Ввод документов в 1С через сканер

Содержание

Одним из наиболее актуальных вопросов в работе любого предприятия можно считать ввод первичной документации в учетные системы. При некоторой пороговой цифре количества контрагентов, и, как следствие, при большом количестве первичной документации сотрудники просто физически не успевают переводить все данные с бумажных носителей на цифровые. А это, кстати, чревато последствиями в виде ошибок и упущений, что может сказаться в период подготовки отчетности, или во время формирования актов сверки взаиморасчётов. Выход есть, и одним из лучших представляется программным продуктом: «EFSOL: Загрузка документов». Программный продукт «EFSOL: Загрузка документов» предназначен для автоматизации ввода первичных документов с бумажных носителей в программы «1С:Предприятие». Насколько это облегчает труд сотрудников по вводу документов даже трудно представить. По мере обновления программного продукта увеличиваются и его функциональные возможности. Так к настоящему времени программа позволяет с более высокой степенью точности распознавать данные и вводить все элементы документа в базу данных «1С:Предприятие». В последней версии программы добавлены многие возможности и улучшены функциональность и быстродействие. Среди новинок стоит отметить возможность определения группы справочника, в которую будут записываться создаваемые элементы, и возможности принудительного объединения многостраничных документов, если программа их разобьет на разные. Добавлен также механизм распознавания реквизитов на базе регулярных выражений (а это весьма значительный шаг). С полным перечнем нововведений в последнем релизе программы вы можете ознакомиться .
«Стоит ли игра свеч?» ответить несложно. Несомненно, стоит. Для того чтобы это увидеть воочию разберём основные цели и преимущества использования программы, что прольёт свет на вопрос актуальности использования. Итак, цели. 📌 Реклама Отключить

Использование программы можно сформировать одним предложением — оперативный ввод первичных документов в одну из программ 1С, с максимальной точностью (без ошибок), с минимальными трудовыми и временными затратами. Обозначив цель использования программы, перейдём к преимуществу использования. Теперь по каждому пункту.
1. Ввод первичных документов — да. Это основное назначение программы, с которым она, успешно справляется. Активные поддержка и развитие продукта позволяют с каждым новым релизом добиваться всё более продуктивных результатов. Кстати, во многом благодаря пожеланиям и отзывам пользователей программного продукта, которые ощутили преимущества и заинтересованы в дальнейшем развитии.
2. Оперативность автоматизированной загрузки первичных документов. Скорость сканирования можно оценить ориентировочно в 15-25 секунд, а при наличии сканера или МФУ с автоподатчиком документов ещё быстрее. При надлежащем качестве исходного документа и заполненной базе наименований, номенклатур, контрагентов и прочих справочников процесс распознавания и создания электронного документа можно оценить в 30-60 секунд. Программа распознаёт информацию на бумажном носителе и вносит в базу данных программы «1С:Предприятие» готовый документ. Если совпадение элементов в вашей базе не будет найдено, то программа создаст новые записи в справочниках (номенклатура, контрагенты и прочее), и выдаст вам нужный результат – готовый документ в электронном виде. Подобной скорости вряд ли смогут добиться даже несколько исполнителей.
3. Точность ввода. Об этом пункте можно сказать кратко. Компьютер не допускает опечаток, в отличие от человека, на которого может действовать фактор усталости, который может случайно нажать соседнюю клавишу с цифрой или буквой. Сканирование с распознаванием и автоматический ввод, который совершенствуется, раз за разом и дают прогрессирующий, в плане качества, результат.
4. Минимальные трудовые и временные затраты при использовании программного комплекса были достаточно аргументировано расписаны во втором пункте. Кстати экономия труда и времени будет расти в арифметической прогрессии по мере освоения программы «EFSOL: Загрузка документов», а также по мере увеличения количества первичных документов, требующих ввода в 1С.
«Есть ли альтернатива?». Пожалуй, если альтернативой можно назвать ручной труд сотрудников, обладающих чрезвычайно высокими показателями скорости печати и в совершенстве знающими «горячие клавиши» в «1С:Предприятие». При этом от оператора требуется высокая самодисциплина и самоконтроль во избежание ошибок, практически всегда возникающих при ручном вводе.

📌 Реклама Отключить

Альтернатива ли это именно для вашей фирмы? Решайте сами. Но если вас все же заинтересовало данное решение, рекомендуем ознакомиться с демо-версией, для чего необходимо заполнить заявку.

EFSOL — официальный партнер фирмы 1С. Компания оказывает услуги от поставок программ до комплексной автоматизации предприятий. Одна из ключевых компетенций компании – это разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С:Предприятие».

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Входящие документы

Контроль исполнения

Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа:

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Состояние документа

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Пример отчета по журналу передачи

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:

  • разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
  • приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
  • приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
  • включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
  • добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
  • настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Сканирование
Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

  • печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
  • автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
  • распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
  • моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Штрихкодирование документов

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

Передача дел в архив
Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:

  • простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
  • точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
  • полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.

Быстрый переход по разделу:

  • 1) Возможность оптического распознавания текста
  • 2) Работает ли механизм заместителей?
  • 3) Возможно ли ознакомиться с демоверсией «1С:Д8»?
  • 4) Возможно ли присоединить к разным версиям документа дополнительную информацию?
  • 5) Какая документация существует в отношении «1С:Д8»?
  • 6) Как корректно настроить формат?
  • 7) Каким образом можно узнать имя и тип криптопровайдера?
  • 8) Каким образом лучше всего организовать процесс введения в «1С:Д8» документов на бумажном носителе?
  • 9) Существует ли возможность использования ЭЦП?
  • 10) Почему не открываются документы для просмотра и редактирования в режиме веб-клиента?
  • 11) Существует ли возможность переноса файлов из инфобазы
  • 12) Применяется ли электронная подпись при обмене документами при помощи МЭДО?
  • 13) «Файл … не найден на сервере. Удалить его из рабочего каталога?»
  • 14) Существует ли в «1С:Д8» функция разбора спорных ситуаций при подписании документа?
  • 15) Поддержку каких форматов отсканированных файлов имеет «1С:Д8»?
  • 16) Какие настройки сканирования стоит применять при потоковом сканировании?
  • 17) Сравнение версий документов при использовании MS Word 2013
  • 18) Как осуществляется защита

Существует ли возможность оптического распознавания текста при введении в систему нового документа или файла в результате сканирования бумажного оригинала?

Такая функция присутствует при загрузке сканированных документов в систему. Для этого нужно включить соответствующий пункт настроек программы. Механизм оптического распознавания текстовой информации базируется на свободном программном решении CuneiForm. Для ознакомления с её функциями советуем посетить следующий ресурс http://www.cuneiform.ru/. Также дополнительные сведения о настройках распознавания текста можно легко найти в интегрированной справке «1С:Д8» и соответствующей документации к ней.

Существует ли возможность полноценного поиска по содержимому отсканированных документов?

Если при введении таких документов осуществлялось распознавание их содержимого, то текстовая информация будет доступна при поиске. Важно заметить, что в случае загрузки в систему только изображений, без последующего распознавания, при поиске можно будет идентифицировать исключительно содержимое метаданных документа или файла.

Возможно ли ознакомиться с демоверсией «1С:Д8» на определённое время без внесения какой-либо оплаты?

Такая возможность реализована с помощью полнофункциональной демоверсии инфобазы «1С:Д8». Она всегда доступна для самостоятельного ознакомления в интернете по следующему адресу http://v8.1c.ru/doc8/demo/. Также полезная дополнительная информация содержится в специальном разделе сайта фирмы «1С», который посвящён «1С:Д8» и круглосуточно доступен по ссылке http://v8.1c.ru/doc8.

Существует ли функция объединения отдельных бизнес-процессов в логические цепочки?

К примеру, для выполнения следующей процедуры: контрагент прислал в электронном письме

проект будущего контракта, который становится входящим документом; после череды совещаний было решено создать перечень проблемных вопросов (исходящий документ), которые нужно переслать контрагенту.

Такая возможность существует и для её использования необходимо только задействовать механизм ввода документа на основании.

Какая документация существует в отношении «1С:Д8»?

В полном соответствии с методологией компании «1С», каждая конфигурация «1С:Д8» имеет описание этой модификации, механизмов внутренних процессов и детальную инструкцию по установке и начале взаимодействия со системой.

С помощью имеющейся в «1С:Д8» справки, пользователи системы легко сориентируются при назначении тех или иных объектов по месту применения. Различную дополнительную информацию можно найти по адресу http://v8.1c.ru/doc8.

Много полезной информации в отношении конфигурации «1С:Д8» на постоянной основе публикуется и актуально обновляется на компакт-дисках Информационно-технологической поддержки и на веб-ресурсе ИТС-онлайн по адресу http://its.1c.ru. Доступ к этому сайту может быстро и просто получить каждый пользователь ИТС-онлайн. Также аналогичными источниками распространяется новая информация касательно прочих разработок фирмы «1С».

Как корректно настроить формат итоговых рисунков при сканировании бумажных оригиналов?

  • Чтобы достичь рационального соотношения объёма и качества отсканированных документов рекомендуется использовать следующие параметры:
  • разрешение сканирования в 200 dpi;
  • выберите цветное изображение, формат файлов JPG и примените уровень сжатия 75 — такие установки позволят достичь превосходного качества рисунка и приемлемый размер итогового файла. Поскольку уровень сжатия непосредственно влияет на качество оптического распознавания текста, то после введения вышеуказанных параметров необходимо для пробы отсканировать несколько документов. После их пробного распознавания убедитесь в отсутствие значительных ошибок. Если таковы обнаружатся, то стоит использовать уровни сжатия более чем в 75 пунктов;
  • в случае отсутствия возможности цветной оцифровки документов имеющимся сканером, используйте монохромный режим сканирования и выберете формат PNG для хранения итоговых документов.

Каким образом можно узнать имя и тип криптопровайдера для правильного указания при регулировании настроек криптографии?

Требуемая информация о некоторых наиболее популярных криптопровайдерах перечисленна ниже. Эти данные необходимо указать в диалоге параметров криптографии.

Если вы используете другой, менее распространённый криптопровайдер, то вам нужно обратиться к его разработчику и запросить необходимые данные.

Каким образом лучше всего организовать процесс введения в «1С:Д8» документов на бумажном носителе?

К примеру, архив контрактов за минувший год.

Для совершения такой манипуляции следует придерживаться такого, наиболее рационального алгоритма действий:

  • самостоятельно сформируйте карточки внутренних документов, заполнив при этом поля: «Корреспондент», «Сумма», «Срок действия» и другие аналогичные при необходимости;
  • распечатайте штрих-код для каждой отдельной карточки — он автоматически присваивается системой при создании каждой карточки. Наклейте его на титульную страницу каждого контракта или изначально распечатайте штрих-код на пустом листе и расположите его в начале пачки отдельного договора;
  • потом осуществите пакетное сканирование контрактов, при этом сканы бумажных оригиналов система в автоматическом режиме присоединит к предварительно созданным карточкам.
  • Ниже представлен приблизительный расчёт выгоды от применения пакетного сканирования.

Изначальные данные:

  • полминуты — сканирование одной бумажной страницы договора на стандартном планшетном сканере с учётом затрат времени на действие «расположить листок в сканер и забрать его обратно»;
  • 5 секунд — время сканирования одной страницы на сканере средней производительности;
  • 2 минуты — регистрация Входящего или Внутреннего документа, распечатка штрих-кода и последующее добавление листочка со штрих-кодом к зарегистрированным документам;
  • стандартный 8-часовой рабочий день без обедов или перерывов — 8*60*60 = 28 800 секунд.

Результат:

  • в течение одного рабочего дня делопроизводитель сможет зарегистрировать 240 карточек требуемых документов;
  • в среднем каждый документ состоит из двух страниц, соответственно имеем 480 бумажных листов;
  • в случае ручного сканирования такого объёма бумажных оригиналов потребуется 4 часа;
  • при пакетном сканировании того же объёма нужно только 40 минут и ежедневный выигрыш будет составлять 3 часа 20 минут.

Существует ли возможность использования ЭЦП на сервере учреждения без инсталляции криптографического программного обеспечения на компьютеры всех пользователей?

Да, для этого нужно установить соответствующее ПО на компьютеры исключительно тех пользователей, которые ответственны за подписывание документов или файлов. Чтобы другие пользователи имели возможность проверять электронную подпись, нужно настроить такой контроль на сервере. Для этого необходимо поставить отметку в поле «Выполнять проверку ЭП на сервере» в параметрах «1С:Д8», как это сделано на снимке экрана ниже.

При этом будет доступен следующий сценарий использования:

  • уполномоченные сотрудники смогут накладывать электронную подпись на нужные документы и файлы. Они будут иметь соответствующий сертификат цифровой подписи, а на их компьютерах будет инсталлирована необходимая криптографическая программа;

другие работники будут иметь возможность проверять поставленные электронные подписи, но накладывать их не смогут. Соответственно нет необходимости в специальной криптографической программе на их компьютерах. Однако, такая программа должна быть установлена на каждом компьютере кластера серверов «1С:Предприятие». Процедуру лицензирования конкретной криптографической программы при её инсталляции на сервер необходимо уточнять у компании-разработчика такого программного продукта.

Почему не открываются документы для просмотра и редактирования в режиме веб-клиента?

Пожалуйста, проверьте, что в вашем браузере не включена блокировка всплывающих окон. Если она активирована, то отключите её для ресурса, который вы используете в качестве веб-клиента.

Существует ли возможность переноса файлов из инфобазы в том на диске компьютера и каким образом корректно указать путь в формате UNC?

Для перемещения каких-либо файлов из инфобазы в том следуйте такому алгоритму действий:

  • активируйте опцию хранения в томах: пункт меню «Настройка программы» => закладка «Файлы»;
  • создайте один или несколько томов;
  • укажите путь к тому при помощи формата UNC, к примеру «\server\folder»;
  • в случае если том располагается на том же компьютере, на котором функционирует сервер «1С:Предприятие», то необходимо включить общий доступ к нужной папке файловой системы.

К примеру, для использования папки «c:\volume1» в качестве тома осуществите:

  • активацию общего доступа к папке «c:\volume1» в закладке Sharing в параметрах папки;
  • правильное указание пути к этой папке «\server\volume1». Необходимый путь можно получить, открыв этот компьютер через сетевое окружение.

Начните обработку «Перенос в тома» из раздела «Настройка администрирования».

Применяется ли электронная подпись при обмене документами при помощи МЭДО?

При таком обмене электронная подпись не применяется из-за следующих факторов:

  • МЭДО соответствует ГОСТу Р 53898-2010 и он не предполагает использование цифровой подписи, вместо неё применяются защищённые протоколы обмена документов;
  • при использовании электронной подписи несколькими сторонами передачи данных необходимо развёртывать общий удостоверяющий центр или прибегать к услугам существующих центров, которые предлагают свои услуги за плату. Помимо лишних расходов это приводит к повышенной трудоёмкости, сложности настройки и поддержки такого механизма обмена документами;
  • в соответствии с законом об цифровой подписи, если стороны обмена документами заключают сделку, в которой они признают факт входа отправителя в систему как его достаточную идентификацию, то после совершения такого входа последующая передача документа будет идентична обмену бумажному оригиналу.

При открытии файлов появляется такое уведомление: «Файл … не найден на сервере. Удалить его из рабочего каталога?»

Существует ли способ избавиться от таких сообщений?

Такое уведомление появляется, если требуемый файл был удалён в инфобазе, но одновременно он находится в рабочей папке на компьютере пользователя.

Нужно учитывать, что при сканировании такой папки, к примеру, при открытии нового документа, «1С:Д8» всегда осуществляет проверку всех имеющихся файлов и предлагает пользователю удалить те документы, которые отсутствуют в инфобазе.

Существует ли в «1С:Д8» функция разбора спорных ситуаций при подписании документа?

К примеру, если работник утверждает, что поставил подпись на другую карточку документа или вообще не подписывал этот документ.

Для осуществления разбора таких ситуаций стоит применять следующие функции программы:

  • в случае если работник говорит, что не ставил никаких подписей на спорный документ, то проверьте в протоколах работы пользователя следующие нюансы согласно алгоритму:
  • откройте карточку документа;
  • на закладке «ЭП» найдите сертификат этого работника;
  • в «Панели навигации» перейдите на ссылку «Протокол работы» и отыщите операцию «Подписание ЭП» в отношении этого работника;

если же сотрудник утверждает, что карточка спорного документа была исправлена после того, как он поставил свою подпись, то выполните следующие действия:

  • откройте карточку документа;
  • найдите подпись работника на вкладке «ЭП» и осуществите проверку ЭП. Если проверка показывает, что подписи верны — значит поля «Наименование» и «Краткое содержание», которые защищаются подписью в карточке документа, корректны и были подписаны с помощью ЭП, а правок после этого совершено не было;
  • аналогичный контроль ЭП можно исполнить для файлов, прикреплённых к документу, а также для согласованных виз.

Поддержку каких форматов отсканированных файлов имеет «1С:Д8»?

Для одностраничных документов поддерживаются следующие форматы:

  • bmp,
  • jpg;
  • gif;
  • png;
  • tiff;
  • pdf — в случае установки программ ImageMagick и Ghostscript.
  • Для изображений с несколькими страницами поддерживаются такие форматы:
  • tiff;
  • pdf — в случае установки программ ImageMagick и Ghostscript.

Алгоритм установки ImageMagick и Ghostscript содержится в книге «Описание конфигурации».

Какие настройки сканирования стоит применять при потоковом сканировании?

Оптимальными параметрами сканирования являются следующие:

  • dpi: от 150 до 300;
  • цветность: монохромная, цветная и grayscale;
  • формат файла: tiff, png или jpg.

Каким образом осуществлять сравнение версий документов при использовании MS Word 2013?

Сейчас при выполнении этой операции появляется следующее сообщение:

по причине: Произошла исключительная ситуация (Microsoft Word): Метод или свойство Merge недоступны, потому что эту команду нельзя использовать в режиме чтения.» Для решения такой проблемы необходимо в параметрах Word («Файл» => «Параметры») на вкладке «Общие» снять флажок с пункта «Открывать вложения электронной почты в режиме чтения» как указано на скриншоте ниже.

Что делать если после обновления платформы исчез доступ к файлам, которые хранятся в томах?

С большей долей вероятности в результате обновления изменился пользователь, в аккаунте которого запущен модуль «Агент сервера 1С:Предприятия 8.3». К примеру, по умолчанию используется пользователь USR1CV82, в то время как для работы с документами в томах необходимо применять доменного пользователя типа domain1\user1.

Если у вас не получилось, то наш специалист может приехать и решить задачу.

Настроим. Подключим. Исправим. Найдем ошибку 1с.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *