Управленческие таблицы

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

  1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
  2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Двойная запись — способ ведения бухгалтерского учёта, при котором каждое изменение состояния средств организации отражается, по крайней мере, на двух бухгалтерских счетах, обеспечивая общий баланс.

Согласно требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет в организациях должен вестись посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета.

Двойная запись в бухгалтерском учете – это один из основных элементов формирования достоверной информации по хозяйственным операциям предприятия. Метод двойной записи в бухгалтерском учете означает своевременное и достоверное отражение операций на рабочих счетах по актуальному рабочему Плану счетов хозяйствующего субъекта.

После правильного внесения всех проводок в журнал формируется оборотно-сальдовая ведомость с равными оборотами по дебету и кредиту счетов.

Правило двойной записи хозяйственных операций позволяет соблюсти баланс и выявить ошибки в учете.

Сущность и значение метода двойной записи

Метод двойной записи в бухгалтерском учете означает, что все хозяйственные операции отражаются на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

Способ или метод двойной записи также часто называют принципом двойной записи в бухгалтерском учете, подчеркивающим основополагающую роль двойной записи в системе бухгалтерского учета.

Двойная запись обеспечивает взаимосвязь между счетами. Связь между счетами именуют корреспонденцией счетов, а непосредственно сами счета – корреспондирующими. Результаты правильного ведения таковы:

  • создание единой системы учета;
  • контроль над использованием имеющихся ресурсов и источниками финансирования;
  • правильное формирование отчетности.

Сущность метода двойной записи заключается в отражении любой операции в бухгалтерском учете одновременно по дебету и кредиту счетов.

При этом в зависимости от типа счета (активный, пассивный или активно-пассивный) по дебету или кредиту счета может отражаться увеличение или уменьшение того или иного объекта учета.

Таким образом, возможность увидеть сразу пути поступления и оттока денежных средств дает много преимуществ специалистам, стремящимся улучшить экономическое состояние компании.

Отметим, что одновременное отражение операций по дебету и кредиту счетов обеспечивает равенство остатка (сальдо) дебета и кредита всех задействованных счетов организации на отчетную дату в оборотно-сальдовой ведомости. И, следовательно, гарантирует тождество в балансе: Актив = Пассив.

Двойная запись показывает пути поступления и выбытия определенных средств, виды операций, осуществивших изменения этих средств, источники их формирования, а также финансовые итоги, характеризующие производственную деятельность.

В экономическом смысле двойная запись показывает двойственный характер имущества предприятия.

В балансе она рассматривается с двух сторон, а именно состав и размещение – в активе баланса, а способы их формирования – в пассиве. Итог всех записей в статьях актива неизменно равен итогу в пассиве, из-за чего есть возможность легко проверить точность бухгалтерских проводок.

Снятие наличных денежных средств из банка в кассу

Снятие наличных денежных средств из банка в кассу отражается исходя из сущности двойной записи бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Оба счета 50 и 51 – активные, соответственно, по дебету счета 50 отражается увеличение денежных средств в кассе, а по кредиту счета 51 – уменьшение средств на расчетном счете.

Величина активов организации не меняется, меняется лишь структура активов (безналичные деньги стали наличными).

Внесение наличных денежных средств в качестве вклада в уставный капитал

Внесение наличных денежных средств в качестве вклада в уставный капитал отражается:

Дебет счета 50 – Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

Счет 75 – активно-пассивный, при этом в данном случае его кредитование означает не увеличение кредиторской задолженности организации перед учредителями, а уменьшение дебиторской задолженности по вкладам в уставный капитал.

Ведь указанной проводке предшествовала запись вида:

Дебет счета 75 – Кредит счета 80 «Уставный капитал»

Приобретение товаров

Приобретение товаров отражается проводкой:

Дебет счета 41 «Товары» — Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Счет 41 – активный, его дебетование означает увеличение актива (в данном случае товаров).

Счет 60 – активно-пассивный, кредит этого счета в данном случае показывает увеличение кредиторской задолженности организации по оплате поставленного товара.

Двойная запись как элемент метода бухгалтерского учета

Данный методический прием придает систематичность, последовательность и организованность выполняемым процедурам. Он дает подробные сведения об активах и пассивах компании, что позволяет:

  • анализировать экономическое состояние предпринимаемых действий;
  • контролировать их законность.

Принцип двойной записи хозяйственных операций позволяет описывать действия, влияющие на бухгалтерский баланс. Особенность в том, что отклонение в одной части не способно исказить конечную сумму.

А в случае одновременного изменения величин, сумма пропорционально увеличивается или уменьшается. В результате дебетовый оборот будет равен кредитовому обороту.

Следовательно, двойная запись – это способ фиксирования хозяйственных процессов, помогающий безошибочно вести учет и делать правдивую отчетность.

Итоги

Двойная запись – это способ ведения бухгалтерского учета.

Правило двойной записи хозяйственных операций позволяет соблюсти баланс и выявить ошибки в учете.

В бухгалтерском учете формируются три обязательных атрибута – это счета, баланс и двойная запись.

Они создают визуальную гармонию, так как дебет всегда равен кредиту, а актив не расходится с пассивом.

Двойная запись: подробности для бухгалтера

  • Метод двойной записи можно не использовать? … и полноту всех операций. Именно двойная запись позволяет провести такую проверку. При …
  • ТОП-100: Лучшие финансовые специалисты России … , корреспондент журнала Двойная запись
    «Двойная запись»
    №11/2005Журнал «Двойная запись» представляет традиционный … компании. Поэтому редакцией журнала «Двойная запись» была разработана и впервые применена … , заместитель главного редактора журнала «Двойная запись»
    и готовились в несколько этапов … анализировались и проверялись редакцией журнала «Двойная запись» и независимыми экспертами. Это … Роман Орлов, корреспондент журнала «Двойная запись»
    Принятая нами методика проведения рейтинга …
  • Бухучет для начинающих … ) в рублях.
    Это и называется — двойная запись. Сложнее понять, из каких слов … , оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и отчетность. Бухгалтерский учет … :
    — рекомендательными;
    — обязательными к применению.
    4. Двойная запись
    Выше перечислены 12 часто используемых … . Для проводок по забалансовым счетам двойная запись не применяется. Проводка записывается на …
  • В этом месяце бухгалтерские журналы… … векселем третьего лица.
    Эксплуатация недостроя (Двойная запись. № 8.)
    ТЕМА: НАЛОГ НА ИМУЩЕСТВО … + Cm – P.
    Сложные расчеты «упрощенца» (Двойная запись. № 8.)
    ТЕМА: УСН
    А … себестоимость» продукции.
    Цена арендованного имущества (Двойная запись. № 19.)
    ТЕМА: ОПТИМИЗАЦИЯ УЧЕТА
    Автор …
  • «Простой» бухучет сложнее «сложного»? … же такого законодательного акта нет. Двойная запись: «за» и «против» Итак, принцип … представить. Дело в том, что двойная запись – это не столько абстрактный для …
  • Три варианта бухгалтерского учета для упрощенщиков от МинфинаКакие варианты организации бухгалтерского учета могут использовать плательщики УСН? В каких регистрах фиксировать хозяйственные операции? Как вести учет без двойной записи и стоит ли это делать? Все ответы вы найдете в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Упрощенка». Какие варианты организации бухгалтерского учета могут использовать плательщики УСН? В каких регистрах фиксировать хозяйственные операции? Как вести учет без двойной записи и стоит ли это делать? Все ответы вы …
  • К налоговикам за деньгамиОлег Стоженко, обозреватель журнала «Двойная запись»
    Двойная запись №3- 2003 Каждый гражданин может … . редакции). Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …
  • К вам пришел налоговик … налоговик
    Александр Юрьев, налоговый консультант
    Двойная запись, №22 Когда пишут о налоговых … и приз – подписку на журнал «Двойная запись» на первое полугодие 2003 года … Юрьев.
    Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …
  • Методичка МНС о расчете НДС … дает
    Марина Полякова, эксперт журнала «Двойная запись» В последнее время МНС России … сборам.
    Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …
  • Книги для расчетов по НДС приведены в соответствие с кодексомАлексей Островский, эксперт журнала «Двойная запись» Полтора месяца Правительство РФ свыкалось … в журнале «Двойная запись»
    №3, 2004
    Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095 …
  • Ноу-хау местного масштаба … бизнесменов
    Елена Хуторных
    , корреспондент журнала «Двойная запись»
    Изобретательности региональных властей порой можно … в журнале «Двойная запись»
    №10, 2003 Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095 …
  • Не нарушать права организаций … Родионов
    , заместитель главного редактора журнала «Двойная запись»
    Регулярные жалобы налогоплательщиков на беспредел … в журнале «Двойная запись»
    №10, 2003 Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095 …
  • Правовые системы. Тестируем и выбираемОльга ЛОЧЕК, эксперт журнала «Двойная запись»
    в журнале «Двойная запись»
    №9 Как выбрать электронную … «КонсультантПлюс». Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …
  • На сайтах УМНС обо всем понемногуАртем РОДИОНОВ, эксперт журнала «Двойная запись»
    в журнале «Двойная запись»
    №9 В июле и … проблемы»). Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …
  • ПБУ 18/02: ЗА и ПРОТИВКсения Пономарева, эксперт журнал «Двойная запись» «Двойная запись» №6/2003 Готовясь к составлению … /02 Отдел подписки журнала «Двойная запись»: (095) 785-01-13 …

Задачи и методы управленческого учета

Главной целью каждого предприятия, занимающегося производством какой-либо продукции или оказанием услуг, является получение прибыли. Для того чтобы деятельность была рентабельна, нужно профессионально и грамотно решать задачи по управлению каждым отдельным звеном. Эти задачи как раз и решает управленческий учет.

Сущность и задачи управленческого учета

Понятие и необходимость выделения этого вида учета, появилось в 1972 в Америке. Управленческий учет сегодня развивается повсеместно, он призван собирать, регистрировать, обобщать и представлять руководству полную информацию о хозяйственной деятельности.

На основании получаемых данных в отчетах, руководители различных подразделений осуществляют планирование работы, контролируют исполнение намеченного и принимают важные стратегические решения.

В чем состоят первостепенные задачи управленческого учета?

Обычно выделяют следующие задачи:

  • учет наличия и движения всех имеющихся ресурсов, представление полной информации о них менеджерам организации;
  • учет поступлений и расходования, вскрытие отклонений от установленных норм, по отдельным подразделениям и в целом по предприятию;
  • расчет показателей реальной себестоимости товара, обнаружение отклонений от нормативов и плана;
  • проведение анализа и осуществление контроля за финансово-хозяйственной деятельностью, планы по ее дальнейшему развитию;
  • прогнозирование вероятных внешних воздействий на основании анализа прошлых лет и общего состояния экономики страны;
  • предоставление отчетов, по финансовым результатам связанных с внедрением новых технологий, реализации изделий и пр.;
  • предоставление отчетности обо всех областях деятельности высшему руководству, на основании которой принимаются дальнейшие решения.

Из вышеперечисленного понятно, что управленческий учет охватывает всю экономическую информацию предприятия, от данных налогового учета, материалов аудита до докладных от специалистов относительно производства и сбыта товаров и услуг. Правильно организованное управление ведет к хорошим показателям в работе всех звеньев компании.

Методы управленческого учета, как необходимый инструментарий

Для выполнения, всех стоящих перед персоналом задач по сбору, обработке, анализу и предоставлению полезной руководству информации о результатах хозяйственной деятельности, применяется широкий спектр различных способов.

Выделяют следующие методы управленческого учета:

  • документация, все первичные документы, являются главным источником данных для управленческого учета;
  • инвентаризация – способ, помогающий определить состояние хозяйственных объектов в настоящий момент;
  • классификация собранной информации для принятия управленческих решений;
  • контрольные счета, записи операций за определенный период помогающие проверить достоверность финансового учета;
  • планирование, постоянный процесс соотносящий возможности организации с предлагаемыми рынком условиями;
  • нормирование — расчет нормативов по регулированию затрат и превращение их в конечный продукт;
  • установление лимита материальных издержек;
  • анализ деятельности, является важным методом учета, т. к. позволяет выявлять причины отклонений;
  • контроль – процесс по устранению всех выявленных недочетов.

Использование метода двойной записи в управленческом учете

Ни одно предприятие не может обойтись в своей деятельности без ведения бухгалтерского учета, отражающего финансовое состояние. Управленческий учет тесно связан с ним методом двойной записи и получаемой в отчетах информацией.

Все операции по движению материальных ценностей отражаются на счетах, основанием для записи служат первичные документы. При этом каждая операция согласно правилу двойной записи отражается по дебету одного счета и по кредиту другого на одинаковую сумму.

Метод abc в управленческом учете

Как известно, издержки подразделяют на прямые и косвенные, от правильного их учета и распределения на товар (услугу) зависит рентабельность как отдельного вида продукции, так и деятельности в целом.

Довольно востребованным сегодня является разработанный в 80-х гг. метод учета затрат АВС (activity based costing), особенностью которого является иное распределение накладных расходов, т. е.

определяются конкретные операции и процессы, потребовавшие дополнительных затрат.

Такая точная информация помогает менеджерам принимать решения об увеличении производства выгодных товаров или отказываться от нерентабельных.

Методы ценообразования

При установлении продажной цены на продукт (работу), главную роль играет калькулирование себестоимости, которая рассчитывается одним из следующих методов:

  • абзорпшен костинг, по этому методу затраты распределяются между остатками на складе и проданным товаром;
  • директ костинг, здесь затраты делятся на постоянные и переменные, причем постоянные полностью относят на реализованный продукт (услугу).

В основном организации используют директ костинг, учитывая и планируя лишь переменные затраты, становится гораздо проще контролировать и управлять производственными расходами, а себестоимость за счет значительного сокращения статей становится прозрачной.

Что такое управленческий учет? Черная бухгалтерия. Двойная бухгалтерия. (2/2)

Управленческий учет — что это такое?

Об управленческом учете (его еще часто называют черной бухгалтерией или двойной бухгалтерией) работы с государственными предприятиями. Еще немного управленческого склада. Управленческая касса. Управленческая зарплата. Откаты (комиссионные, бонусы). Управленческий учет на предприятии со сложной организационной структурой. Метод двойной записи. Метод начислений.

Перейти к 1 части.
2 часть.

Управленческий учет при работе с государственными предприятиями.

Государственные предприятия могут оплатить нам деньги, только если мы предоставим расходную накладную, и они подпишут ее. Тогда они могут подать заявку на платеж в казначейство и через какое-то время нам оплатят. То есть, гос. предприятия работают по факту.

Что это значит для учета? Это значит, что в бухгалтерском учете, весь тот товар, что мы им продали по бумажкам – его в учете уже нет. А в управленческом учете, получается, что никаких операций не происходило.

Соответственно, мы должны видеть, что весь этот товар на складе, на самом деле, есть.

Еще немного управленческого склада.

И такой, тоже пример, наверное, у всех торговых компаний происходил: в машину покупателя не влез весь товар который он купил. И он сказал, что не хочет переоформлять расходную накладную, мол, давай я через две-три недели заеду за остальным товаром, за который я заплатил. Заберу сейчас только самый главный для себя товар.

Как правило, мы не переоформляем бухгалтерскую расходную накладную, но при этом, в управленческом учете, мы укажем, какой товар мы ему реально отгрузили. И потом решим — тот товар, который мы ему должны отдать, можем ли мы им сейчас торговать. А уже, когда придет поставка, мы сможет новый товар отдать этому покупателю.

Или не торговать этим товаром, а просто сразу весь этот товар отложить в резерв? Но, главное, что мы должны видеть — это то, что этот товар на самом деле есть на складе. Просто он может быть в резерве или мы можем им свободно сейчас торговать. И, также, мы видим, что перед этим покупателем есть денежный долг.

Ведь он нам заплатил за все, а мы погасили только часть.

Управленческая касса.

Что такое управленческая касса? Ну, по сути, это просто карман учредителя. То есть, деньги могут туда попадать от неофициальных продаж или по какой-то другой схеме.

Но смысл в том, что из этой управленческой кассы часто оплачиваются такие операции, которые неудобно проводить официально. Например, банально, купить воду, чай, сахар, заплатить за парковку – все это наши затраты в производственной деятельности.

Но это так тяжело объяснять налоговой, что иногда проще взять из кармана и заплатить эти деньги.

Управленческая зарплата (зарплата в конвертах).

Покажите мне хоть одного сотрудника, который скажет: я хочу, чтобы Вы мне начисляли десять тысяч гривен. Я думаю, что никто так не скажет.

Человек скажет: я хочу получать десять тысяч на руки, а то, сколько вы начислите, и что Вы там будете делать, чтобы мне эти деньги оплатить — меня не касается. Получается, мы ему две три тысячи по бухгалтерскому учету начисляем.

Оплачиваем на карточку минус налоги. А остаток уже оплачиваем из управленческой кассы. Практически все так и делают.

Откаты. Бонусы. Комиссионные.

Поговорим об откатах. Что такое откат? Это вознаграждение людям, не работающим в нашей компании. Мы поощряем их за то, что они порекомендовали нас кому-либо, или сделали сами продажу через нас. Как правило, они проводятся неофициально, по той причине, что это неудобно делать официально.

Да, мы могли бы. Но это надо либо брать человека по совместительству к нам работать, либо оформлять с ним отношения договором ГПХ. С одной стороны, много возни, ведь человек может один раз такую продажу сделать и больше продаж не будет.

Да и сам человек может не хотеть, чтобы его «вознаграждение» всплыло официально.

Управленческий учет на предприятии со сложной организационной структурой.

Еще хочу сказать о том, что если у вас структура предприятия такова, что в ней есть много юридических лиц, например, «чпшников», то получить из бухгалтерского учета, где каждый этот субъект ведется обособлено, адекватную информацию очень тяжело.

Соответственно, одна из целей управленческого учета — предоставлять эту информацию так, чтобы она соответствовала логике. К примеру, если у вас, как я уже говорил, десять юр.

лиц, но это единый бизнес — то в управленческом учете эта информация будет предоставлена вам консолидировано.

Принцип двойной записи в управленческом учете.

В целом, когда я изучал бухгалтерский учет, я был под впечатлением от того, как все логично в нем и продуманно. Безусловно, те принципы, которые были созданы для бухгалтерского учета, нужно использовать и в управленческом учете.

Например, принцип двойной записи, который всего лишь говорит о том, что на предприятии ничего не берется из ниоткуда (т. е. у всего, что попадает в него, должен быть источник) и не уходит в никуда. Если средства уходят из предприятия, то всегда известно, куда они уходят.

Например, тот же отчет «Баланс», в котором видно в столбце «Актив», где находятся наши средства. Они в основных фондах, в товаре, на расчетных счетах и в кассе, также, в дебиторке. В столбце «Пассив» мы видим обязательства нашей компании. Например, перед поставщиками.

В строке «Прибыль» мы видим обязательства перед учредителями. Если мы брали кредит в банке, мы, также, его увидим в пассиве.

Метод начислений в управленческом учете.

«Отчет о прибылях и убытках» показывает нам структуру доходов и расходов. Все это я веду к тому, что для расчета и учета управленческой прибыли, я рекомендовал бы использовать метод начислений. Многие предприниматели которые начинают работать в программе, начинают считать прибыль по кассовому методу. Ушли деньги — значит это наш убыток.

Прибыль – то что осталось у нас в кассе и на расчетном счету. Я думал, как объяснить, что такое «Метод начислений» и вот пример: покупатель хочет купить автомобиль за 60 тысяч гривен, а мы нашли где его можно взять за 50 тысяч гривен. Мы можем заработать на этом 10 тысяч гривен.

Это и есть метод начислений, когда мы понимаем, что на этой сделке мы наварим 10 тысяч гривен. Вот метод начислений как раз и покажет прибыль с этой сделки — 10 тысяч гривен. Получается, что эти предприниматели, которые работают по кассовому методу, все равно, на самом деле, мыслят по методу начислений, когда оценивают, выгодна ли им сделка или нет.

Соответственно, я верю, что если объяснить любому из этих предпринимателей и показать, что такое кассовый метод и что такое метод начислений и чем они отличаются, то они выберут метод начислений. Просто, видимо, этим людям не хватает, чтобы кто-то помог им разобраться.

В общем то, в рамках этого проекта, у меня есть в планах отдельное видео, в котором я постараюсь подробно объяснить, чем отличается кассовый метод от метода начислений.

Читайте, также, следующую статью Недостатки бухгалтерского учета в целях управления. В ней мы рассмотрим нельзя ли все-таки обойтись одним лишь бухгалтерским учетом.

Спасибо за внимание!

Юрий Халтин, исполнительный директор ООО «Бизнес Сервис Провайдер»

2020-06-17 16420

Что нужно для постановки управленческого учета в компании? На подготовительном этапе важно наладить сбор данных по подразделениям, разработать универсальный алгоритм действий по их обработке и подобрать для этого подходящее программное обеспечение. Здесь на помощь финансовым специалистам приходят электронные таблицы Excel. Они обладают обширным набором функций и инструментов для сортировки, обработки, анализа данных. Давайте разберемся, как организовать грамотный управленческий учет в Excel и по возможности автоматизировать этот процесс.

Справятся ли с управленческим учетом таблицы Excel?

Управленческий учет ориентирован на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться менеджеры, руководители структурных подразделений, CFO, генеральный директор и т.д.

Управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

  • большая детализация
  • другие методики учета
  • применение особых счетов
  • высокая регулярность составления

Приобретение или разработка специального программного обеспечения для ведения управленческого учета — удовольствие дорогостоящее и не всегда оправданное. Поэтому в небольших и средних компаниях активно используется программа Excel. Она не требует дополнительных финансовых затрат и имеет достаточный функционал для составления управленческой отчетности. С помощью математических, статистических, текстовых, логических функций и инструментов анализа данных специалисты могут рассчитывать и организовывать данные для отчетов. В одной из статей мы разобрали полезные приемы работы в Excel для бухгалтера, которые могут для этого пригодиться.

Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы

С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:

  1. Разделить финансовые показатели предприятия по Центрам финансовой ответственности (ЦФО) — отдельные подразделения во главе с руководителями ответственны за выполнение своих задач и по своей сути могут быть центрами инвестиций, затрат, доходов или прибыли.
  2. Разработать классификацию и присвоить коды объектам управленческого учета — все пользователи системы должны однозначно трактовать данные.
  3. Подготовить план счетов — группировка и детализация отдельных счетов является основой будущей системы и позволяет пользователям получать информацию из отчетов.
  4. Сформировать инструкции — пояснения к статьям расходов необходимы, чтобы узнать, что включает каждый пункт и с какими счетами бухгалтерского учета согласовывается.
  5. Разработать общие правила ведения учета — установить единые принципы и методики ведения учета, а также расчета используемых финансовых показателей.
  6. Определить состав и содержание управленческой отчетности — при этом важно учитывать специфику сферы деятельности компании.
  7. Автоматизировать процесс — разработать алгоритм работы в Excel.
  8. Протестировать систему — если какие-то из показателей отображаются некорректно, перестроить модель системы.

Пример модели управленческого учета в Excel

Составляющие модели
Источник доходов Источник расходов Источник статистики Бюджеты
Параметры
Финансовая структура
План счетов
Справочники
Трансформированные доходы Трансформированные расходы Трансформированный бюджет
Лист корректировки
Рабочий лист
Отчет о доходах и расходах Отчет о движении денежных средств Баланс предприятия Отчет об исполнении бюджетов

Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.

Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.

Пройти тест на знание Excel

Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:

  1. Разделяйте таблицы
    Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов.
  2. Сортируйте данные по категориям
    Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей.
  3. Используйте справочники
    Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек.
  4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
    Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
  5. Создавайте листы корректировки
    Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки.
  6. Создавайте проверочные ячейки
    При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
  7. Пользуйтесь настройками защиты
    Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.

Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.

Отточите свои знания и навыки по работе в Excel на наших тренингах по бюджетированию, макросам, визуализации данных, базовым инструментам и расширенным возможностям!

Excel для финансиста

Типовая модель служит для ведения финансового управленческого учета на управленческом плане счетов, в основе которого поставлен учет торговой деятельности на типовой конфигурации «1С: Управление торговлей 8» (редакции 10.3 и 11.1). Кроме торговых операций (оптовая, розничная и комиссионная торговля, импорт товаров) в типовой модели предусмотрен учет основных средств, нематериальных активов, кредитных операций, купли-продажи валюты, переоценка валютных средств, закрытие месяца с распределением затрат. В простейшем виде реализованы операции по начислению и выдаче заработной платы. Все это позволяет оперативно получить полновесный баланс активов и пассивов компании и другие финансовые отчеты:

  • отчет о прибылях и убытках;
  • прирост капитала;
  • отчет о движение денежных средств;
  • анализ эффективности.

Состав модели учета

Типовая модель финансового управленческого учета для конфигурации «1С: Управление Торговлей 8» состоит из:

  • настроенного Управленческого плана счетов;
  • настроенных алгоритмов отображения документов «1С: Управление Торговлей» по управленческому плану счетов;
  • настроенных шаблонов управленческих операций (Планирование показателей, учет зарплаты по управленческому учету и т.д.);
  • настроенных аналитических признаков (Сценарии, Направления Деятельности и т.д.);
  • настроенной системы финансовых показателей;
  • управленческой отчетности.

Назначение модели учета

Модель учета в «1С: Управление Торговлей» является готовым решением по автоматизации финансового управленческого учета для компаний следующих видов деятельности:

  • оптовой торговли;
  • розничной торговли;
  • торговли услугами;
  • комиссионной торговли;
  • комплектации / разукомплектования.

Модель учета включает следующие учетные функции:

  • учет основных средств;
  • учет внеоборотных активов;
  • учет товаров и материалов, в т. ч. переданных на комиссию;
  • учет прямых и косвенных затрат;
  • учет движения денежных средств в разрезе управленческих статей ДДС;
  • учет финансовых вложений;
  • учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;
  • учет кредитов;
  • учет расчетов по налогам;
  • учет зарплат по управленческому учету;
  • учет расчетов с подотчетными лицами;
  • учет внутрихозяйственных взаиморасчетов;
  • учет купли-продажи,комиссии и розницы;
  • учет расходов будущих периодов;
  • учет прочих доходов и расходов;
  • план/факт в разрезе показателей деятельности.

Функциональные возможности

Основные особенности модели:

  • все активы, включая затраты, учитываются вместе с налогом на добавленную стоимость (НДС не выделяется и отдельно не учитывается);
  • налоги и сборы, включая налог на прибыль, включаются в затраты и начисляются без автоматизированного расчета;
  • в качестве Центров финансовой ответственности (ЦФО) могут быть выбраны отдельные Подразделения или их группы;
  • в качестве Центров обособленного учета (ЦОУ) могут быть выбраны отдельные Организации или их группы;
  • модель управленческого учета построена на двух Сценариях учета – «Факт» и «План»;
  • в управленческом учете используются свои справочники Статей затрат и Статей движения денежных средств, элементы которых могут отличаться от элементов справочников «1С: Управление торговлей»;
  • финансовые результаты учитываются в разрезах ЦФО, которые соответствуют Подразделениям, задаваемым в оперативном учете при начислении расходов и отражении реализации продукции, товаров и услуг;
  • для перехода на более поздние релизы основной конфигурации, все изменения объектов описаны в специальных инструкциях.

План счетов управленческого учета

Отражает управленческую модель компании. Это универсальное средство количественного и суммового учета активов компании, ее обязательств и источников средств (капитала). План счетов управленческого учета строится исходя из учетной политики компании, требований в финансовой и управленческой отчетности, которая требуется для принятия управленческих решений и подготовки отчетов перед инвесторами, кредиторами и учредителями. Коды счетов и их назначение, в основном соответствуют бухгалтерскому плану счетов.


Рис. Пример управленческого плана счетов.

Принцип формирования проводок по управленческому плану счетов

Большая часть проводок формируется по документам оперативного учета. При проведении оперативного документа сразу же создается документ «Упр. операция» с проводками по управленческому плану счетов. В подчиненном документе «Упр. операция» созданные проводки можно скорректировать или заменить на другие, произвольные проводки.


Рис. Пример проводки сформированной по документу «Реализация товаров и услуг».

Взаимосвязь регистров и управленческих счетов

При формировании проводок выдерживается следующее соответствие регистров типовой конфигурации управленческим счетам:

Регистр накопления типовой конфигурации Управленческие счета
Взаиморасчеты с контрагентами 06, 58, 60, 62, 63, 66, 67, 75, 76, 86
Денежные средства 50, 51
Затраты не полностью 25, 26
Партии товаров на складах(управленческий учет) 07, 10, 41, КТ.41
Партии товаров переданные (управленческий учет) 45, КТ.45
Продажи 90.1
Продажи себестоимость 90.2
Розничная выручка 50Т

Таблица. Взаимосвязь регистров и счетов.

На регистре «Затраты» не учитываются затраты, начисляемые документами «УБИ: Выполнение ПН» (амортизация основных средств, расходы будущих периодов) и «УБИ: Типовой документ» вида «Начисление ЗП»

В типовой модели реализована схема учета основных средств (счета 08, 01, 02, 04, 05). При поступлении основные средства сначала учитываются на номенклатурном счете 07, а затем при списании переводятся на счет 08 или 01.

Счет 79 позволяет учитывать межфирменные (между ЦОУ или ЦФО) обязательства внутри компании, не связанные с торговой деятельностью. Например, возникает задолженность на счете 79 после передачи денежных средств между кассами разных ЦОУ.

Средство контроля полноты преобразования данных в управленческий учет

В план счетов с управленческим учетом добавлен транзитный счет «00Т». Транзитный счет подставляется в проводку в тех случаях, когда невозможно определить нужный счет учета, в виду неправильного заполнения реквизитов справочников или документов. Этот счет имеет два субконто:

  • документы – ссылку на проводимый документ;
  • расшифровка – представление не заполненного или неправильно заполненного реквизита.

Например, при проведении документа, формирующего проводку по взаиморасчетам с контрагентом, в выбранном договоре не будет заполнен дополнительный реквизит «Объект учета». Формируется проводка со счетом «00Т» со следующими значениями субконто:

Дополнительные управленческие операции

Сделаны на механизме «Типовых документов». Он позволяет создавать часто используемые операции по управленческому учету, которые не нашли отражения в оперативном учете. В модели для конфигурации «1С: Управление торговлей» это операции по начислению и выплате упр. заработной платы, обмен валюты между банком и кассой.

Регламентные операции по управленческому учету

В блоке регламентных операций модели учета находятся:

  1. Комплект документов «Периодические начисления (ПН)» позволяет заносить данные об основных средствах, РБП и НМА, и ежемесячно начислять амортизацию (износ) по ним, данные в этом случае попадут только в управленческий учет.
  2. Переоценка валютных счетов — позволяет выявить курсовые разницы по валютным счетам и отнести их на указанные счета доходов и расходов.
  3. Специальное распределение управленческих счетов — документ «Специальное распределение» может быть использован в случаях, когда необходимо распределить некоторые затраты по произвольной базе. В документе выбирается вид операции, указываются закрываемый и корреспондирующий счет, а также выбирается способ заполнения его субконто. Для фильтрации данных закрываемого счета на подчиненной закладке документа «Отбор» могут быть назначены дополнительные фильтры.
  4. Закрытие месяца – предназначен для расчета финансового результата и распределения затрат по заданным профилям, документ может формироваться за любой, произвольный период.
  5. Фиксация периода от изменений – предназначен для закрытия управленческого учета до бухгалтерского, с автоматическим отслеживанием изменений закрытого периода и их отнесения в следующий открытый.
  6. Механизм временных проводок — для применения принципа МСФО в ведении учета незадокументированных операций в системе «ИТАН: Управленческий баланс» предусмотрен механизм временных проводок. Механизм позволяет помечать операции как временные, принимать их к учету, а при отражении документа в операционном учете – сторнировать проводку. В механизме заложены удобные средства поиска и сторнирования временных проводок.
  7. Ручной ввод управленческих субконто — механизм ручного ввода субконто выполняет задачу заполнения аналитики проводки в случаях, когда исходных данных документа основания для автоматического заполнения недостаточно.

Управленческая отчетность

Для успешного управления компанией необходима информация, которая позволила бы:

  • отследить состояние и результаты деятельности компании;
  • понять схему изменения материальных и денежных потоков. Управленческая отчетность в 1С является основой для проведения управленческого и финансового анализа.

Стандартные отчеты

В модель учета включен набор стандартных бухгалтерских отчетов, предназначенных для получения данных по остаткам и оборотам счетов и проводкам в самых различных разрезах. Многие отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя построенные ранее. При самом нижнем уровне детализации данных обычно выполняется переход к конкретному документу, а от него можно построить отчет по движениям, посмотреть дерево подчиненных документов или проверить проводки этого документа.


Рис. Стандартные отчеты по управленческому учету.

Финансовые отчеты

Управленческая отчетность составляется по общепринятым принципам учета. В типовой модели, с помощью конструктора финансовых отчетов (КФО), реализованы следующие основные отчеты:

  • «Баланс — предоставляет данные для анализа активов компании, его обязательств и составляющих капитала;
  • «Прибыли и убытки — позволяет оценить объемы продаж, величины затрат, валовой и чистой прибыли по периодам, ЦОУ и ЦФО;
  • «Движение денежных средств — дает возможность оценить реальный денежный поток. В условиях дефицита денежных средств особую значимость приобретает каждый шаг, направленный на рост эффективности их использования.
  • Для сравнения отчетов «Баланс» и «Прибыли и убытки» по показателю «Прирост капитала» разработан отчет:

  • «Прирост капитала» — раскрывает формулу: Капитал = Активы – Обязательства
  • Сравнение плановых и фактических показателей можно произвести с помощью отчета план-факт:

  • «Показатели деятельности» — дает возможность сравнить плановые и фактические показатели деятельности компании. Для удобства показатели сведены в два раздела: «Торговая деятельность» и «Прибыли и убытки». Этот отчет, строится по двум сценариям «План» и «Факт».

Примеры отчетов:

Управленческий баланс:


Рис. Отчет «Управленческий баланс».

Отчет о движении денежных средств:


Рис. Пример отчета о движении денежных средств.

Отчет о прибылях и убытках:


Рис. Пример отчета о прибылях и убытках.

Отчет «Анализ эффективности»:


Рис. Отчет «Анализ эффективности».

Предлагаем вам воспользоваться новой возможностью для ознакомления с программным продуктом, предназначенным для составления плана счетов управленческого учета и его организации: работа с программой через Интернет.

Вам понадобится только доступ в Интернет через модем или выделенную линию.

Вы сможете работать с демонстрационной базой, вносить в нее свои данные, делать различные настройки. Во время работы в Демо-доступе наш консультант может ответить на Ваши вопросы по телефону или через ICQ. Для получения инструкций и пароля заполните заявку.

Для получения более подробной информации мы рекомендуем изучить презентации в разделе Скачивания или обратиться по интересующим вопросам к нашим менеджерам по телефону (495) 276-00-21 или (495) 507-82-44.

Также Вы можете заказать презентацию.

В международной практике учет разделяется на финансовый и управленческий.

Финансовый учет – это система сбора и обобщения учетной информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию хозяйственных операций, а также составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Финансовый учет охватывает значительную часть бухгалтерского учета, аккумулируя информацию об имуществе организации – основных средствах, нематериальных активах, арендованном имуществе, финансовых вложениях, денежных средствах и их эквивалентах, других оборотных активах, обязательствах организации, капитале, иных источниках формирования имущества и хозяйственных процессах.

Финансовый учет предусматривает получение информации, необходимой для составления бухгалтерской отчетности.

Основной задачей финансового учета является достоверность учета финансовых результатов деятельности предприятия, его имущественного и финансового состояния.

Потребителями финансового учета являются в основном внешние пользователи: государственные налоговые органы, банки, поставщики, покупатели, потенциальные инвесторы. В некоторых странах, например в США и Великобритании, информация, генерируемая в рамках финансового учета, направлена прежде всего на удовлетворение потребностей инвесторов и кредиторов, а полезность с позиции принятия экономически обоснованных управленческих решений является важнейшим критерием ее качества. Такая ориентация финансового учета в США и Великобритании свойственна этим странам в течение многих лет. Более того, в этих странах были созданы финансовые рынки и биржи ценных бумаг. Результат – финансовые отчеты компаний отличаются значительной аналитичностью, а определение рентабельности хозяйственной деятельности как одной из характеристик эффективности работы управленческого персонала является целью финансового учета.

В других странах роль бухгалтерского учета и приоритеты, выработанные в рамках его методологии, могут быть иными. Например, это может быть предоставление объективной и достоверной информации за надлежащим исполнением государственной налоговой политики. Именно это предназначение бухгалтерского финансового учета признается основополагающим в большинстве стран Южной Америки.

В некоторых странах система бухгалтерского финансового учета реализуется исходя из приоритета макроэкономических целей, например, для достижения заданных темпов роста национальной экономики.

В таких странах, как Германия, Швейцария, Япония и др., финансовая политика определяется небольшим количеством очень крупных банков, удовлетворяющих значительную часть финансовых потребностей бизнеса. В этом случае отчетность нацелена прежде всего на защиту интересов банков-кредиторов. Для бухгалтерской практики здесь характерны некоторые особенности, в частности консерватизм в оценке активов (занижение их стоимости), определенное завышение кредиторской задолженности, позволяющее в случае финансовых затруднений обеспечить своему банку некоторую свободу действий в исполнении обязательств.

Во Франции и Швеции бухгалтерский финансовый учет имеет несколько иную ориентацию. Правительства этих стран играют определяющую роль в управлении национальными ресурсами, а предприятия обязаны придерживаться правительственной экономической политики. Правительства не только контролируют финансовые возможности бизнеса, по и выступают при необходимости в роли инвестора или кредитора. В этих странах бухгалтерский учет ориентирован прежде всего на потребности государственных органов.

Финансовая отчетность не представляет собой коммерческой тайны, она открыта к публикации, как правило, заверяется аудиторской фирмой.

Ведение финансового учета и представление форм финансовой отчетности является обязательным для всех организаций.

Управленческий учет представляет собой систему внутреннего учета, призван обеспечить получение учетной информации, необходимой для управления производством и принятия решения руководством на ближайшую перспективу.

Основной целью управленческого учета является:

  • 1) исчисление фактической себестоимости продукции (работ, услуг) и отклонений от установленных норм, стандартов и смет;
  • 2) определение финансовых результатов по реализованным изделиям или группам изделий.

Управленческий учет не является обязательным. Администрация предприятия сама определяет, создавать или не создавать систему внутреннего учета.

Управленский учет в отличие от финансового учета ориентирован на внутренних пользователей. Управляющее звено использует внутреннюю информацию для планирования, контроля и анализа как в краткосрочных, так и в долгосрочных целях. Например, краткосрочные (текущие) сметы, бизнес-планы составляются на очередной год и в дальнейшем используются для контроля и оценки эффективности управления структурным подразделением предприятия.

Составление финансовых смет (бюджетов) и анализ их исполнения уже давно рассматриваются в качестве важнейшего инструмента управленческого контроля деятельности компании и прогнозирования ее финансовых результатов. Поэтому и назначение этих смет двояко. Во-первых, они четко очерчивают и детализируют цели, поставленные перед компанией в целом и ее подразделениями, характеризуют прогнозируемые результаты и финансовое состояние. Во-вторых, они используются в оперативном, ретроспективном и перспективном анализе для оптимизации последующих сделок и операций.

Процесс принятия управленческих решений будет давать сбои, если генерируемая в системе информация не направлена на решение стратегических задач предприятия. А основными вопросами стратегии бизнеса, как известно, являются развитие производственной деятельности, финансовая политика, поиск дополнительных сфер приложения капитала, поиск резервов дальнейшего роста предприятия, организационная структура управления и т.п.

Приведем пример в качестве иллюстрации. Крупная компания решила прикрыть одно из направлений своей деятельности, например, производственно-технологическую линию. Управленческий учет должен помочь в ответе на целый ряд вопросов, поскольку это производство может быть полностью продано другой фирме, перепрофилировано, выделено в самостоятельную компанию, в которой данная компания будет только совладельцем и т.д. Необходимо рассчитать альтернативные варианты доходов и возможных потерь, применения производственных мощностей и трудовых ресурсов, изменения рыночной стратегии бизнеса.

Управленческий учет, называемый иногда производственным, или учетом затрат, позволяет предприятию оптимизировать значение одного из важнейших экономических показателей фирмы – ее расходов. Кроме того, решение задач управленческого учета позволяет предприятию оптимизировать соотношение таких показателей, как «Доходы – затраты – прибыль».

Таким образом, мы видим, что управленческие решения вырабатываются прежде всего в процессе планирования. Само же планирование осуществляется путем соответствующей обработки и анализа имеющейся информации о состоянии объекта управления. Поэтому анализ хозяйственной деятельности является непременной функцией управления. В ходе анализа выявляются отклонения от плана и пути их преодоления.

Однако для анализа необходима упорядоченная информация о состоянии объекта управления. Сбор, обработка и обобщение такой информации осуществляются при помощи финансового учета. Управление осуществляется на основе полученной информации, большую часть из которой представляет финансовый учет. В этом и состоит взаимная связь финансового и управленческого учета. Финансовый учет помогает планировать и оценивать результаты, предоставляя всем заинтересованным пользователям информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

В отличие от принятой у нас типовой организационной структуры управления предприятием бухгалтерия в западной фирме полностью берет на себя обязанности планового отдела и аналитических служб. Это достигается высокой квалификацией бухгалтерских кадров, нередко занимающих весьма достойное место в управленческих структурах бизнеса. Так, например, в Австралии свыше 30% членов советов директоров крупных компаний являются бухгалтерами по своему базовому образованию.

Рассмотрим основные отличия финансового учета от управленческого учета (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Сравнительная характеристика финансового и управленческого учета

Области сравнения

Финансовый учет

Управленческий учет

1. Основные потребители информации

Сторонние организации

Различные уровни внутреннего управления организации

2. Степень надежности

Требуется объективность

Зависит от целей планирования. При необходимости используются точные данные

3. Используемые измерители

Денежная единица

Денежная или натуральная единица

4. Основной объект учета

Организация в целом

Отдельные структурные подразделения

5. Группировка затрат

По элементам затрат

По статьям калькуляции

6. Периодичность составления отчетности

На регулярной основе

По мере надобности

7. Обязательность ведения учета

Строго обязательно

Не обязательно

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *