо оповещает трудинспекцию, что им отправлена декларация.
  2. Письмо содержит перечень документов, которые были отправлены с самой декларацией. Если представитель организации передает документы лично, то один экземпляр письма сотрудник ведомства оставляет себе, а на втором ставит отметку о получении документов. Этот экземпляр будет подтверждением получения декларации.

Как написать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ

Такое письмо не имеет унифицированной формы. Его организация должна составить самостоятельно, использовав стандартную структуру сопроводительного письма. В тексте не должно быть ошибок, разговорных слов и выражений.

В шапке письма должны быть следующие данные:

  1. Полное наименование организации, ее адрес, ИНН, КПП, ОГРН, номер телефона. Если письмо оформляется на фирменном бланке, то эти сведения автоматически будут вставлены в шапку письма.
  2. Наименование адресата. Здесь указывают полностью название инспекции по труду в своем городе, пишут ее адрес.
  3. Номер, под которым было зарегистрировано письмо в журнале исходящей документации организации.
  4. Дата составления письма.
  5. Наименование документа — «Сопроводительное письмо».

Далее начинается основная часть. В тексте должны быть такие сведения:

  1. Ссылка на законодательные акты. В данном случае это ФЗ №426 от 28.12.2013 г., ФЗ №136 от 01.05.2016 г. и Приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 г. №80.
  2. Указание на отправку декларации СОУТ.
  3. Реквизиты заключения эксперта, на которое компания опирается в декларации.

После основного текста указывают список прилагаемых документов. Это декларация СОУТ, заключение эксперта, сведения об организации, проводящей СОУТ, копию титульного листа отчета о проведении СОУТ. У каждого документа надо указать количество листов.

В конце ставит подпись руководитель организации или его представитель.

Образец

В Государственную инспекцию
труда в Кировской области
610000, г. Киров, ул. Сурикова, д. 9

Исх. №34 от «24» ноября 2019 года

Сопроводительное письмо

В соответствии с ФЗ от 28.12.2013 г. №426-ФЗ, ФЗ от 01.05.2016 г. №136-ФЗ и Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ №80н от 07.02.2014 г. направляем вам декларацию соответствия условий охраны труда государственным нормативным требованиям охраны труда, подготовленную на основании заключения эксперта компании, проводящей СОУТ, №4567-С от 20 ноября 2019 года.

Приложения:

  1. Декларация СОУТ на 6 л.
  2. Копия заключения эксперта компании №4567-С от 20 ноября 2019 года на 10 л.
  3. Копия титульного листа «Отчета о проведении специальной оценки условий труда» на 1 л.
  4. Сведения о компании, проводящей СОУТ, на 2 л.

Генеральный директор: Рассомахин / А.Р. Рассомахин

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в организации состоит из нескольких важных стадий. Одной из окончательных выступает согласование материалов такой проверки с государственными органами надзора в области труда.

Зачем нужно писать сопровождение

Законодательство об охране труда и в частности о проведении оценки условий труда предусматривает стадию согласования отчета. Эта стадия осуществляется специальной организацией в отношении сотрудников компании и государственной инспекцией по труду (ГИТ), которая выполняет надзор в сфере охраны труда.

Типовое письмо согласование в государственную инспекцию

Такая обязанность возникает во всех случаях и касается всех работодателей, проводящих процедуру оценки. Обязанность подать сопроводительное письмо в трудовую инспекцию по результатам СОУТ обусловлена необходимостью проверки соответствия результатов оценки действующему законодательству об охране труда.

Оценка проводится за счет собственных средств компании и в отношении персонала. В таком случае не исключены нарушения в сфере регулирования охраны труда в части занижения уровня опасности и игнорирования факторов угрозы для здоровья гражданина. Именно поэтому согласование с государственной инспекцией является одной из важнейших стадий, которая также призвана защитить права работника.

На основании данного документа и декларации СОУТ в целом государственная инспекция делает вывод о законности проведения оценки, а также о соответствии выводов, сделанных по поводу каждого рабочего места, условиям труда.

Важно! В случае нарушения сроков или полного непредставления сопроводительного письма к декларации в отношении руководства организации будут применены меры наказания.

Общая процедура СОУТ и в частности этап согласования

Существуют ли требования к сопроводиловке

Федеральным законодательством также установлены специальные требования к такому документу. Приказом министерства труда устанавливаются нормативы составления и пример заполнения документа.

Помимо наличия определенной информации, письмо в обязательном порядке должно направляться в течение 30 дней после завершения проверки и не позже. В случае нарушения установленного срока в отношении должностных лиц инспекцией будут наложены меры административного характера.

Для отправки законодательством предусмотрено несколько способов:

  • Почтовое отправление специальным заказным письмом с описью вложения. Такой способ менее всего популярен, так как доставка происходит в течение длительного времени. Учитывая обратный ответ от государственный инспекция труда, который выдается в течение 30 дней, срок утверждения результатов может затянуться. При этом нередки случаи потери пакетов документации на почте.
  • Отправка материалов в электронной форме. Такой способ пока еще набирает популярность. Он позволяет в кратчайшие сроки доставить на рассмотрение инспекции весь необходимый пакет. Однако для его применения руководству потребуется оформить квалифицированную защищенную электронную подпись, так как без ее наличия документы не будут приняты в государственном органе.
  • Нарочный способ доставки считается самым надежным. Для этого необходимо направить пакет документов в приемное время лично или с помощью курьера в государственную инспекцию труда, находящуюся по месту регистрации компании, где получить отметку о принятии документации.

Важно! Кроме того, сопроводительное письмо в обязательном порядке должно содержать «живые» подписи руководителей и ответственных лиц, а также всю информацию, перечень которой содержится в письме минтруда. В противном случае государственный орган не примет пакет документов и отправит его на доработку без продления сроков повторной подачи.

Заседание государственной инспекции труда по согласованию заключения о соут

Какие документы подаются вместе декларацией по СОУТ в ГИТ

Помимо сопроводительного письма, составленного по правилам делопроизводства и с учетом требований федерального законодательства, в ГИТ подается непосредственно сама декларация о проведении проверки. К пакету документов прилагается также заключение созданной на предприятии комиссии и протокол ее заседания на предмет соответствия проводимой оценки нормам охраны труда. Также в ГИТ подаются сведения о самой организации и специализированной компании, которая проводила оценку условий труда. При этом во многом такая информация дублируется в самой декларации по оценке.

Пакет документов подается в полном составе, исключается возможность его передачи по частям, так как в инспекции данному обращению присваивается свой идентификационный номер.

Непосредственное осуществление оценки на предприятии

Как написать сопроводительное письмо для декларации соответствия условий труда

Составлением такого документа по обыкновению занимается ответственный специалист по охране труда. Это может сделать также руководитель такого подразделения или сам глава организации. Такой акт помимо определенной формы, которая установлена в федеральном законодательстве, должен содержать всю полноту информации об организации. Обязательно должен быть указан предмет направления: проведение оценки труда.

Организация должна соблюдать сроки направления в течение 30 дней с момента окончания оценки и вынесения общего решения специалистами.

Обратите внимание! Для соблюдения срока необходимо своевременно направить такой акт одним из способов и обозначить дату его издания и порядковый внутренний номер организации.

К особенностям составления данного локального акта относится официальный стиль оформления. Не допускаются вольные обращения к главе государственного органа, незаконные требования о сокращении сроков рассмотрения обращения.

Также не допускаются оскорбления в адрес государственных служащих и вольная интерпретация законодательных норм. На бланк документа должна быть нанесена «живая» печать предприятия, а руководитель не должен использовать при подписи факсимиле. В некоторых случаях при наличии наносится и герб (эмблема) компании. Все эти отметки подтверждают подлинность документа.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ: образец

В соответствии с информационными письмами Минтруда установлен образец для написания сопроводительного письма в гос органы для направления декларации.

Полностью согласованная государственными органами типовая декларация

В нем должны быть указаны в обязательном порядке:

  • Наименование организации, ее юридический и фактический адрес нахождения, а также почтовые и электронные контакты для связи.
  • Инициалы ответственного руководителя штатного подразделения или главы организации, который направляет такой документ.
  • Установленная форма обращения и адрес государственной инспекции труда по месту нахождения;
  • Обращение в установленной письмом Минтруда форме, в котором говорится о направлении декларации о проведении и окончании оценки и приводится просьба о рассмотрении результатов в соответствии с законодательством.
  • Приложения с перечислением всех прилагаемых документов и актов о проведении оценки, при этом вся перечисленная документация должна предоставляться не копиями, а в оригиналах.

Обратите внимание! Такой акт должен изготавливаться в обязательном соответствии с ГОСТ по делопроизводству и содержать печать организации.

В итоге сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого описан в этой статье, выступает как обязательная часть мероприятий по охране труда. Несоблюдение сроков и формы его составления повлечет за собой наложение мер ответственности на должностных лиц компании.

Чтобы предприятие имело возможность вести правомерную и стабильную деятельность, условия труда должны быть безопасными для жизни и здоровья персонала. Факт удовлетворительного состояния рабочих мест визируется в специальной декларации СОУТ, которую необходимо предоставлять в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Это обуславливает необходимость наличия в компании образца сопроводительного письма в ГИТ по результатам СОУТ.

Цели составления декларации СОУТ

По факту того, как на предприятии была проведена СОУТ, необходимо составить и подать специализированную декларацию, которая позволит задокументировать ее результаты.

Спецоценка регламентируется ФЗ № 426 от 28.12.2013 г. В данном нормативе приведены основные требования относительно порядка ее осуществления. Кроме того, он постановляет, что каждым нанимателем должна быть оформлена и предоставлена в локальное отделение ГИТ специальная декларация СОУТ. Алгоритм ее составления содержится в Приказе Минтруда РФ № 80-н от 07.02.2014г.

Наличие декларации СОУТ обуславливает грамотное распределение средств фирмы для содержания соответствующих рабочих мест, которые должны отвечать законодательно принятым нормативам. Также оно позволяет утверждать, что компания ведет правомерную и безопасную производственную деятельность.

Декларация позволяет снизить объем налогового бремени при обеспечении персонала, который трудится в пагубных для здоровья (вредных и опасных) условиях.

Впрочем, некоторые категории сотрудников так или иначе вправе претендовать на дополнительные выплаты ввиду тяжелых условий работы. Речь идет, например, о тех, кто работает под землей. Для них была создана специальная градация тарифов, позволяющая справедливо оценить труд лиц. Ее детальное описание приводится в Методике, утвержденной Постановлением Минтруда № 33-н от 24.01.2014г.

Проведение СОУТ, и, как следствие, оформление декларации позволяют выявить и скорректировать класс вредности, от которого зависит итоговый объем отчислений.

Корректировкам не подлежит только 4-й класс вредности. Он не может снижаться. Во всех остальных случаях возможно правомерное внесение изменений при исполнении ряда условий.

Особенности заполнения декларации СОУТ

При оформлении декларации СОУТ необходимо руководствоваться Письмом Минтруда РФ № 15-1-В-724 от 23.06.2014 г. Оно содержит информацию о порядке оформления и нюансах внесения сведений в документ.

Стандартизированная форма была принята Приказом Минтруда № 80-н от 07.02.2014г. (образец декларации приведен в Приложении № 1).

К основным рекомендациям относительно заполнения декларации СОУТ можно отнести следующее:

  • необходимо указывать полное название нанимателя и его юридический адрес в соответствии с Уставом компании. Если оценка рабочих мест происходит в обособленном подразделении, для деятельности которого не оформлялся дополнительное юридическое лицо, требуется указывать юридический адрес головного офиса;
  • важно привести перечень рабочих мест, которые подлежат проверке и дальнейшему внесению в декларацию СОУТ. Информация должна браться из карты СОУТ конкретного рабочего места;
  • следует отразить количество служащих, которое также необходимо брать из карты СОУТ (третьего блока документа);
  • упоминаются индивидуальные номера рабочих мест, подлежащих спецоценке, которые также должны браться из вышеобозначенного отчета, в частности, из второго раздела;
  • одинаковые рабочие места (подразумевается идентичный набор обязанностей подчиненных и способы их исполнения) обозначаются заглавной буквой «А»;
  • необходимо отразить не только общие реквизиты заключения эксперта (номер и дату документа), но также и ФИО специалиста, проводившего СОУТ.

Следует подчеркнуть, что ФЗ № 136 от 01.05.2016 г. внес коррективы в процесс подачи декларации СОУТ. Изменения коснулись возможности подачи уточняющей информации. С указанной даты стало правомерно подавать «Уточненную декларацию по СОУТ».

Порядок подачи декларации СОУТ

Подавать декларацию по СОУТ необходимо в локальный орган ГИТ по юридическому адресу компании на протяжении 30 дней с момента утверждения отчета. Ответственным за своевременную подачу бумаги является непосредственный управленец или его уполномоченное лицо.

Варианты направления документа в ГИТ могут быть следующими:

  • непосредственное посещение структуры управленцем или его уполномоченным представителем. Подразумевается передача декларации на бумажном носителе;
  • через интернет, в частности, электронный портал ГИТ. Однако, для этого субъект должен иметь заранее оформленную цифровую подпись, чтобы с ее помощью заверить электронный документ;
  • посредством почты. Предполагается использование услуг Почты России. Однако, такой вариант занимает много времени и является наименее выбираемым.

По факту подачи декларации в структуру сотрудники инспекции должны на протяжении 10 рабочих дней с момента получения бумаги проверить ее. Если претензий и корректировок нет, декларация одобряется и проходит соответствующую регистрацию в ГИТ. Когда же бумага заполнена некорректно и/или в ней отсутствует требуемая информация, она будет возвращена компании с целью исправления неточностей и доработок.

Также важно отметить, что рассматриваемая декларация может правомерно не подаваться в отношении следующих рабочих мест:

  • которые содержатся в перечнях, утвержденных Постановлением Кабмина СССР № 10 от 26.01.1991 г. Предполагается, что труд на таких рабочих местах обеспечивает право на досрочный уход на пенсию ввиду возраста;
  • которые при трудоустройстве обеспечивают кадрам ряд гарантий и компенсаций за трудовую деятельность в пагубных для здоровья условиях;
  • на которых по факту предыдущей СОУТ были официально подтверждены пагубные для здоровья работников условия.

Если в последующие 5 лет на рабочих местах, которые в настоящий момент подвергаются декларированию, не произойдет несчастный случай, либо трудоустроенный субъект не приобретет какое-либо профессиональное заболевание, утвержденная в ГИТ декларация СОУТ будет считаться актуальной на протяжении еще 5 лет. Соответственно, в указанный период при наличии данных условий наниматель может не проводить повторную спецоценку.

Если же на производстве происходит хотя бы одно из событий, оговоренных в ст. 17 ФЗ № 426, например, введение принципиально новых механизмов и оборудования или существенные корректировки технологического процесса, наниматель должен будет обеспечить проведение внеплановой СОУТ, а предыдущий документ перестанет быть актуальным.

Особенности составления сопроводительного письма в ГИТ по результатам СОУТ

Помимо декларации СОУТ, наниматель также должен позаботиться о составлении сопроводительного письма в ГИТ. Для этого может использоваться как фирменный бланк компании, так и обычный лист А4. Документ визируется подписью и печатью управленца и не должен быть слишком объемным.

Адресатом письма выступает начальник локального отделения инспекции, куда направляется письмо. В документе не должно содержаться описок и ошибок.

Основной задачей бумаги является информирование трудовой инспекции о том, какой именно документ направляется в службу. Посредством сопроводительного письма можно существенно сэкономить время, пока декларация попадет к проверяющим.

Хотя оно не является обязательным, его рекомендуется составлять. При оформлении необходимо соблюдать общие правила деловой переписки, так как законодательно установленной формы рассматриваемого документа нет.

Пример сопроводительного письма в ГИТ по результатам СОУТ

На практике сопроводительное письмо в ГИТ по результатам СОУТ выглядит следующим образом:

В государственную инспекцию труда

492201, г. Воронеж, ул. Патриотическая, д. 43, корп. 5, оф. 4353

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Исходя из норм ФЗ № 126 от 01.05.2016г. и Приказа Министерства труда РФ № 80-н от 07.02.2014г., предоставляем Вам декларацию соответствия условий труда установленным законодательством нормативам и требованиям в части безопасности труда. Декларация является оформленной на основании заключения эксперта компании, проводящей СОУТ, ООО «Гречка».

К декларации прилагаем:

  1. Заключение эксперта СОУТ № 5456 от 14.01.2019г.
  2. Копия титульного листа «Отчета о проведении СОУТ».
  3. Информационный лист об ООО «Гречка».

Генеральный директор ООО «Моторец» Батюс Л.Н.

Таким образом, сопроводительное письмо является дополнительным документом, оповещающим ГИТ о факте подачи основной декларации по СОУТ. Нанимателю необходимо грамотно оформлять указанные документы для экономии времени.

Куницкий Игорь Сергеевич

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *