Все об электронной подписи

Содержание

Как узнать дату окончания действия подписи

Дата начала действия ЭЦП закрепляется в едином реестре ключей с момента выдачи сертификата владельцу. В криптографическом коде зашифрован срок действия и окончания функционирования ЭП. Обе даты отражены в электронной версии документа. Узнать их можно через ПО «КриптоПро», в котором подпись расшифровывается до исходной информации.

Пошаговая инструкция:

  • зайти через меню «Пуск» во вкладку «КриптоПро»;
  • в открытом окне выбрать вкладку «Сертификаты»;
  • проходим путь «Консоль» → «Сертификаты текущего пользователя» → «Личное» → «Реестр»;
  • в открывшемся списке выбрать интересующую электронную подпись;
  • два раза кликаем мышью, в открытых свойствах смотрим дату окончания действия.

Предложенным путем узнают базовую информацию о сертификате. Здесь уточняются организация, дата и лицо, которому выдан ключ. Тут же можно уточнить класс сертификата с указанием нормативных актов и законов.

Как отозвать сертификат ЭП

Период действительная может быть прекращен в любой момент. Чтобы завершить работу ключа и отразить это действие в системе, необходимо подать заявление в центр выдачи ключа. В таком случае электронная форма будет приостановлена. Положения по аннуляции или приостановлению действия ключа регулируются законом №64 ФЗ.

Причины отзыва

  • период действия сертификата окончен, возобновление его работы возможно только после продления;
  • владелец сертификата изъявил желание остановить или аннулировать ЭЦП, уничтожение подписи произойдет после подачи документа;
  • удостоверяющий центр закрылся, не передав права, обязанности и полномочия другому центру;
  • организация, предприятие, юридическое лицо потеряли свой статус, действительным ключ будет признан после изменения статуса лица или организации.

В законодательстве прописан ряд частных случаев и исключений, по которым действие, сроки и полномочия вносят коррективы в работу ключа. Они служат причиной его аннуляции с правом и без права восстановления. Консультацию по этим положениям можно получить в Едином удостоверяющем центре.

Срок действия истек — что делать

Обладая подписью, зарегистрированное лицо само должно следить за действительным периодом. За 14 дней до истечения периода он должен подать документ на продление действия сертификата. Если срок истек, а заявление не подано, работа сертификата приостанавливается.

Как поступать, если сертификат потерял актуальность? Есть два пути решения проблемы. Первый связан с обращением в удостоверяющий центр, который выдавал сертификат. В этом случае принимается электронное заявление на продление действия.

Во втором случае ЭЦП оформляется заново. Этот вариант подходит для случаев, если удостоверяющий центр был расформирован. По этому сценарию порядок действия повторяет изначальную процедуру регистрации.

В каких случаях делаются плановая и внеплановая смена серификата

Владелец ключа может выбрать плановый или внеплановый сценарии смены сертификата. Плановой сменой считается случай, когда токен не утерян. Вся информация о владельце, организации или предприятии остается неизменной. При таком сценарии удостоверяющий центр высылает оповещение о необходимости пройти процедуру обновления даты окончания действия.

Путь плановой замены выглядит следующим образом: Заполняется заявление на выпуск → посещается удостоверяющий центр с передачей документа → оплачивается пошлина → в установленную дату забирается новый токен.

Внеплановый вид замены происходит по причине потери или порче носителя, компрометации подписи или смене реквизитов. Для таких случаев продуман специальный протокол замены сертификата. Старый сертификат отзывается, пишется заявление на выпуск нового.

По сравнению с законом «Об электронной подписи» в редакции от 23.06.2016 года поправки содержат целый ряд существенных изменений и дополнений.

Ужесточены требования к аккредитации удостоверяющих центров

Значительно ужесточаются требования к порядку аккредитации коммерческих УЦ и их деятельности, в частности:

  • минимальный размер собственных средств (капитала) увеличивается с 7 млн рублей до 1 млрд рублей либо до 500 млн рублей при наличии не менее чем в трёх четвертях субъектов РФ филиалов или представительств УЦ;
  • увеличивается порог страховой ответственности деятельности аккредитованного УЦ (с 30 до не менее 100 млн рублей);
  • для работников аккредитованного УЦ и его доверенных лиц вводится уголовная ответственность за неисполнение обязанностей и порядка реализации функций УЦ;
  • сокращается срок аккредитации аккредитованных УЦ с 5 до 3 лет;
  • в случае досрочного прекращения аккредитации УЦ исключается возможность немедленной новой аккредитации данного УЦ или аккредитации другого УЦ под руководством того же лица, которое имело право действовать без доверенности от имени УЦ, лишённого аккредитации (новая аккредитация возможна только через 3 года);
  • предусматривается двухэтапный порядок аккредитации УЦ: Минкомсвязь готовит заключение о соответствии УЦ требованиям Федерального закона, на основании которого правительственная комиссия, состав которой утверждается Правительством РФ, принимает решение об аккредитации УЦ или об отказе в его аккредитации;
  • вводится статья «Федеральный надзор в сфере электронной подписи».

Расширен перечень аккредитованных удостоверяющих центров

К перечню аккредитованных удостоверяющих центров отнесены, помимо УЦ, получающих аккредитацию в установленном законом порядке, удостоверяющие центры федерального значения:

  • УЦ Федеральной налоговой службы;
  • УЦ Федерального казначейства;
  • УЦ Центрального банка.

УЦ Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС) вправе определить из числа аккредитованных УЦ перечень доверенных лиц, наделяемых полномочиями на приём заявлений о получении квалифицированного сертификата юридического лица и выдачу сертификатов, изготовленных УЦ ФНС, а также на создание и хранение ключей электронной подписи заявителей для дистанционного использования и на создание с их помощью электронных подписей. Деятельность доверенного лица должна соответствовать порядку реализации функций аккредитованного УЦ и исполнения его обязанностей, установленному УЦ ФНС. Доверенные лица УЦ ФНС должны соответствовать дополнительным требованиям, установленным Правительством РФ, и требованиям в области информационной безопасности, установленным ФСБ России.

Правительство получило право определения предельной стоимости услуги по выдаче квалифицированного сертификата

Аккредитованным УЦ предлагается выдавать квалифицированные сертификаты на безвозмездной основе или за плату, порядок определения которой вправе установить Правительство Российской Федерации.

Скорректированы требования к сертификатам для юридических лиц

Изменено определение сертификата для юридического лица: теперь при выдаче сертификата юридическому лицу в качестве владельца сертификата наряду с указанием наименования юридического лица может указываться только физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности, то есть единоличный исполнительный орган (руководитель или директор).

Разрешено использование «обезличенных» сертификатов для юридических лиц, в том числе квалифицированных, без указания физического лица в качестве второго владельца, для автоматического создания и автоматической проверки ЭП в любых информационных системах, а не только используемых при оказании государственных или муниципальных услуг, как было определено ранее.

Внесены изменения в порядок выдачи сертификатов

Определён термин «заявитель» — лицо, обращающееся в УЦ с заявлением на выдачу сертификата ключа проверки ЭП в качестве его будущего владельца.

В обязанности удостоверяющего центра при выдаче сертификата вместо обязанности по установлению личности получателя сертификата либо полномочия лица, выступающего от имени заявителя, вводится обязанность «идентификации заявителя». Идентификация заявителя может проводиться при его личном присутствии или без его личного присутствия — дистанционно.

Скорректированы требования к обязанностям доверенных лиц УЦ (при приёме заявлений и вручении сертификатов доверенное лицо обязано идентифицировать заявителя только при его личном присутствии), что в совокупности с введённым определением заявителя запрещает теперь доверенному лицу УЦ принимать заявления и выдавать сертификаты представителю заявителя, действующему по доверенности, но не являющемуся владельцем сертификата.

Скорректирован порядок выдачи квалифицированных сертификатов

Изменён список документов и сведений, предоставляемых заявителем при получении квалифицированного сертификата: вместо доверенности, подтверждающей право заявителей действовать от имени других лиц, указан документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности либо подтверждающий право заявителя действовать от имени государственного органа или органа местного самоуправления.

Скорректированы требования к процедуре ознакомления заявителя с информацией, содержащейся в выданном ему квалифицированном сертификате: подтверждение ознакомления может осуществляться под расписку с использованием КЭП при наличии действующего квалифицированного сертификата или с использованием простой электронной подписи (ПЭП), ключ которой получен в соответствии с правилами использования ПЭП при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Определены условия дистанционной идентификации

Законодательно закрепляется возможность использования при создании и выдаче сертификата (в том числе квалифицированного) дистанционной идентификации заявителя (без его личного присутствия) с применением информационных технологий:

  • на основе использования квалифицированной электронной подписи при наличии действующего квалифицированного сертификата заявителя;
  • путём предоставления информации из паспортно-визового документа нового поколения, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;
  • путём предоставления сведений о заявителе из единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) и информации из единой биометрической системы (ЕБС) в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Аккредитованный УЦ на безвозмездной основе обеспечивает физических лиц средствами криптографической защиты информации для проведения их идентификации на основе предоставления биометрических персональных данных без личного присутствия.

Дополнены требования к квалифицированному сертификату

В состав квалифицированного сертификата должен включаться идентификатор, однозначно указывающий на способ, которым был идентифицирован заявитель при выдаче квалифицированного сертификата (при личном присутствии или дистанционно), определяющий порядок использования подписанных электронных документов в государственных информационных системах.

Введён запрет на ограничения использования КЭП

Устанавливается явный запрет на какие-либо ограничения признания КЭП и указывается на недопустимость требований со стороны информационных систем включения в квалифицированный сертификат информации, не являющейся обязательной в соответствии с №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Скорректированы требования к средствам электронной подписи

Требования к средствам электронной подписи дополнены требованиями к визуализации результатов проверки электронной подписи: визуализация должна содержать информацию о том, что документ подписан электронной подписью, о номере, владельце и периоде действия сертификата.

Легализована облачная электронная подпись

Законодательно закрепляется возможность реализации технологии облачной подписи в отношении КЭП, в частности аккредитованные УЦ наделяются правом осуществлять по поручению владельца квалифицированного сертификата:

  • хранение ключа ЭП с обеспечением его защиты от компрометации и несанкционированного использования;
  • автоматизированное создание при помощи хранимого ключа ЭП квалифицированной электронной подписи;
  • информирование владельца квалифицированного сертификата об операциях с хранимым ключом ЭП.

К аккредитованному УЦ, осуществляющему хранение ключей ЭП владельцев квалифицированных сертификатов, предъявляются повышенные требования в части технической оснащённости и обеспечения финансовой ответственности (не менее 200 миллионов рублей) за убытки, причинённые в случае компрометации и (или) несанкционированного использования хранимых ключей ЭП.

Определены понятия доверенной третьей стороны и метки доверенного времени

С целью обеспечения доверия при обмене данными и электронными документами вводится институт доверенных третьих сторон (ДТС), уполномоченных проверять электронные подписи в электронных документах в конкретный момент времени, а также документально подтверждать результаты такой проверки. Определяются организационные основы деятельности и порядок аккредитации ДТС, для организаций, претендующих на аккредитацию в качестве ДТС, устанавливаются требования к минимальному размеру собственных средств (капиталу), аналогичные требованиям к аккредитованным УЦ.

Вводится понятие и устанавливается механизм использования метки доверенного времени — достоверной информации в электронной форме о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью.

Изменён порядок признания иностранной электронной подписи

Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, признаются соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации, при условии подтверждения их действительности аккредитованными ДТС, УЦ или иным лицом, уполномоченным на это международным договором России.

Введено понятие электронной доверенности

С 1 января 2022 вступают в силу положения об электронных машиночитаемых доверенностях, которые должны будут подтверждать полномочия владельцев квалифицированных сертификатов при подписании электронных документов.

Данные доверенности оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных систем, для использования которых представляются документы, а также ЦБ РФ на своем официальном сайте в отношении доверенностей кредитных организаций.

Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая Минкомсвязью на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Требования к оформлению машиночитаемых документов о полномочиях и машиночитаемых доверенностей, их использованию, хранению и отмене устанавливаются уполномоченным федеральным органом, который также отвечает за формирование, актуализацию и сопровождение классификатора полномочий, в соответствии с которым должны определяться полномочия в составе документа о полномочиях и машиночитаемой доверенности.

Кардинально изменена технология подписания документов квалифицированной электронной подписью

С 1 января 2022 года вступают в силу нормы о порядке использования квалифицированных сертификатов при подписании электронных документов.

Перераспределяются полномочия по выдаче квалифицированных сертификатов различным субъектам электронного документооборота:

  • УЦ Федеральной налоговой службы наделяется полномочиями по выпуску квалифицированных сертификатов для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов;
  • УЦ Федерального казначейства наделяется полномочиями по выпуску квалифицированных сертификатов для органов власти различных уровней и их должностных лиц;
  • УЦ Центрального банка РФ наделяется полномочиями по выпуску квалифицированных сертификатов участникам кредитно-финансовой сферы, контролируемой Банком России.

За коммерческими аккредитованными УЦ сохраняются полномочия по созданию и выдаче квалифицированных сертификатов только физическим лицам.

Вносятся существенные изменения в технологию подписания электронных документов квалифицированной электронной подписью:

  • в случае использования КЭП при участии в правоотношениях физического лица без полномочий на действия от имени других физических или юридических лиц применяется КЭП физического лица, сформированная с использованием квалифицированного сертификата, выданного любым аккредитованным УЦ.
  • документ, подписанный КЭП физического лица, действующего в рамках полномочий, не связанных с действием от имени других физических, юридических лиц (ЮЛ) или индивидуальных предпринимателей (ИП), должен подкрепляться машиночитаемой доверенностью в электронной форме, определяющей полномочия физического лица и подписанной КЭП должностного лица соответствующего государственного или муниципального органа (документ о полномочиях);
  • для подписания электронного документа от имени ЮЛ должна использоваться КЭП ЮЛ, квалифицированный сертификат которой выдаётся в УЦ ФНС с указанием в качестве владельца квалифицированного сертификата также физического лица, действующего от имени ЮЛ без доверенности;
  • если от имени ЮЛ или ИП действует физическое лицо, наделённое соответствующими полномочиями на основании доверенности, то для подписания документа используется КЭП физического лица, являющегося представителем ЮЛ или ИП, и одновременно предоставляется машиночитаемая доверенность в электронной форме, подписанная КЭП ЮЛ или ИП с указанием в качестве владельца сертификата физического лица, действующего от имени ЮЛ или ИП без доверенности;
  • определены правила использования КЭП при участии в правоотношениях кредитных организаций и государственных органов или органов местного самоуправления.

Правильных ответов не менее 95%

Для быстрого поиска по странице нажмите Ctrl+F и в появившемся окошке напечатайте слово запроса (или первые буквы)

Аутентификация – это

предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает

+способность подтвердить личность пользователя

механизм разграничения доступа к данным и функциям системы

поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это ….

единый бланк

бланк письма
+общий бланк

бланк конкретного документа

Бланк документа – это

+лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа

государственная бумага, обязательная для применения в организации

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа

В объеме документооборота следует учитывать

все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени:
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
+все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени

Главное правило организации документооборота – это …

стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени
+оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами

Группы доступа необходимы …

+для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Делегирование прав доступа необходимо …

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы

для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
+в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Документооборот – это …

процесс подписания и передачи документа в организации

движение документов в организации от руководителя к исполнителям

+сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов

технологический процесс архивного хранения документов

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Внутренний

Входящий

Организационный
+Исходящий
Документопоток – это …

движение данных в определенном направлении

движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется

организованное движение документов из организации в разных направлениях

+сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

сложившееся или организованное в пределах информационной системы

Документ имеет две сущности …

+информационную и материальную
информационную и коммуникационную
информационную и правовую
общую и специальную

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

входящие и уходящие
диагональные

+горизонтальные и вертикальные
параллельные и пересекающиеся

На базе продукта LotusNotes фирмы LotusDevelopmentCorporation разработана система

«OfficeMedia»

«Effect Office»
+»Босс-Референт»
«Optima Workflows

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество …

копий, а в знаменателе – количество всех документов организации

подлинников, а в знаменателе – количество всех документов организации

+подлинников, а в знаменателе – количество копий

копий, а в знаменателе – количество подлинников

Объем документооборота выражается …

общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени

+общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени
общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …

+поле документа

реквизит документа

слово

предложение

Основными видами срокового контроля являются …

контроль по существу решения вопроса

ручной и автоматизированный контроль
+текущий, предупредительный и итоговый
еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
Официальный документ – это …

любой бумажный документ

любая информация, внесенная в базу данных

+информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам

информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения

Подготовка документа к сканированию включает в себя операции …

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
+описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

+текущим
финансовым

предупредительным
итоговым

Под … контролем понимают аналитическое обобщение документооборота,
исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.

предупредительным
+итоговым
текущим
финансовым

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

+предупредительным

финансовым

текущим

итоговым

Под электронной цифровой подписью понимается …

+реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного
хранения и поиска документа

традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения

Получение изображения документа включает в себя операции …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

+сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

Процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это …

стандартизация

+унификация

классификация

систематизация
Разработчиком системы «Евфрат Документооборот» является компания …

+фирма «CognitiveTechnologies»

ЗАО «Электронные офисные системы»
АО «Ланит»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Разработчиком системы «Дело» является фирма …

фирма «Cognitive Technologies»
АО «Ланит»

+ЗАО «Электронньге офисные системы»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Распознавание предполагает выполнение следующих операций …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
+предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
Регистрация – это …

учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам

+запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

прием и первичная обработка документов

снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную
регистрационную форму

Регистрации подлежат

только входящие и исходящие документы

документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения
+все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения

только письма и обращения граждан

Реквизит документа – это …

значок: проставленный на документе для его распознавания
+обязательный элемент официального документа
обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу

логотип на официальном документе

Реквизит, отражающий основное содержание документ – это …

+текст

подпись

регистрационный номер

приложение

Реквизиты характерные только для бланка письма – это …

наименование организации (структурного подразделения)
+трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа»

справочные данные об организации
эмблема организации

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом – это … реквизиты документа.

+постоянные
официальные

переменные

дополнительные

Системы класса «docflow» — это системы …
автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом
+автоматизации управления документооборотом

коллективной работы

Системы класса groupware– это системы …

автоматизации управления документооборотом
+коллективной работы

автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом

Системы класса «workflow» – это системы …

системы коллективной работы

интегрированные системы управления документооборотом

+системы автоматизации деловых процессов

автоматизации управления документооборотом

Система DocsVision состоит из следующих модулей …

+Делопроизводство и Управление процессами

Служебная корреспонденция. Решения н распоряжения. Письма граждан

Делопроизводство. Решения и распоряжения. Письма граждан

Управление процессами и Служебная корреспонденция

Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это …

+номенклатура дел
архив

опись
дело

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом — это … реквизиты документа.

дополнительные
+постоянные
переменные
официальные

Символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления – это … реквизиты документа.

+переменные

официальные
дополнительные
постоянные

Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это …

совокупность юридических документов, помещенных в отдельную обложку
архив

+дело

номенклатура дел
опись

Способность документа передавать информацию – это … свойство документа

эксплуатационное
+информативное

правовое
организационное

Существуют следующие формы регистрации документов …

+журнальная, карточная и электронная

табличная и электронная

ручная картотека и автоматизированная система

Технология массового ввода документов в информационную систему предполагает …

Ксерокопирование

Ввод документов с клавиатуры

+Поточное сканирование

Унифицированная система документации (УСД) – это …

общероссийский классификатор управленческой документации

система документов, направленная на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности

правила по документационному обеспечению управления

+система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Формированием дела называется …

+группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела

Цель контроля состоит в …

+обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений

создании базы данных о документах учреждения

учете всех поступивших в организацию документов

обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов

Шаблон – это …

+документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах н многое другое

заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом

Электронный документ – это …

документ, отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов

документ, записанный на гибком магнитном диске

документ, в котором часть информации представлена в зашифрованном виде
+документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

… – это технология оптического распознавания печатных символов

+OCR (Optical Character Recognition)

ICR (Intelligent Character Recognition)

OMR (Optical Mark Recognition)

… – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.

Основное ведомство, с которым приходится взаимодействовать индивидуальному предпринимателю, — это инспекция Федеральной налоговой службы. Туда подаются декларации и расчеты, а также прочие отчетные формы. Кроме того, в некоторых случаях ИФНС сама направляет запросы и требования налогоплательщику. Чтобы этот документооборот был оперативным и удобным, разумно вести его в электронном виде. А для этого ИП необходимо сделать ЭП — электронную подпись для ФНС.

Какие бывают цифровые подписи

Прежде нужно разобраться с тем, что такое ЭП и какая она может быть. Это поможет понять, какую именно сделать электронную подпись для ИП для обмена документами с налоговым органом и можно ли получить ее бесплатно.

Все что касается применения цифровых подписей при совершении сделок, прочих юридически значимых действий, а также при получении услуг государственных органов, регулируется законом № 63-ФЗ от 4 апреля 2011 года. Согласно статье 5, существует три вида электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая подпись (ПЭП)

Такая подпись обеспечивает минимальную защиту информации и служит в основном для того, чтобы определить, кто является автором документа. Простая ЭП состоит из двух частей: видимой всем и доступной только владельцу. Любой пользователь современных гаджетов хорошо знаком с простой ЭЦП — это логин и пароль для доступа к различным программам и сервисам, например, к электронной почте. Также в качестве ПЭП выступают цифровые коды, которыми подтверждаются различные платежные операции, проводимые через мобильные приложения банков.

Таким образом, простая электронная подпись для ЛК на сайте налоговой службы — это логин налогоплательщика (в его качестве выступает ИНН) и пароль. Такие данные есть у каждого, кто зарегистрирован в личном кабинете, то есть дополнительно оформлять ничего не нужно.

Простая подпись не является надежной, с ее помощью нельзя защитить юридически значимые документы. Поэтому после идентификации в личном кабинете на сайте nalog.ru ИП получает ограниченные возможности:

  • просмотреть содержащуюся там информацию, в том числе о своих задолженностях и переплатах;
  • заказать выписку из ЕГРИП;
  • направить в налоговый орган письмо в свободной форме.

Неквалифицированная подпись (НЭП)

В отличие от простой, неквалифицированная подпись служит не только для идентификации владельца, но еще и позволяет проверить, были ли внесены в документ изменения после его подписания. Она формируется при помощи криптографических программ. НЭП считается более надежной, чем простая подпись, но все же сфера ее применения ограничена. Как правило, это внутренний документооборот в компании. Также неквалифицированная подпись может применяться и для внешнего документооборота, но в таком случае стороны предварительно должны заключить соответствующее соглашение.

Физическое лицо, зарегистрировавшееся на сайте ФНС, в своем личном кабинете может совершенно бесплатно сгенерировать себе неквалифицированную подпись. С ее помощью можно подать декларацию о доходах и подписать иные документы. А вот для взаимодействия с юридическими лицами ЭП такого типа не предусмотрена.

Возникает вопрос: можно ли сделать подобную электронную подпись для ИП? В соответствии с российским законодательством предприниматель находится в двойственном положении. С одной стороны, он является физическим лицом, наделенным дополнительными правами и обязанностями, связанными с бизнесом. С другой стороны, в части расчетов и документов он приравнивается к организации. Относится это и к цифровой подписи. Поэтому НЭП для обмена документами между предпринимателем и налоговой службой не применяется.

Иначе говоря, бесплатная неквалифицированная электронная подпись для ФНС в ЛК на сайте nalog.ru может быть оформлена только на физическое лицо. ИП может сформировать себе НЭП как любой гражданин, но применяться такая подпись будет только в рамках личного кабинета физлица. Ее можно использовать для всего, что касается «гражданских» налогов предпринимателя, например, на недвижимость или на транспорт. А вот в отношении документов, связанных с деятельностью ИП, неквалифицированная подпись, сформированная на сайте ФНС, иметь силы не будет.

С помощью НЭП в личном кабинете физического лица можно:

  • подать декларацию 3-НДФЛ, если она заполняется не в отношении доходов, полученных от предпринимательской деятельности;
  • сформировать и подать заявление на зачет или возврат средств, излишне уплаченных в бюджет;
  • оформить заявление на налоговые льготы;
  • подать сообщение об объектах недвижимости и транспорте, которые облагаются налогами.

Бесплатная консультация по регистрации ИП

Квалифицированная подпись (КЭП)

Чтобы обмениваться с налоговой службой практически любыми документами онлайн, индивидуальному предпринимателю нужна квалифицированная электронная подпись. Это наиболее защищенный вид ЭП. Она формируется с использованием средств криптографической защиты информации, которые сертифицированы ФСБ РФ. Выдать электронную подпись для ИП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

Такая подпись требует финансовых затрат, а ее настройка — определенных навыков. Владельцу ЭЦП для ИП выдается сертификат подписи на USB-носителе. Чтобы его применять, на ПК необходимо установить дополнительные программы.

Зато подпись, полученную в удостоверяющем центре, можно применять практически везде. Правда, в ЭЦП для ИП, предназначенную для обмена документами с отдельными структурами и организациями, требуется добавить дополнительные реквизиты. Поэтому, например, КЭП для налоговой не будет работать на электронных торговых площадках, где разыгрываются тендеры по госзаказу. Для этого требуется особая квалифицированная подпись.

Что в итоге

Итак, мы рассмотрели вопрос о том, как получить ЭЦП для налоговой. К сожалению, бесплатно и не выходя из дома или офиса сделать этого не получится. Чтобы полноценно взаимодействовать с ФНС онлайн, предпринимателю нужно получить квалифицированную электронную подпись. Для этого следует обратиться в любой удостоверяющий центр. Такая ЭП поможет подавать через ЛК на сайте ФНС различные юридические значимые документы, а также отчитываться в электронной форме посредством сторонних сервисов.

Без оформления КЭП ИП в личном кабинете налогоплательщика можно разве что написать сообщение в свободной форме и увидеть на него ответ. При этом неквалифицированная подпись, которую можно оформить в ЛК физического лица, индивидуальному предпринимателю для обмена документами и информацией с ФНС не подходит.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Зачем нужна электронная подпись?

Назначение ее вполне понятно. В последние годы компании активно переходят с бумажного документооборота на электронный, поэтому обычным для нас подписям и печатям на бумаге нужен аналог. Этим аналогом, по сути, является ЭП.

ЭП решает несколько основных задач. Первая — неотрекаемость. Благодаря ЭП можно доказать, что конкретный человек является автором документа, даже если он отказывается это признавать. Вторая задача — обеспечение подтверждения целостности документа, то есть подтверждение того, что после создания документа и его подписания никто не вносил туда каких-либо изменений (как намеренно, так и случайно). Допустим, у вас есть платежное поручение в банк на 10 000 руб., подписанное ЭП. Злоумышленник может поменять сумму с 10 000 руб. на 1 млн, чтобы перевести себе в 100 раз больше денег. Для предотвращения таких случаев ЭП фиксирует конечное содержимое электронного документа и позволяет установить, вносились ли в него изменения.

Виды электронной подписи

В соответствии с действующим Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяются три вида ЭП, которые группируются в два блока: 1) простая ЭП; 2) усиленная ЭП, которая включает неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Рассмотрим каждый тип подписи подробнее.

Простая электронная подпись

Простая ЭП применяется для получения госуслуг, при банковских транзакциях, аутентификации на сайтах. И это самый незащищенный вариант. Простая ЭП не содержит криптографические механизмы, алгоритмы и представляет собой такие инструменты, как пара логин-пароль, SMS-код, комбинирование пароля и SMS-кода. Эти инструменты позволяют идентифицировать личность подписанта и подтвердить действие, совершенное им. При этом они не защищены от подделки.

Пример

Клиент заходит в интернет-банк (идентифицируется в системе) по логину-паролю и осуществляет платеж за мобильный телефон, подтверждая свои дейcтвия SMS-кодом, который приходит ему на телефон (его номер телефона в момент заключения договора с банком был привязан к банковскому аккаунту). Такая цепочка действий позволяет убедиться в том, что владелец банковского счета — он, и именно он, а не кто-то другой, совершил операцию. При этом существует риск, что мобильный телефон могут украсть и воспользоваться им для того, чтобы ввести SMS-код. Кроме того, поскольку простая ЭП не имеет никакой криптографической основы, злоумышленник может подменить содержимое банковского платежа и, воспользовавшись введенным подтверждением, провести платеж на другую сумму или другой номер телефона.

Таким образом, простая ЭП не может гарантировать полную юридическую значимость документу и защитить его от подделки, поскольку недостаточно сильна для этого. Это не значит, что простая ЭП совсем не придает юридическую значимость электронному документу. Это значит лишь то, что доказательство такой значимости довольно трудоемко и не всегда возможно.

Постановление Правительства от 27.08.2018 № 996 устанавливает возможность использования простой ЭП (полученной при личном обращении) при обращении за получением госуслуг в электронной форме. Изменения позволят сократить расходы заявителей, связанные с выпуском физического носителя сертификата ключа ЭП.

Используя простую ЭП, можно получить доступ к просмотру личного кабинета или иной информации, например, о сумме штрафов. При этом отправлять заявки для получения услуг в электронном виде с ее помощью нельзя, для этого потребуется усиленная электронная подпись, которая выдается на USB-носителе в удостоверяющем центре.

В целях повышения доступности государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронной форме, постановлением внесены изменения в ряд нормативных правовых актов Правительства, чтобы предусмотреть возможность использования простой ЭП при обращении в электронной форме за получением госуслуг при условии, что при выдаче ключа простой ЭП личность физического лица установлена при личном приеме.

Простую ЭП можно считать аналогом собственноручной подписи только в случаях, прямо указанных в нормативных правовых актах или соглашении между участниками электронного взаимодействия.

В ряде случаев возникает вопрос: можно ли считать адрес отправителя входящего электронного письма простой ЭП? В Минкомсвязи, отвечая на этот вопрос, ссылаются на ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, где дается определение простой ЭП, и одновременно обращают внимание на положения ст. 9 этого закона («Использование простой электронной подписи»), в которой говорится, что электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении, в том числе, одного из следующих условий:

  • простая ЭП содержится в самом электронном документе;
  • ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Исходя из этого в Минкомсвязи делают следующий вывод: если участники электронного взаимодействия достигли соглашения о том, что получение электронного сообщения с определенного адреса электронной почты будет считаться подписанием документа простой ЭП и при этом выполнено одно из выше обозначенных условий, то такое электронное сообщение может считаться подписанным простой ЭП.

Усиленная электронная подпись

В КЭП и НЭП заложены криптографические алгоритмы. Чем эти виды подписи отличаются друг от друга?

  1. Средствами и алгоритмами, при помощи которых создается ЭП. В случае с НЭП на них не накладываются никакие дополнительные ограничения. Это может быть американский, российский, белорусский и другой криптографический алгоритм.
  2. ПО для работы с ЭП. В случае с НЭП на средства ЭП не накладываются ограничения. В случае с КЭП, наоборот, к средствам предъявляются дополнительные требования — они должны быть сертифицированы в ФСБ и соответствовать определенным стандартам. Это сразу же влечет за собой ограничение на криптографический алгоритм, а именно должны применяться только российские алгоритмы в соответствии с ГОСТ. Накладываются требования и на сам сертификат ЭП по его структуре, то есть существуют жесткие требования, определяющие структуру этого сертификата.
  3. Аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). Квалифицированные сертификаты ЭП должны выпускаться УЦ, которые прошли процедуру аккредитации в Минкомсвязи. Такие УЦ удовлетворяют ряду довольно серьезных требований, гарантирующих их надежность.
  4. Структура сертификата ЭП. Квалифицированный сертификат ЭП должен удовлетворять требованиям по структуре, например, содержать СНИЛС владельца. К неквалифицированным таких требований не предъявляется.

Таким образом, суть отличия между НЭП и КЭП прозрачна: так как на КЭП накладывается несколько жестких ограничений, ее юридический статус выше. КЭП — это единственная подпись, которая признается равной собственноручной подписи без дополнительных мероприятий. Фактически КЭП — это полный аналог собственноручной подписи и максимально юридически значимая ЭП в современном правовом поле РФ.

Что касается НЭП, то для признания ее равной собственноручной подписи требуются дополнительные соглашения между участниками электронного документооборота (ЭДО) либо отдельный нормативно-правовой акт, регламентирующий факт равнозначности. Например, если между двумя компаниями осуществляется ЭДО, то документы они подписывают ЭП. В этом случае компании могут пользоваться НЭП, но тогда им придется заключить между собой соглашение, устанавливающее правила использования и признания этой ЭП. Они могут пользоваться, допустим, американской криптографией, встроенной в Windows, не прикладывая никаких дополнительных усилий. При этом в суде им нужно будет доказывать юридическую значимость на основе данного соглашения. В случае допущения в соглашении о документообороте каких-то ошибок, значимость электронного документа может быть не признана. Если те же самые компании ведут ЭДО, используя КЭП, то им не понадобятся дополнительные соглашения друг с другом, а юридическая значимость документов будет в силу ФЗ признаваться автоматически. Когда в суде будет рассматриваться спорный вопрос, достаточно будет экспертизы УЦ по конкретному электронному документу и ЭП под ним.

КЭП для торгов

С 1 июля 2018 года КЭП стала обязательным элементом обмена электронных документов между участниками закупок в рамках Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.

Для чего нужна КЭП:

  • для аккредитации на электронных торговых площадках;
  • для участия во всех электронных процедурах: открытые конкурсы, конкурсы с ограниченным участием, двухэтапные конкурсы, запросы предложений и запросы котировок;
  • для ЭДО между участниками контрактной системы.

Участники контрактной системы могут отправить заявку на получение КЭП в Удостоверяющий центр СКБ Контура. Воспользуйтесь алгоритмом либо заполните заявку, и специалист свяжется с вами в течение рабочего дня.

Области применения электронной подписи

В зависимости от вида подписи можно говорить о различных областях применения. Простая ЭП используется в интернет-банках физлицами и иногда юрлицами, на различных электронных порталах, например, на Портале госуслуг. Чтобы пользоваться этим порталом, нужно по СНИЛС получить пароль, с помощью которого можно зайти на портал и заказать услугу — допустим, оформление загранпаспорта. Это действие будет юридически значимым.

Можно выделить пять основных областей применения ЭП:

  1. Различные электронные торги — для усиленной ЭП.

  2. Государственные информационные системы. Существует Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), которая объединяет различные государственные органы разного уровня и позволяет им общаться между собой в электронном виде, она взаимодействует в том числе и с Порталом госуслуг. Эта огромная инфраструктура базируется на использовании КЭП. Отдельно существующие информационные системы, например, система Росреестра, также используют КЭП. Спектры услуг, которые оказывают такие информационные системы, обширный: каждая система решает задачи своего ведомства в разном объеме. Где-то это довольно полный перечень услуг — как в Росреестре, где-то — точечные услуги, которые могут быть оказаны через эти порталы. Но везде применяется КЭП.
  3. ЭДО между хозяйствующими субъектами и документооборот внутри компании. Для использования ЭП существует несколько сценариев, все зависит от желания самого бизнеса, от требований к обеспечению юридической значимости используемых электронных документов, поэтому спектр используемой ЭП разнится — от самой незащищенной простой ЭП до КЭП.

Например, если документооборот осуществляется внутри компании и есть информационная система, в которой проходит согласование документов, то в этом случае достаточно аккаунта сотрудника в виде связки логин-пароль. Если же осуществляется ЭДО счетами-фактурами между контрагентами, то нужно пользоваться КЭП. Такая механика реализована в Диадоке.

  1. Отчетность в контролирующие органы. Сегодня все больше контролирующих органов частично или полностью переводят свою отчетность в электронный вид. Основные двигатели процесса — ФНС, ПФ РФ, Росстат, Росалкогольрегулирование, ФСС. В процессах, подразумевающих взаимодействие с госорганами, используется преимущественно КЭП.

Как и где получить электронную подпись?

На самом деле пользователь всегда получает не саму ЭП, а некий инструмент для ее создания. Этот инструмент отличается в зависимости от вида ЭП.

В случае с простой ЭП это может быть логин и пароль, регистрация номера телефона и т.д. Процедура получения таких инструментов целиком и полностью зависит от информационной системы. Если нужен доступ в интернет-банк, то связку логин-пароль для использования ее в качестве простой ЭП выдает сам банк.

В случае с усиленной ЭП инструментом является сертификат электронной подписи. Именно его можно получить в УЦ. Однако в зависимости от вида ЭП существуют отличия в процедуре получения. Если нужна КЭП, то УЦ должен быть аккредитован в Минкомсвязи, если НЭП — УЦ, выдающий ее, должен быть каким-то образом связан с той информационной системой, в которой планируется применять подпись. При этом УЦ не обязательно должен быть аккредитован в Минкомсвязи.

Юрлицам для получения квалифицированного сертификата ЭП потребуются:

  • учредительные документы;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя;
  • заявление, подписанное будущим владельцем сертификата.

Сертификат и ключи ЭП запишут на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Цена получения сертификата и ключей ЭП определяется регламентом УЦ.

Как выбрать сертификат электронной подписи?

На сегодняшний день существует много видов сертификатов. Законодательство меняется, информационные системы выдвигают различные требования, и вопрос выбора часто встает перед клиентом, так как клиент не может разобраться, какой сертификат ему нужен для той или иной задачи. На что ему следует ориентироваться?

В первую очередь нужно отталкиваться от той информационной системы, в которой планируется применять сертификат. Обычно клиент представляет, для чего ему нужна ЭП. Например, он хочет принять участие в торгах или работать с порталом Росреестра. Требования информационной системы к сертификату, как правило, указываются на сайте информационной системы, в нормативных документах, которые определяют регламент действия этой информационной системы. Их также можно узнать напрямую у представителей информационной системы. Выяснив необходимую информацию, следует обратиться к специалисту УЦ, который на основе данных об информационной системе поймет, какой именно тип сертификата нужен.

На сайте СКБ Контур есть удобный мастер подбора сертификата, который позволяет клиенту ответить на несколько вопросов, касающихся области применения требуемого сертификата, и на выходе получить один или несколько типов сертификатов, полностью закрывающих потребности. Специальный тариф «Электронная подпись 2.0» включает в себя сразу два сертификата ЭП — квалифицированный и неквалифицированный — и подходит для решения большинства задач.

Как получить сертификат электронной подписи в СКБ Контур?

У компании СКБ Контур хорошо развита филиальная сеть, поэтому клиент всегда может выбрать максимально близкую к себе точку получения (полный список центров выдачи ЭП). Процесс получения сертификата ЭП в СКБ Контур довольно простой. Можно выделить несколько этапов:

Этап первый

Необходимо подать заявку на получение сертификата одним из способов:

  • через сайт компании (https://kontur.ru/ca/order);
  • выбрать удобный сервисный центр и позвонить туда по телефону;
  • лично прийти в сервисный центр;
  • написать в сервисный центр электронное письмо.

Этап второй

После того как заявка подана, представитель СКБ Контур в течение суток связывается с заявителем и рассказывает ему, какой комплект документов необходим для получения сертификата — квалифицированного или неквалифицированного.

Этап третий

Заявитель оплачивает счет, собирает необходимый пакет документов и приходит в сервисный центр для получения сертификата.

В сервисном центре он представляет комплект документов, который сотрудник центра визирует и проверяет на корректность. Далее он подписывает договор, осуществляет прочие формальности и в зависимости от того, какой способ ему удобнее, получает уже готовый защищенный носитель (внешне похожий на флешку), на котором хранится секретный ключ и сертификат, или самостоятельно на своем рабочем месте (в случае с квалифицированным сертификатом ЭП) получает сертификат через специальный сайт Личный кабинет УЦ.

Самый важный этап в процессе получения сертификата электронной подписи — это подготовка необходимого комплекта документов. Если комплект собран правильно, то процесс проходит быстро.

Есть ряд дополнительных услуг, которые можно заказать в сервисном центре, например, ускоренное получение сертификата в течение часа после представления документов. Такая услуга может понадобиться при экстренной необходимости участия в торгах.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *