Юридически значимый документ

Термин ЮЭД используется в СЭД-обиходе давно, но, насколько мне известно, он ни в каких стандартах не зафиксирован. Этот пробел решило ликвидировать Минюст. В выходные Наталья Храмцовская сообщила на Форуме СЭД-PCWeek об этом – на сайте министерства на прошлой неделе был опубликован
Проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» , в котором есть и предложения по изменению федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Что ж, разобраться с тем, что такое ЮЭД давно пора. Но вот только вариант, предлагаемый Минюстом представляется принципиально неверным.
Найти этот документ на сайте Минюста я самостоятельно не мог. Конечно, с одной стороны, я – не очень сильный Интернет-юзер. Но с другой – далеко не самый слабый. Помогла найти Наталья Храмцовская, прислав прямую ссылку:

Как видно, там находятся два документа – сам Проект и Пояснительная записка.
ВПроектепо поводу «электронного документа» (не только юридически значимого) написано много, изменения в разные законы.
Мы часто говорим, что одна из проблем нашего документоведения – это его привязка «бумажному» мышлению. Эта привязка хорошо видна на примере текста, который предлагается включить в Уголовно-процессуальный кодекс:

«Электронные документы, юридическая значимость которых подтверждена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом».

Прежде всего, отметим «извращение мысли», которая заставляет электронные сущности рассматриваются в качестве «письменных доказательств». А почему не просто «доказательств», где письменные – один из видов доказательств?
Во-вторых: если ЭД не подтвержены ЭЦП? Не допускаются? А я зимой был в суде, где такое документы вполне себе допускались и принимались в качестве доказательств.
Вот, собственно, по поводу закона 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (статья 6 Проекта закона о внесении изменений):

2) статью 2 дополнить пунктами 11.2, 11.3 следующего содержания:
«11.2) юридически значимый документ – документ, обладающий свойствами аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования и порождающий правовые последствия;»;
«11.3) правовой режим электронного документа – совокупность правовых норм и методов правового регулирования, устанавливающих условия юридической значимости электронного документа, требования к созданию, хранению и использованию электронных документов, а так же защиту электронного документа от несанкционированного доступа, изменения и (или) уничтожения;»;

Для справки, вот текущая редакция пункта 11 статьи 2 (в Консультант-Плюс)
выглядит так:

11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

В моем представлении – это какой-то бред, явные противоречия (об этом, кстати, говорилось и на апрельском ИнфоДокуме). И опять с привязкой с материальному носителю, что в моем (и не только моем) представлении является принципиально неверным (писал по этому поводу недавно)
Что же касается изменения Минюста, они тут видяться вполне уместными (только нужно еще поменять п 11 и 11.1). Правда, вот что не понятно: почему в п. 11.2 говорится о документ вообще, а в п. 11.3 – именно об электронном? Мне кажется, что было бы правильно убрать из п. 11.3 слово «электронный» (т.е. это годится для всех документов, в том числе и электронных).
Смотрим дальше Проект Минюста.

3) дополнить статьями 11.1, 11.2 следующего содержания:
«Статья 11.1. Обеспечение правового режима электронного документа
Правовой режим электронного документа обеспечивается гражданами (физическими лицами), юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Статья 11.2. Юридическая значимость электронного документа
1. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью и иными реквизитами, в соответствии с порядком, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
2. Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в соответствии с требованиями законодательства об электронной подписи.».

Новая статья 11.1 и ее содержание представляются верными.
А вот статья 11.2… Почему юридическая значимость документа обеспечивается ЭЦП? Почему ТОЛЬКО ЭЦП (как можно сделать вывод из формулировки)?
Почему в требованиях к документу вообще нет требования о гербовой печати, а тут она появляется?
Зачем вообще нужная статья 11.2, если раньше уже сказали про значимость документов в общем случае?
Да, для определенного вида документов печать (ЭЦП) является необходимой. Но не для всех!

Организуя электронный документооборот, современные предприятия в первую очередь решают задачи по наделению его юридической значимостью. Но в чем ее сущность? Каким образом предприятию внедрить юридически значимый ЭДО?

Что значит «юридически значимый» (и каковы критерии такой значимости)?

Понятие «юридически значимый» — гораздо шире контекста электронного документооборота. Дело в том, что данное словосочетание может быть употреблено в отношении, в принципе, любого действия (или даже бездействия) человека, которое приводит к тем или иным правовым последствиям. То есть — появлению оснований для возникновения у этого человека тех или иных прав или обязанностей (которых не было бы без совершения соответствующего «юридически значимого» действия).

Таким образом, применяя данную трактовку к сфере ЭДО, можно установить, что под «юридической значимостью» электронного документооборота следует понимать наличие условий, при которых совершение того или иного действия в рамках документооборота (ДО) приводит к правовым последствиям для субъекта, который совершает такое действие.

К примерам типичных «действий», производимых в отношении электронных документов, можно отнести:

  1. Создание документа.

Может показаться, что рассматриваемое действие не относится к числу тех, которые приводят к каким-либо очевидным правовым последствиям для субъекта документооборота — человека (представителя организации), который создал документ. Но это не так — поскольку:

  • сам по себе документ может быть создан в рамках процедуры, осуществляемой субъектом ДО в целях выполнения уже имеющихся обязательств (соответственно, после создания документа человек перейдет к осуществлению последующих процедур в целях выполнения таких обязательств — в то время как без создания документа он к этим процедурам перейти не мог бы);
  • документ может содержать данные, оборот которых тем или иным образом регулируется законом (например, если это персональные данные, государственная или коммерческая тайна), и в случае утечки этих данных (получения несанкционированного доступа к ним) субъект ДО может быть признан нарушителем закона за неправомерное размещение данных в документе и, как следствие, будет обязан нести ответственность;
  • субъектом ДО могут быть нарушены различные локальные нормативы (если он — сотрудник предприятия), устанавливающие правомочия работников в части создания документов — и при обнаружении работодателем таких нарушений к сотруднику могут быть применены различные санкции вплоть до увольнения.

И это, безусловно, не исчерпывающий перечень сценариев, при которых лишь сам факт создания документа может быть юридически значимым действием. Очевидно, что это действие может быть осуществлено и вне контекста электронного документооборота как такового. Но вполне вероятно — что и в рамках него. Поэтому, о таких сценариях участнику ЭДО говорить уместно.

  1. Получение документа.

Полученный человеком документ в большинстве правовых контекстов рассматривается как источник данных, с которым данный человек ознакомился — то есть, прочитал его. В случае, если это документ, в котором излагаются те или иные требования — например, по уплате задолженности (и предложения о порядке ее погашения), то получатель считается обязанным на эти требования отреагировать. В отсутствие такой реакции в отношении него могут быть инициированы различные процедуры взыскания долга.

Спорным может выглядеть момент, который касается порядка установления факта получения документа. В контексте ЭДО предполагается, что адресат подтвердит это установленными способами (например, если это e-mail – ответив на него или нажав кнопку «Подтвердить», если подтверждение запрошено отправителем) — однако, он может и не сделать этого — хотя бы потому, что, к примеру, попросту забыл пароль от электронного ящика. Вместе с тем, данное обстоятельство может не быть признано судом — в случае возникновения спора, оправдательным. В пункте 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 сказано, что к электронным сообщениям применяются те же нормы гражданского законодательства — устанавливающие критерии принятия сообщения, что и в случае с бумажным документооборотом. Речь идет конкретно о положениях ст. 165.1 ГК РФ — где сказано, что сообщение считается переданным, даже если адресат не подтвердил факт его принятия — причем, по «зависящим от него обстоятельствам».

Но в любом случае суд в ситуации, когда исход дела зависит от удостоверения факта принятия электронного документа той или иной стороной, смотрит обстоятельства по существу. Универсальных правил насчет принятия документа на уровне закона нет (и судебная практика может быть противоречивой), но сам факт возможности наступления юридических последствий при получении электронного документа — неоспорим. Конечно, если суд установит, что получатель действительно забыл пароль и потому не мог прочитать e-mail, то это будет смягчающим фактором. Но если выяснится, что человек регулярно заходил в ящик и стало известно, что он читал «соседние» письма — то факт прочтения «спорного» письма может быть удостоверен судом.

При этом, очевидно, одного лишь принятия документа (признания его принятым в порядке, определенном законом) может быть и недостаточно для того, чтобы юридические последствия наступили. В большинстве случаев для их наступления документ должен быть в установленном порядке обработан получателем.

  1. Обработку документа.

Термин «обработка» в данном случае будет крайне емким. Под ним можно понимать, фактически, любое действие, связанное с электронным документом. Например — копирование, перемещение, редактирование, подписание. Примечательно, что каждое из них может сопровождаться юридическими последствиями. И к числу типичных можно отнести связку из:

  • действия — представленного подписанием документа (квалифицированной или иной электронной подписью);
  • правового последствия — вступлением в силу положений, закрепленных в документе, после его подписания всеми субъектами ЭДО (например, если это договор между двумя хозяйствующими субъектами).

Таким образом, подписанный в установленном порядке документ приобретает статус юридически значимого.

Следует отметить, что подписание документа по существу может быть составной частью предшествующей процедуры — получения (в случае, если его факт подтверждается с помощью той же электронной подписи). Поэтому, в ряде случаев границы между процедурами могут быть очень условны. Однако, нужно иметь в виду, что заверение документа может быть произведено и его создателем — без отправки кому-либо.

Так или иначе, значительная часть юридических последствий совершения операций с документами (причем, как правило, тех, что предполагают появление у субъекта документооборота наибольшего объема прав и обязанностей) наступает именно по факту обработки документа субъектом ДО (его подписание — частный случай такой обработки, которая, таким образом, может быть и частью процедуры получения).

Отсюда можно сделать вывод: в общепринятом смысле под «юридически значимым» электронным документом понимается тот, который в установленном порядке подписан — его создателем или получателем. Соответственно, под условиями для придания документации юридической значимости в данном контексте следует понимать те условия, что обеспечивают его подписание — в соответствии с законодательством. Которое, в свою очередь, задает главный критерий юридической значимости электронного документа — его приравненность к бумажному с точки зрения неоспоримости проставленной на нем подписи. Та подпись, что стоит на бумажном документе, по умолчанию считается неоспоримой. А та, что проставляется на электронном (по существу, особым способом «прикрепляется» к нему) — только в предусмотренных законом случаях. Но если они соблюдены — электронный документ приравнивается к бумажному и становится юридически значимым.

Но, безусловно, «юридически значимый» — это далеко не только подписанный в установленном порядке (с помощью квалифицированной ЭЦП) документ. Такая значимость, как мы уже знаем, может появиться вследствие совершения большого количества иных операций с документом.

В их числе — операции по архивированию документа, еще одна общераспространенная разновидность действий субъекта ЭДО.

  1. Архивирование документа.

Архивирование — это размещение документа на длительное хранение в том или ином месте, где обеспечивается его защита от внешних воздействий и постороннего доступа. В случае с электронным документом это может быть специальный сервер организации или арендованный у стороннего поставщика. Либо — внешний носитель (диск, флешка), который после записи на него нужной информации размещается в надежном месте — сейфе или закрытом помещении.

Можно отметить, что в части операций архивации правовые последствия характерны, главным образом, не в отношении действий, производимых с документом, а в отношении различных сценариев бездействия человека — который те или иные действия должен произвести. Например — бездействия в части:

  • обеспечения хранения документа в архиве в течение установленного срока (на уровне нормативного регулирования он закреплен по различным документам в положениях приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — );
  • обеспечения конфиденциальности архивных документов;
  • обеспечения необходимых технических условий хранения документов.

Таким образом, «юридическая значимость» документации определяется исходя из конкретной разновидности действий, которые производятся в отношении нее субъектом документооборота, а также исходя из содержания конкретного документа.

Условимся, что речь идет о «юридической значимости» в том самом общераспространенном контексте — когда вследствие совершения определенной операции с документом — его заверении с помощью ЭЦП, для заверителя наступают правовые последствия, обусловленные положениями данного документа (например, договора с контрагентом). Рассмотрим — как именно такая юридическая значимость обеспечивается с точки зрения решения субъектом ЭДО организационных задач и тех, что обусловлены технологической спецификой осуществления электронного документооборота.

Какими средствами обеспечивается юридическая значимость ЭДО?

Итак, перед предприятием стоит задача — обеспечить юридическую значимость договоров, заключаемых с контрагентами в электронной форме. То есть — сделать так, чтобы подписанные сторонами договоры были равнозначными бумажным с точки зрения механизма появления прописанных в них прав и обязанностей сторон.

В этих целях предприятию — как и его контрагентам, которые желают обеспечить электронный документооборот договоров, необходимо произвести действия:

  1. Организационного характера.

То есть — подготовиться к электронному документообороту в части распределения компетенций по его осуществлению между конкретными работниками, а также регламентации их действий в рамках осуществления ЭДО. Также полезно проинформировать о таком распределении (и регламентах) и контрагента — чтобы он знал, кто именно на предприятии будет отправлять или принимать электронные документы (разумеется, то же информирование ожидается и с его стороны).

Предприятие и контрагент также должны договориться о том, какие технологические решения будут применены в целях обеспечения юридически значимого документооборота. Только по факту согласования таких решений партнеры смогут переходить к осуществлению второй группы действий.

  1. Технологического характера.

Для того, чтобы электронная подпись, проставленная на документе, делала его юридически значимым, необходимо ее соответствие законодательным требованиям — а именно, тем, что прописаны в Законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (). Данный нормативный акт выделяет 3 типа ЭЦП:

  • обычную;
  • неквалифицированную;
  • квалифицированную.

Документ, подписанный обычной ЭЦП, признается юридически значимым, только если стороны документооборота договорились об этом — притом, что такая договоренность не противоречит положениям законодательства. Если объект ЭДО — договор, заключаемый в соответствии с положениями ГК РФ, то он должен быть обязательно заключен так, чтобы можно было однозначно установить, что каждая из его сторон по своей воле подписала его. Как правило, применение обычной ЭЦП (самый распространенный ее пример — использование пароля от e-mail или от мессенджера) не удовлетворяет данному критерию, поскольку любая из сторон может заявить о компрометации своего аккаунта. И суды — как показывает практика, встают на сторону субъекта, отказавшегося от признания отправки электронного сообщения — подписанного с точки зрения закона простой ЭЦП, от своего имени.

Принятие судом подобного решения — о правомерности непризнания той или иной стороной ЭДО факта заверения документа электронной подписью, будет минимальным в случае, если стороны используют квалифицированные ЭЦП. Дело в том, что их компрометация без получения физического доступа к ключу ЭЦП (который находится в непосредственном распоряжении ее владельца) практически невозможна. В свою очередь, владельцу ЭЦП — и это по умолчанию признается судами, по силам не допустить передачи ключа третьим лицам. Квалифицированная ЭЦП признается в достаточной степени защищенной, чтобы ее законный владелец не дал неустановленным лицам возможности подписаться за себя.

Более подробно об электронной подписи ЭЦП читайте в ЭТОЙ СТАТЬЕ.

Таким образом, в самом общем случае технологические действия двух предприятий — решивших обмениваться подписанными документами в электронном виде, будут сведены к приобретению программ, с помощью которых электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭЦП будет осуществлен.

Подобрать необходимую для решения своих задач ЭЦП можно .

На практике такие программы могут быть представлены в разных вариантах. К числу общераспространенных можно отнести специализированные системы электронного документооборота — поставляемые операторами ЭДО. Такой оператор выступает по существу посредником между контрагентами — обеспечивая при этом юридическую значимость их переписки, «прикрепляя» в установленном порядке к каждому из отправляемых или передаваемых документов в рамках системы ЭДО, квалифицированную электронную подпись отправителя или получателя.

С помощью программных интерфейсов системы ЭДО каждая из сторон может осуществлять эффективный учет принимаемой или отправляемой документации, решать различные организационные задачи — связанные с изменением полномочий лиц, ответственных за обеспечение ЭДО, или с повышением эффективности их работы.

Примеры таких систем электронного документооборота: Диадок и СБИС.

Предполагается, что оба предприятия будут подключены к одному оператору ЭДО. Но все более распространенными становятся правоотношения, при которых возможен оборот электронных документов посредством их обмена между системами, принадлежащими разным операторам. В этом случае осуществляется роуминг систем ЭДО. О порядке документооборота в случае использования такого роуминга стороны также договариваются уже на этапе осуществления организационных действий в рамках подготовки к ЭДО.

На практике многие российские предприятия сталкиваются с рядом типичных проблем, характеризующих применение юридически значимого ЭДО — ознакомимся с некоторыми из них подробнее.

Частые проблемы, возникающие при внедрении системы ЭДО

Хозяйствующий субъект, внедряя системы ЭДО — в целях обеспечения обмена подписанными с помощью ЭЦП документами, часто имеет дело со следующими «узкими местами» данной процедуры:

  1. Полным или частичным воспроизводством участков неэффективности документооборота, которые были характерны в период его ведения на бумажных носителях — по причине:
  • игнорирования необходимого изучения участков неэффективности перед внедрением систем ЭДО;
  • недостаточной проработки целей и стратегии политики ЭДО (один из критериев ее достаточности — определение условий для сведения к минимуму вероятности появления участков неэффективности документооборота).

А в случае, если предприятие — новое, и ранее не практиковало документооборот даже на бумаге, то у него может возникнуть схожая проблема — появление участков неэффективности вследствие недостаточной исходной проработки целей и стратегии политики ЭДО.

Действительно, часто бывает, что предприятие возлагает на систему ЭДО слишком большие надежды — и затем с сожалением обнаруживает, что при всех плюсах новой модели документооборота многие проблемы остаются не решенными.

К числу наиболее очевидных признаков неэффективности документооборота относятся:

  • регулярная потеря документов (оригиналов, копий, отредактированных версий);
  • несоблюдение необходимой конфиденциальности доступа к документам (вследствие чего содержащиеся в них положения могут быть неправомерно откорректированы, а иногда — и заверены человеком, не имеющим на то достаточных прав, но получившим на то техническую возможность);
  • неоправданно длительные процедуры обработки документов.

Все эти проблемы характерны в одинаковой степени как для бумажного, так и для электронного документооборота. Но если уже на этапе подготовки к внедрению ЭДО организация устранит указанные признаки неэффективности работы с документами (либо сведет к минимуму обстоятельства, влияющие на эффективность данной работы — в случае, если как такового опыта организации ДО у фирмы в достаточном объеме не было), то сможет оценить все преимущества электронного ЭДО как они есть — без поправки на различные «тормозящие» факторы.

Сам факт внедрения системы ЭДО, как правило, будет означать успешное решение, как минимум, первой проблемы — утери документов (поскольку копии файлов или, по крайней мере, прямые ссылки на них всегда есть в реестрах такой системы). Однако, предприятию придется принять ряд мер на устранение прочих факторов неэффективности документооборота.

В части обеспечения конфиденциальности доступа ключевую роль сыграют внутрикорпоративные распоряжения — о распределении полномочий работников по областям деятельности (одной из которых и может быть ЭДО). За нарушения таких распоряжений в локальных нормативах могут быть прописаны различные санкции. А за неукоснительное соблюдение — наоборот, поощрения (в том числе и в виде надбавок к окладу).

Ускорять процедуру обработки документов придется, скорее всего, уже за счет модернизации имеющихся технических средств. Например — установки менее требовательного к ресурсам компьютера текстового редактора (или, наоборот, установки более производительных компьютеров — если будет подсчитано, что задержки в ДО реально приносят убытки). Либо — ускорение самой локальной сети (если причина задержек — в низком качестве ее работы).

  1. Отсутствием четко регламентированных механизмов согласования документации — при вертикально ориентированной структуре управления (обычно такая ситуация возникает на среднем или крупном промышленном либо торговом предприятии, выпускающем или реализующем сложную номенклатуру продукции).

Подписание договора — процедура, которая в таких организациях, как правило, проходит многоступенчатое согласование: инициировавший заключение такого договора менеджер сначала согласует документ со своим руководителем, тот — с руководителем подразделения, который, в свою очередь, уже может передать договор на согласование директору.

В случае применения системы ЭДО алгоритм движения документа должен быть в установленном порядке прописан в данной системе (последовательное прохождение договором визирования теми или иными лицами — настроено в программных интерфейсах). Однако, еще до такого «прописывания» его необходимо разработать и протестировать — как вариант, с использованием традиционных бумажных документов, и убедиться, что конкретный маршрут оптимален для конкретного документа.

  1. Неэффективная «стыковка» электронного и бумажного оборота юридически значимых документов.

В ряде случаев предприятие, внедряя систему ЭДО, забывает прописать на уровне локальных регламентов сценарии, при которых при документообороте с контрагентами используется традиционная бумажная альтернатива электронной передаче данных — а она может использоваться довольно регулярно, причем по вполне объективным причинам.

Например, бывает так, что у контрагента закончился срок действия ЭЦП, а договор с ним подписать надо. На этот случай у работника, привыкшего к осуществлению электронного обмена документами с данным контрагентом, должна быть инструкция по согласованию бумажного договора. Кроме того, может выясниться, что с определенным контрагентом фирма в принципе ведет только бумажный документооборот (и он сильно удивится звонку менеджера с просьбой отправить электронный документ). Соответствующая «карта участников СЭД» должна быть в распоряжении ответственного работника. Иногда она может быть внедрена на уровне функционала конкретной системы ЭДО — нужно смотреть, есть ли такая возможность в программе.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень возможных сложностей во внедрении юридически значимого межкорпоративного ЭДО на практике. Но рассмотренные нами проблемы правомерно отнести к числу типичных и заслуживающих первоочередного внимания.

Есть и другие проблемы, которые могут быть серьезными, но чаще их относят к второстепенным. Например — консерватизм самих работников предприятия в части пользования программами ЭДО. Они попросту могут не захотеть осваивать их — в силу высокой загруженности по текущей работе. Но в силах работодателя — привести аргументы, доказывающие, что применение инновационной схемы документооборота — как раз позволит сэкономить им рабочее время.

Важно уделить достаточное внимание качеству обучения работников: на момент старта работы с системой ЭДО в режиме практического информационного обмена с контрагентами они должны хорошо знать функционал используемой программы. Не должно быть так, чтобы познания схватывались в процессе применения системы ЭДО — здесь возможны ошибки и, опять же, неоправданные паузы в работе.

Резюме

Юридически значимый электронный документооборот — тот, при котором различные действия субъекта ЭДО (иногда — его бездействие в отношении тех или иных процедур, характеризующих работу с документами) приводят к различным правовым последствиям для этого субъекта. То есть — к возникновению у него предусмотренных законом прав и обязанностей. Такие правовые последствия могут наступать в рамках осуществления любых основных видов операций с документами — создания, получения, обработки или архивирования.

К числу общераспространенных сценариев осуществления юридически значимого ЭДО можно выделить тот, при котором действие субъекта ЭДО, представленное подписанием документа с помощью ЭЦП (как правило, на этапе его обработки, иногда — получения), сопровождается правовым последствием — в виде наступления прав или обязанностей данного субъекта ЭДО, обусловленных содержанием подписанного документа. Например — когда два предприятия, договорившиеся использовать системы СЭД, поочередно подписывают договоры друг с другом в электронном виде. Как только договор подписан сторонами — это сопровождается появлением у каждой из них прав и обязанностей в соответствии с данным договором.

Для внедрения юридически значимого электронного документооборота — соответствующего признакам правоотношений, при которых осуществляется заверение документа электронной подписью, участникам ЭДО необходимо провести ряд организационных и технических процедур, направленных на обеспечение функционирования эффективной системы межкорпоративного ЭДО. При подготовке к внедрению электронного документооборота особенно ценным может оказаться опыт исследования бумажного — который сложился на предприятии. Прежде всего — с точки зрения выявления и устранения недостатков организации традиционного ДО, которые в случае их игнорирования могут быть воспроизведены уже на уровне электронного документооборота.

Порядок инкассации денежных средств и ориентировочная стоимость таких услуг.

Онлайн-кассы или БСО: что лучше применять тем предпринимателям, которые оказывают услуги.

В каких случаях выгодно использовать https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/dopolnit/elektronnye-tsenniki.html электронные ценники в магазине.

Видео — о нюансах организации юридически значимого документооборота на примерах из практики:

Часть 1. (ниже)

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Понятие электронного документа и электронного документооборота

Часть 2. (последует далее)

Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Международные стандарты в области электронного документооборота

Заключение

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в себя следующие документы:

● Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этом документе собраны основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечения работы с документами в организациях.

● Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

● Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ. Настоящим Федеральным законом устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде.

● Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ . Дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

● Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.

● Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63-ФЗ). Закон прописывает правила применения электронной подписи.

Понятие электронного документа и электронного документооборота

С юридической стороны понятие электронного документооборота отлично от понятия электронного обмена данными. В основе первого слова — легитимность, т.е. процессуальная допустимость и доказательственная сила электронных документов. Вот почему вместе с модернизацией информационных технологий огромное значение в процессе организации инфраструктуры электронного документооборота имеет нормативная база, целью которой является придание документам, создаваемым и передаваемым в электронным виде, юридической силы.

Главной функцией документа в традиционном его понимании является подтверждение определенной информации. В процессе создания и использования документа имеют место два аспекта:

1. некоторая информация;

2. сам документ как материальный субъект, который можно передать, либо представить. Наличие данной материальной сущности документа помогает подтвердить достоверность информации, имеющейся в документе. Может быть, для подтверждения достоверности нужно провести определенную последовательность действий — экспертизу подлинности информации, изложенной в документе.

Информацию, имеющуюся в документе, таким же образом можно поделить на два аспекта. Первый – само содержание, второй – дополнительная информация, дающая возможность определить его оригинальность, например реквизиты исходящего документа, такие как номер, печати и подписи.

Стоит уточнить, что при наличии электронного документа оригинал имеется в ограниченном количестве экземпляров. Например, существует правило, что договор должен храниться в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный документ будет являться копией, что возможно доказать путем организации экспертизы.

В определенных случаях имеет значение наличие непосредственно оригинала документа. Например, покупка акции, выпущенной в бумажном виде, совсем не равнозначна покупке копии ее сертификата, даже заверенной нотариусом.

В свете всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ выполняет следующие функции:

● фиксирование определенной информации;

● лица, подписавшего документ;

● определение условий создания документа;

● доказательство в судебном разбирательстве;

● функция уникальности оригинала.

С позиции традиционного документооборота эксперты выделяют два главные функции документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность его использования в качестве допустимого доказательства). Основной причиной, вследствие которой непосредственно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага в течение не одного столетия существовала как наиболее применяемый материальный носитель информации. В последнее время положение кардинально изменилась, объемы информации, передаваемой в электронном виде, беспрестанно растут. Как уже было отмечено выше, системы электронного документооборота развиваются и распространяются все быстрее и быстрее. В связи с этим большое значение имеет определение правового статуса электронного документа.

Документ — письменный акт, составленный по установленной форме, определенными и компетентными организациями или учреждениями, а также должностными лицами или гражданами для информирования о событиях или подтверждения фактов, имеющих юридическую значимость, или для подтверждения прав и обязанностей.

Юристы постоянно имеют дело с понятием «документ» во всех отраслях права и областях правоотношений. За свою историю развития, человечество прошло путь от изготовления письменных бумажных документов, созданных вручную и физического оборота документов до автоматизированного с элементами их электронного создания и обмена. Все чаще информация визуально воспринимается непосредственно с использованием специальных технических и программных средств, вследствие чего право не может не вмешиваться в регулирование процесса использования данных технологий.

Требования к документам, являющиеся следствием данного определения, эксперты делят на три группы.

● Первая отображает информационную функцию: документом может быть представлена не всякие сведения, содержащаяся на бумажном носителе, а лишь информация определенного характера.

● Вторая группа — это, по сути, требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами могут быть печать или подписи уполномоченного лица, персональные данные о сотруднике, создавшем документ, а также определенные правила оформления бумажного носителя, в том числе, лист с защитными знаками и т.д.).

● Третья группа (наличие обязательной компетентности источника, где был создан документ) в определенном роде объединяет первые две, придает юридическую силу документу. Документ, созданный органом, не имеющим на это компетенцию, либо подписанный анонимом, либо неуполномоченным на данное действие лицом, не может быть подтверждением содержащихся в нем фактов, удостоверять события или подтверждать права и обязанности.

Для данных, записанных в электронном виде, просто обеспечить выполнение требование первой и третьей групп. Некоторые из условий, предъявляемых к формам документа (в том числе, соблюдение необходимой последовательности содержания) также должны быть исполнены. Другие, не менее важные, требования второй группы (такие как наличие личной подписи уполномоченного лица, печати предприятия, определенный вид бумаги) абсолютно недопустимы для электронных документов из-за уникальной природы электронных носителей информации.

Непосредственно физические требования к электронным документам длительный период были предметом осуждения оппозиции безбумажных систем документооборота. В том числе, одним из аргументов указывалось следующий факт: что изложено на бумаге, тяжело исправить, либо уничтожить и оно будет неизменным; информация же на электронных носителях легко могут быть удалены, они не вечны. Однако, во-первых, долговечность бумажных документов в существенной степени зависит от качества бумаги и для их долговременной сохранности нужно применить определенные меры. А, во-вторых, новейшие электронные носители могут хранить данные достаточно долго и при применении определенных мер безопасности (например, регулярное копирование информации) их сохранность ничуть не ниже, чем у бумажных. Тем более, что когда дело касается деловой информации, как правило, определены конкретные сроки хранения информации данного вида, которые исчисляются годами или десятилетиями, а в течение столь длительных сроков можно обеспечить сохранность носителей на магнитной основе, не говоря уже о других носителях.

Еще одним аргументом, который можно привести в защиту бумажного документа, является то, что он материален (т. е. кто угодно может подтвердить наличие документа), любой грамотный человек может прочитать информацию, изложенную в документе. То, что документ в электронном виде нельзя воспринять человеческими органами чувств, само собой не является нерешаемой задачей. Фактически можно представить, что создана система электронного документооборота, где один человек заносит в документ апельсин, а другой принимает на своем рабочем месте или при распечатке банан. Однако такая задача решается достаточно просто, если предположить, что определена конкретная процедура создания по электронной версии бумажной копии документа, которая утверждена участниками или нормативным актом уполномоченного на это органа.

И, наверное, самый весомый аргумент. В бумажную версию документа практически невозможно внести поправки, в его электронную же версию можно легко добавить изменения, и впоследствии достаточно тяжело будет доказать факт их внесения. Несомненно, можно сказать, что подделка бумажных документов имеет не менее долгую историю, чем история самой письменности, но это не решает проблемы проверки оригинальности электронных документов.

Решить должным образом данную проблему получилось лишь в конце 1970-х годов, когда американские ученые У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили применять электронную подпись для подтверждения истинности электронных документов.

С учетом вышеизложенного электронный документ можно обозначить как набор данных, записанных в виде, приемлемом для чтения на компьютере, для которых возможно выполнение следующего требования: имеет место признанная участниками электронного документооборота или утвержденная уполномоченным органом процедура, которая позволяет единым образом преобразовать эту информацию в документ традиционной формы. Юридическая значимость этой процедуры должна быть документально подтверждена участниками электронного документооборота при помощи бумажного документа, или данная процедура должна быть разрешена уполномоченным органом государственной власти.

Необходимость наличия бумажного документа или нормативного акта уполномоченного органа для признания юридической значимости процедуры преобразования информации можно определить тем, что в другом случае возможен замкнутый круг, где проблемы признания или непризнания юридической значимости электронного документа разрешаются при наличии другого электронного документа, силу которого таким же образом можно опровергнуть.

Изучение разнообразных определений понятия «документ» помогает комплексно исследовать признаки документа и определить их назначение в содержании выделенной информации и ее юридической силы (в правовом смысле расценивается как элемент материального права), и как доказательства (элемент процессуального права). Целевое предназначение содержания понятия, а также специфика документа определяет вид документа и форму его организации, которая воспринимается людьми и формируется в ходе подготовки и фиксирования документируемой информации. Форма организации информации определяет и вид, в котором информация представляется.

Основной функциональной характеристикой документа служит его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени о событиях, фактах, правах и обязательствах субъектов.

Одной из основополагающих характеристик документа является его эргономическая характеристика — форма представления документа, а также его внутренняя структура, которая позволяет понимать включать и применять документ в деловой, управленческой или иной социально значимой среде.

Отдельно в литературе исследуется проблема техногенных документов, которые человек не может воспринимать непосредственно своими органами чувств и для изучения их применяет инструментальные или технические приспособления. Здесь необходимо использовать стандарты на формы и форматы представления документов в целом и техногенных документов в частности, которые включают в себя эргономические особенности. В данной связи нельзя не подчеркнуть деятельность Госстандарта в части разработки требований к оформлению документов, а также их реквизитов совместно с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИДАД).

В общей практике традиционного документирования и применения «бумажных» документов материальный носитель является неотъемлемой частью документа, который органично объединяет содержание информации и реквизиты ее оформления в целостный материальный объект. Данный материальный объект является той основой дальнейшей последовательности создания и движения информации во времени и пространстве, которая обеспечивает необходимую степень ее надежности, сохранности и защищенности.

Категория «документ», как правовой объект, сочетает в себе два аспекта:

● во-первых, документ является продуктом сложного процесса документирования информации и дальнейшего ее движения;

● во-вторых, результатом нормативно-правовых требований соблюдения письменной формы и правил ведения юридических процедур его оформления, движения и применения (порядок его подписи и внесение в него иных идентификационных реквизитов, передача, предъявление и прием документов, проверка их подлинности и достоверности, учет документов и многое другое).

Юридические процедуры оформления документа тесно переплетены с процессом проведения определенных юридико-технических действий, которые составляют базу юридической техники. Однако, несмотря на усилия, которые предпринимаются для их изучения, проблемы юридической техники до сих пор не полностью исследованы в правовой науке и представлены нормативно. Это касается не только нормативных, но и индивидуальных актов, а также и других документов. Процедуры юридической техники, в частности регламентирование технико-юридических процедур особенно значимы при разрешении вопросов информатизации и правового регулирования электронного оборота и применения электронных документов.

В процессе создания, движения и оборота электронного документа содержательная часть документа изменяется, кодируется и фиксируется в аналоговой или цифровой форме. При этом контакт людей с материальным носителем документа и записью документированной информации абсолютно меняется. Исчезает целенаправленная деятельность человека, связанная с материальной формой отображения и представления электронного документа. Даже личная подпись заменяется ее электронно-цифровыми аналогами. Разные методы хранения и передачи документов (передача материальных носителей или их нематериальная перемещение по каналам связи), а также различные средства прочтения (разного рода инструментально-технические средства, интерактивные доски и т.д.) делают возможным наличие угрозы их защищенности хранения.

Для ликвидации угроз нужно юридически и технически выработать и определить ряд действий, которые будут отвечать следующим требованиям:

● определение простой и интуитивно понятной для простых пользователей формы представления электронных документов, которые позволяют применять его как объект оборота и права;

● обеспечение неизменности и постоянства этой простой формы электронных документов на всех этапах его жизненного цикла;

● идентификацию источника создания и подтверждение факта получения электронного документа;

● обеспечение приемлемой идентификации электронных документов;

● подлинность текста документа и однозначность его понимания (интерпретации), защиту форм представления и отображения электронного документа на различных технических средствах чтения документов в процессе его передачи, размножения, приема или передачи.

Можно выделить следующие характерные черты юридического документа. Во-первых, юридический документ — это одна из разновидностей понятия «документ». Поэтому, его нужно изучать как единство формы и содержания, как конкретную информацию, записанную на физическом носителе. Во-вторых, юридический документ — это документ, участвующий в правовом регулировании. Данный признак является основным. В-третьих, юридический документ — это документ, создаваемый субъектами правовых отношений. Он является внешней формой отображения юридической практики и возникает в процессе работы с ним конкретного субъекта. В-четвертых, к форме и содержанию всех юридических документов предъявляются определенные требования. Качество юридического документа во многом зависит от правильности выполнения этих требований. Наконец, в-пятых, юридический документ — всегда документ, который имеет конкретное юридическое значение. Значение — это роль предмета, явления, его значимость для общественной деятельности. Юридический документ имеет важное значение в правовых отношениях, т.к. благодаря ему происходит их упорядочение.

Учитывая определенные характеристики и признаки, присущие юридическому документу, можно сделать вывод что юридический документ — это имеющий значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, к составлению и содержанию которого предъявляется ряд требований.

Ответы Ивана Агапова, руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs, на вопросы портала ICT-Online в рамках обзора «Юридически значимый электронный документооборот: неторопливое движение в направлении неизбежности».

Когда, по Вашей оценке, стал очевиден интерес к ЮЗДО?

Интерес к юридически значимому документообороту возник приблизительно 8-9 лет назад. А вызван он был двумя факторами. Во-первых, изменилось законодательство, скорректировались нормативные акты, благодаря чему стало возможно использование первичных (чуть позже счетов-фактур) электронных документов (далее – ЭД). Во-вторых, на рынке появились решения для организации ЮЗДО, предложенные операторами электронного документооборота (ЭДО).

На самом деле электронные договоры можно было использовать еще раньше – Гражданский кодекс этого не запрещал. К тому же с 2002 года существовал ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». Однако более массовый переход на электронный документооборот произошел только после ряда нормативных изменений.

Существенную роль в становлении сегмента сыграли операторы отчетности и EDI-провайдеры, предложившие свои решения по организации юридически значимого электронного документооборота. На сегодняшний день крупных, реально работающих операторов представлено около 10. Операторы ЭДО предлагают свои решения уже несколько лет и есть приличное количество организаций, обменивающихся со своими контрагентами электронными документами, тем не менее, рынок всё ещё находится в стадии развития и формирования. Безусловно, хорошие показатели есть, но подключить предстоит еще много организаций, а самое главное нарастить трафик.

Каковы перспективы юридически значимого электронного документооборота?

Потребность в ЮЗДО, равно как и интерес к нему, на рынке есть. Вопрос только в том, когда наступит зрелость сегмента, ведь на данном этапе обмен не так масштабен, как хотелось бы. Абонентов, играющих пассивную роль, гораздо больше, чем компаний-генераторов трафика. Причин тому много, и одна из них – роуминг, который пока не получил широкого распространения. Так что пиковый момент, когда обмен станет массовым, нам еще предстоит.

Что касается перспектив, то здесь многое зависит от окупаемости решений, которые предлагают операторы. А это в свою очередь зависит от наступления массовости обмена. Несмотря на то что решения активно развиваются и документов становится все больше, всем бы хотелось, чтобы это происходило еще интенсивнее – и операторам, заинтересованным в окупаемости, и компаниям, желающим подключить к электронному документообороту юридически значимыми документами все большее число своих контрагентов, и государственным органам. Ведь эффективность обработки электронных документов гораздо выше. Роль катализатора здесь могут сыграть госорганы, если обяжут некоторые категории компаний использовать счета-фактуры в электронном виде.

Что является двигателем ЮЗДО? Какие пути преодоления проблем и поддержания позитивных трендов Вы видите?

Основным двигателем являются сами операторы, которые активно продвигают ЮЗДО, проводят различные маркетинговые мероприятия, отчасти демпингуют по ценам. Сюда же следует отнести и компании, являющиеся активными генераторами трафика и способные влиять на своих контрагентов.

Если говорить про государство, то оно играет, скорее, поддерживающую роль: откликается на инициативу бизнеса, стимулирует возможность использования электронных документов. Однако этого недостаточно. В пример хочется привести опыт некоторых европейских стран, где компании, работающие с государственными органами (оказание услуг, продажа товаров), обязаны отправлять все документы в электронном виде. В России, к сожалению, такая практика отсутствует. Но если бы ее поддержали на законодательном уровне, это стало бы своеобразным толчком к развитию электронного документооборота юридически значимыми документами.

Тормозом в сегменте ЮЗДО является недостаточная активность некоторых категорий бизнеса, и пока еще пассивная роль самих операторов в развитии роуминга.

Не стоит забывать и о том, что существует ряд отраслей, где использование электронных документов возможно лишь частично. Например, встречаются ситуации, когда специфические отраслевые документы согласно отраслевым НПА можно использовать только в бумажном виде. Конечно, здесь бизнес инициирует изменения и госорганы их принимают, но на это уходит время. Разумеется, законодательство не стоит на месте. Часть пожеланий от бизнеса уже была реализована, часть пока что нет. Белые пятна, тормозящие развитие сегмента ЮЗДО, ещё есть, так что работать есть над чем.

История развития возможностей для ЮЗДО в решениях DIRECTUM.

Компания DIRECTUM существует на рынке уже более 30 лет и изначально развивалась в сфере электронного документооборота. Постепенно мы начали предлагать свои решения не только для внутреннего, но и для внешнего обмена документами: были разработаны отдельные программные продукты для холдинговых компаний, для обмена между управляющей компанией и ее дочерними обществами и т.д.

Естественно, когда появились законодательные возможности для обмена электронными документами с контрагентами, наша компания предложила свои наработки. Осенью 2012 году был введен новый продукт – сервис обмена электронными документами Synerdocs. Примерно в это же время в СЭД DIRECTUM была реализована возможность интеграции с внешними сервисами ЮЗДО (в частности, с Synerdocs и Диадок).

В 2013 году появилось бизнес-решение на базе системы DIRECTUM «Межкорпоративный документооборот» для обмена первичкой и счетами-фактурами. Вместе с решением по хранению финансовых документов оно решает полный цикл задач юридически значимого электронного документооборота.

Компанией накоплен колоссальный опыт в части документооборота, применения электронной подписи, автоматизации внутренних бизнес-процессов, интеграции внутренних и внешних процессов обмена. Поэтому расширение портфеля разрабатываемых решений в виде предложения новым и текущим клиентам возможности работать с юридически значимыми электронными документами стало логичным шагом.

Примеры реализованных проектов:

  • Внедрение решения «Межкорпоративный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs в ОАО «Белгородэнергосбыт»
  • Реализация полностью электронного юридически значимого документооборота с поставщиками в «ТНС Энерго»
  • Подключение компании «ДКС» к электронному обмену документами с контрагентами.
  • Интеграция сервиса Synerdocs с учетной системой на платформе «1С» в одном из крупнейших мультибрендовых интернет-магазинов – Wildberries.ru, массовое подключение контрагентов и их перевод на новую технологию работы.
  • Наконец, знаковым проектом является автоматизация документооборота с агентами – физическими и юридическими лицами в ОСАО «Ингосстрах».
  • 15 марта 2016
  • Статьи

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

  • гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
  • выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
  • участвовать в госзакупках и тендерах;
  • наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
  • гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
  • найти оптимальные способы использования электронных подписей;
  • отказаться от ручного ввода и хранения документации;
  • снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Программные решения позволяют вести полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Чтобы обеспечить эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision был разработан модуль для юридически значимого обмена между контрагентами, подключенными к системе «Диадок» от СКБ Контур, либо к любому другому оператору электронного документооборота.

Наши решения:

  • дают возможность реализовать интеграцию с «Диадок» или любым произвольно выбранным оператором электронного документооборота;
  • помогают создавать, отправлять контрагентам документацию, подписанную ЭЦП (механизм встроен в решения Docsvision);
  • облегчают процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
  • предоставляют возможности получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
  • упрощают поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, контрагентские документы, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы. Решение заказчики получают в виде удобных дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

  • адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
  • консультации и обучение персонала предприятия;
  • техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правомочности. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

ЮЗДО

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *