Учет библиотечного фонда

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее –

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 № 78‑ФЗ «О библиотечном деле). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

📌 Реклама Отключить

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями № 157н и 162н.

Далее рассмотрим, в каком порядке библиотечный фонд учитывается в библиотеке и в бухгалтерии.

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка № 1077):

  • печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
  • аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
  • документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
  • электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название. Также применяются и дополнительные единицы учета, например метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов). 📌 Реклама Отключить

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета – это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077).

Регистры суммарного учета – это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

📌 Реклама Отключить

– «Поступление документов в библиотечный фонд»;

– «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

– «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 № 590. Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

📌 Реклама Отключить

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения – для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574, 582 ГК РФ.

📌 Реклама Отключить

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2, 4.3.3 Порядка № 1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

📌 Реклама Отключить

Далее осуществляется индивидуальный учет документов – путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка № 1077). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка № 1077.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

📌 Реклама Отключить

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, – обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Далее первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.

📌 Реклама Отключить

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1, 5.1.2. Порядка № 1077).

📌 Реклама Отключить

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее – акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

– регистрационный номер и шифр хранения документов;

– краткое библиографическое описание;

– стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

– коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

– общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

📌 Реклама Отключить

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения – заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба – документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4, 5.5 Порядка № 1077).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1, 5.7.2 Порядка № 1077 проводятся следующие мероприятия:

📌 Реклама Отключить

– документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

– документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

– исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка № 1077).

📌 Реклама Отключить

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

📌 Реклама Отключить

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Как уже было отмечено выше, объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, независимо от срока их полезного использования принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств (п. 38 Инструкции № 157н) на основании первичных документов, переданных из библиотеки (товарных накладных, актов передачи и т. п.). В этих целях используется счет0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». 📌 Реклама Отключить

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения – экспертным путем (п. 25 Инструкции № 157н).

📌 Реклама Отключить

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46, 54 Инструкции № 157н). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями).

📌 Реклама Отключить

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции № 157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

– на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

– на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

📌 Реклама Отключить

В бюджетном учете отражены следующие операции.

Дебет Кредит Сумма, руб.
Отражено поступление книг от поставщика 1 106 31 310 1 302 31 730 30 000
Приняты к учету объекты библиотечного фонда 1 101 37 310 1 106 31 310 30 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости 1 401 20 271 1 104 37 410 30 000
Приняты к учету книги, поступившие по договору пожертвования 1 101 37 310 1 401 10 180 1 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости 1 401 20 271 1 104 37 410 1 000

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бюджетном учете на основании утвержденного акта о списании, полученного из библиотеки. При списании (выбытии) объектов библиотечного фонда одновременно с их стоимостью подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам. 📌 Реклама Отключить

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10Инструкции № 162н.

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

  • Статус учреждения.
  • Структура фонда.
  • Технологии, применяемые в целях учета.
  • Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
  • Порядок выбытия книг из фонда.

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

  • Цели учета.
  • Метод отслеживания достоверности информации.
  • Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
  • Регистры для индивидуального и общего учета.
  • Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
  • Методы маркировки.
  • Особенности хранения документов.
  • Причины выбытия бумаг.

В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

  • Конфиденциальная документация.
  • Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
  • Документы, связанные с управленческими целями.
  • Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Кто ответственен за учет

Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

Состав фонда

Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

Нюансы списания

Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

  • Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
  • Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
  • В документах есть дефекты.
  • Содержание документов устарело.

Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

  1. Подготовка файлов, которые нужно списать.
  2. Формирование комиссии, ответственной за исключение.
  3. Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
  4. Подготовка файлов на выбытие.
  5. Заключение акта о списании.
  6. Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
  7. Утверждение акта о выбытии.
  8. Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
  9. Фиксация изменений в учетной документации.
  10. Проведение процедур по перераспределению файлов.
  11. Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

  • Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
  • Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

  • Списание.
  • Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
  • Безвозмездная передача файлов.
  • Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».

Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

  • Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
  • Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
  • Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

Бюджетный учет

В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

  • ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
  • ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
  • ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
  • ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

Суммарный учет

Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

  1. Поступление файлов.
  2. Выбытие.
  3. Итоги движения внутри фонда.

Графы должны соответствовать друг другу.

Безынвентарным называется индивидуальный учёт, при котором документам не присваивается инвентарный №.

Безынвентарный метод учёта документов в нашей библиотеке внедрен: на книги — с 1969 г., на периодические издания – с 1971 г. Согласно инструкции, при поступлении многоэкземплярных документов количество экземпляров, подлежащих записи в инвентарные книги и учёту безынвентарным методом, определялось библиотекой самостоятельно. При безынвентарном методе учёта на каждое название документа оформлялась учётная карточка, которую регистрировали в отдельном журнале. Для этой цели использовались перфокарты.

Учётная карточка содержит сведения: автор, название книги, издание, год издания, цена, дата записи, № суммарного учёта, кол-во поступивших экз., выбывших экз., состоит экз. На учётной карточке проставлялся шифр книги, а также фиксировались все последующие поступления данного названия, независимо от цены.

На самых ранних карточках, находящихся в отделе комплектования, проставлялся инвентарный номер 1 экземпляра из поступившей партии многоэкземплярного названия, учтенный в инвентаре. Карточки, расположенные в алфавитном порядке, и составляли картотеку безынвентарного учёта. Для регистрации учётных карточек использовалась обычная инвентарная книга с продолжающейся нумерацией. В регистрационной книге заполнялись все графы – так же, как и при индивидуальном учёте: автор, название книги, издание, год издания, цена одного экземпляра, № записи в КСУ. Каждое название записывалось на одной строке. Регистрационный номер переносился на учётную карточку.

На документе, учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставлялся; книга проходила только минимальную техническую обработку.

Преимущества безынвентарного учёта по сравнению с инвентарным учётом:

— экономия времени для заполнения (инвентарная книга, документ, формуляр);

— экономия пространства для хранения учётной документации.

Картотека безынвентарного учёта на сегодняшний день не ведётся так как учетные данные перенесены в электронный каталог.

Какие документы (ГОСТы, инструкции, положения и т.п.) регламентируют организацию учета библиотечного фонда?

ГОСТЫ, СТАНДАРТЫ

ГОСТ 7.20-2000 Библиотечная статистика. — Введ. 01. 01. 2002. — СПб.: Профессия, 2003. — 41 с.

Стандарт устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации (далее — НТИ) и единицы учета обслуживания пользователей библиотек и органов НТИ.


ГОСТ является документом обязательный для всех библиотек и органов НТИ независимо от ведомственного подчинения и форм собственности. Основные разделы стандарта посвящены учету — отдельных видов изданий и неопубликованных документов, аудиовизуальных документов, посещений, обращений, запросов на документы и их копии, выдачи документов и их копий, запросов и ответов на справочно-информационное обслуживание, отказов, мероприятий.

Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области комплектования фондов, идентификации (библиографирования и каталогизации) документов и данных. В стандарте приведены алфавитные указатели терминов на русском языке и их иноязычных эквивалентов.

Термины, установленные настоящим стандартом, применяются в указанном значении во всех видах документации и литературы по информационной, библиотечной и издательской деятельности.

ГОСТ 7.48-2002 Консервация документов. Основные термины и определения. — Введ. 01. 01. 2003. — СПб.: Профессия, 2003. — 17 с.

Стандарт устанавливает применяемые в науке, технике и производстве термины и определения понятий в области консервации документов на бумаге, пергамене и коже. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для библиотек всех типов и органов научно-технической информации при использовании в документации, научно-технических, информационных, учебных и справочных изданиях.

Разделы ГОСТа содержат информацию о таких терминах как, повреждение документа, режим хранения документов, стабилизация документа, реставрация документа, изготовление копии документа, эксплуатационные свойствах документа

Общие положения


Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета предъявляются следующие требования:

— полнота и достоверность учетной информации;

— документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

— совместимость приемов и форм учета, их надежность в усло­виях применения традиционной и автоматизированной технологии;

— соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной формах, имеет одинаковую юридическую силу.

На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическими способами и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований настоящей Инструкции, другими нормативными документами по библиотечному делу.

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

⇐ Предыдущая1234

Организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета документов, дифференцированных в соответствии с их назначением, составляет систему учета документов библиотечного фонда.

По функциям и назначению различаются следующие виды учета:

· библиотечный,

· бухгалтерский,

· статистический,

· особый (специализированный).

1. Библиотечныйучет – учет документов всех подразделений библиотечного фонда, включая обменные, резервные, страховые, иные. Библиотечный (суммарный и индивидуальный) учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.

Библиотечный учет ведется в индивидуальной и суммарной формах.

Индивидуальный (дифференцированный) учет – регистрация в учетной форме каждого экземпляра и/или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого нового названия документа осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. Индивидуальный учет, с присвоением каждому документу инвентарного номера, обязателен для документов длительного и постоянного хранения. Необходимость индивидуального учета для документов временного хранения и порядок его ведения определяются непосредственно библиотекой.

Формами индивидуального учета документов являются

· книжная (инвентарная книга),

· карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных, других видов документов),

· листовая (лист актового учета),

допускается сочетание этих форм учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена, отметка о проверке, номер акта исключения.

В «Примечании» указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему.

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Индивидуальный учет баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения:

дата поступления;

название базы данных;

наименование создателя (юридическое или физическое лицо);

дата создания ресурса;

цена приобретения; носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета);

периодичность обновления.

Индивидуальный учет сетевых документов удаленного доступа осуществляется путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера (Приложение 4).

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе и платформе и тип пакета. Факультативно можно отражать в этой форме данные о количестве документов, входящих в пакет.

Платформа понимается как совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для навигации и поиска документов, а также предлагающих особые сервисы для работы с ними.

Суммарный (интегрированный) учет – регистрация в учетной форме документов всех видов партиями (группами) с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

Суммарный учет всех поступающих в фонд и выбывающих из него документов ведется в Книге суммарного учета библиотечного фонда или в другой форме, предназначенной для суммарного учета (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику библиотеки или системы библиотек определенного типа.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

· часть 1 – «Поступление в фонд»;

· часть 2 – «Выбытие из фонда»;

· часть 3 – «Итоги движения фонда».

Суммарный учет сетевых документов удаленного доступа ведется в предназначенной для этих целей книге, в которую включаются три формы:

· форма учета поступления документов в фонд;

· форма учета выбытия документов из фонда;

· форма учета движения фонда сетевых документов удаленного доступа.

В форме учета поступления в фонд регистрируются основные параметры документов (договоров, контрактов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ для библиотеки определенных пакетов сетевых документов, а также количество пакетов. Суммарному учету подлежат пакеты электронных документов, к которым библиотека имеет устойчивый доступ согласно лицензионным соглашениям.

В «Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС)» содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

2. Бухгалтерский учет – учет балансовой стоимости документов библиотечного фонда, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов. Бухгалтерский (стоимостный) учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией.

Библиотеки производят оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги – прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг.

3. Статистический учет – учет количества документов в фонде по формам государственного наблюдения, утвержденным Федеральной службой государственной статистики (Росстатом). При отчетности по форме государственной статистической отчетности №6 -НК сведения о резервных и обменных фондах не представляются.

4. Особый (специализированный) государственный учет – учет отдельных категорий документов: книжных памятников, архивных документов, музейных предметов и коллекций, иных специальных собраний документов. Учет данных фондов регулируется соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации:

⇐ Предыдущая1234

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

План занятия:

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

работы.

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность, т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).Выданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Посещаемость — один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.
Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

  • Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
  • Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
  • Данные графы «Итого с начала года» — это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

  • Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.

Часть 3. Учет массовой работы

  • Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.

Раздел «Книжные выставки»

  • Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
    Раздел «Массовые мероприятия»
  • Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.

Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок». «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

№ п/п Дата От кого поступил запрос Содержание и цель запроса Тип справки* Отрасль знания Источник выполнения Бибиографич. консультация Отказы Примечания
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ф.И.О.

катего-

рия читате-ля

Приоритетные темы (выделяются цветом, знаком и пр.):

• права потребителей

• проблемы наркомании

• краеведение

Типы справок:

• тематическая

• адресная

• уточняющая

• фактографи-ческая

Индекс или наименование ступени деления таблиц ББК Элемент(ы) СБА, с помощью которых выполнен запрос.

АК,СК, СКС,ККС, справочные изд., ЭБД, Интернет

* Возможен вариант деления столбца на колонки

Указывается информация:

•о перенаправленных запросах

•о справках с отрицательным результатом

• об источнике фактографической информации, сам установленный факт и пр.

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

• запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

• тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

— часть 1 – «Поступление в фонд»;

— часть 2 – «Выбытие из фонда»;

— часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Приложение 2.

Форма акта об исключении из фонда

утерянных читателями документов и приеме в фонд

документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии Утверждаю

по сохранности фондов

Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)

от «__» _________ 19__ г. от «__» _________ 19__ г.

Акт N ______

«__» _________ 19__ Г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц,

участвующих в составлении акта)

об исключении из библиотечного фонда _____________________________

(наименование библиотеки или

ее подразделения)

__________ экз. книг (других документов) на сумму ________________

по причине утери читателями и приеме взамен их _________ экз. Книг

(других документов) на сумму _____________________________________

Список книг (других документов) прилагается.

Подписи:

Список изданий и других документов к акту N _______

Утеряны читателями Заменены
Инв.
N
Автор,
заглавие,
год
издания
документа
Цена Инв. N Автор,
заглавие,
год
издания
документа
Цена Фамилия
читателя
руб. коп. руб. коп.

Рекомендательный список литературы:

1. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 02-12-98 590 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Организация работы ЦБС: инструкции и учетные формы / Под ред. Р. З. Зотовой – 2-е изд. – М.: Книга, 1985.

Полезные ссылки.

2.Инструкция «Порядок учета статистических показателей работы муниципальных библиотек Псковской области»: Режим доступа //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *