Срок хранения кассовых чеков в организации

Содержание

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу и как это делать?

Банки всё больше продвигают услуги безналичных расчетов, которые позволяют оплатить тот или иной товар в магазине при помощи банковской карточки.

Для клиента это очень удобно, ведь можно не обналичивать средства, а тратить их прямо с карты.

Данная процедура называется эквайринг и есть некоторые правила как им нужно пользоваться для организаций.

Не раз покупатель мог заметить, что продавец распечатывает два чека, один из которых оставляет себе для отчетности. В этой статье рассмотрим вопросы хранения слип-чеков, для чего они используются и что обязан знать продавец.

Выполнение процедуры оплаты с карточки через терминал

Первым делом нужно понять, что являет собой эквайринг со стороны просто пользователя.

Существует алгоритм, согласно которому проходит списание денежных средств с карточки клиента и по результату зачисление их на счет владельца платежного терминала. Саму же процедуру можно описать в нескольких действиях:

  1. продавец проводит карточку в POS-терминале, в котором будет считана информация с магнитной ленты или чипа (это зависит от типа выпущенной банком карты);
  2. данные владельца проходят обработку и для подтверждения операции требуется ввести пин-код;
  3. с карточного счёта покупателя будет списана запрашиваемая сумма денежных средств;
  4. терминал распечатает несколько экземпляров чека, по одному для банка, клиента и продавца.

Как видно по алгоритму, для успешного выполнения запроса, потребуется стабильное соединение с банком.

Полезный материал: тарифы на эквайринг в Тинькофф бакне.

Какие законы регулируют понятие эквайринг?

Чтобы узнать ответ на вопрос, нужно ли хранить чеки по эквайрингу, рассмотрим законы, которые это регулируют.

Дело в том, что законодательные акты, которые должны регулировать подобные вопросы, принимались в далёком 2003 году (#54 ФЗ).

В этом документе описаны правила использования кассовых аппаратов (ККМ), но в нем нет ни слова о тех покупках, которые совершаются через безналичный расчет.

Чтобы разъяснить ситуацию, были приняты поправки и новые законы (а именно ФЗ #290 от 03.07.2016), согласно которым продавец обязан сохранять чеки, если была осуществлена продажа одним из способов:

  • товаров или услуг в обычных и интернет-магазинах;
  • награждение победителя любого вида лотереи;
  • электронным платежом через мобильное приложение на смартфоне;
  • заказ платного контента, в том числе игры, книги, видео и прочее.

Эквайринг подпадает под действие этого закона, а значит ответ на вопрос надо ли хранить чеки эквайринга будет положительным.

Теперь рассмотрим, какой промежуток времени должны сохранятся чеки, после оплаты клиентом пластиковой карточкой через POS-терминал в 2018 году.

Советуем статью: Эквайринг в Альфа банке: условия подключения и обслуживания.

Как долго нужно хранить чеки после оплаты?

Для ответа на этот вопрос, нужно посмотреть действующие законы. В Федеральном Законе #470, который был принят 23.06.2007 года написано, что сроки хранения всех кассовых чеков, подтверждающих оплату товаров или услуг составляют 5 лет.

Но там нет точных определений того, сколько хранить чеки по эквайрингу, поэтому воспользуемся общими правилами для всех типов расчётных операций.

В том же законе написано, что сроки хранения любых чеков, которые могут подтвердить оплату того или иного товара устанавливаются в пределах 3 лет. Важно заметить, что слипы-чеки должны быть переданы в банк в течении трёх дней после запроса.

Методы хранения чеков каждая организация выбирает, исходя из своих возможностей, поскольку как таковых общих правил как хранить чеки по эквайрингу нет.

При выборе метода важно учитывать тот факт, что кассовая бумага очень чувствительна к свету и со временем вся информация может просто исчезнуть с документа. Нельзя этого допустить, потому что чеки будут считаться непригодными и при запросе банка могут быть неприятные последствия для организации.

Лучшим вариантом для хранения можно считать простой контейнер с низкими бортиками, который можно закрыть и открыть при необходимости. Данный метод позволит удобно систематизировать все документы, поставив на них подписи.

В большинстве случаев, банки могут запросить в первые три месяца после оплаты чеки, поэтому по истечению этого срока их можно будет перевести в архив и хранить там.

Зачем нужно хранить документы об оплате?

Сохранять чеки – обязанность предприятия, которая поможет избежать разбирательств с банком при возникновении форс-мажорных обстоятельств. Основные причины:

  • потеря отчетности, составленной для налоговой службы по форме Z;
  • ведение бухучета фирмы;
  • для регулирования споров, которые могут возникнуть между клиентом и продавцом;
  • соблюдение требования клиента о возврате денежных средств, потраченных на приобретение товара;
  • для получения подтверждения успешной оплаты за товары или услуги.

Важно понимать, что банк вправе требовать отчетность от клиентов, с которым были заключены договоры на услуги эквайринга. Согласно регламенту, фирма обязана предоставить чеки банку в течении 3 рабочих дней.

Где хранить чеки по эквайрингу выбирает сама организация, ведь никаких требований дополнительных к этому не выставляется. Главное, чтобы документы были читабельными и не испорчены.

Полезная статья: Открытие расчетного счета в банке Восточный для ИП и ООО. Тарифы на РКО.

Требование банка – передать чеки

Сверка данных по прошедших операциях через POS-терминал проводится ежедневно.

В некоторых случаях, банк может затребовать предъявить слипы-чеки о некоторых операций, проведение которых вызвало подозрение. Подобные меры помогают раскрыть факт мошеннических действий со стороны покупателя.

Составлен определенный алгоритм действий для отправки данных в банк:

  1. получено уведомление от банка с требованием предоставить чеки за те или иные транзакции;
  2. определение нужных чеков из архива и составление их описи. В некоторых случаях могут потребоваться заверенные копии, если слипы утратили читабельность и выгорела краска;
  3. все документы складываются в отдельную папку (с прикреплением их описи) и отправляются в отделение банка курьером;
  4. после получения пакета, ответственный сотрудник банка должен поставить свою подпись на описи слипов

Если документы целы и читабельны, то к организации дополнительных вопросов не должно возникнуть. Нужен ли кассовый чек при эквайринге – определённо да.

Собираетесь ли вы открыть расчетный счет? Ознакомьтесь с предложениями банков

РКО в Точка банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно за 10 минут;
  • Обслуживание – от 0 р./мес.;
  • Бесплатных платежек – до 20 шт./мес.
  • До 7% на остаток по счету;
  • Возможен овердрафт;
  • Интернет-банкинг – бесплатно;
  • Мобильный банк – бесплатно.
РКО в Райффайзенбанке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно за 5 минут;
  • Обслуживание – от 490 р./мес.;
  • Минимальные комиссии.
  • Оформление зарплатных карт — бесплатно;
  • Возможен овердрафт;
  • Интернет-банкинг – бесплатно;
  • Мобильный банк – бесплатно.
РКО в Тинькофф банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Бесплатное открытие Р/С за 10 мин.;
  • Первые 2 месяца бесплатное обслуживание;
  • После 2 месяцев от 490 р./мес.;
  • До 8% на остаток по счету;
  • Бесплатная бухгалтерия для ИП на Упрощенке;
  • Бесплатный интернет-банкинг;
  • Бесплатный мобильный банк.
РКО в Сбербанке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие р/с – 0 р.;
  • Обслуживание – от 0 р./мес;
  • Бесплатный «Сбербанк Бизнес Онлайн»;
  • Много дополнительных услуг.
РКО в ВТБ. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно за 5 мин.;
  • 3 месяца обслуживания 0 рублей;
  • Переводы и операции с наличными — 0 рублей;
РКО в Альфа-банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • 0 руб. открытие счета;
  • 0 руб. интернет-банк и мобильный банк для управления счетом;
  • 0 руб. выпуск бизнес-карты для внесения и снятия наличных в любом банкомате;
  • 0 руб. первое внесение наличных на счет;
  • 0 руб. налоговые и бюджетные платежи, переводы юрлицам и ИП в Альфа-Банке;
  • 0 руб. обслуживание счете если нет оборотов.
РКО в Восточном банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета бесплатно;
  • Резервирование за 1 минуту;
  • Интернет-банк и мобильное приложение бесплатно;
  • 3 месяца обслуживания бесплатно;
  • после 3 месяцев от 490 р./мес.
РКО в ЛОКО Банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно;
  • Резервирование за 1 минуту;
  • Обслуживание – от 0 р./мес.;
  • Снятие наличных от 0,6%;
  • Бесплатный терминал для эквайринга;
  • Интернет-банкинг и мобильное приложение – бесплатно.
РКО в УБРИР Банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Обслуживание счета — от 0 руб./мес.
  • Подключение эквайринга — бесплатно
  • Бонусы от партнёров
  • Межбанковские платежи — от 0 руб./3 мес
РКО в Банке Открытие. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета — от 0 руб.
  • Обслуживаниеие счета — от 0 руб.
  • Интернет-банк — бесплатно
  • Внешние платежи — от 0 руб.
  • Онлайн экспресс овердрафт для бизнеса.
РКО в Совкомбанке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно за 3 мин.;
  • Кредиты до 30 млн рублей;
  • Обслуживание – от 0 рублей;
  • Внутренние расчеты 24 часа в сутки.
РКО в Юникредит банке. Открыть счет

Подробнее о расчетном счете

  • Открытие счета – бесплатно за 5 минут;
  • Обслуживание – от 1990 р./мес.;
  • Минимальные комиссии.
  • Оформление зарплатных карт — бесплатно;
  • Возможен овердрафт;
  • Интернет-банкинг – бесплатно;
  • Мобильный банк – бесплатно.

Как хранить товарные чеки в организации?

РФИ банк предлагает уникальную услугу в дополнение к торговому эквайрингу — систему электронного хранения чеков (СЭХЧ).

Почему она нужна вашей компании?

Порядок работы с документами по операциям с картами

— Спросите вашего бухгалтера, он сам расскажет …

Задайте вопрос своему бухгалтеру: «Как организован процесс сверки расчетов по эквайрингу?».
Выслушайте ужасную историю с копией чековых лент, сканов, пересылок из филиалов, сверкой вручную «под линеечку», десятки, а то и сотни человеко-часов в месяц на проведение сверок и работу с чеками при возвратах.

Сделайте вашего бухгалтера счастливым! Дайте ему современный инструмент учета и хранения чеков.

Что дает система?

1) обработка и хранение электронных образов чеков (при проведении операции в терминалах с функцией захвата подписи вместе с образом чека на сервер может быть передана подпись клиента, выполненная непосредственно на экране терминала)2) быстрый поиск и выгрузка нужных чеков из базы данных: — возможность быстрой выборки чеков по индексированным параметрам в базе данных — выборка образов кассовых чеков через полнотекстовый поиск из базы данных — вывод результатов поиска на экран, принтер или в файл PDF — экспорт найденных в базе данных кассовых чеков в виде образа слипа и бинарного файла с подписью3) Контроль и предоставление статистики по успешности транзакций в разрезе компании, отдельных точек, отдельных терминалов4) уменьшение издержек по хранению и обработке бумажных чеков5) экономия бумаги минимум на 50%! Достаточно печатать чек только для покупателя. Свой же чек надежно хранится в базе данных6) оптимизация ведения претензионной работы. Теперь не надо ворошить груды бумаг для поиска нужного чека

7) Разграничение доступа (к определенным терминалам, магазинам, кассам) по группам пользователя

Следует отметить, что данное решение полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.

Как работает?

ПО реализовано по технологии клиент-сервер и состоит из следующих компонент:1) Терминальное приложение, выполняющее обработку данных чека и подписи держателя карты2) Сервер, который принимает и обрабатывает запросы на выгрузку чеков и подписей от приложения и обеспечивает интерфейс с пользователями

3) База данных – сервер БД

Оставьте заявку на систему хранения чеков или позвоните нам.

Широкая полемика, ведущаяся в Сети по поводу вопроса «нужен ли чек при эквайринге», основывается на законодательном акте 54-ФЗ, принятом в конце мая 2003 года. Он регламентирует применение контрольно-кассовых машин при расчетах наличными и банковскими картами.

Однако, оставаясь верным с юридической точки зрения, этот документ не учитывает скорости технического прогресса. Во всяком случае, о сегодняшних масштабах, которые приняла дистанционная интернет-торговля, в то время и не помышляли.

Поэтому нередко встречается якобы компетентное мнение, что применение ККТ при эквайринге обязательно только при расчете банковскими картами, а при прямых электронных платежах на счет организации – нет.

Нужно ли пробивать чек при оплате через эквайринг

Важно

Другой вопрос – есть ли какие-либо послабления в этих требованиях? Если вы платите налоги на общих основаниях или используете так называемую упрощенку, то обязаны установить у себя онлайн-кассу (требование действительно с июля 2017 года). Для предпринимателей, работающих по патенту или выплачивающих ЕНВД, требование о переходе на новый тип ККТ действительно с июля 2018 года. Как используется ККТ при онлайн-расчетах Торговля через интернет имеет ряд особенностей.

Внимание

Например, при расчетах широко используются так называемые электронные деньги. Кроме того, продавца и покупателя разделяют вполне реальные километры, поэтому, если товар доставляется почтой, а не курьером, передать чек на бумажном носителе нет физической возможности. Все же и в этом случае ответ на вопрос «у нас интернет-эквайринг, нужен ли кассовый чек» будет утвердительным.

Оплата по эквайрингу

Например, при оплате покупки банковской картой или через интерфейс интернет-магазина.

Нужен ли чек при эквайринге?

  • получающих средства за проданные товары, услуги, работы;
  • реализующих лотерейные билеты и выдающих выигрыши;
  • принимающих ставки и выплачивающих выигрыши.

С точки зрения законодательства, оплата пластиковой карточкой по эквайрингу приравнивается к приему наличных денежных средств.

Выдача кассового чека при эквайринге

Согласно разъяснениям, ФНС РФ, данным 02.02.2017 г.

, при такой организации деятельности организация или ИП обязаны выбить кассовый чек в момент получения подтверждения от кредитной организации об исполнении клиентского распоряжения на перевод электронной валюты или безналичных средств.

Информация из выбитого чека в режиме реального времени отправляется в налоговую инспекцию. Сам документ высылается клиенту на электронную почту или абонентский ящик, указанный при регистрации.

Инфо

Распечатывать его и предоставлять на бумажном носителе не нужно. Интернет эквайринг и онлайн кассы – неразрывные понятия с 2017 года.

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Согласно положениям законодательства, с 01.02.2017 г.

не допускается регистрация и перерегистрация оборудования старого образца, не обеспечивающего обмен данными с ФНС. Исключение составляют кассовые аппараты, используемые в населенных пунктах, удаленных от сетей связи.

Открыть счет в банке

  • 1 Нужен ли чек при эквайринге?
  • 2 Сколько хранить чеки по эквайрингу?
  • 3 Для чего нужно сохранять чеки?
  • 3.1 Как хранить чеки по эквайрингу?
  • 3.2 Передача слип-чеков в банк

При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты.

Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате.
При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя.

Особенности формирования отчета о закрытии смены в онлайн кассе

Поправки к закону 84-ФЗ коснулись не только сферы применения кассового оборудования, формирования и передачи чеков, но и основных отчетов. Привычные для кассиров Z-отчеты ушли в историю, но им на замену пришли отчеты о закрытии смены. Главное отличие нового фискального документа – необходимость отправки его в автоматическом режиме в адрес ФСН. Но имеется еще целый ряд особенностей его формирования и хранения.

Новые требования закона к закрытию смены

После утраты силы Постановления Правительства №470 с 1 июля 2017 года, что отражено в п.3 ПП № 1173 от 12.11.2016 г. , регулирующего применение КТТ с использованием бумажных контрольных лент, логически возник вопрос о формах первичных документов.

В письме Минфина N 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняется, что постановление Госкомстата N 132 от 25.12.1998, в котором отражены положения о формах первичных документов, а также ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», регламентирующий с января 2013 г. форму первичной учетной документации, применяемых для формирования унифицированных журналов и альбомов, утратили силу и не обязательны для исполнения.

Получается, что с переходом на онлайн версии касс организации и предприниматели не должны формировать привычный Z-отчет, сведения из которого заносились в обязательном порядке ранее в Справку-отчет кассира (ф. № КМ-6), а также в Журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-4).

Как же тогда предпринимателям фиксировать данные по окончанию рабочего дня, смены. Ясность вносит п.4 ст.4.1 ФЗ-84, где прописан перечень и требование к формированию обязательных фискальных документов.

При использовании онлайн кассы закрытие проводится соответствующим отчетом, обязательные реквизиты которого отражены в таблице 32 гл.II приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

Фото 2. Основные реквизиты итогового чека в соответствии с ФЗ-84

Основные отличия отчета о закрытии смены от Z-отчета

Привычный Z-отчет и новый отчет о закрытии кассы по своей сути являются аналогами. Но имеется определенное отличие в их формировании и задачах.

Таблица 1. Отличие закрытия смены в онлайн кассе от Z-отчета

Наименование Отчет о закрытии смены Z-отчет
Формирование На новых онлайн кассах при закрытии операционного периода На старых образцах ККМ
Законодательные требования к данным Оговорены в Приказе ФСН № 229 от 21 марта 2017 г. Не определен, зависит от самой кассы
Реквизиты
  • название орг-ции;
  • ИНН орг-ции;
  • ИНН, ФИО кассира;
  • время, дата закрытия;
  • номер кассы;
  • адрес;
  • кол-во сформированных чеков или БСО
  • кол-во не переданных данных в ОФД*
  • время прекращения передачи данных
  • информация об итогах смены, (в том числе прихода, возврата, расхода***
  • название орг-ции
  • ИН орг-ции
  • ФИО, код кассира
  • время и дата, когда сформирован Z-отчет
  • регистрационный номер ККМ
  • сумма прихода и возврата средств
  • итоги смены
Предназначение документа
  • передача данных в ФСН;
  • автоматическое перенесение в бух. учет
  • обнуление данных на ККМ;
  • перенесение данных в ф. КМ-6 и ф. КМ-4
Хранение документа в ФН до 30 дней*** на бумажном носителе до 5 лет

*при автономном режиме не включаются в отчет;

**не являются обязательными реквизитами, формирование зависит от типа ККМ;

***отчет распечатывается при желании владельца кассы

Как видим, отличаться старые и новые отчеты на практике будут незначительно. Поэтому у кассиров не должно возникнуть трудностей с их формированием.

Продолжительность смены

Начинается работа с онлайн кассой с формирования отчета об открытии смены. После завершения всех расчетов необходимо пробивать отчет о закрытии смены.

Важно! В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 формирование чека онлайн кассы о продажах не может происходить позднее 24 часов после закрытия предыдущей смены.

Соответственно, продолжительность не должна превышать одних астрономических суток.

Такие требования связаны с особенностями фискальных накопителей. В п.1 ст.4.1 ФЗ-84 акцентируется внимание на невозможности отображения фискальных признаков на формируемых чеках в случае превышения продолжительности смены более 24 часов.

Справка! Смена может открываться в один календарный день и закрываться на следующий, но не может превышать одних суток.

Так как других рекомендаций в Законе не указано, точное время формирования отчета и уменьшение продолжительности смены регламентируется руководством организации, использующей онлайн-кассу.

Особенности формирования и применения отчета

После перехода на новую кассовую дисциплину необходимость в ведении журнала и справки-отчета кассира отпала. Но никто не запрещает предпринимателям вести самостоятельно такую кассовую документацию. Новый отчет о закрытии смены имеет все данные для заполнения таких документов.

Обязательное требование к новому документу – осуществление передачи данных в автоматическом режиме в адрес ФНС. С этой задачей прекрасно справляется ФН, встроенный в онлайн кассу. Сформированный документ должен храниться в памяти ФН не менее 30 суток. Поэтому при проблемах с интернетом данные передаются автоматически при появлении связи.

Справка! При отсутствии передачи чеков на протяжении более 30 дней, касса блокируется.

Избежать такого казуса можно, если регулярно проверять кол-во не отправленных в адрес ОФД чеков. И такая возможность предусмотрена именно при формировании отчета о закрытии смены.

Ниже части «Состояние обмена с ОФД» при нормальной передаче данных должны отображаться нули в следующих строках:

  • дата и время первого не переданного ФД;
  • количество не отправленных чеков.

Фото 3. Образец отчета о закрытии смены. Источник: сайт всекассы.рф

Учитывайте! У определенных моделей ККТ могут быть свои особенности формирования итогового чека. Так, при подключении техники через GPRS модем в строке «Кол-во непереданных документов» может всегда отображаться «1». А в аппаратах марки Атол дата и время не переданного чека всегда отображается, как текущая.

Но кроме этого, отчет необходим для оформления ПКО. Причем на основании одного отчетного чека можно сформировать несколько приходно-кассовых ордеров, которые будут, в зависимости от проводимых операций, соответствовать различным бухгалтерским проводкам.

Закрытие кассовой смены обязательно отображается в бухгалтерской программе учета.

Фото 4. Образец отображения закрытия кассовой периода в программе 1С: Управление торговлей, в редакции 11.2. Источник: сайт https://its.1c.ru

В карточку кассовой смены вносится время и дата ее окончания, изменяется статус на Закрыто.

Как работать с разными моделями онлайн касс, закрывая смену

Формироваться отчет о закрытии кассы на новых онлайн кассах может по-разному. В большинстве случаев кассиру необходимо выполнить ряд операций, предусмотренных программой оборудования, то есть в определенной последовательности нажать копки на аппарате или сенсорном экране, выбирая необходимые позиции в меню.

Познакомьтесь с алгоритмом формирования отчетного чека на кассе Атол в видео:

На оборудовании Меркурий процедура закрытия смены на порядок проще и логичнее, что видно из видео-инструкции:

Какой срок хранения кассовых документов?

Какие документы являются кассовыми

Сколько лет хранить кассовые документы

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

Итоги

Какие документы являются кассовыми

В 2020 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

  • административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
  • административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:

  • 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
  • 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

  • «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?»;
  • «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Нужно ли хранить z-отчеты онлайн-кассы

Z-отчет онлайн-касса

Чтобы грамотно организовать работу имеющейся кассовой техники, понадобится не только предварительно зарегистрировать аппарат в ИФНС, но и разобраться в тонкостях документооборота. Z-отчет наряду с X-отчетом считаются основными видами документов кассира.

Разница между ними заключается в том, что вторая форма (X-отчет) используется для промежуточного снятия показателей кассы, то есть до нескольких раз в день без обнуления значений счетчиков.

А первая (Z-отчет) выписывается для снятия итоговых показателей, в конце смены, с последующим обнулением счетчиков.

Главное предназначение Z-отчета – снабжение ИФНС информацией о полученной за день выручке в целях обеспечения контроля налоговых органов за предпринимателем. Документ формируется только в конце дня. При этом все данные заносятся в фискальную память аппарата, оперативка обнуляется.

После этого кассир может передавать деньги на инкассацию, занося итоговые сведения (номер и дата отчета, суммы накоплений на начало/конец дня, размер выручки за свою смену, при наличии возвраты и платежи безналичным способом) в журнал кассира-операциониста КМ-4.

Затем составляется справка кассира, которая передается в бухгалтерию и служит основанием для заполнения кассовой книги ИП.

Виды Z-отчетов:

  1. Основной – это главный документ кассира, который обязательно снимать каждый день в конце смены. Снятие отчета позволяет обнулить счетчики аппарата и погасить регистры. Если кассир забудет и не снимет Z-отчет, аппарат заблокируется и не будет работать.
  2. По кассирам – этот документ предназначен для обобщения данных отдельно по кассирам и показывает сколько выручки пробил тот или иной ответственный сотрудник. При снятии информация по кассиру также обнуляется.
  3. По отделам – позволяет определить сколько выручки заработал каждый отдел.

    Накопления счетчиков также обнуляются при снятии отчета, но ежедневно это делать не обязательно.

  4. По товарам – этот вид отчетов доступен, если аппарат запрограммирован на сбор данных по базе товаров либо услуг.

Важно! Снятие Z-отчета ВСЕГДА обнуляет данные на ККТ в текущем режиме работы.

Кроме того, обнуление происходит в случае перерегистрации техники; при проведении ремонта или после замены фискальной памяти.

Зет отчет в онлайн-кассе – порядок составления

Каждый документ нумеруется в хронологическом порядке. При выписке форма содержит следующие данные:

  • Номер и дату.
  • Сведения по счетчикам (начальные и конечные).
  • Итоговые данные по полученной за день выручке.
  • Общую сумму возвратов.
  • Итоговую информацию по предоставленным скидкам.
  • Количество аннулированных чеков.

Данные, заносимые в журнал кассира, должны совпадать с данными в Z-отчете. При выявлении расхождений в большую/меньшую сторону, необходимо установить и обосновать их причины.

Если кассир забыл снять в конце дня Z-отчет, что делать и как это исправить? На самом деле, допускается разовое снятие документа в начале следующей смены, ведь могут быть различные неполадки – от отключения электричества до поломок и т.д.

Но регулярное нарушение нормативных требований грозит санкциями со стороны контрольных органов по причине несвоевременного оприходования наличной выручки, что особенно важно для предпринимателей на УСН.

Новые кассы снимается зет отчет за смену или как бухгалтер узнает выручку

Если снимется этот отчет, то накопления по кассирам обнуляются.

  • Z — отчет по по товарам — этот отчет показывает сколько было продано товаров, если в кассовом аппарате запрограммирована база товаров (или услуг).

Накопления в Z — отчете Накопления в отчете общая сумма всех пробитых денег за весь период работы кассового аппарата. Иногда накопления могут обнуляться, например в следующих случаях:

  • перерегистрация кассового аппарата
  • замена фискальной памяти
  • другие ремонты кассового аппарата

Сама по себе сумма накоплений ничего не значит в правовом ( юридическом) смысле. То есть налоговая инспекция никаких претензий по поводу накоплений иметь не может и не имеет. Но по старой привычке при обнулении накоплений некоторые налоговые инспектора просят оформлять форму КМ-2.

Главная Вестник R Z-отчет на следующий день Заполните все поля Письмо отправляется 27.4.2017 Нередко на практике возникает ситуация, когда z — отчет снимается на следующий день, например, по техническим причинам или вследствие ошибки продавца.

В этом случае необходимо до открытия новой кассовой смены сформировать z — отчет за предыдущий день; в журнале кассира-операциониста сделать две записи, датированные одним числом; в кассовой книге отразить два отдельных приходных ордера.

Помимо этого, следует взять с кассира письменные пояснения относительно причин возникновения данной ситуации.

Снятие отчета на следующий день может быть расценено проверяющими органами, как нарушение правил работы с кассовой техникой.

Подробную инструкцию по работе с кассовой программой можно прочитать тут!

Z — отчет это отчет на кассовом аппарате, который делает кассир в конце своей смены, чтобы инкассировать кассу и передать всю наличность администратору (если таковой имеется). Этот отчет нужен исключительно налоговым органам для контроля за предпринимателями. С точки зрения бизнеса это совершенно бессмысленная вещь.

Почему Z — отчет бессмысленная вещь читайте в конце страницы. Но все-таки придется описать что это такое и с чем его едят. После снятия Z — отчета кассир инкассирует наличность из кассового аппарата, заносит данные из Z- отчета в журнал кассира-операциониста.

В журнал заносятся следующие данные: номер Z — отчета, накопление на начало рабочего дня, накопление на конец рабочего дня, выручка за смену, дата снятия отчета, возвраты, безналичные платежи. После этого кассир заполняет справку кассира операциониста и отдает ее в бухгалтерию, которая заполняет кассовую книгу.

Z — отчет (отчет с гашением, осг, отчет закрытия смены)

7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.

На старых и текущих ККМ Z-отчет – дневной отчет кассы с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память, в то время как новые аппараты сразу все пишут в фискальную память. Поэтому, с введением онлайн-касс журналы кассира-операциониста уйдут в прошлое, и Z-отчеты хранить будет не нужно. Ведь онлайн-касса будет оперативно передавать данные налоговикам через интернет.

ВажноВ новых аппаратах перед началом осуществления расчетов кассой будет формироваться отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов – отчет о закрытии смены.

При этом, кассовый чек не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. Напомню про этапы перехода на онлайн-кассы: 1) с 15 июля 2016 года согласно п.

5 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г.

Отчет об открытии и о закрытии смены на онлайн-кассе при оформлении кассовых операций

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм — корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта.

Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия — месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств.

При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

  • документирование с помощью учетных документов — во всех случаях;
  • документирование с помощью фискальных документов — в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса — в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов — приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов — первые могут составляться на основании вторых.

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки — но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

  1. Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.

Главная из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется — поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

  • Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);

Z-отчет: онлайн-касса

Для учета выручки при использовании кассовой техники существует специальный документ. Этот документ — Z-отчет «онлайн-касса». Он представляет собой контрольную ленту, которая формируется по окончании трудовой смены или дня. Подробнее о том, для чего он нужен и как осуществляется его формирование, читайте в данной статье.

Для квалифицированной организации работы кассового аппарата требуется не только провести регистрацию кассового устройства в налоговой службе, но и разбираться в нюансах оборота документов по нему.

Отчеты по форме Z и Х являются одними из основных отчетов кассового работника.

Отличие между ними состоит в том, что отчет по форме Х применяется с целью промежуточного снятия данных кассы, то есть данная форма используется несколько раз в день без осуществления обнуления данных счетчиков.

Зет-отчет в онлайн-кассе составляется для снятия конечных значений, в конце дня. При этом осуществляется сброс данных счетчиков.

Ключевым назначением отчета по форме Z является предоставление в налоговую службу сведений о полученной прибыли за день. Это необходимо с целью обеспечения контролирования ИФНС за ИП.

Отчет составляется только в конце трудовой смены. При этом вся информация вносится на фискальный носитель кассового аппарата, а данные оперативной памяти сбрасываются.

После этого кассовый работник может передать наличность на инкассацию, внося при этом конечную информацию (порядковый номер и дата формирования отчета; объем наличности в кассе на начало и конец смены; объем полученной за смену прибыли; платежи и возвраты, осуществленные безналичным способом – если есть) в журнал кассира-операциониста по форме КМ-4.

После этого формируется справка кассового работника, которая направляется в отдел бухгалтерии. Она является основанием для заполнения кассового журнала.

Классификация отчетов по форме Z

Z-отчеты «онлайн-касса» бывают четырех видов:

  1. Основной – является главным документом кассового работника, который в обязательном порядке должен формироваться по итогам каждого дня. Благодаря формированию такого отчета можно осуществить обнуление счетчиков кассового аппарата и погасить регистры. Если кассовый работник забудет про снятие этого отчета, кассовый аппарат перестанет функционировать.
  2. По кассирам – такой отчет предназначается для обобщения сведений отдельно по кассовым работникам. Он отражает, сколько прибыли получил тот или иной работник кассы.
  3. По отделам – благодаря такому отчету можно узнать, сколько прибыли получил каждый из отделов фирмы.
  4. По товарам – такой вид отчета будет доступен только в том случае, если кассовое устройство запрограммировано на сбор сведений по базе услуг или товаров.

Стоит отметить, что снятие любого из этих видов отчетов всегда сбрасывает сведения на кассовом аппарате в текущем режиме работы.

Порядок формирования отчета

Каждый из зет-отчетов в онлайн-кассе должен быть пронумерован в хронологическом порядке. Он должен включать в себя следующую информацию:

  • Номер по порядку и дату формирования;
  • Начальные и конечные данные по счетчикам;
  • Итоговые сведения по выручке, полученной за смену;
  • Общий размер возвратов;
  • Итоговые сведения по предоставленным скидкам;
  • Число чеков, которые были аннулированы.

Сведения, которые вносятся в журнал кассира-операциониста, должны полностью соответствовать сведениям Z-отчета. Если были обнаружены несоответствия, требуется определить и обосновать их причины.

Что такое отчет о закрытии кассовой смены и чем он отличается от Z‑отчета? | IT-компания Простые решения

12 мая 2017 года

В чем отличие нового отчета о закрытии кассовой смены от старого Z-отчета. Содержит ли отчет о закрытии смены сведения о выручке по итогам смены. И как теперь получить информацию об итогах расчетов за смену.

В новой редакции закона 54-ФЗ перечислены фискальные документы, которые должны храниться в фискальном накопителе:

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора

Как вы видите, среди них нет привычного Z-отчета (отчета с гашением), но появился отчет о закрытии смены. Аналогичны ли эти отчеты? Давайте разберемся.

Z-отчет (отчет с гашением)Отчет о закрытии смены
Формировался на «старых» ККТ при проведении операции закрытия смены Формируется на онлайн-ККТ при проведении операции закрытия смены
Состав данных, которые должен содержать Z-отчет в законодательстве не определен. Обычно перечень сведений указывается в документации к ККТ конкретного производителя Состав данных, которые должен содержать отчет о закрытии смены, регламентирован приказом ФНС России от 21.03.2017 «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию»
Как правило, отчет содержит:

  • ИНН и название организации, использующей ККТ
  • дату и время формирования отчета
  • код или имя кассира
  • регистрационный номер ККТ
  • суммы покупок и возвратов за смену
  • итоги смены по наличным расчетам и расчетам с помощью платежных карт
Среди прочих данных, в нем обязательно должно быть указаны:

  • ИНН и название организации, использующей ККТ
  • дата и время формирования отчета
  • имя кассира и ИНН (если есть)
  • регистрационный номер ККТ
  • адрес и место расчетов
  • сколько всего чеков (БСО) сформировано за смену
  • сколько фискальных документов не удалось передать в ОФД
  • начиная с какого времени прекратилась передача данных
  • счетчики итогов смены (суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода и по чекам коррекции) *
На основании этого отчета кассир формирует справку-отчет кассира-операциониста (форме КМ-6) и заполняет журнал кассира-операциониста (КМ-4) При закрытии смены не требуется заполнять и хранить формы КМ-4 и КМ-6 Письмо ФНС от 26 сентября 2016 г. N ЕД-4-20/18059

*На данный момент контрольно-кассовая техника, представленная на рынке, поддерживает формат данных, согласно которому счетчики итогов смены — это необязательные данные и наличие их в отчете о закрытии смены лишь рекомендовано. Поэтому отчеты о закрытии смены могут не содержать данных об итогах расчетов за смену.

Как получить информацию об итогах расчетов за смену

Некоторые производители ККТ предлагают формировать отчеты, которые показывают состояние счетчиков на конец рабочей смены. В подобных отчетах могут быть показаны итоги расчетов за смену отдельно по чекам покупок и возвратов, а также по чекам коррекции (зависит от модели ККТ).

Пользователи личного кабинета Контур.ОФД имеют возможность смотреть итоги расчетов за смену в удобном формате не только в рамках одной кассы, но и по каждой точке продаж, и по организации в целом. Все это доступно в разделе Статистика.

Здесь отражена выручка за день, суммы наличных и безналичных оплат, суммы возвратов, если были. Эти данные можно выгрузить в Excel, сохранить и распечатать.

Если точки продаж работают в несколько смен, то можно сформировать отчет за выбранные смены и посмотреть показатели по каждой смене и кассиру.

В демоверсии сервиса вы можете увидеть, как это реализовано.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=326

Онлайн касса z отчет сколько раз можно снимать

Как снять z отчет по кассе

› Снятие z-отчета – обязательная процедура и одна из основ кассовой дисциплины. Образец документа, его назначение и другие важные моменты – об этом прямо сейчас. Содержание Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем: 1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.

Онлайн-кассы – 2018 в вопросах и ответах

На вебинарах и конференциях для малого бизнеса эксперты сервисов «» и «» отвечают на множество вопросов о переходе на онлайн кассы, о выборе техники и о правилах ее применения. Сегодня «Бухонлайн» представляет вам подборку их ответов на самые распространенные вопросы. С 1 июля 2018 года применение ККТ обязательно для следующих субъектов:

  1. ИП на ЕНВД, которые имеют наемных работников и занимаются розницей или общепитом.
  2. ООО на ЕНВД, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общественного питания.
  3. ИП на ПСН, которые занимаются розницей и общепитом.

Также смотрите о сроках применения ККТ для других сегментов торговли и услуг.

Юрлица и ИП могут работать без ККТ до 1 июля 2019 года, если оказывают услуги населению (кроме услуг общественного питания).

Z-отчет (на сегодняшний день называемый отчетом о закрытии смены) – это ежедневный отчет по работе кассового аппарата, осуществляемый в конце смены кассира (в онлайн-кассах не обнуляется). Использование онлайн-касс в работе направлено на уменьшение бумажной отчетности, обмена информацией предпринимателя и ФНС в электронном формате.

На сегодняшний день предприниматели независимо от применяемого режима налогообложения обязаны перейти на онлайн-кассы, но ведение операций по кассе непосредственно на месте остается тем же.

Как хранить чеки с гашением онлайн кассах

/ / 20.04.2018 605 Views Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ).

Z-отчет онлайн-касса не формирует. Предназначен он:

  1. отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
  2. фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
  3. подведения итогов по выручке за смену;
  4. обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).
  5. для обнуления данных по продажам за смену;

Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.

Онлайн-кассы 2018

54-ФЗ: ТРЕБОВАНИЯ К ОТЧЕТУ О ЗАКРЫТИИ СМЕНЫ (Z-ОТЧЕТ)

Изменения в федеральном законе 54-ФЗ, регламентируют не только новый порядок применений ККТ, но и содержат перечень обязательных реквизитов кассового чека, бланка строгой отчетности и z-отчета.

Отчет о закрытии смены (z-отчет)

В соответствии с 54-ФЗ z-отчет должен содержать:

Особенности печати реквизитов в отчете о закрытии смены (z-отчете)

Какие реквизиты будут напечатаны в z-отчете, зависит от модели и настроек ККТ. Рассмотрим пример z-отчета Viki Print.

ККТ:

  • Наименование документа и его номер — «Отчет о закрытии смены (Z)» № 0000.
  • Дата и время операции — дата в формате 00.00.0000. и точное время снятия отчета.
  • Реквизиты торговой точки — к ним относятся: полное название организации, ИНН, место осуществления расчета.
  • Заводской номер кассы (ЗВД №) — номер кассы, который присваивается заводом изготовителем. Не является обязательным реквизитом.
  • Регистрационный номер ККТ (ККТ №) — номер кассы, который выдается в ФНС при регистрации ККТ.

​ФН:

  • Заводской номер (ФН №) — номер фискального накопителя, который присваивается заводом изготовителем;
  • Номер фискального документа (ФД №) — каждый чек имеет порядковый номер фискального документа, начиная с отчета о регистрации ККТ.
  • Фискальный признак документа (ФПД №) — фискальный признак, который генерирует ФН для проверки подленности отправленного чека;

Учетной системы:

  • Номер кассы, должность и фамилия сотрудника, снимающего отчет.
  • Номер смены — порядковый номер кассовой смены.
  • Форма расчета — наличные и/или электронные денежные средства и сумма оплаты каждым из способов.
  • Признак расчета — на начало в кассе, приход, возврат прихода, внесение, изъятие, сумма в кассе, коррекция.
  • Оформленные чеки — данные по чекам прихода, возврата прихода, аннулирования, внесения, изъятия, сервисных документов.
  • Суммы прихода и возврата на начало смены.
  • Не подтверждено документов — количество документов не отправленных в ОФД (очередь документов ожидающих отправку).
  • Номер и дата первого неотправленного документа из очереди, ожидающих отправку.

Все реквизиты, содержащиеся в z-отчете, должны быть четкими и легко читаемыми в течение 6 месяцев со дня печати на бумажном носителе.

За исключением: расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, освобождаемые от НДС.

Как хранить чеки по эквайрингу: нормы закона и требования банков

В статье мы рассмотрим, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Узнаем, для чего нужны слип-чеки и сколько их необходимо хранить, согласно нормам закона. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по передачи чеков в банк и собрали рекомендации по правильному хранению слипов.

Нужен ли чек при эквайринге

Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года.

В это время был принят закон №54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными.

Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:

На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон №290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:

  • продаже товаров и услуг;
  • выплате выигрышей по лотерейным билетам;
  • электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение);
  • получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее);
  • и другие.

Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ №470 от 23 июня 2007 года.

Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.

По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.

А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.

Для чего нужно сохранять чеки

В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:

  • Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения).
  • Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом.
  • Для возврата денежных средств.
  • В некоторых случаях для проверки статуса платежа.

Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату. При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.

Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?

Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.

Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.

Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:

№ п/п Алгоритм действий
Получение запроса от банка на предоставление слипа (-ов) за определенный период.
Необходимо найти чеки за тот период, который указал банк.
Слип-чеки (+ их заверенные ксерокопии, если чеки выцвели) и требуемые банком пояснения описываются, т. е. составляется опись документов.
Документы упаковываются в пакет или папку. Опись прикладывается к пакету.
Документы отправляются в банк с курьером (вашим или от банка). Можно отвезти пакет самостоятельно в офис банка.
На описи ставится отметка о принятии документов ответственным лицом (работником банка или курьером).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *