Сотрудник вернул излишне выплаченную зарплату проводки

Если при начислении заработной платы была допущена арифметическая ошибка, в результате которой сотрудник получил большую сумму, он должен вернуть разницу. Работник может вернуть деньги сам или написать заявление с просьбой о том, чтобы сумму удержал сам работодатель со следующей зарплаты.

Работник возвращает деньги сам

Сотрудник может сдать деньги в кассу организации (Дебет 50 Кредит 70) или перечислить их на расчетный счет (Дебет 51 Кредит 70).

Если сотруднику была начислена одна сумма, а выплачена большая, то по оборотам 70 счета все встанет на свои места, когда работник возместит эту разницу.

В случае, когда ошибка заключалась именно в арифметическом подсчете зарплаты в начислении, нужно сделать следующие проводки:

  • Дебет 20 (26, 23 …) Кредит 70 – сторнировать излишнее начисление заработной платы
  • Дебет 73 Кредит 70 — списать сумму излишка на прочие расчеты с сотрудниками

После того, как исправлены суммы по зарплате, не забудьте устранить ошибочные суммы и по НДФЛ (сторнировать начисление налога по дебету 70 и Кредиту 68 НДФЛ), и по страховым взносам (сторнирующая запись по счету 20 (26, 25…) и кредиту 69 счетов)

Пример:

Организация ошибочно начислила и выплатила (за минусом подоходного налога) сотруднику зарплату в размере 30 000 руб. за май, вместо 28 000 руб.. Работник вернул деньги в кассу.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 70 Начислена зарплата сотруднику 30 000 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Удержан налог НДФЛ 3900 Ведомость по начислению заработной платы
70 50 Выплачена заработная плата за май 26 100 Расходный кассовый ордер
26 70 Сторнирована сумма излишка по зарплате — 2000 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Сторнирован НДФЛ -260 Ведомость по начислению заработной платы
73 70 Сумма излишка перенесена на прочие расчеты с сотрудником 1740 Ведомость по начислению заработной платы
50 73 Сотрудник вернул деньги в кассу 1740 Приходный кассовый ордер

Работодатель удерживает деньги

По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:

  • Дебет 70 Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма

В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.

Пример:

Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 70 Начислена зарплата сотруднику 24 780 Ведомость по начислению заработной платы
70 68 НДФЛ Удержан налог из зарплаты 3221,40 Ведомость по начислению заработной платы
70 73 Удержаны из зарплаты излишне выплаченные деньги 3500 Ведомость по начислению заработной платы
70 50 Сотруднику выплачена зарплата за июнь за минусом удержания 18 058,6 Расходный кассовый ордер

Расчет заработной платы — процедура трудоемкая и кропотливая. Несмотря на повсеместную автоматизацию этого процесса, бухгалтер не застрахован от ошибок. Случаются и сбои в работе компьютерной техники, следствием чего могут стать неверные расчеты, выдача работникам завышенных сумм заработной платы.

Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.

Возврат возможен не всегда

Сразу следует сказать, что «автоматические» вычеты излишне выплаченных работнику сумм из заработной платы следующего месяца либо невыдача ему части заработной платы наличными из кассы на тех же условиях незаконны.

Разрешение неприятной для бухгалтера ситуации следует начинать с получения заявления работника, в котором он просить удержать излишне полученную сумму денег либо обязуется внести ее наличными добровольно.

Обойтись без письменного согласия возможно только в некоторых случаях, описанных в ТК РФ (ст. 137):

  • наличие счетной ошибки, т.е. такой ошибки, которую можно отнести к арифметической;
  • расчет произведен на основе ложных сведений, полученных от работника (например, фальшивые документы на вычет по НДФЛ);
  • расчет произведен на основе ложных сведений из первичных документов по расчету зарплаты (например, по документам норматив выпуска продукции был выполнен, а фактически — нет).

Как правило, такие ситуации, в частности, подача работником ложных сведений, влияющих на расчет «зарплатных» сумм, решаются в судебном порядке (см. ТК РФ, та же статья).

Если работник письменно выразил свое согласие погасить переплату, работодатель может удержать ее только в течение месяца после завершения срока, определенного для возврата авансов, задолженностей, неверно начисленных сумм выплат.

Счетная ошибка и судебная практика

Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.

Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.

Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.

Судебная практика по вопросам применения ст. 137 ТК однозначно свидетельствует о том, что счетной ошибкой нельзя признать:

  • оплату более длительного отпуска, по сравнению с положенным работнику по закону;
  • выплату более крупного размера премиальных;
  • ошибочную выплату двойной заработной платы за период.

Об этом свидетельствуют многочисленные решения судов всех инстанций, до Верховного включительно (определение №59-В11-17 от 20-01-12 г.).

На заметку! Роструд в своем письме №3044-6-0 от 09- 08-07 г. высказывает точку зрения, согласно которой даже при наличии бесспорной счетной ошибки необходимо письменное согласие сотрудника на погашение возникшей разницы за его счет.

Документальное оформление возврата излишних выплат

Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.

Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.

Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.

Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.

Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.

Ответственность бухгалтера

Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):

  • величину материального урона;
  • причину возникновения убытка.

Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:

  • если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
  • если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).

Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.

На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.

Проводки

При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.

Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).

Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).

Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.

Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.

Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:

  • Дт76 Кт 73;
  • Дт 91/2 Кт 76.
  1. Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
  2. В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
  3. Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
  4. Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.

Добрый день.
Пожалуйста, помогите, разобраться, какими проводками отразить возврат зарплаты и как правильно заполнить 737 форму. Вопрос удалён модератором.
В 2017 г. в Бюджетном учреждении проведена проверка КСП (контрольно-счетной палатой) на целевое использование субсидии, доведенной на ФОТ в 2017г. Выявлена необоснованно (без распоряжения учредителя-администрации) выплаченная премия руководителю в 2017 году на 62244,65. Акт проверки отдали в феврале 2019 года. В акте проверки указано: удержать с виновных лиц указанную сумму и вернуть в бюджет. Учреждением государственное задание на 2017 год выполнено, отчет предоставлен. КФО 2 не применяется. У нас КФО 4 — бюджет.
Как и куда должно возвращать учреждение деньги, ущерб, субсидию, при условии что с виновного лица предъявленная сумма удержана из заработной платы?
Нашим бюджетным учреждением из зарплаты сотрудника, с его согласия, была удержана излишне начисленная сумма 62244,65 руб на счет 304.03. и перечислена в доход бюджета со счета 201.11 косгу 130 возврат средств.
Но при заполнении формы 0503737 в 1С бухгалтерии произошли расхождения с выпиской по лицевому счету. Строка 010- доход бюджета равно выписке. Строка 200- расход бюджета тоже равно выписке. Строка 592 стоит минус 62244,65 руб. выбытие денежных средств. Строка 710 720 -движение средств по счету равно остатку средств на счете по выписке -1175944 руб. Теперь строка 450 равна доход минус расход -1175944 руб. А строка 500 не совпала со строкой 450. По строке 500 равно строка 700 плюс 592 получается (-1175944 руб. плюс -62244,65 руб) равно -1238188,65 руб.
Скажите пожалуйста какие проводки надо сделать и еще эти 62244,65 руб. сказали надо как то отразить по не кассовым операциям.
Помогите, пожалуйста, а то не можем сдать отчет за 1 квартал 2019 года.
За ранее благодарю.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *