Спецификация без договора

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом «РосКо — Консалтинг и аудит» Валерием Ивановым и статье дальше:

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:

— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);

— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;

— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;

— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;

— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;

— наименования, юрид. названия, адреса сторон;

— налог. и банк. реквизиты;

— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству. Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много. Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара. Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в. Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий. В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности. Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

Энциклопедия решений. Существенные условия договора поставки

Существенные условия договора поставки

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем его существенным условиям. К ним отнесены условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Незаключенный договор не является основанием возникновения обязательств и не влечет правовых последствий (см. также п. 2 ст. 307, п. 1 ст. 425, п. 2 ст. 432, ст. 433 ГК РФ).

Исходя из приведенных норм, положений ст. 506 ГК РФ, а также поскольку поставка является разновидностью купли-продажи (п. 5 ст. 454 ГК РФ), к названным в законе существенным условиям договора поставки формально могут быть отнесены:

— условие о товаре, которое считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество поставляемого товара (п. 3 ст. 455, ст. 506 ГК РФ);

— условие о сроке передачи товара покупателю.

Если относительно «существенности» первого из приведенных условий в правоприменительной практике никаких разногласий не возникает, то с отнесением к числу существенных условия договора поставки о сроке дело обстоит несколько иначе. Как разъяснил Пленум ВАС РФ в п. 7 постановления от 22.10.1997 N 18, если моменты заключения и исполнения договора не совпадают, а сторонами не указан срок поставки товара и из договора не вытекает, что она должна осуществляться отдельными партиями, при разрешении споров необходимо исходить из того, что срок поставки определяется по правилам, установленным ст. 314 ГК РФ (ст. 457 ГК РФ). Согласно ч. 1 ст. 3 Федерального конституционного закона от 04.06.2014 N 8-ФКЗ это разъяснение Пленума ВАС РФ сохраняет силу до принятия соответствующих решений Пленумом Верховного Суда РФ, то есть обязательно для арбитражных судов (см. ныне утративший силу п. 2 ст. 13 Федерального конституционного закона от 28.04.1995 N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации»).

Можно констатировать, что в целом — с различными вариациями — суды придерживаются именно подобного подхода. Крайним его проявлением являются встречающиеся в судебных актах указания на то, что условие о сроке не относится к существенным для договора поставки (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 29.04.2014 N Ф09-2232/14). В основном же, независимо от упоминания приведенного разъяснения Пленума ВАС РФ, суды рассматривают срок поставки как «определимое существенное условие» договора поставки, отсутствие которого в договоре восполняется положениями ст. 314 ГК РФ (см., например, постановления АС Волго-Вятского округа от 31.08.2015 N Ф01-3446/15 и от 03.09.2015 N Ф01-3474/15, АС Московского округа от 16.07.2015 N Ф05-8967/15). Встречаются судебные акты, где суд по тем или иным причинам ограничивается указанием на то, что срок поставки является существенным условием договора поставки (см. постановления АС Московского округа от 27.08.2015 N Ф05-11457/15, АС Центрального округа от 21.01.2015 N Ф10-4633/14). Однако примеров признания договора поставки незаключенным на том лишь основании, что в нем отсутствует условие о сроке поставки, мы не обнаружили.

Все прочие условия (включая условие о цене) к существенным условиям договора поставки законом не отнесены (см. постановления АС Московского округа от 30.04.2015 N Ф05-4463/15, АС Центрального округа от 08.10.2015 N Ф10-3095/15). Разумеется, такие условия в силу п. 1 ст. 432 ГК РФ приобретают значение существенных, если по заявлению хотя бы одной из сторон они подлежат согласованию. Поэтому если из переписки или соглашения сторон следует, что возможность заключения договора (принятия соответствующих обязательств) обусловлена необходимостью согласования того или иного условия, до такого согласования договор поставки не может считаться заключенным (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 14.02.2014 N Ф10-3747/12).

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *