Срок хранения договора ГПХ

Вопрос недели: срок хранения в организации договора ГПХ

Вопрос: скажите, пожалуйста, срок хранения в организации договора ГПХ, заключенного между организацией и работником.

Сообщаю Вам следующее:

Считаем, что в данном случае договоры ГПХ хранятся как и трудовые договоры. Срок хранения составляет 75 лет.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1.

Вид документа Организации Срок хранения Основание
Документы по учету кадров

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Организации 75 лет <1> ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) {КонсультантПлюс}

Документ 2.

657 Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел 75 л. ЭПК

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» {КонсультантПлюс}

Документ 3.

Срок хранения первички

Срок хранения оформленных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, составляет пять лет начиная со следующего года, в составлении отчетности за который они использовались (если иной срок не установлен п. 4.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; далее — Перечень). Такие требования установлены п. 1, 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Хотя акционерные общества и другие коммерческие организации не подведомственны федеральным органам государственной власти, на них тем не менее также распространяются обязанности и сроки хранения, перечисленные в Перечне (решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

Иной срок, о котором говорилось выше, может быть как более, так и менее пяти лет. Например, в соответствии с п. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность», п. 4.2 «Статистический учет и отчетность», п. 7 «Трудовые отношения», п. 8 «Кадровое обеспечение» и др. Перечня не менее определенного ниже срока должны храниться:

— документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — пять лет;

— годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) — постоянно;

— бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — постоянно;

— первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));

— лицевые карточки, счета работников — 75 лет;

— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды — шесть лет. Ранее этот срок был установлен п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, на данный момент — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ (соответствует сроку хранения налоговых регистров);

— трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, — 75 лет;

— подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — до востребования (невостребованные — 75 лет);

— договоры, соглашения — пять лет (после истечения срока действия).

В случае утраты документов в результате стихийных бедствий (пожара, наводнения, др.) или по другим причинам восстанавливать такие документы организация обязана, даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов налогового учета налогоплательщик должен пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации.

Обратите внимание! Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль документально обоснованные затраты на организацию хранения относят к прочим расходам (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, для налогоплательщиков и налоговых агентов составляет четыре года, начиная со следующего года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 N А29-7272/2012, ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011, Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2012 N 09АП-25082/2012-АК).

При переносе убытков на будущее налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков и, естественно, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ) (в том числе и в отношении убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний, — постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12).

Документы по списанной безнадежной задолженности должны храниться не менее десяти лет после списания: пять лет в связи с отражением задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» плюс пять лет, предусмотренные для хранения документов Законом о бухгалтерском учете.

Тематический выпуск: Учет в производстве (Галенко В.Ю.) («Экономико-правовой бюллетень», 2018, N 4) {КонсультантПлюс}

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *